Conocer los formularios
Este es el capítulo dedicado a los formularios, veremos
que el uso de éstos permite llevar a cabo las operaciones de edición de
datos de una forma más práctica. También aprenderemos cómo se
construyen los distintos tipos de formularios utilizando el Asistente que
Access tiene incorporado.
¿Qué son los formularios?
El concepto Formulario se puede definir como un diseño
que el usuario crea para introducir, cambiar y ver los registros de una
base de datos.
En un formulario, el usuario podrá utilizar diversos
elementos para su diseño como pueden ser tipos de letra para poner títulos,
gráficos que representen logotipos, líneas y colores; de modo que sea el
propio usuario el que construya el formulario a su medida.
Los formularios permiten ver de una forma clara y
sencilla todos los registros pertenecientes a una base de datos, ya sea
utilizando el modo Presentación Formulario donde se visualizan los datos
de manera individual (registro a registro), o bien en el modo Vista Hoja
de Datos donde se visualizan todos los registros.
El formulario también permite de un modo eficiente la
introducción de datos, puesto que ahorra tiempo y evita errores de
mecanografía mediante el uso de lista de valores y máscaras de entrada.
Las herramientas de diseño para formularios le ayudarán
a poder diseñarlos con la finalidad de:
a) Presentar los datos en un formato atractivo, con
fuentes especiales (tipos de letra) y otros efectos gráficos tales como
pueden ser el color y sombreado.
b) Calcular totales.
c) Contener gráficos. Éstos pueden pertenecer al
programa Access o bien estar realizados con otros programas.
d) Mostrar datos de varias tablas simultáneamente.
e) Automatizar tareas que se realizan asiduamente.
Para verlo más claro lo simplificaremos con unos
ejemplos:
a) Formulario simple
b) Formulario con subformulario: