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Creación 2


Qué es una consulta

Una consulta es una pregunta que realizamos a una base de datos para que nos dé información concreta sobre los datos que contiene.

Las bases de datos son útiles gracias a la posibilidad de poder realizar consultas con las mismas. Una base de datos sin posibilidad de consultas no serviría para nada. Podríamos llegar a obtener información utilizando la opción Buscar que posee Access, pero este proceso es muy lento si tenemos que visualizar gran cantidad de información.

Una de las mayores ventajas de las consultas de Access, es que éstas se pueden almacenar, lo cual permite utilizarlas cuando sea necesario sin necesidad de volver a crearlas de nuevo.

Creación de la consulta

Lo primero que hay que tener para realizar una consulta, es una tabla o varias relacionadas, ya que éstas son las que poseen los registros sobre los que se hará  la consulta.

Los campos que utiliza la consulta, pueden ser los de la propia tabla o unos campos que se denominan campos calculados que utilizan los datos que contienen las tablas.

La primera consulta que vamos a realizar va a ser muy simple, nos permitirá ir asimilando los conceptos de una forma sencilla.

Planifique la consulta, antes de asignarle las tablas para que funcione correctamente,

Antes de crear una consulta, hay que tener muy claro qué tablas intervienen en ella. En la consulta que realicemos a continuación utilizaremos la tabla Médicos.

1. Seleccione la pestaña Consultas para activar la opción de consultas.

2. Haga clic en el botón Nuevo para indicar a Access que deseamos crear una consulta. En unos instantes en su pantalla aparecerá el siguiente cuadro:  

       

En este cuadro de diálogo podemos decidir si queremos crear la consulta de modo manual o deseamos que Access nos guíe paso a paso mediante los asistentes.

Para realizar esta consulta vamos a seleccionar la primera opción denominada Vista Diseño con la cual crearemos la consulta manualmente.

3. Haga clic en la opción Vista Diseño y a continuación pulse el botón Aceptar.

Como es lógico, la primera opción que aparece nos pregunta qué tablas vamos a utilizar en la consulta.

4. Seleccione la tabla Médicos y pulse el botón Agregar.  

                             

Observe cómo los campos de la tabla se han insertado en el interior de la ventana denominada Consulta de selección.

5. Pulse el botón Cerrar para indicarle a Access que la consulta sólo se compone de una tabla. La ventana que aparece a continuación es la que nos permite crear el diseño de la consulta, y se compone de las siguientes partes:                   

  

En la parte superior del recuadro de la ventana está la sección denominada Barra de título. Observe que el título que se asigna por defecto a la consulta es Consulta1.

Seguidamente está la sección en la que se encuentra ubicado actualmente un recuadro con el nombre de Médicos.

Fíjese que en su interior están situados todos los campos de dicha tabla. A esta sección se le denomina Zona de datos.

En la parte inferior de la ventana está la sección denominada Cuadrícula Qbe. La traducción de estas tres letras es Consulta según ejemplo. En esta sección podremos indicar los campos que queremos utilizar en las condiciones.

Observe si en su pantalla le aparece un recuadro como el que hay a continuación:  

Si no es así, seleccione el menú Ver y a continuación Barra de Herramientas. Seguidamente elija la opción Diseño de la consulta y pulse el botón Cerrar.

Los botones que componen este recuadro están todos relacionados con el diseño de la consulta. A lo largo del capítulo veremos cómo funciona cada uno de ellos.

 

 
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