Universidad Yacambu

ESPECIALIZACIÓN EN organización

Asignatura: "Seminario trabajo especial de grado”

TRABAJO 4- MARCO METODOLÓGICO:

Prof. Cecilia Trejo

Elaborado por: Cecilia Zambrano

Fecha: 01/04/2005

 CAPITULO III- MARCO METODOLÓGICO

 

3.1 Tipo de Investigación

 

Proponer un sistema de planificación y control de gestión para el Departamento Normas y Procedimientos de CVG-venalum, exige de un trabajo de  investigación de campo con una profundidad  a nivel descriptivo, y bajo una modalidad de proyecto factible, con soporte en consultas bibliográficas..

 

Por su condición de proyecto factible ofrece una solución para la planificación y control de gestión para el proceso de desarrollo de los proyectos de normas y procedimientos, que la unidad referida es responsable de administrar.

 

En este sentido, según Maritza Barrios Yaselli (UPEL: Universidad Pedagógica Experimental Libertador), dice que: “Proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El Proyecto debe tener apoyo en una investigación de campo o un diseño que incluya ambas modalidades.” (1.998, p. 7).

 

Esta misma autora también señala sobre la investigación de campo: “Se entiende por Investigación de campo, el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo.” (1.998, p. 5).

 

La propuesta de un sistema que permita fortalecer el proceso de  gestión, desde que surgen  las necesidades de los proyectos de normas y procedimientos, pasando por la asignación al analista, según el tipo de proyecto,  hasta su implantación y posterior seguimiento; considerando el establecimiento de indicadores adecuados,  sin duda va a cubrir una gran necesidad de la unidad, que posteriormente abrirá las puertas a un proceso de mejora continua, por el hecho de controlar la gestión de una forma más directa.

 

Pero para llegar hasta este nivel, es necesario obtener data que se pueda procesar para transformarla en información valiosa, que permita concebir un sistema idóneo, es aquí cuando se habla de investigación de campo, trabajar con data de experiencias reales; adicionalmente es requerido documentarse de conceptos, técnicas, metodologías de planificación y control de gestión de la actualidad, con autores reconocidos en estas áreas.

 

Como se observa, la investigación de esta tesis es combinada: Tipo factible, Investigación de Campo e Investigación Documental; combinación que dada la naturaleza del proceso a desarrollar es justificada para cumplir con los objetivos propuestos.

 

3.2 Población y Muestra

 

Población: se considera el personal del Departamento Normas y Procedimientos, y representantes de las unidades usuarias de CVG-venalum (son todas las unidades que reciben servicios del Departamento Normas y Procedimientos).

*       Un Jefe de Departamento

*       Un Administrador de Manuales y Formularios

*       Una Secretaria

*       09 Analistas de Normas y Procedimientos

*       Representantes de las Unidades Usuarias

 

 

Muestra: De la población señalada, se tomará como muestra el siguiente subconjunto:

 

*       Un Jefe de Departamento

*       Un Administrador de Manuales y Formularios

*       Una Secretaria

*       05 Analistas de Normas y Procedimientos

*       Un Representante de una Unidad Usuaria (se seleccionará al azar de cualquiera de los proyectos de Normas y procedimientos que se estén desarrollando al momento de la investigación de campo).

 

3.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de los Datos

 

Las Técnicas de Recolección de Datos a utilizar son:

 

  1. Análisis de Procesos y Formularios: cuyos instrumentos son:

 

-           Flujogramas: también llamados Diagramas de Flujo, específicamente se utilizarán los siguientes tipos:

 

a.                    de Métodos: para especificar el “¿cómo se hace?”, cómo se planifican y ejecutan los proyectos de normas y procedimientos, cuál es el seguimiento que se le realiza  a su desarrollo?, qué indicadores se están utilizando para medir la gestión de la unidad.

 

b.                    de Formas: está técnica va a permitir conocer cuáles son los formularios que se utilizan para controlar la gestión, cuántos son, si son suficientes o hay excedentes, adicionalmente conocer si su utilidad y destino son adecuados.

 

  1. Encuestas: cuyos instrumentos son cuestionarios y serán utilizados en nuestro trabajo de investigación para recolectar data directamente de los Analistas de Normas y Procedimientos. Esos cuestionarios serán estructurados de acuerdo a las fases que se cumplen en el desarrollo de los Proyectos de Normas y Procedimientos, a saber:

-                     Etapa I:                 Levantamiento de Información y registro de Hechos.

-                     Etapa II:               Análisis y Diseño

-                     Etapa III:  Comentarios y Conformación

-                     Etapa IV:               Aprobación

-                     Etapa V:                 Implantación y Seguimiento

 

3.4 Procesamiento de los Datos

Una vez se obtenga la data, esta debe traducirse en información útil para el Diseño del Sistema, planteado en esta investigación, a través de análisis porcentuales y frecuencia de datos de las respuestas obtenidas en los cuestionarios, cálculos de estimación de tiempos de desarrollo de cada etapa de los proyectos,  adicionalmente al aplicar las técnicas de análisis de procesos del área de sistemas y Organización (diagramas de procesos, análisis de formularios), ellas por si mismas constituyen formas de procesamiento de los datos: capturan la data y la convierten en información sin necesidad de instrumentos adicionales.

Así se obtienen, en esta parte, los siguientes productos:

 

3.4.1 Diagnóstico del proceso de Planificación y Control de Gestión Actual

Es el resultado de la data recolectada en la etapa anterior, donde se especifica la situación actual, se evalúa la situación real del proceso y los documentos que lo regulan, se determinan requerimientos de información, los esquemas funcionales y organizativos existentes, a su vez se visualizan las posibles soluciones.

 

3.4.2 Análisis e Interpretación de los Resultados

El análisis de la data recolectada se realizará aplicando:

o       Construcción del proceso a través de una matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

a.       Fortalezas: Son los elementos positivos que tiene las organizaciones y son recursos necesarios y poderosos para alcanzar la misión propuesta

b.      Debilidades: Son los elementos, recursos, habilidades, actitudes técnicas que la empresa no tiene o tiene inadecuadamente y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización.

c.       Oportunidades: Son aquellos factores, recursos que la empresa tiene y que se pueden aprovechar o utilizar para hacer posible el logro de los objetivos.

d.      Amenazas: Se refiere a los factores ambientales externos o internos que pueden afectar de tal forma que no se logren los resultados esperados, pueden ser de tipo político, económico, tecnológico.

 

o       Análisis de Formularios: generalmente todo documento, que venga a constituir un eslabón en la ejecución de algún procedimiento, se considerará procedimiento como un formulario, y como tal, debe ser estudiado y analizados en sus aspectos de costo y utilidad.

A lo que Goméz, Francisco señala: “De esta forma, a todo formulario se le debe hacer un seguimiento completo dentro del proceso administrativo, para constatar su eficacia y utilidad, con miras a averiguar si su utilización resulta indispensable y, en tal caso, tratar de modificarlo, a fin de lograr su perfeccionamiento, para que cumpla su cometido, de manera más funcional, eficiente y económica; simplificándolo, haciéndolo más legible e inteligible para todos sus usuarios”. (p. 8-9).

 

o       Análisis de Tiempos de ejecución de proyectos, en cada fase, para estandarizarlos y clasificar los proyectos de acuerdo a su complejidad, lo que permitirá una mejor planificación.

 

3.5 Diseño del Sistema

En esta parte se pretende preparar el nuevo modelo para el proceso de Planificación y Control de Gestión del Departamento Normas y Procedimientos, una vez determinados los recursos (materiales, humanos, y de tiempos) producto del análisis realizado en la fase anterior.

Ya en este punto deben definirse los elementos de entrada, proceso y salida, que serán parte del nuevo diseño, clasificación de los proyectos según su complejidad, con los tiempos estimados de ejecución, y la construcción de los indicadores que demuestren los niveles de productividad obtenidos en la gestión.

 

3.6 Realización del Sistema

3.6.1 Presentación

3.6.2 Justificación

3.6.3 Estructura

3.6.4 Diagrama de Procesos de Diseño Propuesto

 

3.7 Conclusiones y Recomendaciones