¿Esta realmente seguro que lo que quiere es
Capacitación Virtual?

David Piñeros

^© COGNITIA 2001

Seguramente habrá escuchado de Capacitación Virtual con una infinidad de nuevos términos y con grandes ventajas sobre la capacitación tradicional pero surgen varias incógnitas: ¿Estamos hablando de software y nada mas? ¿A qué nos enfrentamos realmente? ¿Es simplemente una moda? ¿Que implicaciones tiene? ¿Remplazará el entrenamiento como lo conocíamos? ¿ Podré implementarlo en mi organización? Para responder estas preguntas se requiere el análisis de  otras tendencias como Internet. Este articulo primero examinará las características del modelo de negocios electrónicos para luego explicar mas ampliamente las posibilidades del aprendizaje electrónico.

En la actualidad las empresas en Latinoamérica y el mundo están enfrentando una coyuntura que les ofrece enormes oportunidades, pero les exige enfrentar grandes retos. Por una parte está la globalización y la necesidad de permanecer competitivos en un mercado en el que no importa el origen, lo que importa es la diferenciación y el valor agregado. Segundo la aparición de Internet como una de las tendencias más importantes de principio del siglo XXI, su evolución y las tecnologías asociadas a esta.

En este panorama aparecen los e-Business [1], o negocios electrónicos. Este término ha significado un cambio de paradigma, puesto que antes de esta noción las posibilidades de Internet en las organizaciones se limitaban a su utilización como correo electrónico o catálogos virtuales [2]. 

El nuevo enfoque de e-Business se centra sobre las necesidades del cliente, recolectando analizando e integrando toda la información relacionada con estas, a través de los proveedores, la empresa y sus canales de distribución. El objeto de este esfuerzo es lograr relaciones más sólidas con los clientes. Los e-Business fusionan nuevas estrategias y modelos de negocio con las nuevas herramientas tecnológicas disponibles para lograr conocer mejor las necesidades del mercado y proporcionar productos o servicios de mayor valor, mas rápido. A su vez los e-Business presentan alternativas con ventajas en comodidad, disponibilidad, flexibilidad, globalidad y ahorro en costos para las empresas, socios de negocio y clientes.

En la actualidad a lo largo del planeta las organizaciones tradicionales están implementando estrategias que les permitan ser más adaptables y estar al tanto de los cambios tecnológicos para enfrentar el nuevo mercado global competitivamente.  Las compañías bajo este nuevo modelo aprovechan su experiencia y combinan propuestas de valor únicas, con la utilización de Internet como herramienta fundamental para mantenerse en el mercado.

¿En qué afecta esto a la Gestión y el Desarrollo Humano dentro de las empresas?

Las áreas de gestión y desarrollo humano son las más importantes y se les ha prestado una atención marginal en esta nueva corriente. Tradicionalmente al hablar de Internet, la rama encargada de tecnología ha mantenido la prelación sobre las demás, enfocadas mas hacia la infraestructura tecnológica, plataformas de correo electrónico, sistemas ERP [3] y más recientemente sistemas CRM [4]. La tecnología y la Gestión Humana no han ido de la mano habitualmente.

Por otro lado la necesidad de crear ventajas competitivas ágilmente requiere que las organizaciones cambien fundamentalmente la forma en que se relacionan con su entorno, con sus miembros y como realizan sus negocios. La tecnología no crea diferenciación, la gente si y en este aspecto la gestión humana es pieza fundamental de la estrategia de negocio de las compañías.

Las organizaciones en la actualidad deben mostrar una ventaja competitiva que les permita sobrevivir, y ser únicas, al igual que sus conocimientos. El modo en que lo manejan y transmiten es un factor fundamental de éxito. Las habilidades genéricas ya no representan un valor agregado para los clientes,  la diferenciación es una de las principales formas que permitirá a las organizaciones enfrentar el futuro.

Un ejemplo de esto es Transmilenio, - la empresa que se encarga del sistema de transporte publico de Bogotá - después de 2 años de planear y poner en marcha un sistema de transporte publico eficaz y de características únicas, el valor asociado a esta solución ha hecho que Transmilenio se diferencie del mercado y compita internacionalmente. Los conocimientos que este organismo ha desarrollado son tan específicos y únicos que le están reportando una nueva fuente de ingresos: la educación y servicios de consultoría en este tipo de proyectos. En este ejemplo un conocimiento distintivo agrega valor y le permite a Transmilenio abrir nuevos negocios[5].

Cambio de Paradigma

Todos los factores anteriores crean un cambio en la fuerza de trabajo incluidas las funciones de las unidades dedicadas a la Gestión Humana,  esta ultima se desplaza de una función administrativa, y de manejo de costos, a formar parte activa en la estrategia de la organización y de los resultados generales del negocio. La Gestión Humana entonces participa más dinámicamente en la identificación, evaluación, construcción de conocimiento así como en el desarrollo de entornos de aprendizaje a través de toda la organización.

Por ejemplo la compañía automotriz norteamericana General Motors (GM) en Detroit[6], transformó su departamento de recursos humanos, abandonando  las operaciones de nómina por medio de outsourcing y portales de autoservicio, enfocándose sobre la retención y desarrollo de su personal, reduciendo burocracia y costos operacionales, Donnee Ramelli, presidente de la Universidad de General Motors  comenta:

" El lugar natural para aprendizaje y desarrollo a reside en los recursos humanos. Nuestra estrategia aquí es acerca del talento, la transformación y tecnología. ¿ Podemos usar la tecnología para acelerar la transformación en nuestro desempeño? ¿ Podemos asegurar que tenemos todo el talento, el conocimiento y las herramientas que se necesitan triunfar? "

¿Pero que tiene que ver todo esto con el aprendizaje por medios virtuales?

La respuesta se encuentra en su disponibilidad como herramienta rápida para el aprendizaje organizacional fundamental en el nuevo papel de la Gestión Humana.  El aprendizaje electrónico ofrece varias ventajas sobre el entrenamiento tradicional y estas son:

• Disminución de costos de entrenamiento. Los costos totales de entrenamiento se reducen principalmente cuando la capacitación se debe hacer en muchos lugares y para mucha gente, los ahorros se logran en costo de pasajes, organización de eventos y tiempo fuera del trabajo.
   

• Aumento del desempeño. La consistencia del contenido enseñado por medios virtuales aumenta al no existir diferencia entre los cursos y los medios disponibles para los alumnos. También aumenta la retención de los temas pues el usuario elige el método de estudio que mas le conviene.
   

• Factores competitivos. Tener empleados mejor entrenados, en menor tiempo, en las áreas que lo necesitan, hacen que la organización en general mejore su desempeño.

Toda estas nuevas ideas traen alguna confusión en los términos relacionados con esta tendencia: capacitación virtual, sistemas de soporte al desempeño, mapas de conocimiento, foros de discusión, e-learning, eventos en línea, LMS, cursos asincrónicos y muchos mas. Explicar estos términos no es el propósito de este artículo pero si aclarar dos términos que requieren atención, pues aunque son diferentes, frecuentemente se confunden y estos son: e-learning y Capacitación Virtual.

Tradicionalmente la capacitación ha sido utilizada como el único recurso para que los empleados aprendan, pero esta concepción deja de lado muchos procesos que se desarrollan fuera del aula y también implican aprendizaje, por ejemplo cuando se lee un libro, un periódico, al observar a los demás o al compartir experiencias. Aparece entonces la incógnita ¿porque encerrar el aprendizaje a un evento que ocurre en un solo lugar? Para responder esa inquietud se introduce el concepto de e-Learning.[7]

La diferencia fundamental entre e-Learning y capacitación virtual es el punto de partida de los dos. Capacitación virtual básicamente se refiere a cambiar el medio de distribución de la instrucción, de presencial a virtual. En contraste e-Learning parte de un concepto amplio de lo que significa el aprendizaje, el nuevo papel de la gestión humana como promotor importante de los resultados de negocio y utiliza las tecnologías de Internet como herramienta para lograr estos objetivos. Para entenderlo mejor se pondrán en paralelo los conceptos de e-Business y e-Learning:

   
Hay que anotar que Internet al ser un nuevo medio ofrece varios obstáculos para realizar programas de Capacitación Virtual y el más básico es que la transición bajo el mismo modelo de Capacitación tradicional le resta muchos privilegios al aprendiz. Por ejemplo, un alumno que tradicionalmente debe trasladarse para tomar un curso, alojándose en un buen hotel con comidas y con un profesor que lo motiva. Por medio de Capacitación Virtual ya no tendría que movilizarse y tomaría el curso desde su computadora, destinando un tiempo de su trabajo para ello. En este caso él ya no tendría la posibilidad de relacionarse con sus colegas, ni su profesor,  no se tomaría probablemente un tiempo en la ciudad que visita para conocerla o saludar a sus amigos. 

El aspecto cultural es crucial para una nueva propuesta de aprendizaje; para el aprendiz, el área de Gestión Humana y la organización debe ser claro el valor de esta y la educación virtual no es muy precisa en entregar una propuesta concreta en este sentido. Un plan de e-Learning vincula el desarrollo profesional, el sistema de incentivos, el desempeño individual y de la organización al aprendizaje. Al introducir programas de e-Learning la oferta debe proporcionar valor a la organización, a sus empleados, socios y clientes.
  

Como saber de qué estamos hablando,  cuando hablamos de lo mismo

Al pensar en un proyecto de e-learning es muy importante involucrar desde el primer momento a la gerencia así como las diferentes áreas, mercadeo, producción, finanzas, logística, gestión humana y lo más importante a toda organización. Para hacer esto es básico desarrollar un lenguaje común entorno al significado de e-Learning,  sus implicaciones y tener en mente exactamente como e-learning va a agregar valor en la organización. A continuación se  describirán algunas características básicas de e-learning para poder establecer una mejor comprensión:

• e-learning requiere de una estrategia coherente. E-Learning esta ligado completamente a la estrategia de negocio, por ejemplo si la visión de la organización sitúa sobre la fuerza de ventas como un factor estratégico, la estrategia de aprendizaje debe incluirla. E-Learning, también abarca a los proveedores, la fuerza de ventas y los clientes. E-learning debe partir de la formulación de una estrategia articulada con la visión de la organización.

• e-learning demanda liderazgo. Una Iniciativa de este tipo debe ser apoyada desde la gerencia teniendo en cuenta las implicaciones que tiene para la organización. Los líderes de la organización deben entender muy bien el contexto de un proyecto e-learning.
    

• e-Learning se enfoca sobre el desempeño y no sobre las horas de capacitación. El objetivo aquí es mejorar el desempeño organizacional a través del desempeño individual,  aprovechando las posibilidades de la tecnología como medio de distribución y medición del desempeño. La finalidad de e-learning no es alcanzar un numero de horas de capacitación por año a un costo menor.

• e-learning busca desarrollar habilidades únicas. De la misma forma que los e-Business entregan un producto o servicio individualizado, a un cliente único, los conocimientos y habilidades que requieren los empleados para proporcionar estos servicios deben ser únicos, e-Learning esta dirigido a perfiles únicos.

• e-Learning es un proceso. El aprendizaje es un proceso continuo y no un evento, e-Learning toma en cuenta este hecho y desarrolla las herramientas apropiadas para apoyarlo. Un proceso de e-Learning ayuda a los empleados, comprometiéndolos a  mejorar su desempeño

• e-Learning no reemplaza el entrenamiento presencial. En este caso la tecnología es parte importante, pero es una herramienta, las clases presenciales y la interacción personal no pueden ser remplazadas pues estas no es posible sustituirlas sin perder elementos valiosos del aprendizaje.

• e-Learning no es una pócima mágica. En el pasado las " modas " en la teoría de administración de empresas prometían curar todos los males de la organización tomando como teorías obsoletas las buenas prácticas existentes en la organización e imponiendo sus hipótesis así no se adaptaran al entorno, perdiendo valor para las empresas y creando grandes traumatismos. e-Learning antes que imponerse como la solución a todos sus problemas toma las ventajas de varias tendencias y las unifica en el ámbito propio de cada organización bajo una meta: mejorar el desempeño.

• e-Learning ahorra costos. Es muy importante que aunque e-Learning puede  significar para una empresa una inversión importante, pero la relación costo beneficio es positiva y comparada con los altos costos, la velocidad y el mejoramiento en el desempeño relativo a la capacitación tradicional.

• e-learning requiere cambio. El nuevo papel de los aprendices requiere cambios dentro de toda la organización, desde la forma en que las directivas valoran el aprendizaje y las organizaciones lo aprovechan hasta su forma de evaluación.

• e-learning requiere una fuerte alianza con el área de tecnología. Aunque la tecnología no es la parte más importante, los sistemas y las opciones de aprendizaje deben estar adaptadas a la infraestructura tecnológica y las plataformas disponibles dentro de la empresa. Esto solo se puede lograr involucrando al área encargada de este aspecto, de nada sirve un buen curso en línea que no se puede ver porque el servidor no responde.

• e-learning no se reduce al área de gestión humana.  El aprendizaje puede ser apoyado fuera de las áreas de desarrollo humano, por medio de mentorías, comunidades en línea, foros de discusión y procesos de gestión de conocimiento. Una estrategia de e-Learning y Gestión de Conocimiento  realizada conjuntamente puede ahorrar costos y creando sinergias positivas.
    

• e-learning requiere de un proceso de desarrollo cuidadoso. Un punto muy importante en estas iniciativas es el buen desarrollo de contenidos, al no existir una interacción presencial, el contenido debe suplir este cambio y material debe reflejar los problemas reales a los que se enfrenta la fuerza de trabajo.
    

• e-learning ayuda a aprovechar mejor todas las tecnologías que existen en la empresa. Un proceso de este tipo crea afinidad con la tecnología por parte de los aprendices, formando una cultura de innovación y actualización tecnológica.

¿Entonces cuáles son las opciones?

En este proceso uno de los asuntos más importantes en este momento es estar consciente del cambio que esta sucediendo y cuales son las tendencias asociadas a este. Empezar a conocer exactamente las implicaciones de las organizaciones en el aprendizaje y el conocimiento y  convertirse alguien bastante enterado del tema y sus tecnologías es el paso inicial. Internet es un aliado bastante importante.

Investigar si su organización esta lista para implementar un cambio de este tipo es también bastante importante, dado que e-Learning es una solución compleja, pero que bien integrada puede  significar un gran paso adelante en competitividad y crecimiento para el futuro en las empresas. Compartir este tipo de experiencias con los socios de negocio de su empresa pueden también generar efectos positivos para el programa.

Pensar en términos de valor para todos los implicados un proyecto de e-learning es bastante importante, todos los involucrados deben ganar en estas iniciativas. Iniciar con pequeños éxitos es mejor que empezar con grandes fracasos. Finalmente recuerde que las estrategias del negocio y las de desarrollo humano deben estar alineadas

© David Piñeros, 2002.
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