Universidad Yacambu

ESPECIALIZACIÓN EN organización

Asignatura: "Seminario trabajo especial de grado”

TRABAJO 3- MARCO TEÓRICO

Prof. Cecilia Trejo

Elaborado por: Cecilia Zambrano

Fecha: 31/03/2005

 

CAPITULO II- MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes

2.1.1 Antecedentes de la Empresa CVG-venalum

2.1.1.1         Creación:

En 1973 se constituyó la empresa Industria Venezolana de Aluminio C. A., CVG Venalum con el objeto de producir aluminio primario en diversas formas para fines de exportación. CVG Venalum es una empresa mixta, con 80% de capital venezolano, representado por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG), y un 20% de capital extranjero, suscrito por el consorcio japonés integrado por Showa Denko K.K., Kobe Steel Ltd, Sumitomo Chemical Company Ltd., Mitsubishi Aluminium Company Ltd, y Marubeni Corporation. Inaugurada oficialmente el 10 de junio de 1978, la planta de CVG Venalum es la mayor de Latinoamérica, con una capacidad instalada de 430.000 toneladas de aluminio al año. Está ubicada en Ciudad Guayana, estado Bolívar, sobre la margen sur del río Orinoco. El 60% de la producción está destinado a los mercados de los Estados Unidos, Europa y Japón, colocándose el 40% restante en el mercado nacional.

 

2.1.1.2        Misión:

CVG Venalum tiene por misión producir y comercializar en forma competitiva productos de aluminio de calidad estándar mundial, con política de conservación del medio ambiente, promoviendo el desarrollo de la industria transformadora nacional para el crecimiento y beneficio de los trabajadores, accionistas, la región y el país.

 

2.1.1.3        Visión:

CVG-Venalum se consolidará como una empresa rentable, superando las actuales y futuras expectativas del mercado, buscando mejores oportunidades de crecimiento y logrando así su pleno compromiso con los trabajadores, accionistas y el país.

 

2.1.1.3        Objetivos:

2.1.1.3.1           Alcanzar altos niveles de calidad en nuestra gente, procesos y productos.

2.1.1.3.2           Maximizar la responsabilidad de la empresa.

2.1.1.3.3           Fortalecer la integración de las cadenas productivas.

 

2.1.1.4         Políticas:

2.1.1.4.1       De Productividad

La Empresa deberá orientar su gestión a garantizar la máxima productividad y rentabilidad en armonía con el avance técnico de la industria y la situación del mercado del aluminio, explotando las oportunidades de sinergia de acción que identifiquen los diferentes ámbitos de competencia.

 

2.1.1.4.2      Comercial

En materia de comercialización, la empresa deberá emprender acciones para garantizar el máximo valor agregado de la cesta de productos, conciliando la excelencia técnico-económica con el máximo retorno de mercado. 

 

2.1.1.4.3      Calidad

Calidad para CVG Venalum significa producir y comercializar aluminio así como prestar servicios relacionados, que satisfagan los requisitos de los clientes, mediante la participación de su personal y sus proveedores en un sistema de gestión de la calidad que estimula el mejoramiento continuo de sus procesos y productos.

 

2.1.1.4.4      Ambiental

CVG Venalum empresa productora de aluminio se compromete a incorporar la variable ambiental para el mejoramiento continuo de los procesos, a fin de cumplir con la legislación ambiental vigente y contribuir con la prevención y control de la contaminación

 

2.1.1.4.5      Desarrollo

CVG Venalum deberá impulsar el desarrollo integral y sostenido del sector del aluminio, orientando su acción como una extensión regional del Estado en pro de la reactivación, desarrollo y consolidación de la cadena transformadora nacional y del parque metalmecánico conexo.

 

2.1.1.4.6      Social

CVG Venalum como empresa del Estado venezolano a fin de contribuir con el desarrollo de la economía nacional, impulsará proyectos de carácter socioeconómicos generadores de empleo y bienestar social para la región, que elevan la calidad de vida de la comunidad que la circunda.

 

2.1.2 Antecedentes del Departamento Normas y Procedimientos

2.1.2.1        Naturaleza y Alcance:

El Departamento Normas y Procedimientos es una unidad lineo funcional adscrita directamente a la División  Organización y Procedimientos, Gerencia Sistemas y organización de CVG-venalum.

 

2.1.2.2       Misión:

Dotar a la Organización de Instrumentos normativos y procedimientos que regulen la gestión y faciliten el desarrollo de las actividades, en concordancia con los niveles de efectividad y calidad exigidos y dentro del marco legal vigente.

 

2.1.2.3       Filosofía:

El Departamento Normas y Procedimiento, comparte y practica los siguientes principios:

 

Las Organizaciones son sistemas abiertos, viables, flexibles y adaptables; que se desarrollan dentro de un ámbito de acción y un  entorno, por lo que su análisis requiere una visión integradora y sistémica.

 

El racional ordenamiento  y secuencia  de las actividades y sus interrelaciones contribuyen al cumplimiento de las metas y a la optimización de los recursos.

 

Los cambios que mejoran la situación actual son imprescindibles, por lo que el Departamento  favorece y promueve cambios para el mejoramiento continuo de la organización y sus procesos.

 

Toda  la responsabilidad  asignada requiere de la autoridad necesaria para garantizar el logro de las metas propuestas.

 

La calidad y oportunidad con la que  prestamos el servicio es nuestra mejor credencial.

 

La información a la que tenemos acceso es siempre confidencial y solo puede ser utilizada para los fines requeridos y por las personas autorizadas.

 

2.1.2.4       Ámbito Funcional:

 

A los fines de concretar su misión, el Departamento de Normas y Procedimientos  ejecuta las siguientes funciones:

 

Ejecutar los planes y programas de diseño, instalación, mantenimiento y distribución de instrumentos normativos y procedimentales, a fin de  mantener y optimizar el funcionamiento de la Empresa de manera coherente con sus actividades y procesos.

 

Evaluar los requerimientos y restricciones provenientes del marco legal y normativo de la Empresa, y propone los cambios de  normas y procedimientos que permitan adecuar el funcionamiento de la empresa sin pérdida de su efectividad.

 

Diseñar, consensar, instalar y administrar las normas y procedimientos, reglamentos y normativas para el funcionamiento de la Empresa, a los fines de asegurar la simplificación, optimización y coherencia sistémica de las actividades y procesos.

 

Diseñar, consensar e instalar la delegación de autoridad para cada uno de los niveles jerárquicos contenidos en la estructura aprobada.

 

Diseñar, obtener la aprobación, implantar y administrar los formularios e instructivos, a los fines de facilitar el registro de las actividades y los resultados obtenidos.

 

Programar y ejecutar charlas de inducción a los usuarios, a fin de dar a conocer los cambios instalados en las Normas y Procedimientos.

 

Mantener control sobre la información vigente y el historial de los cambios registrados en las  normas y procedimientos establecidos en la empresa.

 

Realizar diagnóstico en las distintas actividades y procesos de la Empresas, a objeto de identificar oportunidades de mejora en el modelo de funcionamiento vigente.

 

Asegurar el diseño y actualización de metodologías que permitan mejorar los productos de la unidad, de conformidad con los requerimientos de los clientes internos.

 

Preparar, actualizar y mantener los expedientes de las normas y procedimientos, formularios e instructivos aprobados, a los fines de  controlar la documentación de acuerdo con los requisitos exigidos por el Sistema de Gestión de la Calidad.

 

Asegurar la evaluación de los requerimientos de los clientes internos y el nivel de satisfacción obtenido, así como la incorporación de los resultados obtenidos en los planes de mejoramiento continuo de la unidad.

 

 Ejecutar el desarrollo de los proyectos de Normas y Procedimientos de la Empresa, con la finalidad de verificar el cumplimiento de los objetivos trazados, así como proponer y/o implementar los correctivos que se consideren necesarios.

 

Detectar desviaciones ó fallas en el funcionamiento de los instrumentos normativos, a los fines de determinar las causas reales ó potenciales que afecten su utilidad y uso de acuerdo con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad , normativas internas y marco legal vigente.

 

Implementar acciones correctivas y preventivas en caso de no conformidades y desviaciones detectadas en los instrumentos normativos ó en el diseño de las Normas y Procedimientos, Delegación de Autoridad, Reglamentos, Formularios e Instructivos de Trabajos, a los fines de  minimizar ó eliminar su repetición. 

 

Realizar revisión y seguimiento a las acciones implantadas, a los efectos obtener información oportuna y confiable en relación a la efectividad y eficacia de la mejora implantada.

 

Para el desarrollo de sus funciones la unidad mantiene contacto con:

 

Personal técnico, operativo y gerencial de todas las áreas de la empresa, para el levantamiento de información, revisión y aprobación de los productos de la unidad de acuerdo con los establecidos en el Manual Delegación de Autoridad.

 

Consultoría Jurídica, a los fines de solicitar pronunciamientos en relación a interpretación y aplicación de leyes y decretos  requeridos en  las diferentes áreas de gestión de la Empresa y obtener el visto bueno en aquellos procesos con restricciones legales.

 

Contraloría Interna, a los fines de solicitar aclaratoria e información  en lo referente a recomendaciones, observaciones ó desviaciones detectadas  en el cumplimiento de la normativa legal y procedimental vigente, así como obtener el visto bueno sobre las normas de control interno previstas en las normas y procedimientos de la Empresa.

 

Sistemas Automatizados, a los fines de coordinar  los requerimientos de diseño y  adecuación de los procedimientos y sus interrelaciones  para los procesos automatizados requeridos, así como canalizar la asignación del portal en la intranet  para la publicación de los documentos de la unidad.

 

División Almacén, a los fines de canalizar los niveles de inventarios y consumo de  Formularios stock de almacén para asegurar su disponibilidad.

 

Empresa  de Tipografía;  a los fines de suministrar  información y requerimientos de formularios de impresión y reproducción externa

 

2.1.3 Antecedentes de la Investigación

La gestión Empresarial de CVG.venalum tiene instalado un sistema de control que le permite a través de indicadores específicos, para cada unidad, hacer seguimiento al cumplimiento de las metas de cada unidad; metas que han sido planificadas de manera cónsona con la misión, visión, políticas, objetivos y estrategias que la empresa se traza para un determinado período.

 

Adicionalmente el desempeño del personal es evaluado anualmente, con el objetivo de un incremento por mérito, según los resultados que se obtengan, evaluación que es afectada por diferentes factores, determinados previamente, como por ejemplo: cumplimiento de tareas, relaciones laborales, custodia de recursos asignados, entre otros.

 

En el caso concreto del Departamento Normas y Procedimientos el único indicador que existe es el número de procedimientos en aprobación, y el desempeño del personal no considera el impacto de este indicador de forma directa.

 

En el año 2.000, a raíz del intento de implantación de la Norma Excelencia de gestión de la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.), se establecieron unos lineamientos para desarrollar Proyectos de Mejora, allí nació el proyecto de Mejora para el Departamento Normas y Procedimientos, que pretendía darle un enfoque más preciso al desarrollo de los productos de ésta unidad.

Se inicio la aplicación de la metodología que esta norma de Excelencia detallaba, pero el proyecto no culminó, por cambios en la estrategia empresarial, y el proceso continúa con las mismas debilidades.

 

2.2 Bases Teóricas

2.2.1 Teoría General de Sistemas

 

El enfoque de sistemas proporciona un marco de referencia integrado para la teoría organizacional moderna y la práctica administrativa. La teoría General de Sistemas se relaciona directamente con la Teoría Organizacional; dicha teoría se ha orientado a considerar a la organización como un sistema abierto con interacción del medio ambiente.

 

En otras palabras, considerar la organización como sistema abierto crea un papel más difícil para la administración. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo, debe preocuparse por adaptar la organización a nuevos y cambiantes requerimientos. La Administración es un proceso que obedece y enlaza distintos subsistemas de la organización.

 

Por lo tanto, el principio de integración es vital para el concepto de sistema; debe aplicarse cuando se utiliza el enfoque de sistemas para resolver problemas de complejidad organizada. El sistema empresa integra en su estructura una serie de sub-sistemas que responden a un conjunto de tareas y a los elementos que son necesarios para cumplir con los objetivos trazados. Como conjunto dinámico estructurado, requiere de una serie de cualidades que han de verificarse para que pueda conseguir sus objetivos con eficacia.

 

Finalmente, se reconoce que la teoría de sistemas es un cambio básico en la filosofía administrativa, indispensable en la vida de la organización actual. Por otro lado, ayuda a resolver alguna de las complejidades y, por otro, ayuda a la gerencia a conocer la naturaleza de los problemas complejos.

 

2.2.1.1 Definición de Sistemas

El concepto de sistema ha sido definido y utilizado por muchos autores en cibernética, biología, física, psicología, sociología, economía, administración y una variedad de otros campos básicos y aplicados. En este sentido, la definición de sistemas presentada por French Wendell (1.991), afirma que “sistema es un encadenamiento especifico de componentes interdependientes e interrelacionados que tiene un efecto facilitante en el desempeño de uno o  más procesos” (p. 58-59).

 

En ese orden de ideas, la definición sugiere que un sistema puede ser diferente en algunos aspectos del sistema, aunque ambos pueden estar contribuyendo al desempeño de procesos similares. Además, un componente dado de un sistema puede ser idéntico a un componente de otro sistema, o puede ser muy distinto. Los componentes de un sistema pueden ser dispositivos, materias primas, técnicas, procedimientos, planes, políticas, reglas y/o personas.

 

Por otra parte, la frase  “…interrelacionados e interdependientes…”, significa que la interdependencia entre los componentes es un aspecto principal de un sistema. El efecto facilitante sugiere que los sistemas en general se diseñan (se convierten) en medios de llevar a cabo o regularizar procesos.

 

Para complementar lo expuesto anteriormente, se mencionan los componentes fundamentales de un sistema, al respecto Garza Juan, establece lo siguiente:

 

a.            Partes o componentes relacionados entre sí.

b.            Normas que rigen las relaciones entre sus partes.

c.            Finalidad o propósito como entidad.

d.            Interactúan con su ambiente.

e.            Un ciclo de acontecimientos que se identifican como procesos del sistema.

f.            Poder para mantener o manejar su desempeño (empresa) si se introducen cambios para lograr un uso más eficiente y eficaz de sus recursos (2.000, p.30)

 

Estos componentes representan la relación dinámica de la organización con el medio ambiente, reciben de él los insumos, los procesan y luego los envían al exterior en forma de producto, es decir, el medio ambiente influye sobre el comportamiento del sistema.

 

Otro aspecto que facilita la comprensión de la definición de sistema, es el enfoque proceso-sistema, el cual proporciona una forma más conveniente de estudiar la planificación y control de gestión, utilizando modelos.

 

2.2.1.2 Características de los Sistemas

Cabe señalar que las características de los sistemas poseen un interés indudable en cualquier organización considerada como sistema abierto. Al respecto la Universidad nacional Abierta, en el modelo de la asignatura Teoría de la Organización (1.992) menciona las siguientes características:

a.            Entradas

b.            Procesamiento

c.            Salidas

d.            Ciclo de eventos

e.            Entropía Negativa

f.            Entrada de Información, retroalimentación y proceso de codificación

g.            Estado estable u homeostasis

h.            Crecimiento a través de la diferenciación e integración

i.           Equifinidad (p. 100-104)