Universidad Yacambu

ESPECIALIZACIÓN EN organización

Asignatura: "Seminario trabajo especial de grado”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TRABAJO FINAL:

“CREACIÓN DE UN SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN EN EL DEPARTAMENTO NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CVG-VENALUM”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Elaborado por: Cecilia Zambrano

Prof. Cecilia Trejo

 

 

 

Puerto Ordaz, Abril, 02 de 2005

 

 

 

 

 

CONTENIDO

 

CAPITULO I- EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

 

1.2. Objetivos de la Investigación

1.2.1 Objetivo General

1.2.2 Objetivos Específicos

 

1.3 Justificación

 

CAPITULO II- MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes

2.1.1 Antecedentes de la Empresa CVG-venalum

2.1.2 Antecedentes del Departamento Normas y Procedimientos

2.1.3 Antecedentes de la Investigación

 

2.2 Bases Teóricas

2.2.1 Teoría General de Sistemas

 

2.2.2 Teoría de la Administración

 

2.2.3 Teoría de Planificación y Control de Gestión

 

2.2.4 Teoría sobre Normas y Procedimientos

2.2.4.1 Definición de Proyectos de Normas y Procedimientos

2.2.4.2 Tipos de Productos obtenidos de los proyectos de Normas y procedimientos

 

2.2.5  Términos Básicos

 

CAPITULO III- MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo de investigación

 

3.2 Población y Muestra

 

3.3 Técnicas e instrumentos de recolección de los datos

 

3.4 Procesamiento de los Datos

3.4.1 Diagnóstico del proceso de Planificación y Control de Gestión Actual

3.4.2 Análisis e Interpretación de los Resultados

3.5 Diseño del Sistema

 

3.6 Realización del Sistema

3.6.1 Presentación

3.6.2 Justificación

3.6.3 Estructura

3.6.4 Diagrama de Procesos de Diseño Propuesto

 

3.7 Conclusiones y Recomendaciones

 

 

REFERENCIAS

 

BIBLIOGRAFÍA

 

ANEXOS

 

CAPITULO I- EL PROBLEMA

 

1.- Planteamiento del Problema

La situación que actualmente presenta la empresa moderna, es la de desarrollar modelos administrativos adecuados a los nuevos criterios de gestión empresarial, que le faciliten su funcionamiento interno, de acuerdo a las exigencias del entorno en el cual se desenvuelve, una forma de lograr este objetivo es establecer regulaciones internas, que sean líneas de cumplimiento para las unidades que están involucradas en cada proceso empresarial, ya sea financiero, productivo, de personal, legal, de seguridad y protección industrial; para producir estas regulaciones normalmente se designa una unidad especializada, que ha recibido varias denominaciones: Organización y Métodos (OYM), Normas y Procedimientos, Sistemas y Procedimientos.

En el caso a estudiar, esta unidad se llama formalmente Departamento Normas y Procedimientos, es una unidad Staff, subordinada a través de la Gerencia Sistemas y Organización, a la Presidencia de la empresa CVG-venalum (empresa manufacturera, productora de aluminio primario, ubicada en Puerto Ordaz, Edo. Bolívar).

El Departamento Normas y Procedimientos cumple funciones de orden administrativo en el análisis de procesos y establecimiento de guías de acción bajo las cuales se ejecutaran dichos procesos,  enmarcado dentro de las regulaciones técnicas y legales que le afecten ya sean regulaciones mundiales o nacionales; generando varios productos entre los que destacan: Normas y Procedimientos, Reglamentos, Formularios, Instructivos.

 

Lo anterior demarca la importancia que tiene la utilización, en esta unidad, de un modelo administrativo de planificación y control de gestión, herramienta que le permite garantizar su funcionamiento  y obtención de resultados óptimos, de calidad y productividad, combinado con otros elementos administrativos necesarios, lo que es debilidad para esta unidad de CVG-venalum.

 

De ahí que se desprenda la necesidad de establecer de un modelo de planificación y control de gestión adecuado que favorezca el logro de productos con la calidad y oportunidad requerida, que se adapte a las necesidades de la unidad y de la empresa, cuyo título es: “CREACIÓN DE UN SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN EN EL DEPARTAMENTO NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CVG-VENALUM”.

 

 

2.- Objetivos

 

2.1           Objetivo General:

 

Diseñar un modelo de Planificación y Control de gestión para el Departamento Normas y Procedimientos de CVG-venalum.

 

 

2.2           Objetivos Especificos:

 

2.2.1        Evidencia la necesidad de “Creación de un Sistema de planificación y Control de Gestión en el Departamento Normas y procedimientos de CVG-venalum”.

 

2.2.2        Caracterizar los sistemas de Planificación y Control de Gestión de CVG-venalum, de acuerdo al tipo de empresa.

 

2.2.3        Seleccionar el modelo de Planificación y Control de Gestión que más se adapte a las necesidades de la unidad.

 

2.2.4        Establecer criterios para la elaboración de la planificación cónsonos con los planes de la empresa y los recursos asignados.

 

2.2.5        Diseñar un sistema de control de Planificación y Control de Gestión de los proyectos planificados por el departamento Normas y procedimientos de CVG-venalum.

 

3.- Justificación de la Investigación

 

Para el funcionamiento adecuado de las actividades de la empresa se han venido introduciendo nuevos enfoques de gestión empresarial orientados a alcanzar el mejoramiento continuo en todas sus operaciones, con miras a alcanzar la calidad y productividad de la organización.

 

En ese orden de ideas, el desarrollo de esta investigación tiene una indiscutible pertinencia, puesto que a través de su ejecución se genera un conjuntos de aportes relacionados con la planificación adecuada y control de los resultados que se obtienen, todo esto de forma oportuna, de tal forma que permita la incorporación de las medidas correctivas que correspondan y asi garantizar la consecución de los objetivos propuestos.

 

La obtención de un producto en el Departamento Normas y Procedimientos de CVG-venalum afecta directamente la ejecución con la calidad y oportuna de los procesos internos de la empresa, por ende la gestión interna de la unidad debe corresponder con un esquema que le permita cumplir con los objetivos que se perfila la compañía, aspecto del que actualmente carece, hecho del que tiene conocimiento el personal de la unidad y están receptivos a la presente investigación.

 

 

 

 

CAPITULO II- MARCO TEÓRICO

 

2.1 Antecedentes

 

2.1.1 Antecedentes de la Empresa CVG-venalum

2.1.1.1         Creación:

En 1973 se constituyó la empresa Industria Venezolana de Aluminio C. A., CVG Venalum con el objeto de producir aluminio primario en diversas formas para fines de exportación. CVG Venalum es una empresa mixta, con 80% de capital venezolano, representado por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG), y un 20% de capital extranjero, suscrito por el consorcio japonés integrado por Showa Denko K.K., Kobe Steel Ltd, Sumitomo Chemical Company Ltd., Mitsubishi Aluminium Company Ltd, y Marubeni Corporation. Inaugurada oficialmente el 10 de junio de 1978, la planta de CVG Venalum es la mayor de Latinoamérica, con una capacidad instalada de 430.000 toneladas de aluminio al año. Está ubicada en Ciudad Guayana, estado Bolívar, sobre la margen sur del río Orinoco. El 60% de la producción está destinado a los mercados de los Estados Unidos, Europa y Japón, colocándose el 40% restante en el mercado nacional.

 

2.1.1.2        Misión:

CVG Venalum tiene por misión producir y comercializar en forma competitiva productos de aluminio de calidad estándar mundial, con política de conservación del medio ambiente, promoviendo el desarrollo de la industria transformadora nacional para el crecimiento y beneficio de los trabajadores, accionistas, la región y el país.

 

2.1.1.3        Visión:

CVG-Venalum se consolidará como una empresa rentable, superando las actuales y futuras expectativas del mercado, buscando mejores oportunidades de crecimiento y logrando así su pleno compromiso con los trabajadores, accionistas y el país.

 

2.1.1.3        Objetivos:

2.1.1.3.1           Alcanzar altos niveles de calidad en nuestra gente, procesos y productos.

2.1.1.3.2           Maximizar la responsabilidad de la empresa.

2.1.1.3.3           Fortalecer la integración de las cadenas productivas.

 

2.1.1.4         Políticas:

2.1.1.4.1       De Productividad

La Empresa deberá orientar su gestión a garantizar la máxima productividad y rentabilidad en armonía con el avance técnico de la industria y la situación del mercado del aluminio, explotando las oportunidades de sinergia de acción que identifiquen los diferentes ámbitos de competencia.

 

2.1.1.4.2      Comercial

En materia de comercialización, la empresa deberá emprender acciones para garantizar el máximo valor agregado de la cesta de productos, conciliando la excelencia técnico-económica con el máximo retorno de mercado. 

 

2.1.1.4.3      Calidad

Calidad para CVG Venalum significa producir y comercializar aluminio así como prestar servicios relacionados, que satisfagan los requisitos de los clientes, mediante la participación de su personal y sus proveedores en un sistema de gestión de la calidad que estimula el mejoramiento continuo de sus procesos y productos.

 

2.1.1.4.4      Ambiental

CVG Venalum empresa productora de aluminio se compromete a incorporar la variable ambiental para el mejoramiento continuo de los procesos, a fin de cumplir con la legislación ambiental vigente y contribuir con la prevención y control de la contaminación

 

2.1.1.4.5      Desarrollo

CVG Venalum deberá impulsar el desarrollo integral y sostenido del sector del aluminio, orientando su acción como una extensión regional del Estado en pro de la reactivación, desarrollo y consolidación de la cadena transformadora nacional y del parque metalmecánico conexo.

 

2.1.1.4.6      Social

CVG Venalum como empresa del Estado venezolano a fin de contribuir con el desarrollo de la economía nacional, impulsará proyectos de carácter socioeconómicos generadores de empleo y bienestar social para la región, que elevan la calidad de vida de la comunidad que la circunda.

 

2.1.2 Antecedentes del Departamento Normas y Procedimientos

 

2.1.2.1         Naturaleza y Alcance:

El Departamento Normas y Procedimientos es una unidad lineo funcional adscrita directamente a la División  Organización y Procedimientos, Gerencia Sistemas y organización de CVG-venalum.

 

2.1.2.2       Misión:

Dotar a la Organización de Instrumentos normativos y procedimientos que regulen la gestión y faciliten el desarrollo de las actividades, en concordancia con los niveles de efectividad y calidad exigidos y dentro del marco legal vigente.

 

2.1.2.3       Filosofía:

El Departamento Normas y Procedimiento, comparte y practica los siguientes principios:

 

Las Organizaciones son sistemas abiertos, viables, flexibles y adaptables; que se desarrollan dentro de un ámbito de acción y un  entorno, por lo que su análisis requiere una visión integradora y sistémica.

 

El racional ordenamiento  y secuencia  de las actividades y sus interrelaciones contribuyen al cumplimiento de las metas y a la optimización de los recursos.

 

Los cambios que mejoran la situación actual son imprescindibles, por lo que el Departamento  favorece y promueve cambios para el mejoramiento continuo de la organización y sus procesos.

 

Toda  la responsabilidad  asignada requiere de la autoridad necesaria para garantizar el logro de las metas propuestas.

 

La calidad y oportunidad con la que  prestamos el servicio es nuestra mejor credencial.

 

La información a la que tenemos acceso es siempre confidencial y solo puede ser utilizada para los fines requeridos y por las personas autorizadas.

 

2.1.2.4       Ámbito Funcional:

 

A los fines de concretar su misión, el Departamento de Normas y Procedimientos  ejecuta las siguientes funciones:

 

Ejecutar los planes y programas de diseño, instalación, mantenimiento y distribución de instrumentos normativos y procedimentales, a fin de  mantener y optimizar el funcionamiento de la Empresa de manera coherente con sus actividades y procesos.

 

Evaluar los requerimientos y restricciones provenientes del marco legal y normativo de la Empresa, y propone los cambios de  normas y procedimientos que permitan adecuar el funcionamiento de la empresa sin pérdida de su efectividad.

 

Diseñar, consensar, instalar y administrar las normas y procedimientos, reglamentos y normativas para el funcionamiento de la Empresa, a los fines de asegurar la simplificación, optimización y coherencia sistémica de las actividades y procesos.

 

Diseñar, consensar e instalar la delegación de autoridad para cada uno de los niveles jerárquicos contenidos en la estructura aprobada.

 

Diseñar, obtener la aprobación, implantar y administrar los formularios e instructivos, a los fines de facilitar el registro de las actividades y los resultados obtenidos.

 

Programar y ejecutar charlas de inducción a los usuarios, a fin de dar a conocer los cambios instalados en las Normas y Procedimientos.

 

Mantener control sobre la información vigente y el historial de los cambios registrados en las  normas y procedimientos establecidos en la empresa.

 

Realizar diagnóstico en las distintas actividades y procesos de la Empresas, a objeto de identificar oportunidades de mejora en el modelo de funcionamiento vigente.

 

Asegurar el diseño y actualización de metodologías que permitan mejorar los productos de la unidad, de conformidad con los requerimientos de los clientes internos.

 

Preparar, actualizar y mantener los expedientes de las normas y procedimientos, formularios e instructivos aprobados, a los fines de  controlar la documentación de acuerdo con los requisitos exigidos por el Sistema de Gestión de la Calidad.

 

Asegurar la evaluación de los requerimientos de los clientes internos y el nivel de satisfacción obtenido, así como la incorporación de los resultados obtenidos en los planes de mejoramiento continuo de la unidad.

 

 Ejecutar el desarrollo de los proyectos de Normas y Procedimientos de la Empresa, con la finalidad de verificar el cumplimiento de los objetivos trazados, así como proponer y/o implementar los correctivos que se consideren necesarios.

 

Detectar desviaciones ó fallas en el funcionamiento de los instrumentos normativos, a los fines de determinar las causas reales ó potenciales que afecten su utilidad y uso de acuerdo con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad , normativas internas y marco legal vigente.

 

Implementar acciones correctivas y preventivas en caso de no conformidades y desviaciones detectadas en los instrumentos normativos ó en el diseño de las Normas y Procedimientos, Delegación de Autoridad, Reglamentos, Formularios e Instructivos de Trabajos, a los fines de  minimizar ó eliminar su repetición. 

 

Realizar revisión y seguimiento a las acciones implantadas, a los efectos obtener información oportuna y confiable en relación a la efectividad y eficacia de la mejora implantada.

 

Para el desarrollo de sus funciones la unidad mantiene contacto con:

 

Personal técnico, operativo y gerencial de todas las áreas de la empresa, para el levantamiento de información, revisión y aprobación de los productos de la unidad de acuerdo con los establecidos en el Manual Delegación de Autoridad.

 

Consultoría Jurídica, a los fines de solicitar pronunciamientos en relación a interpretación y aplicación de leyes y decretos  requeridos en  las diferentes áreas de gestión de la Empresa y obtener el visto bueno en aquellos procesos con restricciones legales.

 

Contraloría Interna, a los fines de solicitar aclaratoria e información  en lo referente a recomendaciones, observaciones ó desviaciones detectadas  en el cumplimiento de la normativa legal y procedimental vigente, así como obtener el visto bueno sobre las normas de control interno previstas en las normas y procedimientos de la Empresa.

 

Sistemas Automatizados, a los fines de coordinar  los requerimientos de diseño y  adecuación de los procedimientos y sus interrelaciones para los procesos automatizados requeridos, así como canalizar la asignación del portal en la intranet  para la publicación de los documentos de la unidad.

 

División Almacén, a los fines de canalizar los niveles de inventarios y consumo de  Formularios stock de almacén para asegurar su disponibilidad.

 

Empresa  de Tipografía;  a los fines de suministrar  información y requerimientos de formularios de impresión y reproducción externa

 

2.1.3 Antecedentes de la Investigación

 

La gestión Empresarial de CVG.venalum tiene instalado un sistema de control que le permite a través de indicadores específicos, para cada unidad, hacer seguimiento al cumplimiento de las metas de cada unidad; metas que han sido planificadas de manera cónsona con la misión, visión, políticas, objetivos y estrategias que la empresa se traza para un determinado período.

 

Adicionalmente el desempeño del personal es evaluado anualmente, con el objetivo de un incremento por mérito, según los resultados que se obtengan, evaluación que es afectada por diferentes factores, determinados previamente, como por ejemplo: cumplimiento de tareas, relaciones laborales, custodia de recursos asignados, entre otros.

 

En el caso concreto del Departamento Normas y Procedimientos el único indicador que existe es el número de procedimientos en aprobación, y el desempeño del personal no considera el impacto de este indicador de forma directa.

 

En el año 2.000, a raíz del intento de implantación de la Norma Excelencia de gestión de la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.), se establecieron unos lineamientos para desarrollar Proyectos de Mejora, allí nació el proyecto de Mejora para el Departamento Normas y Procedimientos, que pretendía darle un enfoque más preciso al desarrollo de los productos de ésta unidad.

Se inicio la aplicación de la metodología que esta norma de Excelencia detallaba, pero el proyecto no culminó, por cambios en la estrategia empresarial, y el proceso continúa con las mismas debilidades.

 

2.2 Bases Teóricas

 

2.2.1 Teoría General de Sistemas

 

El enfoque de sistemas proporciona un marco de referencia integrado para la teoría organizacional moderna y la práctica administrativa. La teoría General de Sistemas se relaciona directamente con la Teoría Organizacional; dicha teoría se ha orientado a considerar a la organización como un sistema abierto con interacción del medio ambiente.

 

En otras palabras, considerar la organización como sistema abierto crea un papel más difícil para la administración. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo, debe preocuparse por adaptar la organización a nuevos y cambiantes requerimientos. La Administración es un proceso que obedece y enlaza distintos subsistemas de la organización.

 

Por lo tanto, el principio de integración es vital para el concepto de sistema; debe aplicarse cuando se utiliza el enfoque de sistemas para resolver problemas de complejidad organizada. El sistema empresa integra en su estructura una serie de sub-sistemas que responden a un conjunto de tareas y a los elementos que son necesarios para cumplir con los objetivos trazados. Como conjunto dinámico estructurado, requiere de una serie de cualidades que han de verificarse para que pueda conseguir sus objetivos con eficacia.

 

Finalmente, se reconoce que la teoría de sistemas es un cambio básico en la filosofía administrativa, indispensable en la vida de la organización actual. Por otro lado, ayuda a resolver alguna de las complejidades y, por otro, ayuda a la gerencia a conocer la naturaleza de los problemas complejos.

 

2.2.1.1 Definición de Sistemas

El concepto de sistema ha sido definido y utilizado por muchos autores en cibernética, biología, física, psicología, sociología, economía, administración y una variedad de otros campos básicos y aplicados. En este sentido, la definición de sistemas presentada por French Wendell (1.991), afirma que “sistema es un encadenamiento especifico de componentes interdependientes e interrelacionados que tiene un efecto facilitante en el desempeño de uno o  más procesos” (p. 58-59).

 

En ese orden de ideas, la definición sugiere que un sistema puede ser diferente en algunos aspectos del sistema, aunque ambos pueden estar contribuyendo al desempeño de procesos similares. Además, un componente dado de un sistema puede ser idéntico a un componente de otro sistema, o puede ser muy distinto. Los componentes de un sistema pueden ser dispositivos, materias primas, técnicas, procedimientos, planes, políticas, reglas y/o personas.

 

Por otra parte, la frase  “…interrelacionados e interdependientes…”, significa que la interdependencia entre los componentes es un aspecto principal de un sistema. El efecto facilitante sugiere que los sistemas en general se diseñan (se convierten) en medios de llevar a cabo o regularizar procesos.

 

Para complementar lo expuesto anteriormente, se mencionan los componentes fundamentales de un sistema, al respecto Garza Juan, establece lo siguiente:

 

a.            Partes o componentes relacionados entre sí.

b.            Normas que rigen las relaciones entre sus partes.

c.            Finalidad o propósito como entidad.

d.            Interactúan con su ambiente.

e.            Un ciclo de acontecimientos que se identifican como procesos del sistema.

f.            Poder para mantener o manejar su desempeño (empresa) si se introducen cambios para lograr un uso más eficiente y eficaz de sus recursos (2.000, p.30)

 

Estos componentes representan la relación dinámica de la organización con el medio ambiente, reciben de él los insumos, los procesan y luego los envían al exterior en forma de producto, es decir, el medio ambiente influye sobre el comportamiento del sistema.

 

Otro aspecto que facilita la comprensión de la definición de sistema, es el enfoque proceso-sistema, el cual proporciona una forma más conveniente de estudiar la planificación y control de gestión, utilizando modelos.

 

2.2.1.2 Características de los Sistemas

Cabe señalar que las características de los sistemas poseen un interés indudable en cualquier organización considerada como sistema abierto. Al respecto la Universidad Nacional Abierta, en el modelo de la asignatura Teoría de la Organización (1.992) menciona las siguientes características:

a.            Entradas

b.            Procesamiento

c.            Salidas

d.            Ciclo de eventos

e.            Entropía Negativa

f.            Entrada de Información, retroalimentación y proceso de codificación

g.            Estado estable u homeostasis

h.            Crecimiento a través de la diferenciación e integración

i.           Equifinidad (p. 100-104)

 

Estas características, vienen a definir el funcionamiento de una organización  como sistema abierto y las diferentes relaciones con las partes que componen el sistema total. En este sentido, al enfocar la organización como sistema abierto, debe asumir que un sistema contiene más variables sujetas a influencias que no se pueden controlar, ni predecir. Por otra parte, como sistema abierto, la organización cumple con todas las características de los sistemas abiertos.

 

2.2.2 Teoría de la Administración

 

La teoría de la Administración está enmarcada en el estudio del proceso administrativo, el cual pretende resolver y poner en práctica la actividad diaria de una empresa. En tal sentido, Stoner James, Edgard Daniel y Freeman Gilbert (1.996), definen el proceso administrativo de la siguiente manera: “proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas” (p. 11).

 

La definición anterior, está fundamentada en las actividades básicas del proceso administrativo, las cuales se analizan a continuación:

 

a.            Planificación. Implica anticiparse a las metas y acciones, y que basa sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

b.            Organización: proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la organización.

c.            Dirección: implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

d.            Control: proceso de asegurarse que se cumplan las actividades como fueron planeadas, estableciendo las medidas correctivas, en caso de ser necesario.

 

De lo anterior se puede decir, que la administración es un método sistemático para manejar actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que se desean. En este sentido, estas actividades se relacionan efectivamente con la planificación, organización, ejecución y control.

 

2.2.2.1     Definición de Administración

En la sociedad contemporánea, la administración es indispensable para cualquier tipo de organización. Sin administración no es posible que una empresa manufacturera o de servicios (hospital, club, organización religiosa, banco, escuela, sindicato) logren los resultados para los que han sido creados.

En este sentido, Garza Juan, define que la administración “consiste en dirigir los recursos materiales y humanos hacia los objetivos comunes de la organización” (2.000, p. 6). Esta definición enfoca el hecho en que la administración centra su utilización de métodos y teorías administrativas, a fin de aumentar los beneficios, satisfacer a los clientes, cumplir con la responsabilidad social, contribuir con el desarrollo, etc.

 

En ese orden de ideas, la esencia de la administración se fundamenta en el conjunto de conocimientos sobre cómo lograr resultados en las organizaciones. Estos principios, métodos, procesos y teorías conducen efectivamente al logro de los objetivos comunes.

 

2.2.3 Teoría de Planificación y Control de Gestión

 

2.2.3.1                 Gestión:

Según Castel, H.(1998), la Gestión: “Tiene como fin conducir a la empresa hacia los objetivos que se han fijado. Su campo de acción engloba los objetivos a largo plazo, es decir de los de desarrollo de la empresa en un período de una década de años, a plazo medio (elaboración de estrategias que guiarán la actividad de un período de un año) y a corto plazo (preparación y realización de las acciones decididas). (p.645).

 

En este sentido, los métodos de gestión están orientados  a crear un marco que permita un mejor dominio del sistema administrativo que constituye la empresa y su control, y la relación de estas con sus fines. Estos métodos se basan en el establecimiento de objetivos, la comparación de los resultados para sacar consecuencias y tomar mejores decisiones. (p.645)

 

2.2.3.2                Control de Gestión:

Para realizar el control es necesario establecer un modelo normativo de cómo procede la gestión. Este modelo se constituye a través de los presupuestos y estándares de actuación aprobados por la dirección. Posteriormente se comparan las cifras reales con las del modelo para obtener las desviaciones.

Dentro este contexto, los objetivos de un control de gestión positivo y moderno, según Mallo, C. (1995), consiste en:

-               Adoptar un punto de vista de interpretación global de todas las funciones gerenciales que componen la cadena de valor de la empresa.

-               Integrar las variables estratégicas y operacionales.

-               Enfocar la información a la correcta toma de decisiones del presente y del futuro.

-               Construir indicadores adecuados de gestión para controlar la actividad económica-financiera y garantizar la fiabilidad de la información.

-               Informar y sugerir las acciones tendentes a la mejora continua de los resultados.

-               Establecer un sistema de información automático que permita corregir sobre la marcha de las desviaciones.

-               Plantear las alternativas posibles de la organización para reaccionar ante los cambios continuos de la demanda y la competencia.

 

Por otra parte, el control de gestión debe tener la habilidad necesarias para que las ideas creativas sean aplicadas a la gestión real y para que la organización enfoque sus esfuerzos a la consecución jerarquizada de los objetivos previamente aprobados. Si se considera esencial el enfoque de gestión competitiva, que tiene como objetivo conseguir la máxima satisfacción de los clientes, el control de gestión debe centrarse en la cadena de valor generada entre los recursos aplicados y los productos y servicios ofertados a los clientes. (p.23)

 

En este sentido, Mallo, C. (1.995)  indica que:“El sistema de gestión de control moderno se concibe como un sistema de información-Control superpuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene por objetivo, definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimientos y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones”. (p.23)

 

Por otra parte, el proceso de gestión de control, debe basarse en la estructura organizativa existente, siendo, por tanto, más o menos descentralizado en relación al tamaño, tipo y características de cada empresa concreta. (p.24)

 

El control de gestión debe establecer medidas concretas de los resultados que se desean obtener en cada una de las actividades y centros de responsabilidad, que servirán de bases al sistema informativos para establecer las desviaciones.

 

El control de una organización supone que en todo caso que se haya definido previamente un estado normativo, es decir, como debería  ser la situación de un sistema, para posteriormente, compararlo con las variables reales de cada momento, establecer las acciones correctoras que corrijan las desviaciones entre lo que debe ser y lo que es. (p.24)

 

2.2.3.3                Indicadores de Gestión

 

Los indicadores de gestión, son uno de los elementos que compara una magnitud con un patrón preestablecido, según, Beltrán, J. (1999), afirma que aunque existe la tendencia a medirlo todo, con el fin de eliminar la incertidumbre, o reducirla en su mínima expresión, la clave es elegir las variables críticas para el éxito del proceso, y para ello es necesario seleccionar la más conveniente para medir y asegurar que esta última resuma lo mejor posible la actividad que se lleva a cabo cada área funcional. (p.35).

 

Por lo tanto, para el logro de una gestión eficaz y eficiente es conveniente diseñar un sistema de control de gestión que soporte la administración y este evalué el desempeño de la empresa.

 

Un sistema de control de gestión tiene como objetivo facilitar a los administradores la responsabilidad de planear y controlar a cada grupo operativo e informarle permanentemente con relación a su desempeño.

 

El sistema debe facilitarle información a cada usuarios de manera que se pueda obtener de forma oportuna y efectiva información acerca del comportamiento de las variables criticas, ya que de esta forma se puede garantizar que la información de control de gestión tenga efecto en los procesos de toma de decisiones y logre así mejorar los niveles de productividad de la empresa.

 

A continuación se mencionan algunos paradigmas acerca de la medición:

 

-               La medición precede del castigo, en relación a este paradigma, la mayoría de las organizaciones le dan un manejo equivoco, el personal piensa que cada vez que “miden” los procesos en los cuales participan, con toda seguridad rodaran cabezas.

Muchos líderes utilizan las mediciones como mecanismo de presión y como justificación para sancionar al personal, esto crea rechazo inmediato a las personas frente a la medición.

 

-               No hay tiempo para medir, este paradigma trae a la mente el comentario de funcionario que se quejaba diciendo: “tras de que tengo tanto trabajo me ponen hacer cuadritos”. Y claro que tenían razón en la medida  en que concebía el control como algo ajeno al trabajo mismo, al quehacer normal; no se percataba de que él mismo llevaba a cabo los controles, aunque de manera desorganizada y muy pocas veces efectivas. Mientras no tomemos conciencia de que el control, y por tanto la medición, son componentes naturales e indispensables para el desarrollo exitoso de la gestión, a todo nivel, la medición no cobrará su adecuada y definitiva dimensión de la efectiva herramienta de apoyo que en realidad es.

 

-               Medir es difícil, este paradigma nos dice que hay que reconocer que medir es tan difícil como nosotros aceptamos que sea. Podemos decir que para algunos procesos se justifica y es necesario hacer uso de mediciones especiales  y apoyarse en algunos procesos se justifica  y es necesario  hacer uso de mediciones especiales y apoyarse en algunos conceptos estadísticos complejos, para la gran mayoría de los casos basta con emplear matemáticas sencillas, reglas de tres, relaciones, suma o resta y elementos estadísticos elementales.

 

-               Hay cosas imposibles de medir, es este paradigma se reconocen, que en algunos casos la medición de algunos factores, procesos, variables o situaciones es sumamente complejas,  ya que lo imposible de medir directamente se puede medir o dimensionar por sus efectos o por la incidencia que causa otros factores.

 

-               Es mas costoso medir que hacer, en este paradigma, se tiene mucha relación con el hecho de considerar la medición como algo ajeno, externo y adicional al trabajo y con el hecho de querer “medirlo todo” y de diseñar mediciones complicadas.

 

Todos estos paradigmas mencionados, son la clave del éxito en toda organización, para el buen funcionamiento de la misma

 

Según Beltrán, J. (1999), se define un indicador como...”, la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas que permitan observar la situación y las tendencias de cambios generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstos e influenciadas esperadas”. Estos valores pueden ser diversos valores, unidades, índices, series estadísticas, etc. (p.38)

 

2.2.4 Teoría sobre Normas y Procedimientos

 

2.2.4.1 Proyectos de Normas y Procedimientos

-  Definición:

Inicialmente es importante definir proyecto, según el Diccionario de la Lengua española, Proyecto es “Plan para la ejecución de una cosa. Conjunto de escritos, cálculos y dibujos para la ejecución de una obra”,( 2.001, p. 489).

 

Un proyecto de Normas y Procedimientos surge una vez que se identifica la necesidad de regular un proceso en un área determinada de la empresa

 

-               Etapas de un Proyecto de Normas y Procedimientos:

Existen diferentes autores que tratan sobre las diferentes etapas de estos proyectos, en este caso se citará lo establecido en la metodología de CVG-venalum:

a.       Levantamiento de información y registro de Hechos.

b.       Análisis y Diseño.

c.       Comentarios y Conformación.

d.       Aprobación.

e.       Implantación y Seguimiento

f.       Evaluación y Mantenimiento

 

2.2.4.2 Tipos de Productos obtenidos de los proyectos de Normas y Procedimientos

a.      Normas y Procedimientos:

Los Manuales de Procedimientos contienen información sobre el conjunto de operaciones o de etapas que en forma cronológica se establecen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo. Se les conoce también con el nombre de operación, de prácticas Estándar, de introducción sobre el trabajo, de trámites y métodos de trabajo.

Según Quiroga Gustavo: “El Manual de procedimientos es un instrumento de información en el que se consigan de forma metódica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias entidades.” (2.004, p. 225).

 

Por lo general los manuales de normas y procedimientos, o manuales de procedimientos van acompañados de los flujogramas, que constituyen la descripción gráfica de las acciones que se siguen en las operaciones reguladas.

 

Según Quiroga Gustavo: “El Diagrama de Flujo representa en forma gráfica la secuencia que siguen las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales. Muestran las unidades orgánicas (procedimiento general) o los puestos que intervienen (procedimiento detallado) para cada operación descrita y pueden indicar, además el equipo o instrumento que se utilicen en cada caso” (2.004, p. 240).

 

 

b.      Formularios:

También son llamados formas, estos se integran al manual de procedimientos generalmente con un ejemplo y el instructivo de llenado, después de la descripción de la operación o al final como apéndice o anexo.

 

Según Quiroga, Gustavo: “En la administración pública la forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica” (2.004, p. 259)

 

 

c.      Instructivos

Es el documento que señala a los usuarios de los formularios o formas como deben llenarse, la cantidad de copias a reproducirse, en algunos casos el tiempo de archivo de cada forma.

 

d.      Reglamentos:

Es un documento que regula la actuación de un determinado grupo de trabajo o proceso, pero no incluye las acciones a seguir; ya que las características del proceso a regular no lo requieren. Por ejemplo: Reglamento para el Comité de Disposición de Activos Fijos

 

 

 

2.2.5         Términos Básicos

2.2.5.1               Definición de Organización y Métodos:

“OYM es el nombre dado a cualquier intento intencionado, aplicado científicamente, de mejorar la organización, simplificar y mejorar métodos, y, en general, crear y mantener un eficiente aparato administrativo”.

 

2.2.5.2              Control de Impresos-Control de Formularios:

Mecanismo para establecer las acciones que permiten el manejo y reproducción de formularios.

 

CAPITULO III- MARCO METODOLÓGICO

 

3.1 Tipo de Investigación

 

Proponer un sistema de planificación y control de gestión para el Departamento Normas y Procedimientos de CVG-venalum, exige de un trabajo de  investigación de campo con una profundidad  a nivel descriptivo, y bajo una modalidad de proyecto factible, con soporte en consultas bibliográficas.

 

Por su condición de proyecto factible ofrece una solución para la planificación y control de gestión para el proceso de desarrollo de los proyectos de normas y procedimientos, que la unidad referida es responsable de administrar.

 

En este sentido, según Maritza Barrios Yaselli (UPEL: Universidad Pedagógica Experimental Libertador), dice que: “Proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El Proyecto debe tener apoyo en una investigación de campo o un diseño que incluya ambas modalidades.” (1.998, p. 7).

 

Esta misma autora también señala sobre la investigación de campo: “Se entiende por Investigación de campo, el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo.” (1.998, p. 5).

 

La propuesta de un sistema que permita fortalecer el proceso de  gestión, desde que surgen  las necesidades de los proyectos de normas y procedimientos, pasando por la asignación al analista, según el tipo de proyecto,  hasta su implantación y posterior seguimiento; considerando el establecimiento de indicadores adecuados,  sin duda va a cubrir una gran necesidad de la unidad, que posteriormente abrirá las puertas a un proceso de mejora continua, por el hecho de controlar la gestión de una forma más directa.

 

Pero para llegar hasta este nivel, es necesario obtener data que se pueda procesar para transformarla en información valiosa, que permita concebir un sistema idóneo, es aquí cuando se habla de investigación de campo, trabajar con data de experiencias reales; adicionalmente es requerido documentarse de conceptos, técnicas, metodologías de planificación y control de gestión de la actualidad, con autores reconocidos en estas áreas.

 

Como se observa, la investigación de esta tesis es combinada: Tipo factible, Investigación de Campo e Investigación Documental; combinación que dada la naturaleza del proceso a desarrollar es justificada para cumplir con los objetivos propuestos.

 

3.2 Población y Muestra

 

Población: se considera el personal del Departamento Normas y Procedimientos, y representantes de las unidades usuarias de CVG-venalum (son todas las unidades que reciben servicios del Departamento Normas y Procedimientos).

*       Un Jefe de Departamento

*       Un Administrador de Manuales y Formularios

*       Una Secretaria

*       09 Analistas de Normas y Procedimientos

*       Representantes de las Unidades Usuarias

 

 

Muestra: De la población señalada, se tomará como muestra el siguiente subconjunto:

 

*       Un Jefe de Departamento

*       Un Administrador de Manuales y Formularios

*       Una Secretaria

*       05 Analistas de Normas y Procedimientos

*       Un Representante de una Unidad Usuaria (se seleccionará al azar de cualquiera de los proyectos de Normas y procedimientos que se estén desarrollando al momento de la investigación de campo).

 

3.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de los Datos

 

Las Técnicas de Recolección de Datos a utilizar son:

 

  1. Análisis de Procesos y Formularios: cuyos instrumentos son:

 

-           Flujogramas: también llamados Diagramas de Flujo, específicamente se utilizarán los siguientes tipos:

 

a.                    de Métodos: para especificar el “¿cómo se hace?”, cómo se planifican y ejecutan los proyectos de normas y procedimientos, cuál es el seguimiento que se le realiza  a su desarrollo?, qué indicadores se están utilizando para medir la gestión de la unidad.

 

b.                    de Formas: está técnica va a permitir conocer cuáles son los formularios que se utilizan para controlar la gestión, cuántos son, si son suficientes o hay excedentes, adicionalmente conocer si su utilidad y destino son adecuados.

 

  1. Encuestas: cuyos instrumentos son cuestionarios y serán utilizados en nuestro trabajo de investigación para recolectar data directamente de los Analistas de Normas y Procedimientos. Esos cuestionarios serán estructurados de acuerdo a las fases que se cumplen en el desarrollo de los Proyectos de Normas y Procedimientos, a saber:

-                     Etapa I:                 Levantamiento de Información y registro de Hechos.

-                     Etapa II:               Análisis y Diseño

-                     Etapa III:              Comentarios y Conformación

-                     Etapa IV:               Aprobación

-                     Etapa V:                 Implantación y Seguimiento

 

3.4 Procesamiento de los Datos

Una vez se obtenga la data, esta debe traducirse en información útil para el Diseño del Sistema, planteado en esta investigación, a través de análisis porcentuales y frecuencia de datos de las respuestas obtenidas en los cuestionarios, cálculos de estimación de tiempos de desarrollo de cada etapa de los proyectos,  adicionalmente al aplicar las técnicas de análisis de procesos del área de sistemas y Organización (diagramas de procesos, análisis de formularios), ellas por si mismas constituyen formas de procesamiento de los datos: capturan la data y la convierten en información sin necesidad de instrumentos adicionales.

Así se obtienen, en esta parte, los siguientes productos:

 

3.4.1 Diagnóstico del proceso de Planificación y Control de Gestión Actual

Es el resultado de la data recolectada en la etapa anterior, donde se especifica la situación actual, se evalúa la situación real del proceso y los documentos que lo regulan, se determinan requerimientos de información, los esquemas funcionales y organizativos existentes, a su vez se visualizan las posibles soluciones.

 

3.4.2 Análisis e Interpretación de los Resultados

El análisis de la data recolectada se realizará aplicando:

o       Construcción del proceso a través de una matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

a.       Fortalezas: Son los elementos positivos que tiene las organizaciones y son recursos necesarios y poderosos para alcanzar la misión propuesta

b.      Debilidades: Son los elementos, recursos, habilidades, actitudes técnicas que la empresa no tiene o tiene inadecuadamente y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización.

c.       Oportunidades: Son aquellos factores, recursos que la empresa tiene y que se pueden aprovechar o utilizar para hacer posible el logro de los objetivos.

d.      Amenazas: Se refiere a los factores ambientales externos o internos que pueden afectar de tal forma que no se logren los resultados esperados, pueden ser de tipo político, económico, tecnológico.

 

o       Análisis de Formularios: generalmente todo documento, que venga a constituir un eslabón en la ejecución de algún procedimiento, se considerará procedimiento como un formulario, y como tal, debe ser estudiado y analizados en sus aspectos de costo y utilidad.

A lo que Goméz, Francisco señala: “De esta forma, a todo formulario se le debe hacer un seguimiento completo dentro del proceso administrativo, para constatar su eficacia y utilidad, con miras a averiguar si su utilización resulta indispensable y, en tal caso, tratar de modificarlo, a fin de lograr su perfeccionamiento, para que cumpla su cometido, de manera más funcional, eficiente y económica; simplificándolo, haciéndolo más legible e inteligible para todos sus usuarios”. (p. 8-9).

 

o       Análisis de Tiempos de ejecución de proyectos, en cada fase, para estandarizarlos y clasificar los proyectos de acuerdo a su complejidad, lo que permitirá una mejor planificación.

 

3.5 Diseño del Sistema

En esta parte se pretende preparar el nuevo modelo para el proceso de Planificación y Control de Gestión del Departamento Normas y Procedimientos, una vez determinados los recursos (materiales, humanos, y de tiempos) producto del análisis realizado en la fase anterior.

Ya en este punto deben definirse los elementos de entrada, proceso y salida, que serán parte del nuevo diseño, clasificación de los proyectos según su complejidad, con los tiempos estimados de ejecución, y la construcción de los indicadores que demuestren los niveles de productividad obtenidos en la gestión.

 

3.6 Realización del Sistema

3.6.1 Presentación

3.6.2 Justificación

3.6.3 Estructura

3.6.4 Diagrama de Procesos de Diseño Propuesto

 

3.7 Conclusiones y Recomendaciones

 

 

 

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA:

 

 

- COMO HACER UN PROYECTO DE INVESTIGACIÓN. Ramírez, Tulio

Editorial Panapo de Venezuela S.A., 1.999.

 

- GUÍA PRÁCTICA PARA TESISTAS. Pardo D., José L.

Libro Electrónico. 2.004

 

- COMO SE ELABORA EL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN. Balestrini A., Mirian.

Fotolito Quintana. 1.988

 

- MANUAL DE TRABAJOS DE GRADO DE ESPECIALIZACIÓN Y MAESTRÍA Y TESIS DOCTORALES. Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Yaselli, Maritza.

FEDUPEL. 1.998

 

- COMO HACER UNA TESIS. Mercado, Salvador.

Editorial Limusa S.A., 2.002

 

- METODOLOGÍA. Méndez A., Carlos E.

McGraw-Hill Interamericana. 2.004

 

-ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.Quiroga L., Gustavo.

Editorial Trillas, 2.004

 

-SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Goméz R., Francisco.

Ediciones Fragor, 1.999

 

-ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Hall, L., A.C.I.S., A.M.B.I.M.

Ediciones Distribuciones S.A., 1.985

 

- ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL, French, Wendell.

Editorial Limusa Noriega Editores, S.A., 1.993

 

-ADMINISTRACIÓN CONTEMPORÁNEA, Garza, Juan.

Editorial Mc. Graw Hill, 2.000

 

-TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN, Universidad Nacional Abierta

1.992

 

-INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN. Stoner, James  y Freeman, Gilberto.

6ta edición, México. 1.996

 

-CONTROL DE GESTIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO. Mallo, C. y Merlo, J.

Editorial Mc. Graw Hill, 1.995

 

 

 

 

ANEXOS:

 

-           Cronograma de Trabajo  (Ir a Cronograma)