Este es el capítulo dedicado a los formularios, veremos que el uso de éstos permite llevar a cabo las operaciones de edición de datos de una forma más práctica. También aprenderemos cómo se construyen los distintos tipos de formularios utilizando el Asistente que Access tiene incorporado.

¿Qué son los formularios?

El concepto Formulario se puede definir como un diseño que el usuario crea para introducir, cambiar y ver los registros de una base de datos.

En un formulario, el usuario podrá utilizar diversos elementos para su diseño como pueden ser tipos de letra para poner títulos, gráficos que representen logotipos, líneas y colores; de modo que sea el propio usuario el que construya el formulario a su medida.

Los formularios permiten ver de una forma clara y sencilla todos los registros pertenecientes a una base de datos, ya sea utilizando el modo Presentación Formulario donde se visualizan los datos de manera individual (registro a registro), o bien en el modo Vista Hoja de Datos donde se visualizan todos los registros.

El formulario también permite de un modo eficiente la introducción de datos, puesto que ahorra tiempo y evita errores de mecanografía mediante el uso de lista de valores y máscaras de entrada.

Las herramientas de diseño para formularios le ayudarán a poder diseñarlos con la finalidad de:

a) Presentar los datos en un formato atractivo, con fuentes especiales (tipos de letra) y otros efectos gráficos tales como pueden ser el color y sombreado.

b) Calcular totales.

c) Contener gráficos. Éstos pueden pertenecer al programa Access o bien estar realizados con otros programas.

d) Mostrar datos de varias tablas simultáneamente.

e) Automatizar tareas que se realizan asiduamente.

Para verlo más claro lo simplificaremos con unos ejemplos:

a) Formulario simple  

b) Formulario con subformulario: