Instituto Universitario de Tecnología
“ANTONIO JOSE DE SUCRE”
Escuela de Relaciones Industriales 3er.sem.
Cátedra: Computación I.
Caracas,27/05/2002.
INTRODUCCIÓN.
El objetivo fundamental de nuestra investigación es el
conocimiento para futuras generaciones de lo que es una Intranet y
Extranet, que no es mas que un sistema de pequeñas redes que sirven
para intercambiar información entre organizaciones y usuarios a
travez del internet que puede definirse como una red mundial de
computadoras, en la cual prestan distintos servicios como (correos
electrónicos, archivos, paginas informativas etc.)
A continuación presentaremos una serie de información contenida
acerca de este tema tan importante hoy en día para los usuarios que
lo utilizan, detallaremos un poco acerca de sus ventajas y
desventajas, características y aplicaciones importantes sobre
intranet y extranet.
INTRANET
Es la implantación o integración en una red local o corporativa
de tecnologías avanzadas de publicación electrónica basadas en WEB
en combinación con servicios de mensajería, con partición de
recursos, acceso remoto y toda una serie de facilidades cliente /
servidor proporcionadas por la pila de protocolos TCP/IP, diseñado
inicialmente para la red global internet. Su propósito fundamental
es optimizar el flujo de información con el objeto de lograr una
importante reducción de costes en el manejo de documentos y
comunicación interna.
Es una herramienta de gestión que permite una potente difusión de
información y mecanismos de colaboración entre el personal.
Al igual que en internet la pieza clave de la Intranet es el Wold
Wide Web, pero de forma que la información de la empresa este
accesible solo a los miembros de la organización, quienes, en
consecuencia disponen de navegadores WWW para acceder a los datos
internos de la empresa.
CARACTERÍSTICAS
Uno de los aspectos mas importantes entre sus características a
la hora de establecer una Intranet es el de la seguridad. Para que
los miembros de una organización, y solo ellos, puedan acceder a la
información, cualquier conexión que no tenga una autorización
debe ser automáticamente bloqueada, para evitar accesos indeseados e
incluso fuga de información importante.
-
Confidencialidad: Garantizar que los datos no sean comunicados
incorrectamente.
-
Integridad: proteger los datos para evitar cambios no
autorizados.
-
Autentificación: Tener confianza en la identidad de
usuarios.
-
Verificación: Comprobar que los mecanismos de seguridad están
correctamente implementados.
-
Disponibilidad: Garantizar que los recursos estén disponibles
cuando se necesiten.
Proporciona una plataforma excelente para poner en manos de la
dirección toda la información relevante de la empresa. Se trata de
realizar un cuadro de mando hipermedia, desde el que los usuarios
actualizados pueden acceder a los indicadores clave de la compañía
simplemente navegando a través de la pagina Web.
Características de una Intranet:
APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO
En la Intranet se utiliza correo electrónico aunque esta es
interno, es decir, sin necesidad de tener acceso a internet.
Se utilizan todas la demás herramientas de internet: listas de
distribución, boletines de noticias, transferencia de ficheros,
acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencias, etc.
La información puede hacerse llegar al usuario de diferentes
formas. Se habla de tecnologías Push y Pull. Con el correo
electrónico, la información se “empuja” (Push) al destinatario que
es pasivo. En el navegador o en los boletines de anuncios, los
interesados succionan (Pull) la información del sistema, el usuario
es activo.
El cortafuegos o firewall, es una herramienta que permite
controlar el acceso de usuarios a ciertas zonas de una red.
Generalmente los cortafuegos se interponen entre el servidor de WWW
(que es público y, por tanto, no esta protegido) y la red interna,
que debe ser confidencial. Estos cortafuegos actúan como una pared
de seguridad de la Intranet y puede hacerse de diversa maneras.
OTRAS FUNCIONES APLICADAS A LA EMPRESA:
A continuación exponemos algunas de las aplicaciones de la
Intranet en diversos departamentos de la empresa:
Contabilidad.
Mediante una Intranet se pueden integrar las funciones contables
y financieras del día a día.
-
Capturar datos contables. Determinados programas de
contabilidad utilizan el navegador para esta función.
-
Medio para que la información contable este disponible para los
usuarios internos, satisfaciendo el requisito de oportunidad.
-
Dar a conocer las políticas contables de la empresa.
-
Tramitar cuentas de gastos.
-
Informar sobre clientes que presentan problemas y estado de
pagos.
Marketing.
Mediante una Intranet se puede informar al personal de ventas e
incluso puede ser una forma de interactuar.
-
Información sobre productos, precios, promociones, etc.
-
Información de disponibilidad de producto y plazos de
entrega.
-
Servicios postventa para los clientes. En este caso vía
extranet.
Recursos Humanos.
Es una tecnología muy interesante para el departamento de RRHH
como forma de intercambiar información con los empleados.
-
Publicación de boletines, foros, eventos, etc.
-
Tramitación de documentos como currículo, hoja de servicios,
etc.
-
Canalizar información confidencial.
-
Formación en la empresa vía Intranet.
Producción.
Debemos recordar que la intranet WWW nació para dar respuesta a
necesidades de trabajo en grupo.
-
Compartir archivos, planos, documentos.
-
Documentación y control de los procesos de trabajo.
-
Posibilidad de integrar herramientas de trabajo en
grupo.
Las experiencias de Intranet realizadas entre las diferentes
organizaciones revelan que los contenidos informativos accesibles a
través de los mismos responden, en general, a los siguientes
bloques:
Acceso a directorios internos: búsqueda de teléfonos,
direcciones, agendas, programaciones, etc.
Acceso a las bases de datos de la empresa.
Publicación de documentos internos: informes económicos, listas
de precios, publicaciones y manuales de productos, etc. Distribución
de aplicaciones.
Creación de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo.
VENTAJAS DE LA INTRANET
Los factores que influyen poderosamente en el establecimiento de
una Intranet pueden resumirse como sigue:
-
Costes asequible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es
una forma muy eficiente y económica de distribuir la información
interna, sustituyendo los medios clásicos.
-
Fácil adaptación y configuración a la infraestructura
tecnológica de la organización, así como gestión y manipulación.
Disponible en todas las plataformas informáticas.
-
Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa,
departamento, área de negocio, etc. Centraliza el acceso a la
información actualizada de la organización, al mismo tiempo que
puede servir para organizar y acceder a la información de la
competencia dispuesta en internet.
-
Sencilla integración de multimedia.
-
Posibilidad de integración con las bases de datos internas de
la organización.
-
Rápida formación del personal.
-
Acceso a la internet, tanto al exterior, como al interior, por
parte de usuarios registrados con control de acceso.
-
Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes
de empresas externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.
DESVENTAJAS DE LA INTRANET.
No se puede decir: “vamos a ponerla en marcha, ya se le sacará
partido”. Muchas Intranet bien construidas tecnológicamente resultan
un fracaso. Con frecuencia vemos información desactualizada, mal
gestionada por que no se ha elegido el vehículo apropiado o porque
los boletines están inactivos.
Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son
redes expuestas a notables riesgos de seguridad.
USUARIOS Y FORMACIÓN.
Hay que tener en cuenta que existen varios niveles dentro de una
Intranet, los cuales corresponden al perfil de usuario:
-
Gestor de sistemas informativos. Se encargaría de
diseñar la estructura informática de la organización, planificar y
realizar instalaciones de sistemas operativos y aplicaciones muy
específicas, programar aplicaciones, etc.
-
Gestor de información. Sus funciones serían la de
crear el sistema de información, diseñar y mantener estructuras de
bases de datos y servidores de información, diseñar aplicaciones
para la gestión de información, etc.
-
Usuarios Final. Utiliza los recursos informáticos e
informativos para el desarrollo de su trabajo, en conjunto con el
resto de los miembros de la organización. Para el proyecto de la
biblioteca 2000, existen (a grandes rasgos) dos tipos de usuarios
finales.
EXTRANET
Es una red de ordenadores interconectada que utiliza los
estándares de internet. El acceso a esa red está restringido a un
determinado grupo de empresas y organizaciones independientes que
necesitan trabajar de manera coordinada para ahorrar tiempo y dinero
en sus relaciones de negocio.
Una extranet es adecuada para aquellas empresas cuyas cadenas de
valor son interdependientes, tienen necesidad de comunicarse datos
confidenciales entre ellas y el utilizar la tecnología de internet
supone un importante ahorro de tiempo y dinero.
Una extranet funciona como internet, es decir, ambas utilizan los
mismos estándares tecnológicos. La seguridad en el diseño de la
extranet es fundamental para asegurar:
-
Que los datos confidenciales sigan siendo confidenciales pese a
viajar por la red.
-
Que sólo las personas autorizadas tengan acceso a la
información que se comunican las distintas empresas participantes
en la extranet.
VENTAJAS Y BENEFICIOS DEL USO DE EXTRANET
Una empresa podrá ir abriendo sus archivos de información a sus
proveedores y clientes, con el ahorro que esto supone: Consultas
on-line de pedidos, de niveles de stock, de productos, de
condiciones de compra/venta, introducción de incidencias,
comunicaciones, formación on-line, etc. Es fundamental señalar que
una extranet al igual que el resto de las aplicaciones relacionadas
con internet se puede implantar de manera modular; se puede y debe
organizar información en módulos e ir colocando esos módulos en la
extranet en función de los intereses de la empresa.
APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO
La extranet permite que personas ajenas a la empresa, como
clientes o proveedores puedan acceder a parte de la Intranet de la
organización. Es decir, técnicamente se trata de que el cortafuegos
permita también el acceso a usuarios externos, lo que complica los
aspectos relativos a la seguridad. Naturalmente, no tienen acceso a
todos los directorios sino sólo a partes concretas, por ejemplo, se
les puede permitir acceso a información sobre los productos y
precios. Pensemos que no siempre interesa que todo el mundo disponga
de los precios de los productos.
Desde el punto de vista de clientes y proveedores una extranet
puede permitir a un proveedor consultar las existencias en stock de
su producto accediendo al sistema de información. Como ejemplo que
apunte más directamente al sistema de información contable existe la
posibilidad de que un cliente consulte a través de una extranet la
situación de un pedido o un proveedor la situación de una factura o
estado de cuenta. Ello puede lograr una reposición más rápida y
mejorar los días de facturación.
Desde el punto de vista de la gestión empresarial se puede en
marcar las extranet en el nuevo contexto en el que se contemplan las
transacciones en las empresas, que implica integrar a los clientes y
proveedores en la cadena de producción estableciendo más
asociaciones con ellos, y que implica un mayor intercambio de
información. Además demandan información oportuna en tiempo real, a
ser posible y fiable tomada de la fuente de donde surge.
Esquema de las Características de una Intranet y Extranet.
Aplicaciones de las Extranets.
Las compañías utilizan Extranets para:
-
Intercambiar grandes volúmenes de datos, utilizados.
-
Compartir catálogos de productos con mayoristas,
distribuidores, o empresas miembros de sus canales de
comercialización.
-
Colaborar con otras compañías en esfuerzos conjuntos.
-
Desarrollar y utilizar junto con otras compañías programas de
capacitación.
-
Proveer y acceder a servicios provistos por una compañía o a un
grupo de compañías - clientes.
-
Compartir noticias y novedades con compañías
asociadas.
Esquema de Aplicaciones de Intranet y Extranet.
|
|
Internet |
Intranet |
Extranet |
|
Acceso |
Público |
Privado |
Semi-público |
|
Usuarios |
Cualquiera |
Miembros de una compañía |
Grupo de empresas estrechamente relacionadas |
|
Información |
Fragmentada |
Propietaria |
Compartida dentro de un círculo de
empresas |
CONCLUSIONES.
Uno de los mayores problemas de la información interna de las
empresas es la variedad de plataformas y sistemas informáticos
existentes en cualquier organización, y los problemas para compartir
información entre ellos. Una de las grandes ventajas del internet,
que explica sus éxito internacional es que da cabida a todo tipo de
equipos, (mac, pc, unís,vax, etc...) fabricantes, redes, tecnología
y medio físico de transmisión. Con esta premisa, una idea muy
interesante es utilizar las tecnologías de internet dentro de una
organización. En ello se basan las llamadas Intranet, es decir, se
aprovechan de las herramientas de internet pera su utilización
interna dentro de las redes corporativas de una empresa.
BIBLIOGRAFÍA.
Paginas web utilizadas:
www.google.com
www.informatica.com
Intranet y
Extranet
Intranet y
Extranet
Intranet y
Extranet
