Maestría en Gerencia de las Finanzas

Benchmarking

Facilitador: Raúl Olay

Realizado por: Beatriz Pérez

TRABAJO 1

PLANEACIÓN DEL PROYECTO BENCHMARKING

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

BENCHMARKING ROLL CALL

CONOCIENDO "EL MEJOR EN SU CLASE

RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

TECNICA PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO

REFERENCIAS

INTRODUCCIÓN

Benchmarking, es una técnica de recolección de información acerca de prácticas competitivas. El objetivo primario de su aplicación es proveer a la administración de prácticas que deliberadamente den al cliente mayores valores. Consiste en buscar al mejor en cualquier parte del mundo, y compararse con él para mejorar, en una traducción casi literal llevar a cabo "estudios de referencia". Se dirigen hacia la reducción de los sacrificios o inconvenientes a que tiene que sujetarse un cliente para recibir un producto o servicio. Son diferentes de los estudios de mercado, exámenes de satisfacción-insatisfacción, y análisis competitivo. El mayor punto de diferencia está dado por su enfoque en la práctica, que es satisfacer las necesidades del cliente.

Mientras que la investigación de mercados se dirige hacia su identificación, y el análisis competitivo usualmente se emplea en el nivel estratégico, la contribución de los estudios de referencia tiene que ver con el examen del "Cómo" estamos satisfaciendo necesidades. Un segundo punto es qué fuentes de información incluyen las compañías líderes, los clientes de la propia compañía y los competidores. De esta manera, permiten conocer lo que la empresa está haciendo, y lo que está realizando bien. Igualmente, esta técnica permite conocer qué y cómo lo hace la competencia y dónde es mejor.

Los resultados de este tipo de estudios pueden traducirse directamente en acciones para el mejoramiento de los sistemas y constituirse en guías sobre cómo llevar a cabo las mejoras, qué cambiar, y qué nuevos sistemas o alternativas pueden tomarse. En resumen el benchmarking constituye una de estas herramientas, que mantiene a la organización en un proceso de continua investigación y medición de procesos, tanto internos como de otras instituciones, con el fin de buscar los más altos estándares con que comparar la gestión del propio grupo de trabajo, ayudando a la buena administración de la organización.

Con el desarrollo del presente trabajo se procura lograr una iniciación en la comprensión de la forma cómo se describe el proceso de Benchmarking teniendo como referencia al Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, Extensión Maturín, Maturín, Estado Monagas

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BENCHMARKING ROLL CALL

El Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño es una institución de Nivel superior, dirigida a la formación de profesionales en las áreas de la Ingeniería y la Arquitectura requeridas para el desarrollo del país y orienta su acción hacia el logro de sus objetivos. La creación y funcionamiento del Instituto, con sede en Barcelona, estado Anzoátegui, fue el 17 de Septiembre de 1991 bajo el decreto N° 1839. Por otras resoluciones del Ministerio de Educación son creadas las extensiones de Valencia, Cabimas, Tovar, Maracaibo, Mérida, Porlamar, Barinas, Maracay, San Cristóbal, Caracas, Maturín y Guayana.

MISION

Formar profesionales de elevada calidad que correspondan a las necesidades del país y a los cambios que éste demande; fomentar la investigación como vía para generar, aplicar y difundir nuevos conocimientos que favorezcan el avance científico, tecnológico, humanístico y social, promover actividades que propicien la correspondiente integración e interrelación de la Institución y la comunidad a objeto de elevar el nivel cultural. 

VISION

Constituirse como una Institución de Educación Superior signada por la excelencia, que contribuya al desarrollo cultural, científico, humanístico y tecnológico del país. 

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

• Formar profesionales eficientes en términos de su capacidad técnica y humanística, con actitud participativa, creativa, crítica, racional y ético-moral, hacia los problemas sociales en el ámbito nacional.

• Procurar en los estudiantes el logro de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes requeridos para desempeñarse en el campo profesional.

• Estimular, desarrollar y fortalecer la investigación científica en áreas de interés tecnológico, humanístico y social.

• Promover actividades artísticas y deportivas, de desarrollo social y afianzamiento cultural, para contribuir al progreso personal de los miembros del Politécnico

Representación Grafica de la Estructura organizativa (Hacer clic sobre la imagen para ampliar)

GENERALIDADES (Características claves del negocio – Extensión Maturín)

El Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, en la extensión Maturín, cuenta con una excelente plataforma tecnológica, un sistema de acceso con lectores biométricos, dos laboratorios de computación muy bien dotados con 25 maquinas cada uno, un centro de tecnología donde los estudiantes disfrutan de laboratorios de suelo, manufactura, soldadura, electrónica, fluidos. Para el uso administrativo y departamentos claves como Personal, Finanzas, Control Académico; los equipos computacionales cuentan con una muy buena configuración. En cuanto a los sistemas de información la mayor falla que éstos enfrentan, es la falta de integración de los diferentes sistemas que usan, lo que genera en muchos casos retrabajo y algunas incomodidades como por ejemplo: El sistema que usa Control Académico, para la carga de aulas y profesores por sección y materias no es el mismo que emplean los directores de Escuela lo que ha ocasionado incongruencia como que el aula asignada a un profesor por su director no es la misma que tienen los estudiantes en sus horarios.

Como en toda organización existen persona de diferentes formación académica. En líneas generales son gente solidaria, colaboradora, entusiasta, con alto sentido del deber. Un equipo de trabajo bien integrado, con conocimientos amplios en su área de competencia dentro de la institución y con mucha disposición para el logro de los objetivos de la organización.

El mayor problema que confronta es una gerencia centralizada no involucrada directamente con la extensión, que gira instrucciones sin previo estudio de su impacto, que acostumbra dar estas instrucciones verbalmente y de la misma manera se retracta, sin medir las consecuencias y sin importarle los efectos que este ritmo de actuaciones dentro de los procesos, ocasiona en el animo y desenvolvimiento del personal y una gerencia local que se limita a seguir estas instrucciones.

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CONOCIENDO "EL MEJOR EN SU CLASE

Con el propósito de aplicar la técnica del Benchmarking, estableciendo el estudio con las instituciones de más altos estándares de gestión, dentro del área de negocio del I.U.P. “Santiago Mariño”, y cuyo resultado pueda ser traducido en acciones para el mejoramiento de los sistemas y procesos de la organización, en procura de la plena satisfacción del cliente se hizo necesaria una revisión para identificar organizaciones para la comparación.

Considerando:

• Negocios similares en su desarrollo.

• Actividades comparables y características comunes.

• Enfoque en la innovación de productos y prácticas.

Se consultaron buscadores de instituciones universitarias con reconocimiento oficial en diferentes países, algunos de ellos se presenta a continuació

http://www.educ.ar/educar/superior/guia_de_estudios/

http://www.ses.me.gov.ar/Servicios/Universidades_en_Linea/institutos_universitarios_.html

http://www.universia.es/contenidos/universidades/datosbasicos/directorio/directorio_datos_basicos.htm

Dentro de todas las referencias estudiadas se seleccionó al Tecnológico de Monterrey, por ser esta una institución con una larga trayectoria (fundado en 1943), con un crecimiento sostenido, consolidándose a través de los años, y transformándose en la medida que así lo exigieron los nuevos tiempos. El Tecnológico de Monterrey tiene presencia en la República Mexicana, Latinoamérica y el mundo a través de su Universidad Virtual. Dentro del portal informativo del Tecnológico (http://www.itesm.mx/) está ampliamente referenciadas las características y principios http://www.itesm.mx/2015/principios.html

que constituyen el fundamento de la identidad y unidad de todas sus sedes y entidades académicas del Tecnológico de Monterrey.

Conoce el Tecnológico de Monterrey y lo que ofrece la información contenida en esta presentación se constituye en el mejor argumento para justificar el haber seleccionado esta institución referencia

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RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

Recolección de los datos internos

Esta operación se llevará a cabo antes de la recogida de datos de las empresas objeto de comparación, para esto es necesario estudiar a fondo los propios procesos con el mismo grado de detalle que se necesitarán más adelante cuando recojan datos de fuera. A partir del estudio de las operaciones internas se detectan operaciones paralelas La información podrá adquirirse por diferentes vías. Por un lado, las personas que laboran en la institución. Por otro lado, investigación bibliográfica, como pueden ser: historias de vida laboral, plantilla, tipos de contrato, horarios, sistemas de promoción. La información de los propios trabajadores es una fuente muy rica de datos complementarios especialmente acerca de cuáles pueden ser las empresas con las que colaborar y asociarse para hacer comparaciones y quiénes serán los contactos claves.

Recolección de los datos externos

Búsqueda documental en: Informes anuales, folletos, periódicos profesionales, boletines de empresas, informes de analistas, literatura sobre promociones de servicios. La recolección de este tipo de datos se hará de dos formas: de datos de dominio público (específicamente en el portal informativo de la institución, y en los manuales de alternativas educacionales que incluyen datos relacionados con en Tecnológico) Cada fuente de datos que se utilice será evaluarse en relación con: la fiabilidad y la exactitud, la disponibilidad, la cobertura, la oportunidad, la utilidad y el valor práctico, el respaldo y los recursos disponibles. Así, en el caso de la búsqueda documental habrá de tenerse presente que no se van encontrar demasiados secretos respecto a los modos de hacer en otras organizaciones, normalmente proporcionan de un 20 a un 30% de los datos necesarios pero, sin embargo, son imprescindibles. Como consecuencia de los impedimentos geográficos que dificultan visitas y contacto directo con empleados, clientes y/o proveedores del instituto, se recurrirá a las herramientas tecnológicas que facilitan un acercamiento virtual (Internet, fax, telefonía), aprovechando las políticas de intercambio manejadas por el Tecnológico de Monterrey.

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TECNICA PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO

Calidad Total

El modelo de gestión que se desarrollará en el I.U.P. “Santiago Mariño”,. Los procedimiento para asegurar la satisfacción de sus clientes tiene su base en la Calidad Total, El diccionario de la Real academia Española define la calidad como propiedad o conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite apreciarla como igual, peor o mejor que las restantes de su especie. La calidad total es un concepto, una filosofía, una estrategia, un modelo de hacer negocios y está enfocado hacia el cliente.

Según la “International Organization for standardization” (ISO), en su norma 8402, ha definido a la calidad como “la totalidad de características de una entidad que le confiere la capacidad para satisfacer necesidades explicitas e implícitas”.

De allí que la calidad total sea la concepción de gestión empresarial que sitúa como primer objetivo de la misma la calidad del bien o servicio ofrecido y la satisfacción del cliente, a través de la mejora continua.

Los modelos de calidad, son tipos que se utilizan como una guía para llegar al concepto de Calidad Total, es decir para lograr medir el nivel de calidad total alcanzado por las organizaciones que lo implementan, mientras que la norma ISO 9001 es una guía para el aseguramiento de la calidad de los sistemas.

Principios de la gestión de la calidad

Los ocho principios de la gestión de la calidad son:
- Organización enfocada al cliente
- Liderazgo
- Participación del personal
- Enfoque a proceso
- Enfoque del sistema hacia la gestión
- Mejora continua
- Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones

Metodologías de calidad total

Existen numerosas metodologías y herramientas que permiten mejorar la forma de gestionar y obtener mejores resultados en la implementación de la calidad total. Algunas son específicas y aplicables sólo en cierto tipo de organizaciones y otras son “universales”. Asimismo su puesta en práctica potencias o refuerza principalmente alguno de los criterios del modelo de calidad, si bien también suelen impactar o incidir en menor medida sobre el resto.

Para efectos de la presente investigación se seleccionaron:

ISO 9001 del año 2000

Para la nueva norma ISO 9001 del año 2000, su denominación es de “Gestión de calidad” lo que supone un avance sobre el anterior concepto, “Aseguramiento de la calidad”, par ello incorpora aspectos como la satisfacción del cliente y el establecimiento de objetivos de mejora continua, con los cuales se refuerza el ciclo de gestión de la calidad de productos y servicios.

Mejora continua

En la gestión de las organizaciones se observan deficiencias u oportunidades de mejora respecto a problemas que se repiten en la labor diaria por ello es necesario disponer de una metodología que permita estructurar y desarrollar un proceso de mejora continua que aborde de manera sistemática y fiable, la identificación, la organización y la solución a dicho problema. Para llevarlo a cabo se utiliza una estructura organizada, permanente de equipo de trabajo.

Reingeniería de procesos

Su propósito es poner en cuestión todos los procesos de la organización, revisarlos y adecuarlos a las demandas de los clientes, llevando a cabo cambios radicales cuando se necesitan. A menudo se utilizan las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías de información para llevar a cabo esta labor.

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REFERENCIAS

NORMAS DE CALIDAD TOTAL, REINGENIERÍA Y BENCHMARKING

http://unamosapuntes3.tripod.com/user/admcal/norcal1.htm#02

LOS FUNDAMENTOS DEL BENCHMARKING

http://www.icas.net/icasweb/docs/fundamen.doc

BENCHMARKING COMO HERRAMIENTA COMPETITIVA

http://www.mmiconsultant.com/noticia.php?ref2=1648

TÉCNICA DE LA MEJORA CONTINUA APLICADA A LA PREVENCIÓN: BENCHMARKING

http://www.mtas.es/insht/ntp/ntp_596.htm

CALIDAD TOTAL: REINGENIERÍA Y NORMAS ISO (INTERNATIONAL STANDARD ORGANIZATION) 9000

http://apuntes.rincondelvago.com/calidad-total_reingenieria-y-normas-iso-9000.html

MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD TOTAL A LA MEDIDA

http://www.science.oas.org/OEA_GTZ/LIBROS/CTM/anex1_ctm.htm

PORTAL DEL TECNOLÓGICO DE MONTERREY

http://www.itesm.mx/

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