Manual de Rotaract parte 2

 

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Participación de Rotaract dentro de la estructura de Rotary

                Un Club Rotaract constituye un proyecto a largo plazo de Servicio en la Comunidad emprendido por el Club Rotario patrocinador. Se trata de un proyecto que desarrolla la "Colaboración para el servicio" (rotaractianos), quienes ayudan a poner a "Rotary en acción" ampliando el alcance del servicio rotario, el liderazgo y la ética profesional. El organigrama de la página 4 indica exactamente en qué medida su Club Rotaract interviene en la estructura internacional de Rotary.


Perfil Internacional de Rotaract

                La fortaleza y el éxito de las actividades de los Clubes Rotaract han colocado a Rotaract en un merecido sitial dentro del marco de la política internacional de Rotary. Reconociendo la importancia del servicio que presta Rotaract para la difusión mundial de Rotary, el Presidente de RI en 1987-1988, Charles Keller, designó el primer Comité de Rotaract de RI, organismo que recomendó la adopción de políticas destinadas a reforzar la estructura internacional de Rotaract.

El Grupo de Apoyo para Rotaract de RI

                En 1987-1988, rotaractianos y rotarios de todas partes del mundo fueron invitados a servir en el Comité de Rotaract de RI, primer comité de RI que incluyó a rotaractianos en calidad de consejeros de la Junta Directiva de RI. Este comité sentó el precedente que resultara en el nombramiento anual de un Comité de Rotaract con la participación de rotaractianos. En 1991-1992, el entonces Presidente de RI, Clifford Dochterman nombró un Grupo de Apoyo para Rotaract - también integrado por rotaractianos - con el propósito de reemplazar el comité y dar mayor difusión al programa. El Grupo de Acción pro Rotaract, que funciona actualmente, actúa como vocero de los rotaractianos ante la Directiva de RI y como medio para promocionar el programa de Rotaract a nivel internacional.

Política con respecto a Rotaract

                La política que rige la aplicación del programa Rotaract es formulada por la Directiva de RI (integrada por 19 ex gobernadores de distrito de todas partes del mundo) y el Presidente de RI (elegido anualmente por los Clubes Rotarios miembros de la asociación). A través de comités consultivos, equipos de apoyo y grupos de acción especialmente designados, la Directiva y el Presidente buscan sugerencias para la elaboración de la política con respeto al programa Rotaract, formuladas por rotaractianos y rotarios que trabajan en dicho campo.

Lema presidencial de RI

                Cada año, el nuevo Presidente de RI introduce un lema especial destinado a servir como lazo de unión entre los proyectos de servicio del Club Rotaract y del Club Rotario patrocinador y aquellos emprendidos por los Clubes Rotaract y Clubes Rotarios del mundo entero. A través de dicho lema, el Presidente invita a los Clubes Rotaract a tomar parte en un esfuerzo mundial para el avance de la paz y la comprensión internacional.

Semana Mundial de Rotaract

                Todos los años, durante la semana del 13 de marzo, los Clubes Rotaract unen esfuerzos con sus patrocinadores rotarios para celebrar la Semana Mundial de Rotaract. Dicha celebración coincide con la fecha en que el primer Club Rotaract fue admitido oficialmente por Rotary. En conmemoración de esta fecha tan especial, los Clubes Rotaract llevan a cabo actividades conjuntas con sus respectivos Clubes Rotarios patrocinadores. RI otorga un certificado de reconocimiento a todos los Clubes Rotaract y Rotarios que participan en dichas actividades. Puede  comunicarse con la Sección de Colaboración para el Servicio en la Sede Mundial.

Reunión internacional de Rotaract previa a la convención

                El punto culminante de un año de apasionantes actividades de los Clubes Rotaract es la reunión internacional de Rotaract previa a la convención, evento auspiciado por Rotary International. Esta reunión congrega a rotaractianos de todo el mundo, quienes comparten ideas aplicables a proyectos que promueven la causa de la comprensión internacional.

                Se trata de una reunión, que precede en forma inmediata a la convención de RI, cuya finalidad es proporcionar información actualizada a los participantes sobre las pautas y actividades de Rotaract, brindar reconocimiento a proyectos destacados que implementan los Clubes Rotaract a nivel mundial y ofrecer a los rotaractianos la oportunidad de participar en un foro abierto en el cual puedan compartir ideas con los funcionarios y el personal de RI. Es una reunión a la cual todos los representantes de Rotaract y presidentes de club debieran asistir.

Reconocimiento de RI a los proyectos de Rotaract

                Todos los años se invita a los Clubes Rotaract a someter los proyectos de servicio más destacados que hayan realizado en colaboración con el Club Rotario patrocinador. Los ganadores son elegidos de entre los clubes de la región y son reconocidos en una ceremonia especial en el transcurso de la reunión de Rotaract previa a la convención.

La convención de RI

                Los rotaractianos están invitados a participar en la convención de RI, evento de cuatro días de duración que tiene lugar después de la reunión de Rotaract previa a la convención.                    Los rotaractianos intervienen en foros especiales, asambleas de intercambio de ideas y sesiones plenarias. La participación en la convención de RI ofrece a los rotaractianos una idea más concreta sobre Rotary, su carácter internacional, el servicio que brinda al mundo y el papel que cumple el programa de Rotaract en Rotary.

INTEROTA

                Otra de las apasionantes conferencias de Rotaract se celebra cada tres años. A diferencia de la reunión internacional previa a la convención, INTEROTA no es una reunión patrocinada por RI; sin embargo, los planes para dicho evento requieren la aprobación de la Directiva de RI. Los rotaractianos de cada país compiten para servir como anfitriones de INTEROTA, haciendo que delegaciones de diversos países presenten propuestas, durante la conferencia, para la próxima reunión. Los participantes en INTEROTA emiten su voto a fin de seleccionar la siguiente sede del evento. Las reuniones de INTEROTA ofrecen a los rotaractianos la oportunidad de conocer otra cultura, disfrutar de nuevos paisajes y presenciar las actividades y proyectos que sus colegas de otras tierras desarrollan.


La secretaría de RI y Rotaract

                Puede que una red internacional de Clubes Rotaract resulte impresionante, pero no es muy práctica. ¿,Cómo podrá ponerse en contacto con Clubes Rotaract de otros países? ¿,Cómo verificar si efectivamente su club forma parte de la red internacional de Clubes Rotaract? La oficina central de la Secretaría de RI en Evanston, Illinois, EE.UU., sus ocho oficinas sucursales en Argentina, Australia, Brasil, Corea, Filipinas, India, Japón y Suiza, además de su oficina regional de Inglaterra, cuentan con supervisores de servicio que pueden aclarar éstas y otras dudas a los rotaractianos de todo el mundo.

Inscripción de un Club Rotaract

                La Secretaría de RI cumple funciones de administración central para todos los Clubes Rotaract. Se requiere que cada Club Rotaract remita una "Lista de organización de un Club Rotaract" acompañada de una cuota de ingreso de US$20, o su equivalente, a la oficina de la Secretaría que presta servicio en su zona. Dicha información pasa a formar parte de un listado computadorizado de Clubes Rotaract oficialmente organizados, mantenido en la oficina central, lo que contribuye al fomento de la comunicación internacional y regional y el intercambio entre los Clubes Rotaract.


Comunicación internacional

                La Secretaría de RI promueve también la internacionalidad de las actividades de los Clubes Rotaract a través de los diversos programas de RI y de la Fundación Rotaria descritos en el capítulo 5; la publicación anual del Directorio Mundial de Rotaract (publicación que incluye las direcciones de los integrantes del Comité de Rotaract o del Equipo de Apoyo para Rotaract de RI, representantes distritales de Rotaract, presidentes de Comités Distritales de Rotaract y Clubes Rotaract); y la distribución de "El mundo de Rotary", que incluye información actualizada sobre los programas de Rotaract desarrollados por RI, reportajes sobre actividades, proyectos y reuniones de éxito, además de sugerencias para el fortalecimiento de los clubes. ¿,Cómo es posible asegurarse de que su club esté inscrito en la oficina central? Si su club no recibe un ejemplar de "El mundo de Rotary" es porque no está debidamente inscrito en la oficina central, motivo por el cual deberá ponerse inmediatamente en contacto con la Secretaría de RI en Evanston.

Cuotas que los Clubes Rotaract deben pagar a RI

                Anualmente, cada Club Rotaract debe pagar a RI una suma equivalente a 20 dólares estadounidenses. Cada año se envía a los clubes un Estado de Cuenta. En caso de que el club no recibiera dicho Estado de Cuenta a más tardar en el mes de agosto, le recomendamos comunicarse inmediatamente con la Sede Mundial de RI. El pago de las cuotas podrá remitirse directamente a la oficina sucursal de RI o al agente de finanzas que presta servicio a su zona, o por intermedio del representante distrital de Rotaract. Los pagos deberán obrar en poder de la Secretaría de RI a más tardar el 1° de setiembre de cada año. Los clubes que no cumplan con el pago de sus cuotas deberán devolver la carta constitutiva y serán disueltos.

Directorio Mundial de Rotaract

                Año a año, la Secretaría pide a todos los Clubes Rotaract que envíen el formulario "Informe anual de Rotaract", a fin de verificar la actividad del club. La debida devolución del formulario antes del 1° de abril garantizará la inclusión de su club en el Directorio Mundial de Rotaract. Dichos informes deberán ser remitidos a: Sección de Colaboración para el Servicio Rotary International / One Rotary Center / 1560 Sherman Avenue / Evanston, IL 60201, EE.UU. / No. de FAX: 708-328-8554

                Al presentar sus informes anuales, los clubes pueden indicar si están interesados en participar en las nuevas actividades de convivencia hogareña e intercambio de correspondencia entre clubes.

Publicaciones de Rotaract

                La Secretaría de RI edita también materiales promocionales e instructivos para ayudar a la formación de nuevos clubes y atraer nuevos socios. A fin de realzar dichas publicaciones, la Sección de Colaboración para el Servicio solicita a los Clubes Rotaract que cada año remitan informes y fotografías de proyectos de servicio a nivel de comunidad e internacional. La internacionalidad de Rotaract depende en gran medida de los esfuerzos que despliegan los clubes para mantener una continua comunicación con la Secretaría de RI.


El lugar que su club Rotaract ocupa en el distrito

                Las actividades distritales de Rotaract aumentan la realización de proyectos conjuntos entre los Clubes Rotaract, ayudan a la formación de nuevos funcionarios de club, sugieren ideas para el fortalecimiento del servicio en el club, y promueven la extensión de Rotaract a nuevas áreas. Los rotaractianos que participan en estas actividades, automáticamente llegan a conocer mejor a Rotaract. Para los distritos de Rotaract en los cuales sólo haya un Club Rotaract, las actividades distritales de Rotaract estarán fundamentalmente destinadas a la creación de un mecanismo para la extensión del Club Rotaract a nuevas comunidades del distrito. Cuanto más se promueva a Rotaract en las comunidades vecinas, más crecerá Rotaract en la propia.

Estructura distrital de Rotary

                La estructura distrital de Rotary fue creada a fin de mejorar la comunicación entre los clubes, capacitar a los funcionarios y facilitar la extensión de Rotary. Los gobernadores de distrito son los funcionarios de RI elegidos por los Clubes Rotarios de sus respectivos distritos. Durante la asamblea internacional de RI, el gobernador de distrito propuesto asiste a un curso de capacitación de diez días de duración en el cual adquiere los conocimientos necesarios para ser un efectivo representante y administrador de RI a nivel distrital. Aprende a organizar Clubes Rotarios en nuevas áreas, desarrollar una sólida red de comunicaciones entre los clubes del distrito, capacitar a los nuevos funcionarios de club y planificar proyectos a nivel distrital.

                El gobernador de distrito se ocupa también de la organización y desarrollo de Clubes Rotaract, y designa asimismo al presidente del Comité Distrital de Rotaract y a los demás miembros de dicho comité a fin de dar cumplimiento a dichas tareas. El mencionado comité contribuye a organizar nuevos Clubes Rotaract en el distrito, incrementar la comunicación entre los Clubes Rotaract y planificar la capacitación de funcionarios de Rotaract de todo el distrito.

El presidente del Comité Distrital de Rotaract

                El presidente del Comité Distrital de Rotaract colabora con el gobernador de distrito en cuanto a dar publicidad al programa Rotaract, promoviendo la organización de nuevos Clubes Rotaract y administrando el programa Rotaract a nivel distrital. El presidente de este comité aporta también el liderazgo necesario para que los integrantes del Comité Distrital de Rotaract lleven a la práctica estos objetivos. Como en todos los demás comités distritales, sus miembros son designados por el gobernador de distrito en virtud de la autoridad que el cargo le confiere. De ninguna manera el comité ejerce autoridad alguna que se imponga sobre la autonomía de los Clubes Rotarios o Clubes Rotaract, o que menoscabe dicha autonomía. El presidente del Comité Distrital de Rotaract puede aumentar la efectividad del desarrollo del programa de Rotaract mediante una activa campaña de publicidad y promoción. El presidente deberá asimismo facilitar la aportación de su valioso concurso tanto a los Clubes Rotarios como a los Clubes Rotaract.

La estructura distrital de Rotaract

                Cada distrito rotaractiano está encabezado por un representante distrital de Rotaract (RDR), rotaractiano elegido por los Clubes Rotaract del distrito. El RDR nombra un comité de rotaractianos, a fin de planificar proyectos y actividades en todo el distrito, recomendar la puesta en práctica de ideas para mejorar el servicio a nivel de club fortaleciendo así a los propios clubes, y trabajar junto al Comité Distrital de Rotaract de Rotary para organizar nuevos clubes y sesiones distritales de capacitación destinadas a los funcionarios de los Clubes Rotaract. Los Clubes Rotaract seleccionan al RDR de manera democrática, mediante votación secreta en la conferencia de Rotaract o mediante votación por correo. En los distritos donde sólo haya un Club Rotaract, se desempeña como RDR el ex presidente más reciente quien esté dispuesto a ocupar el cargo o el presidente en ejercicio (cuando se trate de un club organizado muy recientemente). Los RDR deberán haber completado un año de ejercicio del cargo de presidente de un Club Rotaract o como integrante del Comité Distrital de Rotaract, antes de servir en calidad de RDR. Cada distrito que cuente con un Club Rotaract deberá tener un representante distrital de Rotaract (RDR) a los efectos de contar con representación a nivel internacional.

El representante distrital de Rotaract

                El representante distrital de Rotaract sirve de enlace entre los Clubes Rotaract y el Comité Distrital de Rotaract, en el marco de las gestiones para la regionalización de Rotaract en el distrito. A fin de lograr dicho propósito, el RDR deberá desarrollar una sólida red de comunicaciones entre los clubes. Esta red de comunicaciones puede emplearse para cobrar las cuotas que anualmente los Clubes Rotaract deben pagar a RI (equivalentes a 20 dólares estadounidenses por club), y difundir información procedente de RI, incluido un juego de materiales sobre el programa Rotaract, materiales de promoción para la organización de Clubes Rotaract, materiales para la capacitación de nuevos funcionarios de club, información sobre la Semana Mundial de Rotaract (semana del 13 de marzo) conjuntamente con planes para su celebración, y las ediciones mensuales de la revista THE ROTARIAN. Se espera también que el RDR mantenga informado a RI sobre todos los nuevos Clubes Rotaract y notifique a la Secretaría cuando un club cese su actividad. El RDR deberá asimismo notificar a la Secretaría sobre los proyectos de los clubes de carácter extraordinario, merecedores de promoción internacional. Su club puede ayudar a que el RDR fortalezca la red distrital de comunicaciones, proporcionando en forma regular datos actualizados sobre los nuevos funcionarios de los clubes y cambios de dirección.

Responsabilidades del Comité Distrital

                El RDR designa también un comité distrital integrado por un mínimo de cinco personas procedentes de los diversos clubes del distrito. (La cantidad de miembros nombrados para este comité varía conforme a la extensión del distrito y los planes que el RDR tenga para dicho año).

Reuniones distritales de Rotaract

                Anualmente, tienen lugar dos importantes reuniones de Rotaract a nivel distrital: a) La asamblea distrital de Rotaract   b) La conferencia distrital de Rotaract. Los funcionarios de club entrantes deberán asistir a las sesiones de capacitación de la asamblea distrital de Rotaract, previamente a la toma de posesión del cargo. Se deberá exhortar a todos los rotaractianos a asistir a la conferencia distrital de Rotaract a fin de celebrar los éxitos obtenidos durante el año y reforzar lazos de amistad. Comuníquese con el RDR a efectos de averiguar las fechas de ambas reuniones.

                Para los distritos en los cuales haya solamente uno o dos Clubes Rotaract, estas reuniones adquieren especial importancia, razón por la cual no deben descuidarse. No obstante, cuando se cuenta con recursos limitados, puede que sea más productivo coordinar la asamblea distrital de Rotaract y/o la conferencia distrital de Rotaract con la correspondiente conferencia y/o asamblea de distrito de Rotary. De esta manera, los rotaractianos establecen contacto directo con los rotarios del distrito, aprenden más sobre Rotary, a la par que difunden información sobre Rotaract entre los rotarios.

 

RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DISTRITAL DE ROTARACT FORMADO POR EL RDR