UNIVERSIDAD YACAMBU LIDERAZGO Y NEGOCIACION Trabajo II Ing. César Bermúdez

La Situación Real de Conflicto:
Actualmente dirijo la Coordinación de Mantenimiento en Snacks América Latina Venezuela, en La Grita, Estado Táchira. En el planteamiento de este problema voy a utilizar nombres ficticios con situaciones reales. Dentro de Mantenimiento está el manejo del Almacén de Repuestos, el cual lo realizo desde el 18 de Diciembre 2002.
Presento una serie de problemas fuertes debido a la falta de repuestos críticos, de uso general ó que son consumibles en nuestro proceso productivo. En esa área laboran cuatro personas. José Pérez, Edgar Ramírez, María Delgado, la cuarta persona Carina Gutiérrez, con tiempo laborando en el Almacén de Repuestos y nivel de estudio de TSU es transferida temporalmente al Departamento de Compras de la Planta. José Pérez, Edgar Ramírez y María Delgado se desempeñaron como operadores de Producción y debido a su rendimiento y su actual régimen de estudio en un tecnológico fueron calificados para el cargo de Almacenista.
Además de lo mencionado se presentan problemas entre los operadores y técnicos electromecánicos al momento de solicitar repuestos ó insumos a los Almacenistas, debido al trato y cumplimiento de las políticas del Almacén, los Facilitadores de Mantenimiento presentan muchas quejas por la falta de repuestos críticos e inclusive de los no críticos, los Almacenistas se quejan por el uso dos sistemas paralelos los cuales son habilitados debido a los cierres contables de mes luego de 15 días y por las requisiciones de compras que no son procesadas a tiempo, no existen controles que se lleven a diario para determinar los niveles de inventario y comunicación.
Ya para este momento se realizó una reunión en la cual intervinieron las partes afectadas, llegando a un acuerdo en el cual seran favorecidos ambos grupos. Los Almacenistas están trabajando en la reubicaión física del almacén, se estan generando una serie de reportes para llevar un seguimiento a las actividades. Identificación del Problema
Falta de repuestos y suministros en el Almacén en algunos ítems lo cual causa inconformidad de los clientes internos. Esto es motivo para que ocurra el conflicto entre dos grupos: Almacenistas contra Mecánicos y Operadores.
Causas del Problema
Desde el punto de vista del Coordinador de Mantenimiento.
1. Los Almacenistas no poseen un adecuado Nivel Técnico. Ellos fueron promovidos de Producción a ese cargo sin estar preparados tanto en manejo de inventario como en conocimientos básicos del uso de los repuestos que se almacenan.
2. Falta de apoyo de quienes conocen los repuestos. Los Facilitadores de Mantenimiento al no tener acceso por la administración anterior al almacén no se sentían responsables y comprometidos.
3. No contar a tiempo con los sistemas administrativos del Almacén. Al tener quince días de atraso en los sistemas, los Almacenistas no pueden reportar las Salidas del Inventario, realizar Partes de Entrada para recepción de mercancía nueva.
4. Falta de Seguimiento a las Requisiciones de Compras. Al no tener un seguimiento a diario ó semanal de los requerimientos solicitados a compras no es posible asegurar los repuestos ó insumos a tiempo en Planta.
5. Diferencias de Inventario. Al realizar entregas de repuestos y suministros sin la debida autorización en los cierres de mes no concilian algunos ítems.
Desde El Punto de Vista de los Almacenistas.
1. No contar con los sistemas administrativos. Al no poseer los sistemas de información disponibles no se pueden realizar las partes de entradas de repuestos y los vales de consumos de repuestos. Al final de mes es un trabajo fuerte cargar toda la información al sistema y no se tiene una información veraz entre el inventario físico y el teórico.
2. Mal trato de los operadores y técnicos de mantenimiento. Al momento de solicitar repuestos las personas deben llevar su autorización debidamente firmada, al no traerla no se entrega el ítem, además todo es urgente. Se recibe malas palabras de los operadores y mecánicos.
3. Falta de ayuda de Mantenimiento. Al no tener el apoyo total de los Facilitadores y mecánicos con respecto a las cantidades mínimas y máximas de existencia, los tipos de repuestos según su criticidad, es difícil tomar decisiones con respecto a las cantidades a pedir y que debe ser prioritario en el stock.
Desde el punto de vista de los Mecánicos y Operadores.
1. Los Almacenistas no quieren atender sus expectativas en el momento. Por la carencia de repuestos en el momento requerido pueden dejar inconcluso un trabajo. Además no Identificación del Problema
Falta de repuestos y suministros en el Almacén en algunos ítems lo cual causa inconformidad de los clientes internos. Esto es motivo para que ocurra el conflicto entre dos grupos: Almacenistas contra Mecánicos y Operadores.
Causas del Problema
Desde el punto de vista del Coordinador de Mantenimiento.
1. Los Almacenistas no poseen un adecuado Nivel Técnico. Ellos fueron promovidos de Producción a ese cargo sin estar preparados tanto en manejo de inventario como en conocimientos básicos del uso de los repuestos que se almacenan.
2. Falta de apoyo de quienes conocen los repuestos. Los Facilitadores de Mantenimiento al no tener acceso por la administración anterior al almacén no se sentían responsables y comprometidos.
3. No contar a tiempo con los sistemas administrativos del Almacén. Al tener quince días de atraso en los sistemas, los Almacenistas no pueden reportar las Salidas del Inventario, realizar Partes de Entrada para recepción de mercancía nueva.
4. Falta de Seguimiento a las Requisiciones de Compras. Al no tener un seguimiento a diario ó semanal de los requerimientos solicitados a compras no es posible asegurar los repuestos ó insumos a tiempo en Planta.
5. Diferencias de Inventario. Al realizar entregas de repuestos y suministros sin la debida autorización en los cierres de mes no concilian algunos ítems.
Desde El Punto de Vista de los Almacenistas.
1. No contar con los sistemas administrativos. Al no poseer los sistemas de información disponibles no se pueden realizar las partes de entradas de repuestos y los vales de consumos de repuestos. Al final de mes es un trabajo fuerte cargar toda la información al sistema y no se tiene una información veraz entre el inventario físico y el teórico.
2. Mal trato de los operadores y técnicos de mantenimiento. Al momento de solicitar repuestos las personas deben llevar su autorización debidamente firmada, al no traerla no se entrega el ítem, además todo es urgente. Se recibe malas palabras de los operadores y mecánicos.
3. Falta de ayuda de Mantenimiento. Al no tener el apoyo total de los Facilitadores y mecánicos con respecto a las cantidades mínimas y máximas de existencia, los tipos de repuestos según su criticidad, es difícil tomar decisiones con respecto a las cantidades a pedir y que debe ser prioritario en el stock.
Desde el punto de vista de los Mecánicos y Operadores.
1. Los Almacenistas no quieren atender sus expectativas en el momento. Por la carencia de repuestos en el momento requerido pueden dejar inconcluso un trabajo. Además no reciben un repuesto sin una autorización firmada.
2. Los Almacenistas no saben que es lo que tienen en el Almacén. Al no poseer los conocimientos técnicos no saben en oportunidades ubicar el repuesto solicitado, lo cual atrasa la entrega del mismo.
Los Almacenistas están actuando de manera desorientada ya que saben que tienen que realizar un trabajo pero no poseen objetivos claros con respecto al servicio que ellos deben prestar a sus clientes internos. No cuentan con su herramienta informática de manera oportuna y necesitan recibir entrenamiento básico en administración de almacenes y en identificación y uso de los repuestos. Están de manera defensiva al momento de interactuar con sus clientes internos, esto genera un roce fuerte y un descontento en sus clientes, lo cual ha llevado en ocasiones a fuertes cruce de palabras.
Los Mecánicos y Operadores tratan de manera un poco fuerte a los Almacenistas dándoles el crédito a ellos por la falta de repuestos y no efectiva atención al requerirla.
Reflexiones:
Este problema me condujo a realizarme las siguientes preguntas: Que debo hacer para acomodar la situación de los Almacenistas y del propio Almacén? Es necesario involucrar a todos, tanto Almacenistas, Mecánicos, Supervisores para llegar a un acuerdo?. Según este problema sí ya que ninguna de las partes debe quedar afuera. Para eso puedo sugerir y llegar a consenso con todas las partes y apoyar a los almacenistas con sus requerimientos informáticos y de adiestramiento. Para ello debo:
1. Orientar la formación del personal del Almacén para que logre desempeñarse bien en el área de trabajo.
2. Comprometer y hacer parte del equipo del Almacén a los Supervisores y Mecánicos.
3. Diseñar junto con los Almacenistas rutinas de trabajo y de chequeo.
4. Lograr habilitar los sistemas máximo 3 días luego de los cierres contables de la Planta.
5. Eliminar de una vez el sistema antiguo, para nosotros SBP y trabajar bajo ORACLE.
6. Crear la cultura de realizar el seguimiento a las cosas y actividades.

Cada grupo tiene su propio punto de vista con respecto a este problema. Luego de la reunión se dió una serie de cambios dentro del grupo de los Almacenistas, se vieron las áreas de oportunidad y se despertó la chispa en ellos. Con respecto al grupo de mecánicos acordaron dar apoyo para selección de repuestos, suministrar información y entrenamiento.
Los conflictos resueltos mediante acuerdos de las partes involucradas son beneficiosos, permiten llegar a negociaciones que satisfacen a las partes involucradas.

El Tao del Liderazgo
La sola mención de la palabra conflicto, puede generar en muchos de nosotros, un rechazo o una asociación que terminará en desacuerdo y desunión. Nos cuesta aceptar que afrontar un conflicto es mucho más favorecedor que escapar de éste.

Negociando
Una interesante lectura corta donde nos muestra la negociación y que puede ocurrir según la forma que nosotros elijamos para realizarla. En la naturaleza se pone en práctica la negociación y nos cuesta creerlo.

La Resolución de conflictos herramienta imprescindible para los Negocios
Es una ponencia sobre un caso real de negociación de conflicto.