La Intranet es una red privada de computadoras con acceso restringido a usuarios predeterminados  que utiliza las tecnologías de Internet, pero mientras Internet es una red pública las Intranets son solo para los miembros de la organización. Una Intranet utiliza los protocolos TCP/IP lo cual la distingue de cualquier otro tipo de red, algunas empresas combinan el uso de Intranets y redes basadas en otras tecnologías.

        El software que permite a la gente comunicarse entre ella vía e-mail y tablones de mensaje públicos, y colaborar en la producción usando software de grupos de trabajo, está entre los programas de Intranets más poderoso. Las aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales enviar información, y a los empleados rellenar formularios de la empresa (como las hojas de asistencia) y utilizar la información corporativa financiera, son muy populares. Una de las virtudes más inmediatas de una Intranet es su efecto en la drástica reducción del uso de papeles. Manuales de procedimientos, guías telefónicas internas, normas y directivas, material de entrenamiento, listas de beneficios, listados de tareas, etc., pueden convertirse a un formato digital y ser actualizados en forma permanente y, prácticamente, sin costo.

        La mayoría del software que se utiliza en las Intranets es estándar: software de Internet como el Netscape, Navigator y los navegadores Explorer para Web de Microsoft. Y los programas personalizados se construyen frecuentemente usando el lenguaje de programación de Java y el de guión de CGI.

        Una Intranet está protegida con medidas de seguridad como claves de acceso, encriptado, muros cortafuego (en inglés firewalls), etc., para que solo puedan acceder a ella miembros autorizados.

        Los propósitos de una Intranet pueden ser variados, pero sobre todo deben proporcionar al usuario información eficiente, además deben incluir: el manejo de documentos estáticos y un nivel de interactividad interesante. La Intranet debe ser un recurso, una base de conocimiento y por encima de todo, fácil de usar. Para agregar valor, la Intranet debe ofrecer información oportuna y actualizada periódicamente. Debe también ser interactiva, permitiéndoles a los usuarios hacer preguntas y contestar encuestas.

        La Intranet facilita el almacenamiento, la puesta al día y el acceso a la información que los empleados necesitan, con respecto a la organización, a su departamento y a la ejecución de su trabajo. Por otra parte, también mediante el uso del correo electrónico se mejoran las comunicaciones entre los empleados, los jefes y los supervisores. Otro de los aspectos que se mejoran desde el punto de vista comunicacional es el intercambio de manera horizontal entre empleados, entre departamentos y entre gerentes, facilitando el compartir ideas, la coordinación de tareas y proyectos entre departamentos y equipos de trabajo, la participación en los procesos de toma de decisiones y la resolución de problemas.

        Barner (1996) señala que la nueva tecnología hace técnicamente posible que los empleados, saltándose ciertos niveles de la cadena de mando y protocolo, puedan comunicarse directamente con los gerentes.

        Gracias a las Intranets la organización toma una estructura más horizontal, donde los empleados pueden sentirse protagonistas de los procesos, ya que participan, contribuyen y pueden ser expresadas sus opiniones. La organización horizontal, según Castells (1996) es una red dinámica y estratégicamente planeada de unidades que se autoprograman y se autodirigen basadas en la descentralización, participación, y coordinación. En las empresas modernas los empleados pasan muchas horas de su tiempo, por lo tanto un entorno como Intranets hace posible que el empleado pueda sentirse más cómodo y agradado, logrando un mayor rendimiento en su labor diaria.

        Según Ángel Olivera, “Para apoyar el desempeño de la gente, se requieren varias cosas: datos, información, conocimiento sobre los insumos, procesos y productos que se manejan en una organización. Integrar todo esto en un sistema es lo que se denomina sistema de soporte al desempeño SSD. El reto además es, integrarlo en un ambiente electrónicamente compartido por los trabajadores: una Intranet corporativa.”.

        Dentro de los criterios que Olivera considera factibles para construir una Intranet Corporativa, desde el punto de vista de la plataforma tecnológica tenemos:

• institucional,
• trabajador,
• productos y servicios,
• documentos,
• contenido,
• procesos medulares.

        Sin embargo, el criterio que priva en términos de un soporte al desempeño organizacional es el de los procesos medulares del negocio; el resto de los criterios deben quedar en la periferia considerando que no por esta condición sean menos importantes.

       De esta manera, una Intranet en términos de criterios deberá estar conformada por:

criterio central: procesos medulares del negocio,

criterios periféricos: institucional, servicios al personal, productos y servicios, documentos y contenido.

        La siguiente tabla presenta una de las formas formuladas para la información estructurada y no estructurada formuladas como secciones de contenido específicamente para la parte correspondiente a los procesos medulares del negocio en una Intranet.

 Áreas de trabajo en un equipo administrativo de una Intranet.

         La infraestructura de una Intranet depende de cuatro distintos grupos de personas que la administran: El administrador del servidor Web, Editores, Redactores y Autores.

        Administrador del servidor Web.- Este es el responsable de facilitar la cooperación entre varias organizaciones dentro de la empresa y es el designado de la dirección y administración de la infraestructura técnica de la Intranet.

        Editor.- Es el o los personajes que determinan que temas de la información de carácter formal será creada y mantenida por la organización. Además es el designado de requerir un proceso formal de protección de la información (derechos reservados).

        Redactores.- Se encuentran en la organización para tener múltiples líneas productivas o áreas de servicios.

        Los Autores.- crean el contenido.

        Firewall.- Una firewall (pared de fuego) consiste en uno o más caminos o métodos de protección para una red de cómputo desde otra red no muy confiable, o con poca o nula protección. El mecanismo o técnica utilizada por un esquema de firewall es realizado no por una, sino por varias formas o técnicas, pero su principio es el siguiente: un firewall tiene dos pasos de información, uno que viene del mundo externo hacia un módulo de protección, el cual analiza las acciones a tomar, y determina la información que puede o no puede pasar, y otro camino que viene del modulo a la red, con la información debidamente filtrada. Esto esta muy relacionado con lo que es el tema de seguridad en Internet, de hecho, las paredes de fuego constituyen una de las soluciones mas usadas en la seguridad interna de redes.

  BUSCADORES 

             Partiendo de la premisa que, la Gerencia del Conocimiento no solo trata el saber que el individuo, o grupo de, posee en un momento especifico y que de cualquier forma hace uso de el, sino que abarca todo aquel al que tiene acceso, encontramos a los llamados buscadores como elemento importante en la localización de información en Internet.

            De tal forma que, los Search Engines como se les conoce en ingles y cuya abreviatura es SEs, almacenan una base de datos con direcciones, el título de cada una de ellas y una breve descripción de la misma.

            Cuando el navegante solicita al buscador, a través de una o varias palabras claves, la página que se relaciona con la información de su interés obtienen un listado seleccionado por un “spider”, que es el software que en términos reales se encarga del proceso de búsqueda, selección y clasificación.

            Este proceso no siempre resulta satisfactorio, y es frecuente que el usuario pase considerables espacios de tiempo antes de encontrar lo que busca, por tanto se recomienda:

-Colocar la mayor cantidad de palabras relacionadas directamente con el tema de búsqueda sin acentos, símbolos, y en minúsculas.

-Colocar los términos en ingles, pues hay gran cantidad de páginas que ofrecen la posibilidad de seleccionar el idioma para ser leídas.

-Intentar la opción de búsqueda avanzada

-Usar otro buscador si no encuentra lo deseado

            También existe la opción de los directorios, donde la actividad de lectura, evaluación y clasificación por categorías las realizan humanos; esta es la principal diferencia con los motores de búsqueda, a estas personas se les conoce como editores de directorio

             La búsqueda de texto completo es probablemente el método más conocido y usado al realizar una búsqueda. La idea detrás de este método es la búsqueda a través de documentos de palabra clave. Los motores de búsqueda mas conocidos por el público en general son los que se pueden encontrar por Internet, como Google, Yahoo, Altavista, Lycos, etc. Pero existe una gran variedad de motores de búsqueda, el modo de operar de estos motores de búsqueda consiste en la construcción de un índice de palabras claves que se encuentran en los documentos. Estos índices creados se hacen corresponder cuando se realizan búsquedas. Como resultado de la búsqueda se muestran las páginas que tienen aquellos índices.

            El trabajo en un entorno dinámico exige la obtención de información sobre temas relacionados en distintos momentos del tiempo. Este es uno de los objetivos de las herramientas que permiten la distribución de información personalizada. De forma automática, el usuario tiene acceso a información que ha sido seleccionada anteriormente, sin necesidad de realizar el mismo tipo de búsqueda más de una vez.

         Para hacer mas efectiva la gerencia del conocimiento dentro de las complejas organizaciones de hoy en día es necesario disponer de herramientas que permitan generar procesos colaborativos, distribuir y sincronizar tareas en la organización, de forma que se pueda reducir el tiempo y aumentar la eficacia. Estas herramientas engloban procesos que podrían incluirse dentro de funcionalidades de búsqueda o de distribución personalizada de información, pero van mucho mas allá de estos para convertirse en paquetes altamente integrados capaces de realizar una gestión casi integral del conocimiento de la organización.

         En la red de Internet se encuentran varias formas de buscar información, estas son: buscadores, directorios y portales temáticos.

        Comenzando por los buscadores, podemos decir que todos ellos poseen un motor de búsqueda, gracias al cual, escribiendo una palabra clave en la caja de búsqueda se encuentran hipervínculos hacia paginas que contienen dicha palabra clave, aunque a veces el contenido de la pagina no representa los datos que se desean encontrar.

La otra manera de buscar información es mediante un directorio (por ejemplo: www.yahoo.com.ar) donde deberemos hacer clic en las diferentes secciones para ir avanzando en la búsqueda. En el caso de buscar una receta de sushi comenzaremos en la sección [Sociedad y cultura], luego en [Alimentos y bebidas], seguimos en [Recetas], en [Por ingredientes], en [Étnica y regional], finalmente en [Japan] y ahora se ven los resultados; se han encontrado dos recetas de sushi.

Por lo tanto podemos decir que un directorio es una manera jerárquica de organizar la información. Otra definición de directorio: es una base de datos con la peculiaridad de que esta optimizado para realizar lecturas, navegaciones y grandes búsquedas sobre él; como ya vimos la información en él está organizada de modo jerárquico y este contiene objetos de una clase determinada con distintos atributos que son los que realmente contienen la información.

Otro método para encontrar información en la red es la búsqueda en portales temáticos. Se llama así a los sitios que agrupan la información de un mismo tema (por ejemplo: gastronomía, deportes, computación, etc.); existen varias formas de encontrar estos portales: una de ellas es entrar en el sitio Web www.buscaportal.com. Estos sitios parecen lo mejor para encontrar información, pero de no conocer el URL correcto, no nos serán de mucha utilidad.

PAGINAS AMARILLAS

        Podemos definir como paginas amarillas al directorio que  contiene, además de los datos básicos de contacto, una serie de datos descriptivos sobre los conocimientos que tiene la persona, intereses profesionales y aquellos proyectos o “mejores prácticas” en las que ha participado.

        Estas páginas amarillas se han desarrollado como herramienta de soporte a la gestión de comunidades, ayudando a la cohesión de la red y la confianza entre sus miembros fomentando el intercambio transversal de conocimientos 

Las “páginas amarillas” de conocimiento posibilitan identificar fuentes y redes de experiencia y pueden ser usadas como una herramienta o habilitador por sus usuarios. Una “Web” de conocimiento podría categorizarlo en términos de áreas de experiencia o especialización a través de toda la organización.

Un mapa de conocimiento es como las "páginas amarrillas del conocimiento de la empresa, que nos dice cual es el conocimiento existente y donde se encuentra pero no contiene el conocimiento en sí, solo la referencia de donde encontrarlo. Es una guía.

·        Registro de los datos generales de un empleado

·        Perfil de habilidades administrativas, empresariales, personales y profesionales

·        Historia de participación en proyectos

·        Bitácora de productos y/o servicios de interés

·        Motor de localización de personas en base a datos generales, perfil de habilidades o áreas de interés.

         Brindando espacios y recursos para fomentar el conocimiento encontramos que las personas están dispuestas a divulgar todo lo que saben. Una empresa farmacéutica japonesa dispuso de un salón especial para que las personas se junten a tomar el té y compartir datos e información de una manera informal. Otras compañías han armado bibliotecas virtuales donde todas las personas tienen acceso a la información y el tema que deseen. Las paginas amarillas digitales también son un excelente espacios para buscar a los profesional y saber cual hizo tal tarea o quien es el especialista en. 

Apuntan a personas. Colecciones de documentos y bases de datos que pueden ser consultadas por ejemplo: páginas amarillas, listas de expertos conteniendo sus CVs, perfiles de competencia y temas de investigación

INFOGRAFIA  

http://www.metodista.br/unesco/PCLA/revista10/artigos%2010-3.htm#EL

http://www.aui.es/biblio/libros/mi2000/Rodolfo%20Carpintier2.htm

http://www.arearh.com/software/intranet.htm

http://www.monografias.com/trabajos11/infintern/infintern.shtml#BUSCAD

http://www.gestiondelconocimiento.com/documentos2/america/herramientas.pdf

http://www.redestb.es/inode/quees.htm

http://iio.ens.uabc.mx/~jmilanez/escolar/teoria.de.sistemas/stuff/intranet_def.html

PREGUNTAS DE DESARROLLO

1.- ¿Qué es una Intranet?
2.- Mencione las ventajas de las Intranets.
3.- Nombre los criterios para la construcción de una Intranet Corporativa, desde el punto de vista tecnológico.
4.- ¿Cuáles son los grupos que administran las Intranets?
5.- A que se le denomina Pared de Fuego.
6.- ¿Qué son los motores de búsqueda?
7.- ¿Qué son los Portales Temáticos?
8.- Explique la utilidad de las páginas amarillas y su aporte a la Gerencia del Conocimiento.
9.- ¿Cómo contribuye la Intranet a mejorar las comunicaciones en las organizaciones?
10.- El uso de estas tecnologías, ¿constituyen un verdadero apoyo a la Gestión del Conocimiento?