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Informationsmanagement
Referat von Daniel Lerose und Antonia Sassin

Informationsmanagement ist die optimale Gestaltung
                                    des Informationsgeschehens
                                    in einem Anwendungsgebiet.

Unser Leben ist seit jeher von Informationen geprägt.
Permanent empfangen wir Informationen und entscheiden über deren Bedeutung, die dann zum Teil Eingang in unser Verhalten finden. Wer beispielsweise morgens im Radio in den Wetternachrichten hört, daß Regen vorhergesagt ist, wird sich beim Verlassen des Hauses darauf einstellen und eventuell einen Regenschirm mit sich führen. Diese Prozesse der persönlichen Informationsverarbeitung passieren ständig.
In ähnlicher Form verhält es sich auch in Unternehmen. Jedes Unternehmen ist in der Situation, daß es auf Informationen angewiesen, bzw. ohne Informationen nicht überlebensfähig ist. Hinzu kommt, daß die
Informations- und Kommunikationstechnik in den letzten 30 Jahren sehr stark vorangeschritten ist, was viele Unternehmen dazu veranlaßt, sich mit dem Thema Information aktiv auseinanderzusetzen. Der zweckmäßige und effiziente Einsatz der Informationstechnologie als Wettbewerbsfaktor gewinnt für viele Unternehmen an Bedeutung.
Durch die Entwicklungen im Hard- und Softwarebereich haben sich die Einsatzgebiete der EDV in Unternehmen immer stärker ausgedehnt.
Die Informationstechnologie ist demzufolge noch lange nicht an ihrem Ende angekommen, soweit es ihren praktischen Einsatz betrifft.
Das Management von Informationen birgt für viele Unternehmen bislang unausgeschöpfte Potentiale, die es in Wettbewerbsvorteile umzusetzen gilt, denn die Informationsintensität hat in vielen Branchen erheblich zugenommen. Wettbewerbsvorteile durch Kostenminimierung können durch den effizienten Einsatz moderner Informationstechnologien erzielt werden.

Der Ursprung des Informationsmanagement liegt bei William R. Synnott und William H. Gruber, die 1981 die erste Monographie, die den Titel "Information Resource Management" trägt veröffentlichten.
Synnott (damals: Senior Vice President der First National Bank of Boston) und Gruber (damals: President der Research und Planning Inc.) sind reine Praktiker. Die Research & Planning Inc. Ist eine auf das Informations-management spezialisierte Unternehmensberatung. Synnot und Gruber prägten mit ihrer Veröffentlichung den heutigen Begriff des Informations-management, indem sie den damals weit verbreiteten, weitgehend technisch verstandenen Begriff des Information Systems Management um den Gedanken des Information Resource Management erweitern und zum Informationsmanagement zusammenfassen.
Informationsmanagement befasst sich nach Synnott und Gruber mit zwei Fragen:

Beide Fragen sind untrennbar miteinander verbunden, da die Wahl der Technik entscheidenden Einfluss auf die Organisation der Inhalte hat.

Im Kommunikationsmodell von Hans-Jürgen Manecke und Thomas Seeger wird davon ausgegangen, daß ein Informationsaustausch zwischen Sender und Empfänger über einen Kanal stattfindet:
Dieses Kommunikationsmodell ist in die Bereiche
- Nachrichtentechnik
- Informatik

übertragbar.
In Nachrichtentechnik und Informatik werden Informationen als physikalische Signale, bzw. als Darstellung physikalischer Signale von Daten aufgefaßt. Als Sender wird eine Signalstelle verstanden, die ihre Signale durch eine physikalische Leitung an einen Signalempfänger weiterleitet.
Im Bereich der Publizistik verstehen sich textliche Informationsstellen oder Informanden (Zeuge eines Ereignisses, Recherchierender...) als Sender, der die Informationen über den Kanal der Massenmedien an den Empfänger, in diesem Fall das Massenpublikum, die Bevölkerung, weiterleitet.
Informationsspezialisten sehen Informationen als Wissen, im Gegensatz zur Meinung, welches in einer Vielzahl vorhanden ist und für eine fachliche Weiterverwendung aufgesucht, aufbereitet und zu vermitteln ist.
Informationsspezialisten sehen ihre Aufgabe darin, Informationen, die sich in zahlreichen Dokumenten befinden, so aufzubereiten, daß sie kommunikativ an einen fachlich Tätigen weitergeleitet werden können, so daß dieser die Informationen in seinem Anwendungsbereich weiter verwenden kann. In diesem Bereich wird der Sender auch "Urheber" genannt. Als Information wird nur solches Wissen weitergegeben, welches in Form eines Dokumentes vorliegt.
Der Kanal kann aus den unterschiedlichsten Kommunikationsmitteln bestehen. Man unterscheidet zwischen formellen Informationskanälen und informellen Informationskanälen:
Formelle Informationskanäle sind die Wege der Information über professionelle Informationsvermittlungen, (z. B. Bibliotheken, Online-Datenbanken...)
Als informelle Informationskanäle werden Informierungsprozesse auf direktem Vermittlungsweg bezeichnet (z. B. Gespräche mit Experten, Fachtagungen...)

Wesentliche Informationen werden auf Papier als Datenträger, etwa Formulare, Mitteilungen, Textdokumente, Berichte, Fax, gebundene Broschüren oder Listen bei internen wie auch bei den externen Kommunikationsprozessen erfaßt, ausgedruckt, weitergeleitet, zusammen-gestellt oder archiviert.
Darin liegt aus vielen Gründen, vor allem von der Kostenseite eines derartigen Informationsmanagements her gesehen, nicht die Zukunft.
Trotz aller Fortschritte in der Datenverarbeitung sind 90 bis 95% aller Informationen immer noch an Papier gebunden. Die unproduktiven Arbeiten wie Suchen, Kopieren, Wiedervorlegen, Transportieren und Ablegen von Papierakten kosten bis zu 80 Prozent der Arbeitszeit.
Die Effizienz elektronischer Archivsysteme wird schnell unter dem Aspekt deutlich, daß z.B. der Inhalt eines gewöhnlichen Aktenschrankes mit 40 oder mehr vollen Ordnern auf einer einzigen optischen Disk untergebracht werden kann, die mit 5,25 Zoll Durchmesser kaum größer als eine gewöhnliche Diskette ist.
Geschichtlich betrachtet, begann die EDV mit Tätigkeiten wie Buchhaltung, Lagerhaltung und Kostenrechnung. Noch vor rund zwanzig Jahren waren weniger als 2% aller betriebswirtschaftlichen Rechenvorgänge computergestützt. 1993 näherten wir uns bereits der 80%-Marke. Die computerisierte Informationsunterstützung steht hingegen erst am Anfang einer solchen Entwicklung. Vor 10 Jahren wurden ca. 6% aller Informationen in Unternehmen elektronisch gespeichert, aufbereitet und weiterentwickelt.

Die rasche Entwicklung der Informationstechnologien sowie der immer größer werdende Bedarf haben zu der Entwicklung eines "Informationsmarktes" beigetragen, der Informationen wie Waren verkauft und versendet. Die Bedeutung der Information für die Wirtschaft drückt sich vor allem darin aus, daß Information seit langem als "4. Produktionsfaktor" neben Boden, Kapital und Arbeit bezeichnet wird.
Die Entwicklung dieses Informationsmarktes in der EU liegt zwar noch weit hinter der in den USA zurück (gut zwei Drittel aller Datenbanken liegen in Nordamerika), allerdings wächst der Informationsmarkt in Deutschland jedes Jahr um über 10%).
Es ist obligatorisch, daß der Informationsmarkt noch lange nicht ausgereizt ist und daß die Informationstechnologien sich auch weiterhin verändern müssen und dabei immer mehr Bereiche, Arbeit wie Freizeit, neu gestalten werden.

Management der Information

Es bieten sich verschiedene Praktiken zur Umsetzung des Informationsmanagements an:

Zerlegt man das Wort Informationsmanagement in die beiden Begriffe Information und Management, so kann man sagen, es handelt sich um das Management von Informationen. Der Gegenstand ist die Information, welche geplant, organisiert, koordiniert und kontrolliert wird, d.h. eines Managements bedarf.
Zur Erfüllung der Aufgaben kommen Methoden, Werkzeuge und Informations- und Kommunikationstechnik zum Einsatz.
Es handelt sich beim Informationsmanagement aber auch um Mitarbeiter, deren zentraler Aufgabenbereich der Umgang mit Informationen ist. Eine einheitliche Aufteilung der Aufgaben gibt es jedoch nicht. Man kann den Aufgabenbereich des Informationsmanagements in drei Managementebenen teilen: strategisches, administratives und operatives Management.
Informationsmanagement sollte auch als eine Art Philosophie betrachtet und von allen Mitarbeitern eines Unternehmens wahrgenommen werden. Wenn auch das Schwergewicht der Aufgaben und deren Betrachtungsweise bei den Informationsmanagern liegt, ist eine aktive Mitarbeit aller Mitarbeiter unerläßlich, wenn es darum geht, Wettbewerbsvorteile zu erringen.

Strategische Aufgaben des Informationsmanagement

Es besteht die Notwendigkeit, Information und Kommunikation als strategischen Erfolgsfaktor zur Beeinflussung kritischer Wettbewerbs-faktoren einzusetzen. Daraus folgt die bewußte, das Unternehmen als Ganzes umfassende Planung, Überwachung und Steuerung der Informationsinfrastruktur.
Die strategischen Aufgaben des Informationsmanagements sind für das Unternehmen als Ganzes von grundsätzlicher Bedeutung und führen in der Regel zu langfristigen, die nachgeordneten Aufgabenebenen bindenden Vorgaben. Die Durchführung der strategischen Aufgaben schafft die unternehmensweit gültigen, langfristig wirksamen Voraussetzungen für die Gestaltung und Nutzung der Informationsinfrastruktur auf der administrativen Aufgabenebene. Das Ergebnis der Durchführung strategische Aufgaben kann als die Architektur der Informationsinfrastruktur bezeichnet werden.

Information und Kommunikation

Information und Kommunikation bilden den Ausgangspunkt der Betrachtung, wobei der Gedanke, daß kein Unternehmen ohne Informa-tionen sein Tagesgeschäft erledigen kann, zugrunde gelegt wird.
Eine Analyse des Informationsbedarfs soll etwa folgende Fragen beant-worten: Wer erhält von wem, wann, zu welcher Zeit, welche Informationen, und wie werden sie übermittelt?
Wichtig ist die individuelle Informationsversorgung, die jeden Mitarbeiter eines Unternehmens mehr oder weniger betrifft.

Informationssystem

Informationssystem
Die meisten Unternehmen befinden sich in der Situation, daß einerseits zu viele zu verarbeitende Informationen vorhanden sind und andererseits ein Bedürfnis nach qualitativ hochwertigeren Informationen besteht.
Die Flut an Informationen, die täglich in Unternehmen aufgenommen, verarbeitet und weitergeleitet werden, ist derart groß, daß hierfür zahlreiche Regeln und Prozeduren festgelegt werden, die den Informationsfluß bestimmen.
Zur Bewältigung dieser Fülle von Informationen bzw. deren Filterung steht eine reichhaltige Auswahl von computergestützten Informationssystemen zur Verfügung. Diese können aus verschiedenen Blickwinkeln, beispielsweise im Hinblick auf ihre Auswahl, Sicherheit, Integration oder Outsourcing betrachtet werden.

Management Informationssystem
Eine besondere Bedeutung innerhalb der Informationssysteme bilden die Management Informationssysteme. Ihnen obliegt eine besondere Philosophie und Struktur bzw. Funktion, die einen eigenen Bereich innerhalb der Informationssysteme bilden.

Berichtssystem
Berichtssysteme beziehen sich primär auf Ereignisse, Störfälle oder Unfälle und dienen der Aufklärung von Fehlerquellen und der Prävention.

Management des Faktors Information
Das Management des Faktors Information besteht nicht nur in der Versorgung von Mitarbeitern mit Informationen oder in der Entwicklung von Informationssystemen. Die Aufgaben des Informationsmanagements sind deutlich vielfältiger und lassen sich wie folgt einteilen:

Projektmanagement
Informationsmanagement ist meist Projektarbeit.

Erhebungstechniken
Informationsmanagement beginnt immer mit einer Bestandsaufnahme. D.h., es muß festgestellt werden, welche Informationen vorhanden sind, welche gewünscht werden, etc.

Verhalten

Schließlich und nicht zuletzt wird Informationsmanagement von Menschen für Menschen geleistet. Die dabei auftretenden Probleme, wie beispielsweise Interessenkonflikte, Widerstände und Angst, können über Erfolg und Mißerfolg entscheiden, ohne daß damit eine Aussage über die theoretische Qualität des Informationsmanagements verbunden ist.
 

Einordnung von Informationsmanagment innerhalb der Managementlehre

Aus den zuvor geschilderten Entwicklungen ist ein eigenständiger Bereich entstanden, der als Informationsmanagement bezeichnet wird. Besonders die Managementlehre hat sich in den letzten 20 Jahren verstärkt in bestimmten Themengebieten weiterentwickelt. Es existieren zahlreiche Wortkombinationen, bestehend aus Management und anderen für das Unternehmen wichtigen Ressourcen, wie z.B. Umweltmanagement, Quali-tätsmanagement, Lean-Management und eben Informationsmanagement.
Informationsmanagement ist entsprechend der Managementlehre eine Querschnittsfunktion der betrieblichen Funktionen. Das heißt, daß Informationen aus allen betrieblichen Bereichen, wie z.B. Einkauf, Verkauf, Produktion und Logistik, eine wichtige Rolle spielen und diese auch untereinander verknüpft sein müssen.
Informationsmanagement ist aufgrund dieser Betrachtungsweise ein Teilgebiet der Managementlehre.
Eine zunehmende Bedeutung des Faktors Information und neue Entwicklungen der Informations- und Kommunikationstechnik rücken aber den Managementaspekt verstärkt in den Vordergrund.