Este es el capítulo dedicado a los informes. Acá veremos que el uso de éstos permite presentar de forma elegante los datos que hay en una tabla. También aprenderemos cómo se construyen los distintos tipos de informes utilizando el Asistente para informes y podrá comprobar que es muy parecido al Asistente para formularios visto anteriormente.

¿Qué es un informe?

Un Informe es un conjunto de información organizada, a la que aplicamos un formato determinado, con la finalidad de poder presentar los datos, como información que se pueda usar y distribuir.

Un informe:

a) Presenta la información deseada y de la manera como se quiere ver.

b) Puede agrupar registros en varios niveles, calculando totales y promedios de los valores de múltiples registros a la vez.

c) Es personalizable, pues podemos controlar el tamaño y la apariencia de todas sus partes.

Con el programa Access se pueden crear informes para:

a) Organizar y presentar los datos en grupos.

b) Calcular:  

   a) Totales Parciales.

   b) Totales de Grupo.

   c) Sumar Totales.

   d) Porcentajes de Totales.

c) Incluir Subformularios, Subinformes y Gráficos.  

d) Presentar los datos con un formato profesional mediante, líneas y fuentes especiales (tipos de   letra).

Para verlo más claro lo simplificaremos con un pequeño esquema:

Tipos de informes con Access

Con el Asistente para informes se pueden crear informes de varias clases:

a) De Columna simple: crea un informe que presenta los campos en una columna simple. Es similar el Formulario de Columna simple.

b) De Grupos/Totales: crea un informe que agrupa los registros por grupo y los presenta utilizando el formato tabular (filas y columnas) y muestra totales por cada grupo. Es la clase de informe que se ha de utilizar si desea que aparezca algún tipo de cálculo estadístico.

c) De Etiquetas postales: crea etiquetas postales del tipo Avery. Este formato está pensado principalmente para realizar mailings o cartas personalizadas.

d) De Resumen: crea un informe que presenta totales para grupos de registros. Puede incluir un subtotal para cada grupo y una suma total para todos los grupos.

e) Tabular: crea un informe que presenta cada registro como una fila de campos, apareciendo cada campo en una columna diferente. Encima de cada columna aparece una etiqueta.

f)  Informe Gráfico: crea un informe donde los datos son mostrados en formato gráfico, pudiendo éste estar representado mediante diagramas de barras, de puntos, de tarta, de tres dimensiones, etc.

g) Combinar correspondencia con MS Word: puede combinar los datos de una tabla o consulta del programa Word para Windows, pudiendo así crear cartas modelo, etiquetas postales y otros documentos combinados.

Una vez finalizado este pequeño resumen de todos los tipos de informes que es posible construir utilizando el Asistente para informes, pasaremos a ver detalladamente cómo se construye cada uno de ellos.

Antes de comenzar activaremos la base de datos (que en nuestro caso será la base de datos Clínica) de la cual dependerán los formularios que crearemos a continuación. Para ello realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la opción Abrir base de datos.

2. Seleccione de la lista inferior la base de datos CLÍNICA.

3. Pulse el botón Aceptar.