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Evaluación de software de automatización de Bibliotecas UCA: Universidad Católica Argentina |
Generalidades
*El sistema Unicorn que es uno de los tres más usados y más vendidos en la actualidad, se implementó mediante conexión remota desde Toronto (Canadá). En AL, Unicorn es utilizado por la Pontificia Universidad Javeriana, Universidad Católica de Perú. En México y en España también.
*En la Biblioteca digital de la UCA, se han aprovechado distintos paquetes de software adquiridos con anterioridad, combinándolos de tal modo que cubran la funcionalidad prevista del sistema.
*Es un sistema que cubre todos los aspectos: usuarios, préstamos, etc. Y no tiene cambios globales
*Se dispone de un servidor para la administración del Sistema UNICORN (Sistema de Gestión de Bibliotecas de SIRSI *http://www.sirsi.com*). El mismo permite realizar la gestión integrada de la Biblioteca. UNICORN es el sistema de automatización de bibliotecas basado en arquitectura cliente/servidor más completo del mercado. Configurable, escalable y potente, con posibilidades de instalación en distintas plataformas y configuraciones.
*Aunque no se precisaron costos monetarios, se dijo que era un sistema muy caro para mantener.
*La Universidad invierte partidas presupuestarias importantes, en base de datos. Los profesores, obligan a los alumnos a que busquen en ellas y la biblioteca ofrece las herramientas necesarias.
*Mantenimiento por cantidad de documentos.
*La cantidad de registros es muy grande, por millares y no hay límites.
*Se pueden comunicar varios usuarios a la vez.
Seguridad
*Sí: pin; número de documento; nombre y/o apellido.
*El Backup, se hace todas las noches. Lo realiza el sistema en forma completa. El personal está obligado a que esto se cumpla por períodos mensuales. Tienen además la copia fiel de los registros.
Software de sistema
*Windows NT 4.0/ UNIX
Normas utilizadas por el sistema
Protocolos de comunicación
*El sistema presenta el protocolo Z39.50; está muy controlado por lo cual se advierte cuándo y cuántos registros han sido borrados.
Requerimientos computacionales del software
*Las características técnicas del servidor son las siguientes: Hewlett Packard Modelo LH4, 2 Procesadores INTEL Xeon 500 Mhz,1.2 Gb Memoria RAM, 3 discos SCACII 9 Gb cada uno, Plataforma Windows NT 4.0 Service Pack 6
Software de automatización de Bibliotecas (Módulos)
*Al conectarse con la web, se pueden visualizar los registros de autoridades: papas; autores religiosos y referentes, en la biblioteca de Teología, los cuales están en latín y convierten las bases en español, debiéndose colocar los correspondientes "véase" (en español).
*Por web se establece link de las bibliotecas universitarias.
*Se establece link de las bibliotecas universitarias.
*La publicación en la Web se efectúa mediante el software Ilink. Los documentos son publicados en la Web a través del Opac, permitiendo éste recuperarlos por medio de un moderno sistema de búsqueda.
*Restricciones de acceso a cada uno de los módulos: a nivel de registro se verifican restricciones.
*Catalogación; catálogo en línea (OPAC); circulación; préstamo; adquisiciones.
Bases de datos
*Existe acceso restringido a ciertos documentos (acceso limitado a la comunidad UCA) por lo cual se incorporó una base de datos, Lotus Notes que actúa como gestor de los permisos de acceso a los documentos digitalizados, por carecer Ilink de dicha funcionalidad
Módulo de adquisiciones
*Este módulo con nuevo formato de información crea y manipula listas de la selección de las adquisiciones, y las nuevas adquisiciones que se reciben.
Módulo de catalogación
*La catalogación de los documentos se realiza mediante la interfaz de trabajo, Workflows, en una base Unicorn que sigue los estándares internacionales de descripción bibliográfica.
*La Universidad sólo utiliza Unicorn en catalogación.
*La catalogación se hace por CDU, presenta todas las áreas desde o hasta el 9: Sociología, psicología, teología, estadística, política, derecho, economía, etc. El 4 y el 8: lingüística y literatura, clasificadas por Dewey, porque no entorpecen la intercalación.
*Formato MARC
*Se realizan cargas rápidas del material para consulta en sala.
*Presenta hipervínculos de este tipo.
*Existe control de autoridades.
Módulo de catálogo en línea
*En el OPAC, figura dónde está el libro: circulante; planta baja; referencia; primer piso; prestado; en el estante; encuadernación; etc. Así el usuario sabe si está o no disponible.
*Existen programas de información de usuarios, para el uso del OPAC, puesto que hay mucha demanda: en las clases de Metodología de la Investigación; de acuerdo a las necesidades, por grupos temáticos; investigadores; docentes y estudiantes.
*Actualmente están cambiando la página web.
*La publicación en la Web se efectúa mediante el software Ilink.
*Las alertas se realizan a través de Pin: comunica qué libros nuevos han ingresado.
*El trabajo con archivos no es simultáneo, siempre graba uno primero que otro.
Módulo de circulación
*Los atrasos de préstamos, acarrean la suspensión del uso de la biblioteca, y por lógica de los préstamos: 4 días para préstamo domiciliario y 8 días para préstamo en sala, es decir 1 día por cada día de atraso. La disposición se encuentra en el reglamento de sala.
*Para la devolución de libros: el usuario devuelve el libro en manos del bibliotecario, quien vuelve a magnetizar el libro con el aparato correspondiente, y sale en pantalla la cancelación.
*En el módulo de transacciones puede verse cuántos libros prestó, por día y por hora.
*Para el préstamo de libros en sala, los mismos deben ser desmagnetizados. Es un sistema costoso. Al libro incluso, el usuario se lo puede llevar hasta su casa (porque vive cerca), paro debe devolverlo en el día. Los libros de referencia no se los pueden llevar. Todos tienen alarma.
*El procedimiento de préstamo es sencillo y rápido con este sistema: el usuario entrega su carnet general de estudiante al bibliotecario, quien lo pasa por un "aparatito" especial para identificar o leer números (Cód. de barras). De inmediato en pantalla aparece la tabla con los datos del usuario: apellido y nombres, o N° de documento (en el caso de olvidarse tal tarjeta, se lo puede encontrar en el sistema colocando apellido, o N° de documento). Se cliquean estado de préstamos a la fecha. Si no tiene ninguna restricción, se procede al préstamo: Se pasa el aparato desmagnetizador por el libro, haciéndolo coincidir por su código, y sale al momento en pantalla la adjudicación del préstamo a dicho usuario que lo requirió.
*En cuanto a la cantidad de material que los usuarios pueden llevarse en préstamo, varían: no más de dos libros a la vez; videos hasta cinco, pero si ya se llevó libros será menor la cantidad de videos.
(*Los libros de colección general, no salen, es decir que no se prestan, salvo excepciones a profesores).
Sí.
*El sistema avisa de inmediato con mensajes y alertas, impidiendo así que se lleve más material, cuando aún no devolvió los anteriores según plazos estipulados. La multa consiste en la no utilización de la biblioteca hasta ponerse al día con las devoluciones.
*El préstamo interbibliotecario se maneja con un número, según la norma Z39.50, el usuario se carga como uno más, a la biblioteca, pero es un préstamo propio, no por Unicorn.
Una vez realizado dicho préstamo, el material llega a destino gracias a un cadete de otra universidad que viene a retirarlo, aunque generalmente es el propio interesado que lo hace.
*El Ministerio de Economía y el Consejo Nacional de Universidades Estatales, tienen convenios que aseguren el préstamo interbibliotecario.
*Mediante el control de inventario se realiza el control de existencias.
*Utilizan los carnets de estudiante con un número de identificación que es el DNI.
*Hay reporte de usuarios. Se asigna una tabla de conversión, la cual actualiza diariamente la base de usuarios, incluso dos o tres veces al día.
*Cada usuario tiene su historial de préstamos. En EUA, por ejemplo está prohibido revelar datos (es confidencial).
En esta biblioteca, se encuentran los datos sobre el estado de préstamo de los últimos tres meses.
Informes y estadísticas
*Las estadísticas que realizan en la biblioteca son referidas a préstamos; libros más usados; localizaciones, es decir dónde están ubicados.
Especialmente realizan estadísticas vinculadas con cada módulo, por ejemplo el módulo de reservas de documentos.
La realización de estadísticas dependerá de la época del año. Las mismas les permite definir las políticas de selección.
Archivos digitales y multimedia
*El trabajo con archivos no es simultáneo, siempre graba uno primero que otro.
*Los archivos se presentan en formato PDF por estar estandarizado en la web y garantizar una óptima lectura desde cualquier sistema operativo. Se guarda una copia en texto plano (formato txt) para asegurar su compatibilidad retrospectiva. Y del formato PDF se hacen dos copias, una con protección (sólo lectura) a la que accederán los usuarios desde el catálogo en línea, las otras copias (PDF y TXT) ingresan al depósito digital.
*La comunidad UCA, por medio de un Pin de identificación puede acceder a los repertorios que se encuentran en extensión txt, en CDs.
Hubo una propuesta de Chile para pasar los registros a extensión xm, para la conservación, pero no se llegó a nada concreto.