Capitulo II - Bases Teoricas

BASES TEÓRICAS

          

       Un aspecto de vital importancia dentro del desarrollo de un proyecto es el soporte que dan las bases teóricas, las cuales complementan la indagación del investigador. Dichas referencias permiten adquirir y aclarar conocimientos sobre el tema; además de consolidar las bases para el entendimiento y correcto desarrollo de la herramienta planteada en el proyecto.

            Proyecto según plantea Everett, A. (1991), un proyecto es: “Un conjunto único de actividades, con un inicio y un final bien definido” (pagina 371). Tomando en cuenta este  concepto para el correcto desarrollo.    Las actividades se deben llevar a cabo en un orden especifico para que puedan guardar un control de los procesos y acciones a seguir. El concepto fundamental que diferencia  la planeación de proyectos con otros tipos básicos de planeación y programación, es el hecho que da a cada proyecto una entidad singular, de ocurrencia única.

            Por lo cual cada proyecto debe ser planeado,  debido a que son procesos dinámicos e interactivos que se extiende desde el inicio y se prolonga durante todo el desarrollo hasta su culminación. Según Everett, A. (1991).  La planeación de proyectos  “Comprende todas  las actividades que originan al seguir un determinado curso de acción en un proyecto especifico” (pagina 365). Estas actividades son las que se desarrollan en el transcurrir de ciclo de vida como lo indica   Montilva, J. (1995) considera que la planeación de proyectos es: “Decir con anticipación lo que debe hacerse” (pagina 72). hacer un plan que relacione las actividades a realizar tratando mantener el plan de acción definido.

            Posterior a la planeación se encuentran las fases de la planificación. Donde se definen las fases o procesos por los cuales debe pasar el proyecto para tener una culminación adecuada. El Autor Avila, J. (1994) muestra las fases de la planificación mediante un cuadro donde muestra un ciclo dinámico  e interactivo donde se deben definir los fines, objetivos y metas claras para el proyecto. Esto conlleva a la selección de los medios, políticas y procedimientos que deben ser aplicados para obtener los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto. Tomando decisiones sobre los tipos de  controles que se deberán llevar para el desarrollo, lo que producirá una retroalimentación llevando el proyecto a algo real y tangible que cumplirá con las metas propuestas

 Figura A: Fases de la Planeación

        Fuente: Avila, J. (1994)

           Con estas fases se denota el ciclo y las fases que se deberán cumplir pra la obtención de los máximos resultados y alcances del proyecto planteado. Al tener definidas las fases a seguir durante la evolución y desarrollo del proyecto, se deberá tener una organización global de la estructura del proyecto. Esta tares es bastante compleja ya que depende de varios factores, entre los cuales se destacan: la estructura de la organización, la complejidad del proyecto, el ambiente de desarrollo y el alcance del proyecto.

             Montilva, J. (1995) expresa que: “La organización del personal que participará en el proyecto es una función que debe ejecutar el gerente del proyecto y facilita el establecimiento de funciones, relaciones, autoridad y responsabilidades de cada miembro del equipo” (pagina 90). Por ultimo la buena estructuración y objetivos  que se cumplirán. Se deberá plantear la Administración del Proyecto. Everett, A. (1991), dice: “La mayor parte de los proyectos importantes plantean verdaderos retos en lo referente a su planeación, seguimiento de su avance y control” (pagina 384).   Motivado al reto planteado en la presente investigación, la administración de proyectos se soporta o auxilia de dos metodológicas, las cuales  son: 

·         Estructura de desglose del trabajo

·         Informes sobre avance

Ambos tomados en cuenta para organizar, medir  y valorar resultados. A continuación como funciona cada uno de ellos

Estructura de desglose del  trabajo

  Es una metodología que sirve para convertir un proyecto de gran escala, en proyectos detallados para sus miles de actividades. La estructura de desglose, deriva el proyecto a nivel de módulos. Con el tiempo se identifica el trabajo de cada una de las actividades, descubriéndose puntos comunes entre cada una de ellas, lo cual se puede llevar a la eliminación de la duplicidad de las actividades.

            Informes de Avance

 El informe de avance es el auxiliar de estos esfuerzos de control que muestran variaciones en el costo (el costo real contra el presupuestado) y las variaciones en el tiempo (las reales contra las programadas) durante es desarrollo del proyecto.

            Para tener una visión global del alcance, medio y recursos. La Planeación Estratégica es un punto muy importante en el desarrollo de nuevos proyectos o en casos cambiantes llegando al punto de tener una alta importancia en el éxito o fracaso del mismo. Everett, A. (1991),  plantea  que la planeación estratégica es: “el proceso de reflexión aplicado a la actual misión de la organización y a las actuales condiciones del medio en que esta opera, el cual permite fijar lineamientos de acción que orientan las decisiones y resultados futuros” (pagina 42).

             Para tener un cronograma de actividades se sugiere el  uso de gráficas de Gantt. Donde se describirán todas las actividades del proyecto en forma de una lista vertical, en tanto que los tiempos se señalan en forma horizontal. Estos simplificaran y generaran controles sobre la evolución del proyecto en cada una de las fases.  Según Everett, A. (1991) una gráfica de Gantt es: “Un diagrama de barras que muestra la relación entre actividades en el tiempo” (pagina 373).

             El control es  uno de los elementos mas importantes dentro de la administración.  Conceptualiza la planeación, se detalla la programación, se aplica en el desarrollo de tareas y se modula su ejecución con forme a la dirección.  Avila, J. (1994), lo define como: “comparación, comprobación, critica, examen, intervención, verificación vigilancia” (pagina 11). y   Everett , A. (1995) define el control como: “Proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado”  (pagina 495). Los flujos de información son esenciales para los sistemas específicamente para los de control. Sin este el sistema deja de existir o simplemente deja de ser funcional.  Por lo tanto, una vez que el proceso se inicia, se han establecido los planes e iniciado el desarrollo de las otras fases del proyecto e implica el establecimiento de normas, la medición de la ejecución del proyecto   contra los planes y normas. Contra la corrección de las desviaciones.

             De este modo surgirá una retroalimentación como actividad vital del control. Ello conduce a la nueva planificación o reajuste de los planes. El correcto cumplimiento  de las normas a cabalidad,  garantizaran una optima calidad en el sistema producido. La investigación planteada en gran medida se generar como un sistema de información, por lo que la información y la data generada y procesada reflejaran alertas para los correctivos dentro de C.E.S.A.R.

            Para cumplir con la estructuración se deberá cumplir con el  Ciclo de Desarrollo de los Sistemas, que según Senn, J. (1992), establece que: “El desarrollo de sistemas, es un proceso formado por etapas de análisis y diseño, comienzan cuando la administración o algunos miembros del personal encargado de desarrollar sistemas, detectan un sistema de la empresa que necesita mejoras” (pagina 33). Kendall, K. (1991), considera que: “Los analistas no están de acuerdo respecto al numero exacto de etapas que conforman el ciclo de desarrollo de los sistemas; sin embargo, por lo general se reconoce la importancia  de su enfoque sistemático” (pagina 10). Tomando como referencia estos autores se podrá iniciar sobre bases sólidas que sustentaran el desarrollo del proyecto.

           Por lo anteriormente expuesto, el proyecto será sustentado sobre bases sólidas que garanticen la longevidad del mismo ya que se encuentra inmerso en la tecnología de un mundo globalizado. La consideración de todos los aspectos involucrados, denota su importancia. Los diagnósticos y las viabilidades de diseño deberán cubrir equipos y tecnologías ya adquiridas, que incluiran sus alcances y limitaciones todo para lograr obtener un crecimiento constante de la organización.

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