En los últimos años se ha generado una enorme inquietud en las empresas por desarrollar equipos de trabajo. La necesidad es evidente, los resultados están esperando, los niveles directivos apoyan o cuando menos reconocen la importancia de que el personal se comprometa y participe en los resultados de su área. La pregunta que hay que contestar es ¿cómo?
Este planteamiento, que frecuentemente tiene que responder el personal de Recursos Humanos, puede determinar en una gran proporción, si los recursos que se destinen obtendrán los resultados esperados.
En primer lugar, es importante señalar que hemos encontrado que la estrategia más sencilla y generalmente la más útil para iniciar la actividad de equipos de trabajo en una organización es el aprovechamiento de los equipos naturales de trabajo, es decir, los que están conformados por un jefe y las personas que le reportan. Este enfoque resulta de utilidad porque elimina los dobles mensajes y facilita la integración de personal normalmente asignado a funciones similares y que responde a indicadores o estándares parecidos.
Con la finalidad de implementar una estrategia de equipos naturales de trabajo en la organización, a continuación sugerimos algunas acciones básicas que permitirán identificar los pasos para conseguir que los equipos naturales de trabajo celebren sesiones de trabajo para implementar mejoramientos, desarrollar soluciones a problemas e inclusive idear innovaciones que permitan mejoras en calidad y productividad para el área a la que pertenecen.
Una experiencia que resulta útil es la incorporación dentro del equipo de trabajo de "coordinadores", seleccionados de entre los mismos miembros del equipo y cuyas funciones incluyen apoyar el proceso del equipo, colaborar con el líder al convocar y conducir las reuniones, monitorear el cumplimiento de acuerdos entre una reunión y la siguiente y funcionar como un canal de comunicación informal entre los miembros del equipo.
Habilidades necesarias en los
líderes de equipo
Adicionalmente, e independientemente de lo capaces o comprometidos que se encuentren los líderes de los equipos, hemos detectado que normalmente requieren formación específica en los siguientes aspectos clave para este trabajo:
Es recomendable que se inicie a realizar juntas o reuniones en las cuales los equipos vayan seleccionando proyectos relevantes en aspectos de solución de problemas, mejoramiento continuo o desarrollo de innovaciones importantes para la empresa, generalmente a partir de lo que constituyen sus indicadores básicos de resultados relacionados con Calidad, Productividad, Rentabilidad, etc.
Esta metodología es el inicio para apoyar a la empresa en el desarrollo de una cultura de equipos de trabajo, facilitando la participación y aprovechando a los equipos naturales para involucrar, informar y formar de acuerdo con los objetivos y estrategias que tenga la organización.
Pasos para implementar el
sistema de equipos
Recomendamos que se siga una secuencia en la planeación para alcanzar la implementación de todos los equipos o unidades de trabajo, esta secuencia abarcará actividades de organización, consenso, entrenamiento y operación de reuniones, descritas en actividades básicas como las siguientes:
LOS 13 PASOS A SEGUIR EN LA IMPLEMENTACIÓN
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Para iniciar esta estrategia, es conveniente analizar las áreas clave de resultado por unidades o departamentos y ubicar la manera más práctica para determinar el número y localización (según la estructura organizacional) de los equipos de trabajo, considerando que entendemos por equipo natural de trabajo al líder formal con su grupo de colaboradores. De esta manera, observamos que en la empresa, un líder puede ser quien encabeza un equipo de trabajo, además de ser un miembro más en el equipo que comprende a su propio jefe y compañeros.
Por cuestiones prácticas de participación y consenso, recomendamos que los equipos naturales no excedan los 8 miembros y si se localiza un equipo con más personal, vale la pena hacer alguna división para asignar proyectos clave en cada equipo.
Al hacer esta división, también es posible ubicar las necesidades de capacitación o de espacio para sesionar. En lo que respecta a las sesiones, se recomienda que los equipos naturales puedan sesionar durante 45 minutos una vez a la semana.
La secuencia que antes presentamos, indica los pasos para consolidar a los equipos y asegurarnos de que dominen las herramientas básicas para conducirse a lo largo de un proyecto de mejoramiento o solución de problemas.
Como se observa, existen momentos de entrenamiento a líderes y coordinadores en las que se celebran talleres de capacitación para dar a los líderes las herramientas fundamentales para conducir exitosamente al equipo en sus sesiones.
Qué resultados podemos esperar
Algunos de los alcances y ventajas que reportan empresarios y líderes al implementar equipos naturales bajo una estrategia organizacional se pueden dividir en 5 grandes grupos:
Nuestros servicios y apoyos
De acuerdo con las fases que antes describimos para guiar la estrategia de equipos, nuestra firma ofrece actividades formativas y de asesoría que permitirán cubrir estas etapas en forma exitosa.
Entrenamientos clave que te
proponemos
Dentro de las habilidades que consideramos básicas para los líderes, destacan una serie de talleres a los que son invitados los líderes formales y los coordinadores de equipo y en los cuales revisamos las diferentes técnicas y métodos que garantizan que en las reuniones, el equipo contará con las habilidades necesarias para realizar análisis completos para, posteriormente, ofrecer alternativas de solución y proyectos viables para la organización.
Este proceso formativo abarca tres campos básicos de habilidades para líderes y coordinadores:
Dentro del campo 1, los líderes dominarán los fundamentos de la participación y la motivación en equipo para garantizar que el personal está realmente involucrado y comprometido con la meta del equipo de trabajo, encontrando a la vez satisfacción y atención a sus necesidades y expectativas personales, dominando puntos como los siguientes:
En el campo 2 son revisadas las principales metodologías y técnicas grupales que permiten que determinado proyecto, indicador, objetivo o plan de trabajo pueda realmente tener fundamento y resultados Sin el manejo de metodología para la gestión de proyectos, es probable que en el equipo solamente se genere frustración ya que los miembros sentirán que su esfuerzo está siendo ignorado o bloqueado, convirtiendo las actitudes de entusiasmo en apatía difícil de subsanar para lo cual, ofrecemos recomendaciones y técnicas en puntos como:
En este campo, nos aseguramos de que la gestión del equipo sea guiada por el líder para recorrer el proceso administrativo en cada proyecto, asegurándose de los resultados y avances efectivos, incluyendo tópicos como:
En lo que se refiere a los apoyos de asesoría que les brindamos a nuestros clientes, estos tienen que ver con el recorrido por el proceso en momentos clave como podrían ser la elección de los coordinadores, el mapeo de los equipos, el análisis de las necesidades de espacio y tiempos y otros recursos.
Recomendamos que para dar inicio a una estrategia de este tipo, se genere una reunión gerencial en la que se puedan fijar las metas, Fortalezas y áreas de oportunidad que la Gerencia y la Dirección observa respecto a un sistema de este tipo en su empresa, para considerar los aspectos básicos a incluir en las acciones de operación y en los tipos de proyectos a manejar.
De igual importancia resulta definir específicamente el tipo y grado de apoyos que se esperan de niveles y posiciones clave como serían la Directiva, Gerencias, Líderes Laborales, Personal Staff, y proveedores para evitar malos entendidos y tener claro en qué y cómo se dará la participación de cada jugador clave.
Otra recomendación que es obligado mencionar es la de vencer el miedo de iniciar pues, aunque no podemos asegurar que todos esté bajo control, si podemos decir que el paso clave para el avance es contar con pasos dados.
Recomendaciones para dar inicio a un proyecto de equipos de trabajo
Diferencia entre querer y saber implementar equipos de trabajo