|
PUBLICIDAD |
 |
|
PUBLICIDAD |
 |
|
PUBLICIDAD |
 |
|
|
|
|
|
¿Qué ventajas reporta una
intranet?
Carlos
Climente (más
info) (15/07/2001)
|
|
|
|
|
|
|
Puede
darse la circunstancia de que sepamos qué es una Intranet, que
conozcamos organizaciones que la han implementado, pero que
todavía no sepamos cuáles son las ventajas que, en esencia,
reporta a la empresa. Es más, puede ser que nos hayan hablado
del fracaso de la Intranet en determinada entidad, y eso nos
haga dudar de la viabilidad de desarrollar una para nuestra
empresa. Sin embargo, sobre el papel, una red local ofrece una
cantidad considerable de beneficios. Veamos las 15 más
importantes.
1. Optimiza la información unificándola y
facilitando su tratamiento. Una Intranet bien desarrollada,
otorga permisos diferentes a cada empleado. Por eso, cuando un
trabajador introduce información en la base de datos del
servidor, éste ya sabe dónde y cómo debe publicar dicha
información. Así pues, la información proveniente de un
departamento se ubicará homogénea y ordenadamente en el
espacio que le corresponda y quedará accesible para el resto
de empleados con acceso a esa área.
2. Acelera el paso
de la gestión de la información a la gestión del conocimiento.
Un factor clave para convertir los inputs en conocimiento es
la atención. Muchos alumnos asisten a las clases pero se pasan
el rato atendiendo a lo que ocurre más allá de la ventana y no
al profesor. Sin embargo, cuando deben documentarse por sí
mismos de cara al examen deben leer y centrarse en aquello que
están leyendo si quieren aprender. Lo mismo ocurre con los
empleados y la Intranet. Seguramente, para que un empleado
aprenda, por ejemplo, el nuevo proceso de embalaje de una
empresa se necesitará muchas intervenciones del encargado del
área. No bastará una sola explicación general, sino que
posteriormente habrá que ir uno a uno corrigiendo los posibles
fallos en la labor. Cuando se posee una Intranet, es el
trabajador el que se informa por voluntad propia para llevar a
cabo correctamente la tarea que se le encomienda.
3.
Está activa las 24 horas del día, siete días a la semana. Esa
es una baza que facilita el teletrabajo, bien entendido como
trabajar desde fuera de los locales de la empresa, bien
entendido como trabajar fuera de los horarios habituales de la
empresa. Así pues, un comercial que esté visitando una feria
en otro país puede informar ipso facto de las novedades que
allí descubra, incluso aportar muestras digitalizadas de la
misma. Del mismo modo, para que un alumno formule una duda a
un profesor fuera de los horarios lectivos, no hace falta que
acuda a su despacho en horas de consulta. Basta con utilizar
una tutoría virtual: mandar un e-mail que será contestada por
el profesor cuando disponga de tiempo para ello.
4. Es
una herramienta de grupo. Conectando con la idea anterior, la
Intranet permite que se erradiquen las típicas reuniones
informativas que suponen un gasto de tiempo enorme para la
empresa. Hemos puesto el ejemplo del alumno que quiere
formular una pregunta. En ese caso sólo deben coincidir dos
personas en el espacio y en el tiempo, pero ¿qué pasa cuando
deben coincidir cinco personas? Es una situación prácticamente
imposible, sobre todo en empresas de consultoría o
comerciales. Los foros, los tablones de anuncios
estratégicamente colocados en la Intranet son realmente útiles
para llevar a cabo la tarea.
5. Ahorro económico. Con
una Intranet se divide drásticamente el uso de papel en la
empresa. Los informes, los contactos, las notas... se leen en
la pantalla del ordenador. Del mismo modo, se ahorra en
teléfono. Dado que la mayor parte de las empresas operan con
una tarifa plana profesional, los costes en llamadas de
teléfono (que ahora van a ser suplantadas por el e-mail, mucho
más consistente que el mensaje oral).
6. Cohesión de
los grupos. Una Intranet bien diseñada da pie a los empleados
(sirviéndose de los más activistas) para participar en la
construcción de la red interna. Dado que a todos nos gusta que
alguien lea lo que nosotros hemos escrito, quien participa en
la Intranet instará al resto a leer su colaboración,
fomentando el uso de la interfaz de la empresa. El último
estudio Inforpress sobre la Comunicación Interna en las
empresas españolas revela que sólo un 6% de los sindicatos
pueden expresarse en la Red de la compañía, lo que supone un
gravísimo error. Invitar a los trabajadores a que participen
en la Intranet es un buen ejemplo de "marketing viral" que hay
que aprovechar.
7. Información actualizada, reciente.
Las mujeres suelen detenerse a mirar los escaparates de las
tiendas de ropa; los hombres, por el contrario, suelen pararse
en los de los concesionarios de coches. Sin embargo ambos,
hombres y mujeres, se detienen al pasar por delante de un
kiosco para leer los titulares de las últimas revistas y
periódicos. La información actualizada resulta sumamente
atrayente y culturalmente se entiende como signo de eficacia:
constantemente, los directivos repiten en la prensa que, cada
día, dedican un tiempo a la lectura de noticias porque les
ayuda a mejorar en su trabajo. Así pues, todos nos esforzamos
en estar al corriente de las últimas novedades. Y de eso se
debe aprovechar la organización: si consigue que los
trabajadores vean en la Intranet una fuente fiable y
actualizada de información, disminuirán en buena medida los
rumores. Cuando le comuniquen al trabajador un rumor dirá:
"¿Seguro? Pues en la Intranet no viene nada".
8. No se
entorpece la labor de otros compañeros. Cuando, por algún
motivo, se nos encomienda un trabajo que excede nuestros
conocimientos, solemos acudir a aquel compañero que sí domina
esa materia para que nos ilustre. El problema radica en que,
de esta manera, somos nosotros los que entorpecemos su labor.
La Intranet puede ser una solución a ese freno: los tutoriales
son un buen medio para adquirir conocimientos rápidamente; por
otra parte, el e-mail constituye una herramienta ideal: todo
empleado consulta rutinariamente su e-mail cada día; si uno se
ha puesto en contacto con otro para pedirle ayuda, éste
contestará cuando esté en disposición de hacerlo, con lo que
la productividad de los dos aumentará. En cualquier caso, si
el primero necesitara la información urgentemente, siempre
podría acudir a programas de mensajería rápida ubicados
asimismo en la Intranet.
9. Información por escrito
(almacenable y consultable). Volvamos al ejemplo del comercial
que informaba de las novedades presentadas en una feria.
Seguramente, si dicha información la facilitase vía teléfono
al jefe de una sección, cuando éste le transmitiera esa
llamada a un colega se perdería mucha información. Y más
información se perdería cuando éste lo transmitiera a sus
subordinados. Si la información queda registrada de forma
escrita e invariable, es mucho más fidedigna para ser
consultada.
10. Más información dado que es más fácil
enviarla. Una vez que se crea el hábito de emplear la
Intranet, la información generada en la empresa aumenta
considerablemente. Comunicarse a través de los medios
electrónicos resulta sencillo: la consultora IDC publicaba el
pasado mes de mayo un dato importantísimo: 10.000 millones de
correos electrónicos se envían diariamente, cantidad que
triplica al correo convencional. Evidentemente, esta facilidad
en los envíos comporta que estos adquieran un carácter más
informal, es decir, que sus contenidos sean menos relevantes o
de peor calidad. Las empresas deberían ser conscientes de ello
y no juzgar el uso del correo-e sólo en términos de
productividad. De hecho, es de esas comunicaciones, de las más
informales, de las que el departamento de Recursos Humanos
puede sacar más partido para calibrar las necesidades,
inquietudes y rumores que se mueven entre el personal de la
empresa.
11. Facilita el buzz management (la gestión
del rumor). Atendiendo a lo que decíamos en el párrafo
anterior, y a lo que ya dijimos al hablar de la actualización
de la Intranet, ésta es perfecta para solventar los rumores en
la empresa. Evidentemente, no es capaz de erradicarlos por
completo (nunca se puede erradicar el rumor cuando hay dos
intereses enfrentados, ¿o no hay suspicacias en los
matrimonios?). Si la Intranet se convierte en un referente
para los trabajadores, si ven en ella el instrumento por el
cual se comunican personalmente con los mandos, será también
la mesa sobre la cual exponer las dudas y rumores que se
comentan en los pasillos.
12. Consigue que el empleado
suba a la dirección y no que la dirección baje. Sumando la
facilidad con la que se puede llevar a cabo una comunicación
electrónica a esa imagen que acabamos de comentar, de la red
Interna como vehículo de comunicación con los mandos, se
obtiene un índice de facilidad de comunicación con las altas
jerarquías de la organización sin precedentes. El trabajador
se puede dirigir a los "jefes" sin tapujos, sabiendo que más
pronto o más tarde van a leer su comunicado. No obstante, y
dado que a él le resulta sencillo comunicarse con sus
superiores, exige obtener el mismo trato de estos. Esto es,
exige que se le responda siempre.
13. La Intranet es
escalable. Una Intranet no es un sistema inamovible. La red
interna ya no es una maraña de hubs e hilos conductores en un
local, sino una Red basada en el protocolo TCP/IP y que goza
de las mismas ventaja: conectividad, apertura del sistema...y
escalabilidad. Por eso la Intranet que crece más allá de la
propia empresa se puede convertir en Extranet, por eso las
nuevas redes internas no tienen fronteras, por eso son
enteramente modificables, rápidas y ajustables a las
necesidades puntuales de la organización.
14. Otorga
información a unos y priva a otros de la misma información.
Los archivos de los grandes hospitales cuentan con la figura
del bedel: un vigilante que acompaña a cada uno de los médicos
que quiere consultar el expediente de un paciente. ¿Su
función? Impedir que una vez dentro del archivo del hospital,
el doctor quiera informarse de cuál es la nómina de su
compañero, por ejemplo. La figura del bedel desaparece en la
Intranet. Gracias a los permisos otorgados por el webmaster,
no todos pueden acceder a toda la documentación de la
Intranet. Así pues, un mismo servidor vale para todos, puesto
que no todos podrán acceder a la base de datos, incluso no
podrán acceder a distintas zonas de la misma base de datos.
Como decíamos en el primer punto, cuando el usuario introduce
su contraseña, el servidor ya sabe a qué lugares puede llegar
y a cuáles no.
15. Fácil uso para los empleados que
estén familiarizados con el entorno Windows. Generalmente, los
programas de GC que están instaurándose ahora en el mercado
(sobre todo en EEUU, Alemania y los países nórdicos) entrañan
gran dificultad de uso y exigen formar a los trabajadores en
su uso. Sin embargo, la Intranet es una interfaz gráfica como
cualquiera a la que se acceda desde el navegador del
ordenador. Si un trabajador sabe manejar esa herramienta, sólo
necesitará practicar para dominar los entresijos de la red
interna.
|
|
|
|
|
|
|
|
| Comentarios |
|
|
Esta web no se
hace responsable de los comentarios escritos por los
usuarios. Si estos comentarios son constitutivos de
infracciones legales esta web facilitará la información
que nos conste sobre el usuario a las autoridades que lo
requieran. El usuario es responsable y titular de las
opiniones vertidas.
|
 |
Investigativo - Invitado -
(16/01/2006)
La
información es buena, estoy creando un boletín
para que las personas no se asusten al utilizarlo,
si pueden enviar información más didactica,
bienvenida sea! |
|
|
|
INTRANET - Jose Suarez -
(08/06/2005)
Soy
estudiante de informatica. tienen buena
informacion sobre la INTRANET y sus ventajas pero
se necesita tambien sobre sus desventajas.
|
|
|
|
Desventajas -
daniel  - (28/04/2004)
Buen comentario acerca de las
ventajas, pero faltarían cuales son las
desventajas. Para poder hacer un
estudio. |
|
|
|
importancia de la intranet -
Carlos vidal - (13/09/2003)
nos dice la importancia que tiene
intranet y el uso adecuado en una Intranet bien
desarrollada, otorga permisos diferentes a cada
empleado. Por eso, cuando un trabajador introduce
información en la base de datos del servidor, éste
ya sabe dónde y cómo debe publicar
Está activa
las 24 horas del día, siete días a la
semana
diremos que una intranet es importante
por que facilita varias tareas |
|
| |
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |