Reingeniería
Indice
1. Introducción
2. Marco Teórico
3. Reingeniería
4. Beneficios
5. Aplicaciones Encontradas
6. Bibliografía
1. Introducción
Actualmente han surgido diferentes
filosofías y estrategias para mejorar la eficiencia de los negocios de hoy en
día. Una de éstas, es la reingeniería, que se basa en el "rediseño radical de
los procesos para efectuar mejoras espectaculares en medidas críticas y actuales
de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez". En la
actualidad es uno de los temas más debatidos en el ambiente de las oficinas y
fábricas de muchos países.
No es ningún secreto que para alcanzar el éxito en el mundo de los negocios,
inclusive sobrevivir, es necesario realizar cambios fundamentales en la forma
como se dirigen las empresas. Por lo tanto, en el mundo cambiante de los
negocios de hoy día nadie se puede dar el lujo de operar de igual forma a lo
largo la vida útil de su establecimiento. Sería erróneo hacerlo, ya que los
demás negocios pertenecientes a su competencia podrían tomar ventaja de esta
gran oportunidad. Los administradores de hoy día deben conocer la salud de su
empresa, esto se refiere a tener en cuenta cómo marchan sus negocios para tratar
de evitar problemas operacionales que afecten a sus empresas en el futuro. Si un
negocio tiene fallas internas, a pesar que estas no son notadas por los
clientes, afecta la operacionalidad del establecimiento, provocando
disfuncionalidades que podrían causar una gran crisis organizacional dentro de
la empresa.
Las empresas deben plantearse la necesidad de cambio constante para así
atraer a la mayor cantidad de público posible y maximizar el beneficio.
La
siguiente investigación consta de información enconatrada en internet sobre los
aspectos básicos de la reingeniería, así como los diferentes campos de
aplicación de este proceso.
2. Marco Teórico
Bases Históricas de la Reingeniería:
Michael Hammer es el originador y principal expositor del concepto de
reingeniería, y fundador del correspondiente movimiento. Escribió un
trascendental estudio que apareció en Harvard Business Review con el título
"Reengineering Work: Don´t Automate, Obliterate". Es presidente de Hammer and
Company, firma de educación administrativa y consultoría. Fue nombrado por
Business Week como uno de los cuatro maestros sobresalientes en administración
en los años 90; actúa como conferencista y asesor de administradores ejecutivos
de las principales compañías mundiales, y en sus seminarios de reingeniería
asisten millares de personas anualmente. En fin, es considerado el pionero del
movimiento que conocemos como reingeniería.
Daniel Morris y Joel Brandon, socios de la firma Morris, Tokarski, Brandon
and Company, una firma de consultoría en administración situada en Chicago y
especializada en posicionamiento empresarial y reingeniería, y autores del
libro: "Reingeniería: Como aplicarla con éxito en los negocios", ubicados en la
vanguardia del movimiento de reingeniería desde que se enunció ese concepto,
llevan más de 20 años de experiencia ejecutiva y administrativa en un amplio
rango de industrias. Según ellos: "Hoy es el momento de la reingeniería. En la
actualidad es uno de los temas más debatidos en el ambiente de oficinas y
fabricas en muchos países" (Daniel Morris y Joe Brandon, 1994). Sus actividades
de consultoría han incluido reingeniería operacional, planeación estratégica y
táctica, evaluación operacional, administración de proyectos y elaboración de
políticas gubernamentales.
Todos estos autores han tratado con amplitud una gran variedad de temas de
negocios y han escrito numerosos artículos de gran trascendencia sobre el tema
de reingeniería. Sus colaboraciones anteriores incluyen una serie de cursos de
entrenamiento en video para la firma Applied Learning Inc. y el Information
Continuun, al igual que la obra Relation Systems Development (McGraw-Hill) en
donde presentan un método para relacionar el apoyo de la tecnología de la
información con la operación de negocios.
3. Reingeniería
Reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño de los procesos
en los negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de rendimiento que son
críticas y contemporáneas, tales como costos, calidad, servicios y rapidez,
optimizar los flujos de los trabajos y la productividad de una organización.
Se trata de un enfoque para planear y controlar el cambio. Es un proceso
total de readecuación de las organizaciones en las nuevas y exigentes
condiciones en un entorno cada vez más difícil de controlar; es decir, es una de
las formas con que se puede operacionalizar el cambio. Si se ha determinado con
anticipación el reposicionamiento, la reingeniería tendrá preparado el conjunto
de sus metas y su ambiente.
Esta operacionalización se fundamenta en las tres C´s:
Cliente: es la
razón de ser del servicio, es a quien buscamos satisfacer, y por lo tanto hay
que pensar como él desea ser atendido.
Competencia: las organizaciones deben
ser cada vez más competitivas, para así poder sobrevivir en un entorno cambiante
y exigente en aras de tener y preservar su segmento de mercado.
Cambio: busca
que las empresas sean más efectiva. Eficiencia + eficacia = efectividad.
La naturaleza del cambio es lo que distingue la reingeniería de otro tipo de
cambio organizacional. Si el cambio se concentra en una sola tarea o función, y
no en la secuencia de actividades desde las entradas hasta el cliente, entonces
no es reingeniería. Si se enfoca en como la información es enviada verticalmente
a través de la cadena de autoridad, pero no horizontalmente de empleado a
empleado, entonces no es reingeniería. A decir verdad, la reingeniería debe
cambiar el flujo horizontal de trabajo a través de la organización modificando
muchas veces el organigrama y los sistemas de información.
La reingeniería no toma nada como dado. Ignora lo que es y se concentra en lo
que debería ser. No se trata de hacer mejoras o incrementos marginales, se trata
de dar saltos cuánticos en su ejecución. Requiere destruir lo viejo y
reemplazarlo con algo nuevo. Cuando el proceso de reingeniería se lleva a cabo,
a la vez, se está mejorando la calidad del producto de ese proceso.
Existen siete condiciones que deben formar parte del proceso de reingeniería
para que llegue a feliz término:
- Habilidad para orientar el proceso de reingeniería de acuerdo con una
metodología sistemática y amplia.
- Administración coordinada del cambio para todas las funciones del negocio
que se ven afectadas.
- Habilidad para evaluar, planear e implementar el cambio sobre una base
continua.
- Habilidad para analizar el impacto total de los cambios propuestos.
- Habilidad para visualizar y simular los cambios propuestos.
- Habilidad para visualizar esos modelos sobre una base continua.
Las 3 R´s de la Reingeniería:
Rediseño.... para tener una visión
interfuncional.
Retool (proveer herramientas) ... factores de infraestructura
(equipo de computadoras, redes, procedimientos, etc).
Reorquestar... factores
de la organización que necesitan cambiar para conseguir la reingeniería.
¿Quién hace Reingeniería?
La reingeniería, la acción de replantear y
rediseñar la actividad principal de una organización, es hoy en día una de las
principales tendencias de la moda en el ámbito de administración, ya que su
antecesora "la mejora continua" no es suficiente para muchas organizaciones hoy
en día. Esas organizaciones no necesitan mejorarse a sí mismas sino
reinventarse:
- Empresas en grandes problemas.
- Empresas que tienen visión de ver venir el problema, y
- Empresas que están bien, pero que la gerencia es agresiva y ambiciosa.
¿Qué se necesita?
- Autoridad delegada.
- Responsabilidad por las decisiones que uno toma.
- Capacidad (herramientas, conocimientos, habilidad).
- Confianza.
Reingeniería vs. Mejora Continua
La reingeniería tiene metas radicales que
deben alcanzarse rápidamente. Reinventar no es cambiar lo que existe, sino lo
que no. Cuando una organización se reinventa así misma, debe aterra las
concepciones preestablecidas y las premisas invisibles sobre las cuales sin
darse cuenta se basan las decisiones y acciones que realizan. Este contexto es
la suma de todas las conclusiones a las que los miembros de la organización han
llegado, el producto de su experiencia y su interpretación del pasado.
Para reinventarse así misma una organización debe descubrir su contexto
escondido. Ya que solamente cuando una organización confronta su pasado entienda
a entender porque debe romper con su presente obsoleto y esta lista para
visualizar su futuro.
Lo que pasa muy frecuentemente es que algunos
directores no tienen el valor, o no ven la necesidad, de desechar el contexto
que ellos mismo han creado. Son los lideres quienes aceptan el reto.
¿Cuáles son los problemas más grandes que las compañías enfrentan en la
reingeniería?
Los problemas resultan cuando las empresas tratan de parchar
los procesos ineficientes existentes en nombre de la reingeniería. Cuando los
resultados esperados nunca llegan, el equipo gerencial injustamente va a
rechazar la reingeniería como una moda pasajera de administración que no
funciona.
Los ejecutivos necesitan entender que la reingeniería puede generar aumentos
extraordinarios en los resultados, pero sólo cuando todo el proceso es
considerado, y cuando la gerencia haga la reingeniería con la metodología
correcta y con la mente abierta.
¿Cuáles son los errores más comunes que se cometen cuando se inicia la
reingeniería?
Uno de los errores más comunes es la sobre dependencia: en
muchos casos, las compañías simplemente autorizan procesos que ya de por si son
muy ineficientes.
Las organizaciones deben de considerar todos los aspectos
de sus operaciones, incluyendo personas, productos, procesos y materiales.
Otro error es asumir que la reingeniería va a ser un arreglo de la
competitividad en la manufactura. El éxito en la competitividad va a resultar de
hacer las cosas bien hechas.
Las compañías deben reiniciar con un paso de
autoevaluación y planeación, que resulte en un plan de acción diseñado en
alcanzar grandes mejoras en su ciclo productivo, en calidad, costos, y
satisfacción del cliente.
¿Cómo puede usted saber cuando la reingeniería está resultando?
- La reingeniería deberá mejorar los resultados en todas las áreas de la
compañía.
- La gerencia debe definir una base para medir los resultados de la
compañía en la condición inicial, y desarrollar las medidas apropiadas de
los resultados que se esperan en la compañía en su condición final.
- La comparación de ambas medidas hablará por sí sola.
Rediseñar la empresa en siete pasos.
Las organizaciones de negocios
deberán aprovechar al máximo el potencial que desplieguen las personas que
trabajan en ellas, la habilidad de los gerentes y/o líderes es el poder explorar
continuamente el caudal de ideas e iniciativas fruto del ejercicio mental, de
arte de pensar que se generan permanentemente tanto formal como informalmente,
se debe asumir el riesgo de escuchar la voz de la inteligencia de los
trabajadores, canalizarlas en propuestas viables, alineándose a la misión y
visión definida.
- Es necesario identificar el proceso y/o área a rediseñar y a la vez esta
actividad obedezca a los lineamientos y estrategias de la empresa.
- Definir el horizonte, hacia donde queremos que el negocio apunte,
indicando la misión, visión, objetivos, factores críticos de éxito, cliente,
productos, valores y paradigmas. Esta actividad nos permite visualizar el
negocio como lo queremos y a donde pensamos deberá ir.
- Construcción del modelo operacional del negocio, se define el modelo del
negocio, los procesos y subprocesos, se identifican las responsabilidades y
roles asociados a los procesos, se definen los requerimientos (perfiles) de
las personas que deberán asumir las responsabilidades, se valoran bajo un
sistema de compensación de salarios y estrategias de desarrollo de las
personas, se evaluará la situación actual de las personas y se definirán
estrategias para cerrar la brecha. También en esta fase se modela la
infraestructura tecnológica y física que se necesitan para que los procesos
sean operativos y evolucionen en el marco de la eficiencia y productividad.
Con lo anterior definimos el mañana.
- Se levantan las condiciones actuales identificando procesos, gente,
tecnología e infraestructura. También se realiza un DOFA para identificar lo
positivo, negativo, lo que afecta o influye del entorno, también se mide la
satisfacción de los clientes, internos y externos. Con lo anterior se conoce
lo de hoy.
- Identificar las estrategias que nos permiten llegar al mañana y
acercarnos cada vez más al horizonte, y/o al sueño ideal. Se realiza un
ejercicio al identificar las estrategias teniendo en cuenta la misión,
visión, objetivos y factores críticos de éxito, mediante un DOFA estratégico
permite concretar las estrategias apuntando a los siguientes aspectos:
- Utilización al máximo de los elementos existentes que agreguen valor
al nuevo diseño.
- Garantizar la transición del modelo actual al nuevo modelo.
- Garantizar el compromiso, aceptación e involucramiento de la gente en
el desarrollo del nuevo modelo.
- Concretar y normalizar los procesos del nuevo modelo.
- Garantizar excelentes relaciones con los proveedores y clientes.
- Posicionamiento y crecimiento de productos y servicios.
- Paralelo a lo anterior se define las estrategias para administrar el
cambio, teniendo en cuenta que en los procesos de transformación la gente
juega el papel de titular y es fundamental lograr al máximo la aceptación,
participación e involucramiento de talento humano en todas las actividades
mediante procesos participativos, trabajo en equipo y sobre todo es
necesario ser siempre transparente en todo evento que afecte de una u otra
manera a las personas ya sea para cambios radicales o desarrollo progresivo.
- Implantación y concreción del modelo mediante acciones de seguimiento y
control, que permiten retroalimentar permanentemente el proceso del cambio.
Se debe garantizar que se disponga de todos los recursos necesarios que
permiten que los proyectos evolucionen de la mejor forma. Medir con hechos y
datos con un alto grado.
Factores claves para un rediseño exitoso:
- Establecer una meta agresiva de desempeño esa meta debe abarcar toda la
dependencia para asegurar suficiente ánimo.
- Comprender del veinte al cincuenta por ciento del tiempo del titular para
el proyecto. El tiempo dedicado debe empezar en un veinte por ciento y crecer
en un cincuenta por ciento durante la etapa de implementación. Por ejemplo
agendando reuniones semanales para que el titular verifique el avance.
- Realizar un análisis detallado de las necesidades de los usuarios, de las
características económicas y de las expectativas del ambiente. Por ejemplo:
entrevistas con usuarios, análisis de competitividad y revisión de mejores
esquemas funcionales en otras entidades similares.
- Asignar un ejecutivo de alto nivel adicional, especialmente durante la
etapa de implantación.
- Realizar una prueba piloto del nuevo diseño propuesto.
- Esta prueba debe probar el impacto general del diseño, así como proceso de
implantación.
Las cuatro formas de fracasar :
- Asignar al proyecto gente de nivel medio.Por la concepción errónea de
que si se asigna persona "indispensables" se verán seriamente afectadas las
actividades operativas de la dependencia. Pero se debe tomar en cuenta que
la calidad del personal asignado repercutirá en la calidad de los
resultados.
- Medir el avance en función solamente de las actividades del plan. Se
debe verificar aspectos de resultados específicos y desempeño de los
empleados.
- Dejarse llevar por lo establecido se deben de romper los paradigmas, la
mayoría de las dependencias tienen problemas para ir mas allá de su nivel de
habilidades. Estructuras organizacionales o restricciones de sistemas las
políticas establecidas.
- Pasar por alto la comunicación. Las dependencias por lo general de
desestiman el nivel de comunicación que debe ocurrir durante la etapa de
implantación. Se tiende a usar un solo método para esto como: memorándums u
oficios. Dejando de utilizar aquellos que "consume más tiempo" pero que
permiten la retroalimentación de los empleados.
Ejemplos De Compañías Que Aplicaron Reingeniería Con Éxito:
- Chrysler Company.
- Departamento de terapia física.
- June Wesbury.
- First Fidelity Bancorporation (FFB).
- Citicorp.
- Banco Regional Frances.
4. Beneficios
La reingeniería aplicada al proceso de administración del recurso humano
presenta los siguientes beneficios:
- Formaliza la normativa aplicable a la tramitación.
- Ofrece máxima institucionalidad y mínima discrecionabilidad mediante la
verificación sistemática de la normatividad aplicable a los tramites.
- Establece un banco único de información.
- Contempla sólo actividades que agregan valor al proceso.
- Cubre al 100% las necesidades.
- Establece congruencia entre procesos y normatividad.
- Proceso auditable.
- Proceso sumamente ágil que permite funcionar con un mínimo de movimiento
de personal y documentos.
- Capacidad de aplicarse tanto en la administración central como en los
organismos para estatales y desconcentrados del gobierno de estado.
En el mundo actual de los negocios, los cambios radicales son sumamente
esenciales para atraer al público consumidor y así maximizar el beneficio de la
empresa en cuestión. Esto significa que las empresas hoy día dependen de estos
cambios y no se pueden quedar estancadas en viejas formas de venta, ni mucho
menos, viejos equipos de funcionamiento. Las empresas deben confiar en procesos
como la reingeniería para ajustarse al mundo real , de otra manera la vida útil
de un negocio que tiene paradigmas en contra de cambios radicales va a ser muy
corta.
La reingeniería debe usarse siempre desde un enfoque sistemático para
rediseñar los procesos de negocios. Además, esta metodología siempre debe
comenzar con la elaboración de diagramas detallados del actual proceso de
negocios.
La reingeniería es al mismo tiempo la herramienta fundamental y la última de
cambio, ella dirige el proceso de negocios, instrumento de realización del
trabajo con la gente o empleados. En su estado presente ayuda a ajustar los
negocios a partir del antiguo paradigma industrial hacia uno nuevo de servicio e
información. En el futuro, continuará moviendo el negocio, de un paradigma hacia
el siguiente. Cuando se utiliza, la reingeniería realiza por si misma varios
cambios paradigmáticos.
Las oportunidades de los negocios continuarán creciendo si se tiene en cuenta
que de uno u otro modo, la relación entre gobierno e industria mejorará en todas
partes; pero los negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan
asimilar la tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades con el
mínimo retraso. Serán los negocios que se preparen a sí mismos para
cambiar.
5. Aplicaciones Encontradas
Primer Campo Sustancial: Estructura
Se deben eliminar en las organizaciones las estructuras piramidales, ya que
éstas producen lentitud, centralización, inflexibilidad y protección a los
trabajadores ineficientes e ineficaces; claro ésta, debemos de estructurar en
forma más vertical; descentralizando así las decisiones y facilitando la
comunicación.
Se debe eliminar el concepto de jefe, y cambiarlo por el facilitador.
Segundo Campo Sustancial: Procesos
El trabajo se debe organizar por sistemas básicos y, de ahí, segregar los
procesos y sub procesos; tenemos por ejemplo los sistemas básicos:
- Técnico
- Táctico
- Estratégico
- Administrativo
Debe haber un enfoque sistemático: todo hacia el cliente
Tercer Campo Sustancial: Tecnología
La tecnología debe estar al servicio
del cliente; a través de ella se hace un mejoramiento de la capacidad decisoria
del personal.
Cuarto Campo Sustancial: Clima y Cultura Organizacional
Los valores de los
trabajadores y la organización, deben ser compartidos, creando un clima propicio
para iniciativa, el aporte y el reconocimiento. Los gerenciales debe ser
comunicativos y participativos, creadores de compromisos, entrega, entusiasmo, y
compromiso grupal intenso. Todos los trabajadores deben ir tras lo mismo: Misión
/ visión.
Quinto Campo Sustancial: Recursos Humanos
Es la poli funcionalidad del
personal y la rotación de puestos. Todos los trabajadores saben hacer todas las
tareas de todos los puestos de la organización
Reingeniería de Tiempo:
Una reingeniería del tiempo se orientará primero a
establecer que lo que pasa es lo mejor o lo único que pueda pasar; segundo
afirmar que el presente –lo que pasa- sólo puede ser evaluado por su apertura
hacia el porvenir, que no puede sino ser la continuidad, el perfeccionamiento de
lo que hoy pasa.
Bio_Reingeniería:
Es un modelo biológico de transformación empresarial y
constituye un paso más allá de la reingeniería de procesos que lidera Michael
Hammer. La reingeniería y la calidad total parece estar cada día afianzándose en
el mundo empresarial, constituyendo una revolución en la forma de hacer
negocios.
Reingeniería en recursos humanos:
El factor humano no puede ser secundario
a ningún otro factor en una empresa. El éxito de una compañía dependerá del
desempeño de sus trabajadores, no importa el tamaño de esa fuerza laboral. La
reingeniería debe entrar a funcionar si el negocio se basa en el nivel de
desempeño. El proceso de reingeniería puede incluso depender más del desempeño
de cada quien, si se diseña para lograr un proceso de negocios más eficiente que
el anterior.
Reingeniería de negocios:
Hoy en día, la reingeniería es un tema común en
muchas empresas. Como toda actividad novedosa ha recibido diversidad de nombres,
entre ellos, modernización, transformación y estructuración. Sin embargo, e
independientemente del nombre, la meta es siempre la misma: aumentar la
capacidad de competir en el mercado mediante la reducción de costos. El
repensamiento y rediseño radical de los procesos de negocios es costoso y de
alto riego, por tanto se hace cuando el funcionamiento de un proceso en
específico es altamente eficiente, donde cualquier mejora es una diferencia,
además, tiene que ser hechas por personas que estén preparadas para este
"doloroso" proceso.
Rediseñando la búsqueda de empleo:
La búsqueda de empleo se convertirá en
una nueva venta de servicios profesionales y conocimientos, para satisfacer un
cliente o asociado, con crecientes requerimientos de personal altamente
capacitado, para poder cumplir con los niveles de exigencia del consumidor. La
relación laboral, quedaría sustituida entonces, por una cadena de valor agregado
tal como lo plantea Porter en su esquema de generación de ventajas competitivas
de la era de la información.
La Reingeniería Como Respuesta A La Globalización
La Reingeniería
Procesal
Reingeniería Humana
Proceso a través del cuál una persona excelente se convierte en una persona
todavía mejor, o una persona no tan buena, se convierte en una persona con
éxito, al obtener la capacidad de moldearse a sí misma, de rediseñarse, de
afinar y ajustar sus valores y actitudes, de hacer un lado el egoísmo, de
obtener y ampliar su calidad humana, su independencia y su interdependencia. Sus
cimientos son: Las Creencias (religiosas y no religiosas), los Principios
Universales, los valores derivados de éstos, la ética y la congruencia.
Aplicación de la reingeniería dinámica en fondo de comercio McDonald´s El
Viñedo
El fondo de comercio "McDonald´s El Viñedo" a pesar de estar regido
por un modelo internacional de operación de mucho prestigio, presenta problemas
internos que crean inconvenientes para los empleados y además para el
funcionamiento óptimo de éste centro de comida rápida en especifico. La
organización no está bien estructurada, presentando problemas tanto a nivel de
empleados como a nivel de los clientes. Por otra parte, la rotación de empleados
también es alta y muchos de estos no quedan conformes con el dinero que reciben
en comparación con el trabajo que desempeñan. Por lo tanto, la estructura
organizacional actual de este establecimiento no es la adecuada, lo que indica
que existe la necesidad de un cambio a través de un proceso de
Reingeniería.
6. Bibliografía
Los datos obtenidos en la realización de esta investigación fueron obtenidos
en las siguientes
dirección:
http://coqui.Ice.org/juanck/chap4/tlsdo24.htm
http://coqui.Ice.org/juanck/chap3/tlsdo24.htm
http://jacoby.uam.edu.ni/reingenieria/definamo.htm
http://www.online.com.mx/plaza/mgongora/
http://www.caveguias.com.ve/clasificados/trabajo/Articulo_3.html
http://www.camaralima.org.pe/revista/GLOBALIZ05.html
http://www.monografias.com/trabajos3/reingenieriad/reingenieriad.shtml
http://www.rcci.net/globalizacion/2000/fg117.htm
http://www.lex-doctor.com/publica/varios/sosa1.htm
http://www.ode.es/Consultoria/07_PRODUCTIVIDAD_REINGENIERIA.htm
http://www.baja.gob.mx/organizacion/dgi/biblioteca/ci/ci8/art_2.htm
http://www.baja.gob.mx/organizacion/dgi/biblioteca/ci/ci8/art_8.htm
http://www.uaca.ac.cr/acta/1998may/gdiaz/htm
http://campus.fortunecity.com/computing/864/perhis1/html
Trabajo enviado por:
Herrera M. Mariana
Venegas F. Andrea
herreram@racsa.co.cr
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