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Una Oficina Nacional a la altura de la epoca (Episodio I )

IM Buho Terco

 

                            ¿Qué es estar a la altura de la época? Algo tan simple y sencillo como tener en cuenta los distintos sucesos que han acaecido a lo largo del tiempo, y responder de forma adecuada a ellos. ¿Se ha respondido a los distintos sucesos de forma adecuada? En lo que respecta a la Oficina Nacional, algunas veces sí, algunas veces no. En el presente artículo, compartiré con Uds. mi visión de la OSN desde algunas variables que me pareció interesante tener en cuenta, a los efectos de analizar cuestiones que creo importantes, para ajustar la OSN a la época que transitamos hoy en día. No está demás aclarar que en distintos momentos de mi gestión como Consejero, especialmente durante el  último tiempo trabajé, en la dirección que expreso en el texto sin demasiado eco por parte del CD..

Variable Tecnológica:

                En estos últimos años la informatización de las comunicaciones ha ganado un espacio realmente increíble. A muchos les parece que siempre fue así, pero en 1996 si bien existían computadoras en la Oficina Nacional (muchísimo mas lentas que las actuales), el tener una PC o el acceso a servicios de Internet (Cyber) era de acceso restringido para una parte muy importante de los socios de SdeA, por cuestiones de dinero o simplemente por cuestiones de conocimientos. Si bien hoy no todos poseen tecnología y conocimientos (siempre existen poblaciones excluidas), podemos decir que la mayoría tiene acceso a internet y por ello existen diversas “listas” de comunicaciones”.

               El “soporte papel” más el costo postal ha sido prácticamente suprimido de las cuentas de la organización, existen honrosas excepciones como el papeleo de la Asamblea Nacional que debe ser enviado por correo. Recuerdo que en 1997 (año en que participé del Equipo Nacional de Programa) recibía por correspondencia un sobre con un diskette en el que se me enviaban los datos de lo que habíamos estado trabajando. Esto, 10 años después, es difícil de imaginar.

               El cambio producido en la variable tecnológica afecta los modos en que circula la comunicación, pero también los tiempos y modos en que se realiza el trabajo. Hace 10 años, el Jefe de grupo escribía la carta, la enviaba por correo, era recibida por la mesa de entradas, se destinaba a quien debía responder la carta, este la respondía, la llevaba a un archivo con copia de la respuesta, enviaba la respuesta postal y en caso de tener que verificar alguna cosa debía dirigirse al archivo y buscarla entre distintos papeles. Hoy ese proceso generalmente es mucho más rápido y sencillo. Se recibe un email, se contesta el e-mail, queda guardado en el archivo de la PC y no hay que revolver papeles para buscarlo. La Tecnología por un lado disminuye los tiempos de trabajo, más allá de que aumenten la cantidad de consultas (por la accesibilidad). Criteriosamente y con la respectiva capacitación, se puede estar a la altura de las necesidades de los socios.

             Otro ejemplo, es que hace 10 años, el Jefe de Grupo enviaba todas las planillas de afiliaciones (lo que implicaba una carga laboral enorme por el sistema de trabajo que ponía en movimiento) en formato papel a la Oficina Nacional., se verificaban los datos uno por y se hacía el trabajo correspondiente. A partir de la lectura de las mismas se realizaban los controles pertinentes, se sacaban cuentas, se realizaban estadísticas. Hoy los grupos envían una planilla Excel en la que figuran todos los datos (y que saltan los errores), que son legibles y que en forma casi automática (hay que operar la computadora) permite acceder a datos de distinto tipo, incluso a realizar una estadística. Es cierto que las planillas se mandan casi siempre sobre el “filo” del vencimiento, y que tardan su tiempo en “bajarse” a una PC (entre 10 y 14 minutos, porque la oficina tiene computadoras no actualizadas y en red), pero para ello hace unos cuantos meses se ha invertido cerca de 9000 pesos en  un SERVER para reemplazar al que después del JAMPAN iba a destinarse para la oficina ( recordemos que éste último se “perdió” en el camino de regreso de San Rafael a Buenos Aires ) ¿Para qué nos sirve un server?. No es para “cancherear” con que tenemos uno... es esencial para optimizar  los tiempos en que se “baja” la información en un sistema de computadoras que funciona en forma simultánea en red, ya que desde el punto de vista del empleador, sin convertirse en explotadores de nadie, se deben disminuir los “tiempos muertos”  entre las distintas tareas. No es lo mismo tener 1 minuto de “tiempo muerto” que tener 11 minutos… pero caramba… hace unos cuantos meses que tenemos Server nuevo solicitado por el Director Ejecutivo  y al menos hasta donde el momento de mi renuncia no había sido instalado, o sea que en lo concreto si no funciona no se mejora el tráfico de información ni se optimiza el trabajo… sin contar que seguramente desde que lo compramos a esta parte debe haber cambiado su precio. Quizás la mejor decisión hubiese sido no comprarlo si no iba a ser utilizado, porque la viabilidad se define ANTES de comprar cosas, no después… después son simplemente excusas de algo que no se ha hecho bien.

Variable espacial:

                        El cambio tecnológico también afecta el espacio que se necesita para desarrollar la tarea,  con los ahorros que esto implica en impuestos y servicios. Hace unos años atrás muchos eran los sectores ocupados en la Oficina Nacional; hoy gracias al parque informático (antiguo de por sí), se logran reducciones importantes del espacio destinado a Oficina, y está demostrado que en un espacio como el actual (lo que sería un piso) se podrían destinar un lugar para la Oficina Nacional en sí misma. ¿Qué necesitamos?

  • ·         Espacio para la instalación de lo que sería la Oficina Nacional, de un espacio similar al actual

  • ·         Espacio para que funcione como archivo.

  • ·         Espacio SUM (Salón de Usos Múltiples) que pueda reunirse el Concejo Directivo, Equipos Nacionales, Comité Ejecutivo.

  • ·         Espacio más chico para reuniones de menor cantidad de gente.

              La estrategia de salvataje de la Casa Scout pasa a ser muy importante, ya que pagando lo que corresponde al juicio nos quedaría el edificio para ser alquilado a los fines de solventar una parte importante de la Misión asociativa, implicando posiblemente una suma total de $ 50000 mensuales, lo que hace un anual de 600 000. Esto permitiría alquilar un lugar más chico, e inyectar una cantidad de dinero importante y de forma permanente para el desarrollo de la Misión: Programa, Formación, Recursos Adultos, etc.

              Lamentablemente esto parece que no ocurrirá, ya  que no se impulsa políticamente y de forma firme la estrategia de salvataje institucional del grupo de voluntarios que se encuentra trabajando en ello;  sí se impulsa el conseguir un terreno en una zona de la CABA para construir la sede zonal y la nueva sede nacional, estrategia que desde hace un tiempo se vendría llevando adelante ya que fue transparentado `por el Presidente en la última reunión de Consejo Directivo en la que participé. De conseguirse el terreno, implicaría invertir una suma considerable de dinero para construir la nueva sede Nacional, complicando la accesibilidad de quienes desde el interior del país aprovechan algún viaje por motivos personales o de trabajo, para pasar por casa scout y hacer algún trámite o compra para el grupo.

La Tras - tienda

             Respecto de la Tienda Scout, no estamos en tiempos de trabajar continuamente “a pérdida” (con stock faltante, vendiendo en relación a los potenciales compradores, y pagando los sueldos de vendedores), máxime cuando el porcentaje de socios que hace uso de ella es dudosamente significativo, o se ve perjudicado por los altibajos económicos de la asociación (en mi caso personal, viajando a Buenos Aires continuamente, tuve que comprarle una camisa “ombú” a mi hijo para que formulara su promesa, y luego cuando hubo Stock la camisa oficial). Como se compra  “cuando hay plata” y lo más urgente, se dificulta una planificación que favorezca a las necesidades de los socios y que esté acorde a los tiempos fabriles de las empresas (solicitamos ropa de verano cuando están fabricando ropa de invierno). Basta mirar un poco la realidad, y se verá que en muchas partes del país se usa el uniforme que se consigue.

          Todo lo que necesita un Scout en materia de uniforme (camisa, pantalón, remera, insignias, cintos, etc.) es muy lindo siempre y cuando se pueda tener un acceso rápido a la compra en algún local comercial.  Sino lo que obtenemos es por un lado el aumento de precios por una cuestión de cantidad y fabricación fuera de época; y por otro el no uso del uniforme, uso de uniformes parecidos pero no originales, copia de insignias, etc.

                Seguramente la Organización podría establecer convenios con comercios de distintas partes del país (a partir de sus representantes zonales o distritales según corresponda al ámbito geográfico) ofreciéndole la posibilidad de venta de los productos del uniforme para los Scouts de su zona (pagando un pequeño canon porcentual a la venta), siendo una inversión de riesgo para dichos comercios; pero al tener la exclusividad, se obtiene la venta segura de los productos “scouts” y de otro tipo de productos lo que implica ganancia segura. Probablemente se podría conceder la fabricación de los distintos productos Scouts a un precio aceptable para los socios a alguna microempresa, que pagando un canon y por medio de un convenio en el que se garantice calidad, distribución de la mercadería a los comercios asociados, y provisión vía contra reembolso para los lugares del país que fuera imposible otro medio de venta. Más de 30.000 compradores potenciales para una microempresa no es moco de pavo, sumado a lo que fabrica, es al menos una buena propuesta. Habría que buscar las formas legales para que esto fuera posible. Hace muchos, muchos años, en mi ciudad todo lo que era uniforme scout se compraba en un local comercial céntrico muy importante, así que imposible no debe ser. Un ahorro que se produciría como resultado de ello sería reubicar a los empleados que trabajan en la tienda, ahorrándose el pagar costos laborales como “fallo de caja”, e incluso ahorrando en recursos humanos al disminuir la planta permanente.

                El material Bibliográfico es un tema más complejo, porque la producción implica cantidad, y generalmente no se venden muchos libros. Por una cuestión de criterio, lo lógico sería que el material destinado a “pocos” (por ejemplo AZP) se ofreciera en formato electrónico, ya que editarlo no bajaría costos. Pero aquellos libros que ameriten una edición debieran publicarse y ofrecerse no solo para scouts, ya que hoy en día muchas organizaciones que trabajan con niños y jóvenes hacen uso de juegos, técnicas de campismo, actividades reflexivas, etc.

Variable Horaria:

                A todos nos gusta poder consultar en  cualquier momento, pero esto tiene sus complicaciones porque implica tener por ejemplo amplios horarios de trabajo,  mayor cantidad de recurso humano (aumento del costo laboral), y una buena supervisión y articulación de la tarea.

                Nuestra Oficina funciona de lunes a viernes de las 10 de la mañana a las 20 horas aproximadamente, lo que sería un horario extendido, con personal que ingresa en distintos horarios con las complicaciones y distracciones respecto de la tarea que ello implica. Algunos puntos a tener en cuenta serían los siguientes

·                                        Somos una Organización Educativa que funciona esencialmente los fines de semana, pero que paradójicamente no atiende los fines de semana (mayor disponibilidad de tiempo de los voluntarios, actividades, campamentos, problemas, accidentes y demás suelen ocurrir durante los fines de semana). Esto realmente es muy extraño, más teniendo en cuenta que el Convenio Colectivo de trabajo de UTEDYC reconoce en el punto 5 La facultad de los empleadores para organizar los horarios de trabajo, y en el punto 9  que la jornada normal y habitual de trabajo comprende el sábado y domingo. Al no tener la “jornada normal y habitual de trabajo” considero que se nos produce una cantidad importante de inconvenientes económicos y organizacionales, por ejemplo en lo que se refiere a la participación de los empleados en el apoyo a eventos nacionales, en el apoyo de los empleados a la tarea de los equipos que con tiempo  disponible se podrían reunir los fines de semana, en el apoyo a la tarea del Consejo Directivo que se reúne los fines de semana en donde se producen horas compensatorias dada la necesariedad de que participe el Director Ejecutivo; introduciendo  un gasto mayor de horas compensatorias para cada vez que el Director Ejecutivo viaja o participa en un fin de semana de algún evento en el territorio nacional, etc. Indudablemente sería beneficioso para la Asociación funcionar en lo que el Convenio Colectivo denomina jornada normal y habitual de trabajo, por los motivos nombrados y porque al funcionar los fines de semana no solo el Teléfono es más barato para comunicarse a la Oficina Nacional desde el interior, sino los miembros de la Organización  al ser voluntarios- disponen de más tiempo para reuniones de Equipos, incluso los que desde el interior viajan a Buenos Aires. Al momento de ahorrar no solo hay que pensar en la "caja" asociativa, sino también en el ahorro que puede producírsele a los grupos scouts respecto de las comunicaciones, ya que no tenemos una línea gratuita de atención al socio.

A                                       Utilizar un horario único de tarea (por ejemplo de 1200 a 2000) permite afianzar un grupo de trabajo, evitar inconvenientes entre quienes se relevan, supervisar de forma adecuada la tarea que se realiza al coincidir los horarios de quienes supervisan con el de los supervisados. Me ha pasado hace unos meses que al pasar por la Oficina Nacional  el único que se encontraba era el Casero (posteriormente despedido), y a eso de las 1030 horas ingresó una empleada que luego de firmar su entrada tomó el teléfono y  comenzó a hablar por un tiempo importante (me retiré a los 15 minutos y todavía seguía hablando). Probablemente habría llamado a alguien para responder una consulta del día anterior, igualmente no había en ese momento ningún  supervisor en la Oficina Nacional para poder consutarle y no era mi función auditar tareas que a otros corresponde realizar.

                       Hasta aquí el Episodio I... en el próximo número seguiremos poniendo al debate otras variables y opiniones en relación a cuál es el tipo de Oficina Nacional que necesitamos en esta época que nos toca vivir