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La reingeniería
ÍNDICE:
PARTE
I
1. Introducción
2. Análisis
3. El
posicionamiento y la reingeniería
4. La base del éxito en la
reingeniería
PARTE
II
5. Reingeniería movimiento hacia un nuevo
paradigma
6. Expectativas de la reingeniería
7.
Reingeniería aplicada a los recursos humanos
8.
Conclusión
9. Bibliografía
1. Introducción
Por naturaleza, el hombre busca respuestas a las diferentes
interrogantes que va encontrando a medida que desarrolla su saber, y
una vez que consigue estas respuestas se realiza nuevas
interrogantes, cuestiona estas respuestas.
Nos atreveríamos a decir que el proceso de reingeniería es
una respuesta a una interrogante ("¿estamos acaso haciendo las cosas
bien o podríamos hacerlas mejor?") que surgió después de haber
obtenido una respuesta (el proceso o actividad en sí) a una
interrogante que se planteó originalmente (Cómo hacer las
cosas).
El
objetivo de este trabajo, es realizar un viaje a través de la teoría
de la reingeniería y como esta puede ser una herramienta eficaz en
el desarrollo de nuestros negocios, en el desenvolvimiento de
nuestra carrera administrativa y el ramo del mercadeo.
2.
Análisis
¿Qué significa "Reingeniería"?. Empecemos por definirlo desde
un punto de vista sencillo. Ingeniería es "La aplicación de los
conocimientos científicos a la invención, perfeccionamiento y
utilización de la técnica industrial. . . .La función coherente que
un grupo de expertos aporta al proceso creador de una realización
técnica". En pocas palabras, es la forma como el hombre desarrolla
técnicas para realizar de manera más fácil, las cosas, a fin de
cualquier persona pueda, siguiendo los mismos procedimientos repetir
con los mismos resultados dicha acción. Reingeniería entonces es, la
revisión de esos procesos, a fin de hacerlos mucho más
efectivos.
La
reingeniería es un nuevo enfoque que analiza y modifica los procesos
básicos de trabajo en el negocio. En realidad, las perspectivas de
la reingeniería pueden ser muy atractivas para la gente de negocios,
pues le permitirá aplicar a plenitud todos sus conocimientos en sus
empresas, con el propósito (como dijimos antes) de hacerlos más
efectivos: mayor rapidez, mayor cantidad, mayor calidad, menores
costos, mayores ganancias.
Como toda actividad novedosa ha recibido diversidad de
nombres, entre ellos, modernización, transformación y
reestructuración. Sin embargo, independientemente del nombre, la
meta es aumentar la capacidad para competir en el mercado mediante
la reducción de costos. Este objetivo es constante y se aplica por
igual a la producción de bienes o la prestación de
servicios.
El
reciente surgimiento de los esfuerzos de reingeniería no se basa en
la invención de nuevas técnicas administrativas. Durante décadas, la
ingeniería industrial, los estudios de tiempo y movimiento, la
economía administrativa, la investigación de operaciones y los
análisis de sistemas han estado relacionados con los procesos de
negocios.
Algunas compañías progresistas han visto que su respuesta al
desafío de la competencia debe ir más allá de la reducción de los
presupuestos: Han entendido que los cambios deben ser eficientes y
que no sólo deben disminuir los costos, sino que debe mejorar la
calidad. El término reingeniería se deriva de la practica del
desarrollo de sistemas de información, que la empresa pueda
retroalimentarse de lo que está sucediendo en el mercado, en la
mente de sus consumidores y aún dentro de la propia empresa. Es de
aquí que se desprende que la mejor manera de utilizar las
computadoras consiste en usarlas para facilitar nuevos y mejores
procesos de negocios, el manejo más rápido y fluido de la
información, antes que emplearlos para automatizar los antiguos
procesos. Para hacer reingeniería, hace falta comenzar de cero. No
intentar reacomodar la vieja forma de hacer las cosas, sino comenzar
de cero aprendiendo de esa vieja forma de hacer las
cosas.
En
su actual desarrollo, la reingeniería, para ser eficaz implica un
alcance amplio y su implementación exige mucha destreza. Los
procesos de negocios cruzan líneas organizacionales y el cambiar un
proceso puede afectar a otros. La reingeniería requiere expertos en
trabajo de personal, ingeniería, economía, en mercadeo, tecnologías
de diferentes clases y de hecho en el trabajo especifico que se va
desarrollar.
3. El posicionamiento y la reingeniería
El
posicionamiento es un conjunto de actividades que proporciona la
entrada y el marco de planeación estratégico para la reingeniería y
a través del cual se implementan los métodos para apoyar un cambio
rápido y eficaz. El primer elemento del posicionamiento es la
recopilación de datos acerca de la compañía o institución; se
compara dónde está hoy y donde quiere estar.
El
segundo elemento en importancia es la recopilación de información
acerca de la forma como se dirige el negocio. Esta información
suministra un marco de trabajo para el cambio; define las relaciones
entre las unidades de negocio de la empresa y sus respectivos
procesos, proporciona una guía básica frente a la cual se puede
medir el futuro cambio y respalda el análisis de las mejoras en
costos y efectividad.
La
tercera parte del posicionamiento es crear un ambiente en donde se
pueda implementar el cambio con rapidez, eficacia y sin afectar a la
organización. El posicionamiento y reingeniería son dos conceptos
bastante flexibles para utilizarlos en toda una empresa o en parte
de ella.
Teniendo en cuenta que ambos dividen el negocio en partes
administrables, no existe limitación para el tamaño de las empresas
en las cuales pueden aplicarse.
El
posicionamiento es una especie de reingeniería de la marca, del
producto o de la misma empresa. Donde estoy en este momento, y hacia
donde quiero ir, o donde me gustaría estar. Debo reestructurar mi
marca, o mi producto o inclusive mi empresa, para que sea más
efectiva y esto significa reposicionarla. Revisar los procesos que
he estado utilizando hasta ahora, y ver la manera más adecuada de
corregirlos para que me permitan llegar a ese nuevo objetivo que he
fijado.
4. La base del éxito en la reingeniería
Existen siete condiciones que deben formar parte del proceso
de reingeniería para que llegue a Feliz término:
- Habilidad
para orientar el proceso de reingeniería de acuerdo con una
metodología sistemática y amplia. Esta metodología siempre debe
comenzar con la elaboración de diagramas detallados del actual
proceso de negocios. Uno de los sectores donde ha sido más
ampliamente recibido el concepto de Reingeniería ha sido en el
automotriz. La mayoría de las plantas ensambladoras, han buscado
maneras de hacer que su trabajo sea más efectivo a fin de poder
mejorar la calidad del producto final y a la vez poder ensamblar
vehículos con mayor rapidez y en mayor cantidad.
Por ejemplo, tenemos el caso específico de Toyota. Los
trabajadores en la línea de montaje, deben hacer una serie de
movimientos para buscar las diferentes piezas que deberán colocar.
El esquema de estos movimientos secuenciales se le llama
"espagueti". Los ingenieros encargados de aplicar procesos de
reingeniería en la línea de ensamblaje deben esquematizar estos
movimientos y analizarlos, en conjunto con los mismos obreros, a
fin de buscar la manera de reducir los pasos, evitar el cansancio
y mejorar el proceso. El obrero deberá aprender el nuevo sistema
de trabajo adaptado a ese nuevo "espagueti" que le permitirá ser
más eficiente. Los japoneses encontraron que podían en algunos
procesos reducir más de 20 pasos en un solo punto de
ensamblaje.
- Administración coordinada del cambio para todas las
funciones del negocio que se vean afectadas. Las operaciones de
negocios deben responder a los cambios iniciados por cuatro
fuerzas: competencia, regulación, tecnología y mejoras internas.
Para una mejor reacción ante el cambio, una operación debe ser
flexible y estar diseñada para modificaciones sobre la marcha.
Según vimos en el ejemplo anterior, el personal directamente
involucrado, forma parte activa del proceso de reingeniería.
Además, este proceso es aplicado a todas las áreas de la
institución y los cambios van siendo monitoreados a medida que se
van realizando, antes de ser implementados a gran escala.
La reingeniería representa una respuesta sistemática al
cambio y si se aplica de manera apropiada, se convierte en una
metodología de cambio, para modificar operaciones. Como tal
incluirá muchos componentes del negocio como mercadeo, planeación,
iniciativas de calidad, recursos humanos, finanzas, contabilidad,
tecnología de información. Un proyecto de reingeniería que pase
por alto estas áreas es probable que falle durante la etapa de
implementación, debido al alto grado de interdependencia entre
estas actividades.
- Habilidad
para evaluar, planificar e implementar el cambio sobre una base
continua. La reingeniería de los procesos de negocios se encuentra
casi siempre, con dos problemas muy difíciles. El primero resulta
del tamaño mismo de los proyectos: tienden a ser muy grandes. La
gerencia se siente intimidada, con justificación, ante los
proyectos de reingeniería que parecen arriesgar el destino de la
compañía. Y la segunda dificultad que parece inherente a la
reingeniería esta relacionada con el breve tiempo durante el cual
las mejoras proporcionarán una ventaja competitiva.
Para ambos problemas existe una solución, la reingeniería
puede desarrollarse sobre una base continua. En lugar de tratar de
implementar un proyecto de gran envergadura que reestructure toda
la corporación, puede iniciarse una serie de proyectos más
pequeños que alteren la empresa paulatinamente. Este enfoque no
solo reduce el riesgo y la demora en percibir las utilidades sino
que permite a la compañía mantenerse evolucionando de manera
continua y simultánea con su competencia.
- Habilidad
para analizar el impacto total de los cambios propuestos. Un
enfoque de reingeniería debe proveer la habilidad para analizar el
impacto que los cambios de cualquier proceso tendrán en todas las
unidades organizacionales. Además, resulta trascendental contar
con la capacidad para prever el impacto de cualquier cambio en
todos los procesos asociados de la empresa considerada en su
totalidad, ya que normalmente los procesos interactúan entre
sí.
- Habilidad
para visualizar y simular los cambios propuestos. Para el esfuerzo
de reingeniería resulta fundamental la capacidad de simulación de
los cambios que se proponen, pues este recurso permite el ensayo y
la comparación de cualquier número de diseños alternativos. Aun
cuando parece arriesgado implementar la reingeniería de procesos
sin tratar de simular los resultados, ya se ha intentado hacerlo.
En estos casos, el negocio mismo se convierte en el banco de
pruebas para el nuevo proceso, contado únicamente con la
oportunidad de rectificar alguna parte del diseño que no se
encontró satisfactoria. Tal y como mencionamos en el caso de
Toyota, los procesos son probados previamente y monitoreados por
representantes de cada departamento implicado en el proceso, a fin
de que ellos ayuden con sus ideas y conocimiento diario de proceso
y como principales afectados (beneficiados) por los
cambios.
- Habilidad
para utilizar estos modelos sobre una base continua. Los diseños y
los modelos de reingeniería se utilizan obviamente para respaldar
los esfuerzos futuros en este campo. Si se implementa una
iniciativa de calidad total, la compañía necesitará cambiar sus
procesos sobre una base común cuando las mejoras se implanten. Y
una segunda y menos obvia aplicación de los diseños es el apoyo a
las operaciones diarias de negocios, pues ellos contienen
información que puede ser útil en la toma de decisiones
operacionales, en el entrenamiento y en el control del desempeño
laboral.
- Habilidad
para asociar entre sí todos los parámetros administrativos de la
compañía. Para comenzar el proceso de reingeniería se requiere
acceso rápido a toda la información relacionada con los procesos
que se van trabajar, a los planes de la compañía, los sistemas de
información utilizados (que permita retroalimentar el proceso con
información vital, de manera de monitorear su efectividad), la
tecnología, los organigramas, la declaración de la misión de la
empresa y la descripción de funciones, al igual que muchos otros
detalles de la administración de la empresa y la organización
laboral. Tan importante como los datos para los nuevos proyectos,
es la relación entre estos aspectos. Es importante ver a cada
departamento como parte integral del proceso y de la empresa y no
como un ente independiente.
Algunas compañías progresistas han visto que su respuesta al
desafío de la competencia debe ir más allá de la reducción de los
presupuestos. Han entendido que los cambios deben ser eficientes y
que no sólo deben disminuir los costos, sino que debe mejorar la
calidad. Al seleccionar productos o servicios específicos, han
revisado sus procesos de negocios en diferentes direcciones para
mejorar sus posiciones competitivas.
Por ejemplo cuando Chrysler decidió construir su automóvil
experimental Viper como un auto de su línea de producción, dio un
nuevo aspecto a su ciclo de desarrollo del producto. Quiso aplicar
el proceso de reingeniería de modo que se necesitaran menos tiempo y
gastos para lanzar un nuevo vehículo al mercado, El éxito del
proyecto Viper, desde el punto de vista de negocio, fue mucho más
importante desde el punto de vista del proceso de reingeniería que
desde el punto de vista de un nuevo producto. Chrysler probó que
podía integrar a cada uno de sus departamentos y trabajar como uno
solo, reestructurando sus procesos, a fin de poder poner en el
mercado un nuevo vehículo, con los más altos estándares de calidad,
innovación e ingeniería y en menos tiempo. Como es obvio este
proyecto no estaba motivado por la tecnología. Lo cierto es que la
tecnología se empleo para apoyar el proceso, pero el rediseño del
mismo comenzó primero y las consideraciones tecnológicas llegaron
después. Desde entonces, Chrysler aplica estas estrategias para la
producción de cada nuevo vehículo, por eso es una de las empresas
que cuenta con una mayor cantidad de productos y con los diseños más
innovadores.
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