Qué es una consulta
Una consulta es una pregunta que
realizamos a una base de datos para que nos dé información concreta
sobre los datos que contiene.
Las bases de datos son útiles
gracias a la posibilidad de poder realizar consultas con las mismas. Una
base de datos sin posibilidad de consultas no serviría para nada. Podríamos
llegar a obtener información utilizando la opción Buscar que posee
Access, pero este proceso es muy lento si tenemos que visualizar gran
cantidad de información.
Una de las mayores ventajas de
las consultas de Access, es que éstas se pueden almacenar, lo cual
permite utilizarlas cuando sea necesario sin necesidad de volver a
crearlas de nuevo.
Creación de la consulta
Lo primero que hay que tener para
realizar una consulta, es una tabla o varias relacionadas, ya que éstas
son las que poseen los registros sobre los que se hará la consulta.
Los campos que utiliza la
consulta, pueden ser los de la propia tabla o unos campos que se denominan
campos calculados que utilizan los datos que contienen las tablas.
La primera consulta que vamos a
realizar va a ser muy simple, nos permitirá ir asimilando los
conceptos de una forma sencilla.
Planifique la consulta, antes de
asignarle las tablas para que funcione correctamente,
Antes de crear una consulta, hay
que tener muy claro qué tablas intervienen en ella. En la consulta que
realicemos a continuación utilizaremos la tabla Médicos.
1. Seleccione la pestaña Consultas
para activar la opción de consultas.
2. Haga clic en el botón Nuevo
para indicar a Access que deseamos crear una consulta. En unos instantes
en su pantalla aparecerá el siguiente cuadro:
En este cuadro de diálogo
podemos decidir si queremos crear la consulta de modo manual o deseamos
que Access nos guíe paso a paso mediante los asistentes.
Para realizar esta consulta vamos
a seleccionar la primera opción denominada Vista Diseño con la cual
crearemos la consulta manualmente.
3. Haga clic en la opción Vista
Diseño y a continuación pulse el botón Aceptar.
Como es lógico, la primera opción
que aparece nos pregunta qué tablas vamos a utilizar en la consulta.
4. Seleccione la tabla Médicos
y pulse el botón Agregar.
Observe cómo los campos de la
tabla se han insertado en el interior de la ventana denominada Consulta de
selección.
5. Pulse el botón Cerrar
para indicarle a Access que la consulta sólo se compone de una tabla. La
ventana que aparece a continuación es la que nos permite crear el diseño
de la consulta, y se compone de las siguientes partes:
En la parte superior del recuadro
de la ventana está la sección denominada Barra de título. Observe
que el título que se asigna por defecto a la consulta es Consulta1.
Seguidamente está la sección
en la que se encuentra ubicado actualmente un recuadro con el nombre de Médicos.
Fíjese que en su interior están
situados todos los campos de dicha tabla. A esta sección se le denomina
Zona de datos.
En la parte inferior de la
ventana está la sección denominada Cuadrícula Qbe. La traducción de
estas tres letras es Consulta según ejemplo. En esta sección
podremos indicar los campos que queremos utilizar en las condiciones.
Observe si en su pantalla le
aparece un recuadro como el que hay a continuación:
Si no es así, seleccione el menú
Ver y a continuación Barra de Herramientas.
Seguidamente elija la opción Diseño de la consulta y pulse
el botón Cerrar.
Los botones que componen este
recuadro están todos relacionados con el diseño de la consulta. A lo
largo del capítulo veremos cómo funciona cada uno de ellos.