Planificación y Política Empresarial.
Reflexión 2: "Piense en su propia
área de trabajo tal como es en la actualidad"
(Equipo de Trabajo: Enrico Borelli, Javier Chirinos, José Garcia, Alfonso Peñaranda)
Para entender el desarrollo de la
reflexión es primordial entender en que contexto se encuentra el área de
responsabilidad. Así mismo se entenderá como factires
internos, los que estan bajo control del jefe de la
unidad o los factores que él puede controlar y será factores externos los que
dependen de terceros dentro o fuera de la organización.
Empresa: Silos y Secado, C.A.
"SISECA"
Introducción:
La empresa Silos y Secado, C.A.
"SISECA", fue constituida en septiembre de 1984, esta ubicada en la Zona Industrial III de la
ciudad de Barquisimeto estado Lara, Venezuela; es una empresa dedicada al
acondicionamiento de cereales y al trillado de arroz. En la actualidad la
empresa es propiedad de la Familia Hernández-Pérez y los integrantes de la
misma participan en forma directa en la administración y conducción de la
empresa.
Silos y Secado, C.A.
"SISECA" a finales de la década de los noventa del siglo XX, ha
realizado una serie de inversiones para el mejoramiento y ampliación de las
instalaciones de la planta de secado y almacenaje. Las inversiones realizadas
en términos reales han representado en el año 1998 un 27,20% de los activos
fijos netos depreciables, y en los años 1999 un
29,56%, 2000 un 25,24% y en el año 2001, se encuentra en proceso de instalación
un 26,74%. Con estos Proyectos de Inversión se ha ampliado la capacidad
instalada de almacenamiento de 1.700 Tm. de silos de
almacenamiento y 456 Tm. de silos de tempero a 6.680 Tm. de silos de almacenamiento y 956 Tm.
de silos de tempero. La instalación de los silos se ha efectuado en 1999: 2.100
Tm. , 2000: 1.360 Tm. y en 2001: 2.016 Tm., por lo
que se ha incrementado en un 237,24%. La capacidad instalada de secado, es de
25.000 Kg., y de un 1 a 84,64 (Kilogramos de secado Vs. kilogramos de
almacenaje) se ha paso de a una relación de 1 a 285,44.
SISECA, tiene como principales activadades el procesamiento de Crereales,
a nivel de servicios a terceros y para su propio consumo. Este es el caso del
arroz paddy, que es comprado en el campo, y en la
planta es limpiado acondicionado y almacenado; una vez que ya cuenta con el
tiempo de reposo indispensable es introducido en la Plata de Trillado dosde es procesado y
se obtine arroz para consumo humano y otros
subproductos como: El arroz de segunda, la Harina de arroz o arroz
"pollito", la pulitura de arroz y la concha
de arroz que representa más o menos el 25% del peso total del paddy que ha sido trillado.
En la actualidad se ha comenzado
a instalar un molino para la fabricación de Harina de arroz, para así darle un
mayor valor agregado al arroz de segunda o partido, que ha pesar que cuenta con
una gran demanda, su precio sufre muchos altibajos, por lo que no se obtienen
los resultados esperados. En cambio la harina de arroz, cuenta con muy buena
aceptación por parte de las empresas procesadoras de alimentos lácteos y de
productos de consumo infantil.
La empresa cuenta con veinte
inmuebles que se encuentran arrendados, entre ellos se encuentran locales
comerciales, galpones industriales y terrenos, que estan
ubicados en las ciudades de Barquisimeto, Cagua y
Puerto Cabello. Estos inmuebles producen una ingresos
significativos a la organización, por lo que la empresa cuenta con este
apoyo financiero para cubrir sus costos operativos y así optimizar sus
utilidades provenientes de las actividades productivas.
Los niveles Presidencial y de
Dirección, son ocupados por los miembros de la familia. Esta situación es muy
común en nuestro país, en la que el núcleo familiar se confunde y entre mezcla
con las actividades empresariales.
Las líneas de mando a pesar de
estar "formalizadas" en forma nominativa, no se cumple en la
práctica, el personal que se encuentra en el nivel inferior, tiene que seguir
las instrucciones de los directores, aun que en ocasiones resulten
contradictorios o repetitivas. La iniciativa de los trabajadores se ve coartada
por esta circunstancia. Los procedimientos administrativos, no esta
formalizados, por lo que cumple en forma disímil y siempre esta latente la
impresión, que se esta haciendo "algo mal", ya que el director de
turno puede considerar que no es la forma "adecuada".
Los cambios y la solicitud de
información o trabajos en forma espasmódica y no formal, provoca un estado de
zozobra y de incertidumbre. El cumplimiento del horario de trabajo por parte de
los directores esta supeditado a las obligaciones familiares y no laborales,
por ello la norma es la pérdida de tiempo tratando de localizar la
"autorización" de algunos de los directores para que autorice una
simple venta o de su visto bueno para el despacho de cereales almacenados.
La creación de las direcciones
fuero motivadas por el número de miembros familiares y no por las necesidades
de la organización. Por ello las cargas de trabajo y de responsabilidad, esta desbalanceadas, las decisiones son por consenso familiar y
no existen políticas definidas, por lo que siempre se debe esperar lo la toma
de decisiones hasta en los aspectos más triviales de la organización.
Desarrollo:
"Piense en su propia área de
trabajo tal como es en la actualidad"
Resuelva las siguientes
preguntas:
1.- Si usted tuviese todas las
facultades necesarias para cambiar y mejorar su área de trabajo, ¿en qué forma
le gustaría que funcionara?
El área de trabajo funcionará en
forma coherente, y con mejores recursos tanto de información, como
tecnológicos, el área de trabajo se ve entorpecida en su gestión por factores
externos a ella por ejemplo la carencia de unidad de mando y de dirección, las
decisiones son tomadas en forma espasmódica no existen procedimientos
formalizados y las políticas de la compañía no ha sido definidas, por lo que
siempre se tiene que esperar a que alguno de los directores de sus ordenes
hasta para las tareas más simples. Para que el área de trabajo funcione en
forma debida, debe en primer lugar existir unidad de mando, procedimientos
definidos y el establecimiento de áreas de responsabilidad, así cada cual haría
su trabajo y no crearía redundancia en el de los demás.
2.- Mencione los factores que
obstruyen el buen funcionamiento de su trabajo actual?
La organización es una empresa
familiar y por ello los cargos de dirección han sido asignados por los lazos
familiares y no por la competencia profesional o experiencia laboral
La falta de unidad de mando.
La indefinición de las normas y
políticas de la compañía
La renovación de las herramientas
de trabajo, los actuales equipos presentan carencias en cuanto en el ámbito de
almacenamiento de información, lentitud en los procesos y falta de internonectivida de los mismos.
Los objetivos del resto de las
unidades se superpone a los del área de trabajo, por
lo que las tareas de la misma se ven relegadas a un segundo plano, lo que
ocasiona retraso en su ejecución.
Al no existir procedimientos
formalizados, la recolección de la información, se ve dificultada y algo tan sencillo
como la toma de un inventario físico, puede ocasionar molestias en otras
unidades orgánicas.
3.- Mencione los factores que
existen y que pueden ayudar a lograr que su trabajo actual sea tal como usted
quisiera?
La mística de trabajo, el equipo
de trabajo tiene en promedio diez años de experiencia y domina todos los
aspectos organizativos y procedimentales de la
organización.
La empresa esta en expansión y a
pesar de la crisis económica del país los negocios han continuado creciendo.
Se cuenta con recursos
financieros que podrían ser empleados para financiar la modernización de los
recursos tecnológicos.
4.- Clasifique en internos y
externos los factores mencionados en las preguntas 2 y 3?
Pregunta 2:
Internos:
La renovación de las herramientas
de trabajo, los actuales equipos presentan carencias en cuanto en el ámbito de
almacenamiento de información, lentitud en los procesos y falta de interconectividad de los mismos.
Al no existir procedimiento
formalizados, la recolección de la información, se ve dificultada y algo
tan sencillo como la toma de un inventario físico, puede ocasionar molestias en
otras unidades orgánicas.
Externos:
La organización es una empresa
familiar y por ello los cargos de dirección han sido asignados por los lazos
familiares y no por la competencia profesional o experiencia laboral
La falta de unidad de mando.
La indefinición de las normas y
políticas de la compañía
Los objetivos del resto de las
unidades se superpone a mí área de trabajo, por lo que
las tareas de la misma se ven relegadas a un segundo plano, lo que ocasiona
retraso en su ejecución.
Pregunta 3:
Internos:
La mística de trabajo, el equipo
de trabajo tiene en promedio diez años de experiencia y domina todos los
aspectos organizativos y procedimentales de la
organización.
Externos:
La empresa esta en expansión y a
pesar de la crisis económica del país los negocios han continuado creciendo.
Se cuenta con recursos
financieros que podrían ser empleados para financiar la modernización de los
recursos tecnológicos.
5.-Describa las fases que usted
seguiría para incrementar la fuerza de los factores que pueden ayudar a mejorar
su trabajo actual y a disminuir o eliminar aquellos factores que le impiden
trabajar exitosamente?
Para lograr que los factores que
entorpecen el buen funcionamiento de mi área de trabajo se deben acometer los
siguientes pasos.
Se debe lograr que la Dirección
de la compañía, comprenda la necesidad de deslindar los "asuntos "
familiares de los empresariales, para ello es indispensable la formulación de
las normas y políticas de la compañía que se deberá de seguir y así evitar
dispersión de esfuerzo.
Establecimiento de la estructura
orgánica de la compañía.
Definir las líneas de mando y que
las mismas sean respetadas.
Definición de las normas y
procedimientos de la compañía.
Modernización de los recursos
tecnológicos con que cuenta la compañía.