| Gestionar equipos virtuales
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| En la red tendrán éxito
aquellos equipos que consigan que sus miembros se sientan
motivados, reconocidos y como parte de un grupo, algo que
debe considerarse desde un principio para evitar problemas.
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Javier Ruiz
Gerente del área de innovación de Socintec |
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La aparición de la Nueva
Economía y el desarrollo de las tecnologías de la
información han tenido una doble influencia en la gestión de
los equipos y de los proyectos de innovación. Por un lado,
factores tan conocidos y repetidos como la globalización, el
aumento de la competitividad, la tendencia actual de
fusiones y adquisiciones, la necesidad creciente de
colaboración entre organizaciones o la externalización de
los servicios de I+D en busca de recursos de excelencia,
suponen que cada vez sea más complicado el contar con todos
los participantes del equipo en el mismo lugar físico. Sobre
todo, si tenemos en cuenta que, además, los requisitos de
multifuncionalidad y multidisciplinariedad que se pide al
equipo son cada vez más exigentes.
Y, ¿qué es un equipo virtual? Aunque no existe una
definición consensuada, sí parece que diversos autores
entienden siempre una serie de rasgos comunes. Se trata de
grupos multifuncionales de profesionales, geográficamente
dispersos, que trabajan en la consecución de un objetivo
común, afectados por algún tipo de limitación de espacio,
tiempo o de organización, y se relacionan principalmente
mediante el uso de tecnologías de la información y la
comunicación (TIC).
Los equipos virtuales no son la panacea sino, más bien, al
contrario. La mayoría de los expertos coinciden en que, en
cuanto sea posible, la localización en el mismo lugar de los
miembros del equipo es más ventajosa desde el punto de vista
de la eficiencia que los equipos virtuales.
Sin embargo, a medida que las organizaciones se hacen más
horizontales es cada vez menos factible contar con que todas
las personas adecuadas se encuentren en el mismo sitio. Si a
esto añadimos que cada vez es más necesaria la colaboración,
no es de extrañar que cada vez más empresas recurran a
virtualizar su proceso de innovación.
Así lo demuestra el hecho de que alrededor de la mitad de
los premios de diseño de la revista
Businessweek del año 2001 hayan sido concedidos a
productos desarrollados por equipos virtuales.
Posibilidades
Estos equipos ofrecen nuevas posibilidades que no podían ser
planteadas antes:
• Es posible una comunicación frecuente, tanto formal como
informal. Aunque es necesario mantener reuniones regulares
para no descoordinarse.
• La mayoría del software de soporte a la colaboración
permite grabar y acceder de forma mucho más fácil a la
información y el conocimiento generados durante las
reuniones.
• El uso de TIC permite que el proyecto pueda seguir
mediante discusiones asíncronas -no en tiempo real-, que
facilitan intercambiar información entre localidades
situadas en distintas franjas horarias.
El desarrollo de producto puede llegar a ser un proceso de
veinticuatro horas en el que siempre haya alguien trabajando
en alguna parte del planeta. Además, el sencillo acceso a
fuentes muy variadas de conocimiento, permite a cada
participante centrarse en aquella porción del proyecto en la
que pueden aportar un mayor valor añadido. Si se gestiona de
manera apropiada, este método de colaboración puede suponer
una reducción del ciclo de desarrollo del producto.
Aunque las tecnologías disponibles para la comunicación son
muy variadas, se recomienda especialmente que al menos se
disponga de dos. Por un lado, algún tipo de tecnología que
permita al equipo llevar a cabo videoconferencias, enviar
mensajes electrónicos, mantener sesiones de
chats, etcétera. Por el otro,
también es aconsejable disponer de un espacio virtual donde
los equipos pueden guardar los documentos que vayan a ser
compartidos de manera constante.
El factor humano
Ahora bien, no hay que olvidar nunca que aunque la
tecnología es la que permite llevar a cabo esta técnica, el
principal impedimento que puede surgir es el factor humano.
Y es que finalmente tendrán éxito aquellos equipos que
consigan que sus miembros se sientan motivados, reconocidos
y como parte de un grupo, algo que si no se considera desde
un principio, puede suponer el principal problema en la
dirección de un equipo virtual.
El éxito en la gestión de los equipos virtuales proviene,
pues, no sólo de la tecnología sino, primero y
fundamentalmente, de la aplicación de unas reglas y modos de
funcionamiento diferentes a la gestión de los equipos
tradicionales localizados en el mismo lugar. Una de esas
reglas, por ejemplo, es contar con un plan específico de
comunicación orientado al desarrollo de altos niveles de
confianza entre los miembros del equipo, que generalmente
exige un cierto nivel de interacción y conocimiento cara a
cara antes de las fases de trabajo intenso. Otra, es la
introducción y aceptación de un régimen específico de
disciplina y control diferente al tradicional.
Por otro lado, los sistemas tradicionales de gestión de
proyectos están adaptándose a la nueva realidad y llegan a
ofrecer herramientas o módulos para facilitar la
colaboración y la gestión del conocimiento. |
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