Al aplicar la Six-Sigma en el análisis de procesos industriales se pueden detectar rápidamente problemas en producción como cuellos de botella, productos defectuosos, pérdidas de tiempo y etapas críticas, es por esto que es de gran importancia esta metodología. A nivel mundial, la mayoría de los países industrializados aplican la metodología Six-Sigma, entre ellos esta México que cuenta con una gran cantidad de empresas extranjeras y nacionales principalmente en la frontera con los Estados Unidos. En el estado de Baja California están instaladas algunas compañías (principalmente de productos electrónicos), que aplican la metodología Six-Sigma y los resultados indican avances en la calidad de los procesos. Las dos ciudades principales del estado son Mexicali y Tijuana, en donde en Mexicali se tienen cerca de 182 indsutrias maquiladoras (AMAQ,1999)4. Las visitas elaboradas a las empresas dan a conocer que la calidad de los productos y servicios después de haber aplicado la metodología, es mucho mejor que antes de aplicarla, es por eso que las empresas que utilizan la Six-Sigma, son parte de las empresas reconocidas por su calidad de productos y servicios y las que no la aplican estan en proceso de utilizarla.

 

METODOLOGIA SIX SIGMA.

. La metodología 6ó se basa en la curva de la distribución normal (para conocer el nivel de variación de cualquier actividad), que consiste en elaborar una serie de pasos para el control de calidad y optimización de procesos industriales. En los procesos industriales se presenta el costo de baja calidad, ocasionado por:

a) Fallas internas, de los productos defectuosos; retrabajo y problemas en el control de materiales.
b) Fallas externas, de productos regresados; garantías y penalizaciones.
c) Evaluaciones del producto, debido a inspección del proceso y producto; utilización, mantenimiento y calibración de equipos de medición de los procesos y productos; auditorias de calidad y soporte de laboratorios.
d) Prevención de fallas, debido al diseño del producto, pruebas de campo, capacitación a trabajadores y mejora de la calidad.

La misión del 6ó es proporcionar la información adecuada para ayudar a la implementación de la maxima calidad del producto o servicio en cualquier actividad, así como crear la confianza y comunicación entre todos los participantes, debido a que la actividad del negocio parte de la información, las ideas y la experiencia, y esto ayuda a elevar la calidad y el manejo administrativo. El Six-Sigma es un programa que se define en dos niveles: operacional y gerencial. En el nivel operacional se utilizan herramientas estadísticas para elaborar la medición de variables de los procesos industriales con el fin de detectar los defectos (el 6ó tiene un rango de 3.4 defectos por cada millón. El nivel gerencial analiza los procesos utilizados por los empleados para aumentar la calidad de los productos, procesos y servicios.

COMPONENTES BÁSICOS PARA EL PROGRAMA DE CALIDAD SIX-SIGMA.

El proceso de la mejora del programa Six sigma, se elabora en base a una serie de pasos que se muestran a continuación:
1. Definir el producto y servicio.
2. Identificar los requisitos de los clientes.
3. Comparar los requisitos con los productos.
4. Describir el proceso.
5. Implementar el proceso.
6. Medir la calidad y producto.

Las medidas de calidad deben contener las siguientes características:
1. Los procesos de producción pueden utilizar el error de tolerancia.
2. Detectar los defectos por unidad (DPU).

ESTRATEGÍA DE MEJORA.

El programa de mejora es una etapa importante en la elaboración de un producto que permite obtener buena calidad. Este proceso se divide en cuatro etapas5:
Etapa1 (Medición). Consiste en seleccionar una o más características del producto: como lo son las variables dependientes que identifican el proceso, tomar las medidas necesarias y registrar los resultados del proceso en las“tarjetas de control”, estimando el corto y largo plazo de la capacidad del proceso en la elaboración del producto.
Etapa 2 (Análisis). Implica la clave de la ejecución de las medidas del producto. Un analisís de intervalo es tomado por lo regular para identificar los factores comunes y exitosos de la ejecución: los cuales explican las mejores formas de aplicación. En algunos casos es necesario rediseñar el producto y/o el proceso, en base a los resultados del análisis.
Etapa 3 (Mejora). Se identifican las características del proceso que se puedan mejorar. Una vez realizado esto, las características son diagnosticadas para conocer si las mejoras en el proceso son relevantes.
Etapa 4 (Control). Nos ayuda a asegurar que las condiciones del nuevo proceso estén documentadas y monitoreadas de manera estadística con los métodos de control del proceso.
En la metodología Six-Sigma se realiza la capacitación del personal con el fin de obtener una buena calidad. El entrenamiento provee a los candidatos con el conocimiento y características para guiar y dirigir la implementación de la metodología Six Sigma en su empresa. Las dos semanas del ciclo de entrenamiento son completados con cinco dias de instrucciones en el salón de clases, seguidos por 30 días de aplicación en el trabajo6. Las personas encargadas de poner en practica el Six Sigma son clasificadas por su capacidad de analizar los procesos y se muestran a continuación:
Lider (Champion): Son lideres de la alta gerencia quienes sugieren y apoyan proyectos , ayudan a obtener recursos necesarios y eliminan los obstáculos que impiden el exito del proyecto. Incluye participación en revisión y aseguran que se desarrolle la metodologia Six Sigma.
Maestro de Cinta Negra (Master Black Belt) : Son expertos de tiempo completo, capacitados en las herramientas y tácticas de Six Sigma, son responsables del desarrollo e implantación de la estrategia de Six Sigma para el negocio.
Cinta Negra (Black Belt): Son lideres de equipos responsables de medir, analizar, mejorar y controlar procesos que afectan la satisfacción del cliente, la productividad y calidad, la duración de capacitación es aproximadamente seis semanas.
Cinta Verde (Green Belt): Son ayudantes de un cinta negra, su capacitación es de tres a cuatro semanas.
Son expertos de tiempo completo, capacitados en las herramientas y tácticas de Six Sigma, son responsables del desarrollo e implantación de la estrategia de Six Sigma para el negocio.

COMPARACION DEL CICLO PDCA VS. REINGENIERIA

EL CICLO PDCA

El Ciclo PDCA es un concepto ideado originalmente por Shewhart, pero adaptado a lo largo del tiempo por algunos de los más importantes personajes del mundo de la calidad.

EL CIRCULO DEMING

El Ciclo PDCA básico se conoce comúnmente como el Círculo Deming. Consiste en una serie de cuatro elementos que se llevan a cabo consecutivamente:

 

 

P : PLAN (PLANEAR): establecer los planes.

D: DO (HACER): llevar a cabo los planes.

C:CHECK (VERIFICAR): verificar si los resultados concuerdan con lo planeado.

A: ACT (ACTUAR): actuar para corregir los problemas encontrados, preveer posibles problemas, mantener y mejorar.

ESQUEMA DEL DR. MIYAUCHI

El Dr.Miyauchi propone un gráfico explicativo y algo ampliado para el Ciclo PDCA:

 

 

 

 

 

 

 

 

EL APORTE DE ISHIKAWA

Ishikawa también aportó en este campo, dividiendo los dos primeros pasos del Ciclo PDCA en dos etapas cada uno, resultando en un proceso de seis pasos:

P: 1) Determinar Metas y Objetivos y 2) Determinar Métodos para alcanzar las metas

D: 3) Dar Educación y Capacitación y 4) Realizar el Trabajo

C: 5) Verificar los efectos de la Realización

A: 6) Emprender la Acción Tomada

Los fundamentos específicos del Ciclo DPCA incluyen los siguientes:

- Los objetivos para alcanzar una meta clara son necesarios antes de la puesta en marcha de las actividades de mejora.

- Un esfuerzo de diseño resulta en una función o proceso, es decir, en series de actividades dirigidas a alcanzar una meta específica.

- La medida de la actuación de una función o proceso resulta en una base de datos interna, la cual es utilizada para establecer una línea base con datos para evaluar la actuación a lo largo del tiempo.

- Uno de los instrumentos utilizados para evaluar la actuación es la información comparativa (procedente de otras fuentes), como bases de referencia, guías prácticas, y mejores prácticas.

- La evaluación de un proceso debería resultar en la identificación de oportunidades de mejora y en el establecimiento de prioridades.

Basado en estos principios o fundamentos, la organización crea, prueba, e implementa mejoras e innovaciones específicas, las cuales implican el re-diseño de los procesos o un nuevo diseño, respectivamente, de un proceso o función.

El Ciclo continúa una vez que ha sido completado para una función p proceso por vez primera. Los objetivos son vistos de nuevo, revisados y quizás de nuevo cambiados; se obtiene nueva información de una unidad similar que utiliza un proceso similar. Al mismo tiempo, la medida continúa desarrollándose con el fin de determinar si se ha alcanzado la mejora deseada y si esta puede ser mantenida, lo que facilita que la base de datos interna continúe aumentando. La evaluación y valoración del proceso utilizando información acumulativa puede identificar nueva posibilidades de mejora.

REINGENIERIA

Reingeniería significa volver a empezar arrancando de nuevo; reingeniería no es hacer más con menos, es con menos dar más al cliente. El objetivo es hacer lo que ya estamos haciendo, pero hacerlo mejor, trabajar más inteligentemente.

Es rediseñar los procesos de manera que estos no estén fragmentados. Entonces la compañía se las podrá arreglar sin burocracias e ineficiencias.

Propiamente hablando: "reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y actuales de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez".

¿QUE SE VA A REDISEÑAR?

Recordemos que son los procesos y no las organizaciones los sujetos a reingeniería.

Es una parte difícil dado que normalmente podemos identificar todos los elementos dentro de una organización pero no así los procesos, podemos hablar del departamento de compras y sus procedimientos, pero pocas veces hablamos de un proceso de compras que involucra a varios departamentos y que por definición debería tener un solo encargado.

Para identificar y entender mejor los procesos, se les pueden poner nombres que indiquen su estado inicial y final:

Manufactura: proceso de aprovisionamiento a despacho.

Desarrollo de producto: de concepto a prototipo.

Ventas: de comprador potencial a pedido.

Despacho de pedidos: de pedido a pago.

Servicio: de indagación a resolución.

-¿A qué área de la empresa se ataca primero cuando se emprende la reingeniería?

Hay dos áreas importantes: una es la relacionada con los clientes, sobre todo en la forma de llenar los pedidos en el sector de servicio al cliente, y la otra es atacar el área que está funcionando peor, que a veces es la financiera y a veces es la manufactura. De todas formas, más de la mitad de las organizaciones empieza por la atención al cliente.

¿Se puede aplicar la reingeniería más de una vez?

Por supuesto. Hay toda una nueva generación de reingeniería que está comenzando ahora. Incluso las compañías que cumplieron el proceso en los últimos cinco o diez años están comenzando otra vez. Y la fuerza detrás de esta generación es Internet. Porque aunque trabajen muy bien, las empresas no están listas para que los clientes accedan a ellas por la Red. Las compañías todavía no están en condiciones de proveer precios, disponibilidad y posibilidad de ordenar por Internet. Todo lo que se hizo hasta ahora no es suficiente y hay que empezar de nuevo.

¿ Cómo se traduce la tecnología a la reingeniería?

Una compañía que no pueda cambiar su modelo de pensar acerca de la informática y otras tecnologías no se puede rediseñar. El error fundamental que muchas compañías cometen al pensar en tecnología es verla a través del lente de sus procesos existentes. Se preguntan: ¿Cómo podemos usar estas nuevas capacidades tecnológicas para realzar o dinamizar o mejorar lo que ya estamos haciendo? Por el contrario, debieran preguntarse: ¿Cómo podemos aprovechar la tecnología para hacer cosas que no estamos haciendo? La reingeniería, a diferencia de la automatización, es innovación. Es explorar las más nuevas capacidades de la tecnología para alcanzar metas enteramente nuevas. Uno de los aspectos más difíciles de la reingeniería es reconocer las nuevas capacidades no familiares de la tecnología en lugar de las familiares.

¿La reingeniería tiene que ver con la reducción de personal?

La gente confunde estas dos cosas, sobre todo porque la mayoría de las reducciones no funciona, deja ir a la gente y luego toma más.

La reingeniería no implica, ni prevee reducción de personal, no fue enunciada con ese objetivo, lamentablemente los recursos humanos son la variable más fácil de reducir y la más notoria al reconstruir y rediseñar los procesos.

LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA

La Organización como un Sistema Abierto

El sistema está en constante interacción con su medio ambiente y logra un estado estable. La supervivencia del sistema no sería posible sin un proceso continuo de flujo de entrada, transformación y flujo de salida.

El sistema debe recibir una entrada suficiente de recursos para mantener sus operaciones y también para exportar al medio ambiente los recursos transformados en cantidades suficientes para continuar el ciclo.

La Organización como un Sistema Complejo

Un buen número de autores e investigadores han observado que ver una organización como organismo de toma de decisiones, compuesto de jerarquías y relaciones como los que se ilustran en un organigrama, no corresponde a la forma como la organización en realidad funciona. En otras palabras, el organigrama representa solo uno de los muchos canales de comunicación entre la gente de una organización. Si queremos ver a la organización como un sistema complejo debemos ver elementos más reales.

Modelos de Grupos Superpuestos

Las organizaciones se pueden concebir como sistemas en donde los grupos encajan perfectamente unos con otros y estos grupos están conectados a través de personas que sirven de "enlace" entre los grupos.

Teoría de la Firma

En estudios realizados para determinar como hacer la organización para fijar metas y tomar decisiones, llegaron a la conclusión de que una organización es en realidad una coalición compleja de individuos y grupos. Los miembros de una coalición utilizan diversas formas de "bonificar" a otras personas para que se unan con ellos en la tarea de alcanzar determinadas metas.

La organización como un sistema dinámico y en desarrollo.

Modelos dinámicos de las organizaciones

Efectos de la diferenciación e integración: Lawrence y Lorsch.

Lawrence y Lorsch desarrollaron en 1967 una forma de ver la organización que hizo posible explicar el por qué diferentes tipos de organización son más o menos efectivos en diferentes tipos de medio y con diferentes tecnologías. La premisa fundamental es que cada parte funcional de una organización, sea ésta producción, investigación o ventas, se tiene que entender con una determinada parte del medio y que la gente que trabaja en esa área desarrolla un punto de vista cognoscitivo que refleja su adaptación particular a esa parte específica del medio. Este proceso se conoce con el nombre de diferenciación.

El otro proceso clave con que toda organización se tiene que entender es el de integración, que consiste en reunir diversos estilos cognoscitivos y estrategias de resolución de problemas en un conjunto coherente de actividades orientadas hacia el logro de metas

La teoría de diseño de Galbraith.

El modelo de Galbraith (1973, 1977) empieza bajo el supuesto de que la organización es un sistema complejo cuyo principal problema, en su relación con el medio, es la obtención y utilización de información.

El diseño de la estructura de la organización es un proceso que se da con el tiempo. Es el que decide cómo mantener la coherencia entre estrategias, posibilidades de división del trabajo (diferenciación), procesos de coordinación de las diversas unidades (integración), formas de integrar al personal de la organización, y finalmente, la forma de cambiar de los elementos anteriores con el fin de facilitar la adaptación de la organización a los cambios del medio.

MAPA DE PROCESO

Los objetivos generales que persigue una reingeniería y gestión de procesos son:

1. Mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos.

2. Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de servicio y mejora de la calidad del producto/servicio.

3. Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas

4. Mayor conocimiento y control de los procesos

5. Conseguir un mejor flujo de información y materiales

6. Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.

7. Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes

Así, la situación ideal es afrontar una reingeniería inicial de procesos para a partir de ahí, trabajar con los conceptos de mejora continua. Para ello proponemos la siguiente metodología:

 

 

 

 

 

 

CONCLUSIONES

La reingeniería es la herramienta fundamental y la última del cambio. Ella dirige el proceso de negocios de una organización. En su estado actual, ayuda a ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de servicio e información. En el futuro continuará moviendo el negocio.

La reingeniería utiliza el cambio continuo para alcanzar la ventaja competitiva. Las oportunidades de las organizaciones continuaran creciendo si se tiene en cuenta que de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de estas organizaciones llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar la tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así se preparen a sí mismos para cambiar.

 

INFOGRAFIA

1. El siguiente es parte del texto del estudio sobre la Metodología Six-Sigma desarrollado por el Ing. López, sobre esta teoría relacionada con los procesos industriales y los productos, que son el resultado final de ellos

http://www.mercadeo.com/33_six-sigma.htm

2. Esta página contiene una información completa del Six Sigma, explica cómo funciona, qué herramientas se necesita y cómo se puede controlar, también incluye algunos diágramas que ayudan a desarrollar éste método.

http://www.liderazgoymercadeo.com/sixsigma.asphttp://www.liderazgoymercadeo.com/sixsigma.asp

3. El siguiente link explica de forma breve el ciclo PDCA y comenta los aportes de algunos autores

http://www.oocities.org/WallStreet/Exchange/9158/pdca.htm

Esta página contiene información mas completa y detallada del ciclo DPCA, está enfocado hacia el mejoramiento continuo de la calida.

http://www.erit.org/works/quality/contmanual_esp.htm

4. La organización como sistema es un tema un tanto complejo, la página que mas adelante se indica abarca algunas teorías, el impacto de la tecnología y cómo la estructura afecta a la tecnología. Es una página completa para desarrollar este tema.

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/imptec.htm

5. La siguiente página explica de forma general el proceso de reingeniería, la diferencia entre la reingeniería de procesos y la reingeniería de negocios así como su orígen.

http://www.sht.com.ar/archivo/Management/reingenieria.htm

6. La siguiente página analiza la reingeniería de procesos y explica los pasos que deben aplicarse para que esta sea continua

http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/56/gyrip.htm

7.La mayoría de las organizaciones tienen una estructura, una serie e componentes que la hace única. Esos componentes definen las tareas. Ej. : estructura piramidal. la siguiente página detalla cómo se lleva a cabo la reingeniería aplicada.

http://gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/reiaplicuch.htm

8. los controles posteriores al proceso de reingeniería son fundamentales para garantiza el éxito para la cual fué aplida, la siguiente página nos muestra los objetivos de estos procesos.

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/controlreingenieria.htm

9. La página que se especifica a continuación analiza la reingeniería de las instituciones de seguridad social

http://www.issa.int/span/domact/om/reengin.htm

10.Esta página explica la reingeniería de procesos, y por qué es necesaria la reingeniería de negocios

http://nutabe.udea.edu.co/~reing/reinge.htm

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