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Autor: Lic. Freddy Macedo D.

Actividad

Johnson & Johnson de Venezuela es una empresa dedicada a la venta de productos de cuidados para la salud, teniendo varias líneas de mercado muy conocida como los son el cuidado de Bebe (Johnson Babys), Neutogena y Clean and Clear (Cuidado de la piel), Sundown (Bonceadores y Bloqueadores solares), entre otros. Dentro de esta organización me desempeño como Analista Senior de Contabilidad, ubicándome en el área de finanzas, allí llevo el control de gran parte de los procesos dado a que mi unidad presta apoyo tanto estadístico como guía para el desenvolvimiento de la empresa. Entre las labores que realizo se encuentra el análisis continuo de los indicadores financieros de la organización, así como la revisión constante de las cuentas claves dentro del Balance General y El Estado de Ganancias y Perdidas, También cumplo funciones dentro de algunos proyectos en la organización como lo son “Bravo” que es un nuevo sistema de reporte a casa matriz y “Process Excellence” que es un proyecto para mejorar tanto en calidad como en cantidad de las labores dentro de los departamentos este equipo esta conformado por empleados de diferentes áreas de la organización para ver desde varios puntos de vista los procesos y poder verificar los pro y los contra en ellos. Así mismo y como función principal participo activamente en los cierres mensuales de la compañía, se hacen cortes mensuales los cuales debemos reportar tanto las ganancias como los gastos incurridos en estos verificando si se cumple con la cuota de venta presentada para el mes y verificando que la utilidad neta sea la prevista para esas fechas.

Estructura

Tecnología

Dentro de la organización se maneja el software administrativo BPCS, este es utilizado en todo los módulos como lo son cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nomina, presupuesto y contabilidad. Se cuenta con servidores marca Sun propios los cuales lo cual nos permite contar con una red muy segura, en cuanto a los equipos de computación se cuenta con computadores Compaq PIII y PIV, hace poco se realizo un proyecto donde se globalizo a nivel mundial Windows 2000 para toda la corporación con todas sus aplicaciones (Excel, Power Point, Word, etc.).

También poseemos varios software de ayuda gerencial y para los procesos como:

Sintrax este permite bajar cualquier data de el sistema y convertirla en archivos xls. (Excel).
Cognos, este sistema nos da la posibilidad de verificar en tiempo real el estado de cualquier cuenta e incluso hacer estados comparativos con años anteriores, el presupuesto, etc.
Darwin, este es el antiguo software de reporte a casa matriz el cual se esta reemplazado por el sistema "Bravo" ambos se están enviando en paralelo pero al final de este trimestre desaparecerá por completo.

Gente

Cargo	Profesión	Carácter y Aptitud
Gerente de Contabilidad	Licenciado en Contaduría Publica	Líder de tipo democrático, le gusta que sus subordinados tomen parte activa en el trabajo, permite que aporten ideas y asuman responsabilidades.
Supervisora de Contabilidad	Licenciada en Administración	Presenta un manejo total de su entorno, utiliza su experiencia para desarrollar sus actividades y hace que sus equipo de trabajo se plantee en ese mismo rol.
Analista Senior	Licenciado en Contaduría Publica	Interactivo, asume riesgos con responsabilidad, participativo. El área donde se encuentra tiene relación con muchas otras áreas dado a sus funciones.
Auxiliar de Contabilidad	T.S.U en Administración	Persona muy pasiva, espera ordenes y no es capaz de tomar riesgos, poco intuitiva
Auxiliar de Contabilidad	T.S.U en Administración	Aunque se empleo recientemente en la compañía es una persona muy persistente e inquieta, en búsqueda de aprender.
Coordinadora de Nomina	T.S.U en Administración	Persona poco comunicativa, muy resistente al cambio, posee una buena experiencia en lo que hace pero presenta poca participación en el equipo
Coordinadora de Impuestos	Licenciada en Contaduría Publica	Presenta una alto conocimiento en su trabajo, es muy participativa y colaboradora

Procesos

En el siguiente cuadro se desarrollara el proceso de cierre mensual paso a paso desde la obtención de toda la información hasta los reportes finales a Casa Matriz. Cabe destacar que la diferencia que existe entre los cierres mensual y el cierre final son los reportes que se envían.

Procesos de Cierre Mensual

Verificar el cierre de todos los módulos (cuenta por cobrar, cuentas por pagar, nomina, inventario).

Solicitud de cierre a todos los departamentos para realizar el Batch final y adición total de todos los Journals a la contabilidad.

Revisión de la información adicionada.

Preparación de la información requerida para montar Balance y Profit & Loss (Cuadro de Activo fijo, Cuadro Banco en Dólares, Revalorización BPCS, Revalorizacion Extracompensación, Activo fijo y Depreciación Acumulada en Dólar, Cuadro de Inventarios, Cobranza Días en la calle, Tasas Corporativas)

Imprimir reporte FRS del sistema (balance y P&L)

Vaciar las cifras de los reportes FRS en la hoja de Balance y P&L

Vaciar las cifras de los cuadros de información en la hoja de balance y P&L, para calcular el currency del mes.

Verificar la utilidad esperada del mes en Dólares, porcentajes de venta, porcentaje de costo y porcentaje de gastos operativos y generales

Distribución de Sales Incentiv (Incentivos de ventas) ITF 14 y ITF 10

Calculo de la reserva de impuesto en base a las ventas

Calculo de la equalization del mes

Discusión de las cifras obtenidas con el Director de Finanzas

Preparación de Balance y P&L definitivo

Reporte C+1 MTFS reporte de Ventas del mes por franquicias

* Calculo de las ventas por franquicia

* Vaciado de las cifras en macro de excel (C+1 mensual)

* Corrida de la macro, creación de archivo de texto luego de la corrida.

* Cargar el archivo en la pagina principal de Bravo (este paso se hará luego de haber entrado con la clave de acceso)

* Luego de cargado el archivo se valida dentro de la pagina si este no posee errores se confirma su trasmisión

Reporte C+3 MTMS reporte de Ventas del mes por franquicias

* Calculo de las ventas por franquicia y Mayor Product

* Vaciado de las cifras en macro de excel (C+3 mensual)

* Corrida de la macro, creación de archivo de texto luego de la corrida.

* Cargar el archivo en la pagina principal de Bravo (este paso se hará luego de haber entrado con la clave de acceso)

* Luego de cargado el archivo se valida dentro de la pagina si este no posee errores se confirma su trasmisión

Reporte C+5 MTNS reporte utilidad neta por franquicias

* Vaciado de las ventas netas, costos, gastos operativos, gastos generales e ingresos generales y utilidad neta por franquicia

* Vaciado de las cifras en macro de Excel (C+5 mensual)

* Corrida de la macro, creación de archivo de texto luego de la corrida.

* Cargar el archivo en la pagina principal de Bravo (este paso se hará luego de haber entrado con la clave de acceso)

* Luego de cargado el archivo se valida dentro de la pagina si este no posee errores se confirma su trasmisión

Reporte C+8 MTES reporte estadisticos

* Vaciado de las pruebas estadísticas, liquidez, días en la calle, personal operativo, personal administrativo, etc.

* Vaciado de las cifras en macro de Excel (C+8 mensual)

* Corrida de la macro, creación de archivo de texto luego de la corrida.

* Cargar el archivo en la pagina principal de Bravo (este paso se hará luego de haber entrado con la clave de acceso)

* Luego de cargado el archivo se valida dentro de la pagina si este no posee errores se confirma su trasmisión

Impulsos y Frenos

En el siguiente cuadro se colocara lo que a mi forma de ver presentan cambios para mejorar y los obstáculos que pueden que se pueden presentar para conseguir esas metas.

*Impulsos*	*Frenos*
La capacitación constante de los empleados es una gratitud muy importante que estimula al personal en sus labores cotidianas esto le ofrece mas herramientas para llevar a cabo un trabajo optimo en el sitio que se desenvuelven.	La capacitación del personal, debe hacerse desde el punto de vista organizacional, se refleja que los equipos de trabajo han sido capacitados , pero debe hacerse talleres grupales dentro del mismo departamento para conocer todas las inquietudes, ideas y aptitudes tal vez ocultas de cada persona, a fin de buscar la armonía dentro de los departamentos.
La automatización de los procesos y la estructuración de estos dentro de el cronograma de process excellence, que dice que no existe una meta sin un objetivo, una acción sin un plan; nos lleva a verificar paso a paso todos los procesos que realizamos en nuestras labores y verificar en que sentido se puede mejorar y ahorrar varios factores como los son tiempo, esfuerzo, y el retrabajo.	Se debe crear una proceso automatizado para el vaciado de la data de los reportes. Crear un sistema que implique bajar la data directamente del sistema a la macro de reporte esto reduciría el margen de error en la preparación del reporte así como también, el tiempo para realizarlo. Para ello debemos realizar un proyecto donde trabaje conjuntamente el departamento de sistema y contabilidad para lograr este objetivo en un corto plazo.
Conocer a fondo el negocio nos permite mejorar en todo lo que hacemos, esto implica no solo conocer el área en que te desenvuelves sino también, las áreas que están a tu alrededor. factores como conocer a fondo la organización, nuestros productos, el mercado donde nos desarrollamos, nuestra posición con nuestros competidores, nos ha hecho acreedores de el símbolo de la calidad (signature of cuality) en la ultima revisión hechas por los auditores corporativos obtuvimos plata, esto nos implica que debemos trabajar mas en nuestros proyectos para mejorar cada día.	Se debería utilizar mas una herramienta como lo es la Intranet. Se debe crear un banco de datos importantes dentro de la Intranet para que cada empleado sea del departamento que sea, pueda acceder a datos de importancia en el negocio, como lo pueden ser análisis de mercados, ventas por mes, productos primiun, nuevos productos, nuevos mercados, entre algunos. Esta base de datos debe ser actualizada regularmente lo que implica la dedicación de tiempo para los departamentos que tomen parte en este proceso.

Intimidades

Como lo coloque en el punto anterior hay ciertas asperezas entre personas del mismo departamento por ello veo como alternativa talleres grupales para cada departamento, a fin de solventar estos inconvenientes y poder llevar a cabo una mejor relación dentro de nuestro ambiente de trabajo.

Factores Externos

La actual situación del país nos ha llevado a elaborar un plan de ventas muy estricto, tomando en cuenta esta idea, la situación dentro de la organización a veces se a tornado conflictiva dado a que el trabajo se ha duplicado y los empleados trabajan horas extras y el cansancio se ve demostrado en sus resultados finales, desde el punto de que se realiza la actividad en cantidad y no el calidad como se espera.

El mercado cambiario a influido en cuanto a las exportaciones e importaciones de materia prima y producto terminado, creando en ciertos casos desabastecimiento de los inventarios de reserva produciendo un impacto relevante en las metas estimada para los cierres de cada mes.

Motor de Cambio

En cuanto a las estrategias que se pueden implementar para optimizar los procesos se tienen:

Crear un proyecto de automatización en los envíos de reportes para mejorar tanto en calidad, como en tiempo.
Creación de planes gerenciales a fin de involucrar a todos los empleados, y plasmar de manera muy abierta todos los objetivos y metas que se desean alcanzar tanto a corto como largo plazo.
Utilizar con mayor frecuencia las herramientas ya existentes en la empresa como lo son la Intranet, la red, etc.

Artículos de Internet

Estrategias de Mercado

http://www.ufg.edu.sv/facultades/economia/estrategias%20de%20comercializacion.htm

En este pagina podremos observar links muy interesantes acerca de las estrategias de mercados así como también conceptos importantes para el estudio del mismo como los consumidor, canales de distribución, el precio y el punto que considero mas importante que es el de la publicidad y promoción este factor es el que representa mas gastos para la organización por ende debe ser muy bien utilizado por los responsables de mismo.

Intranet

http://www.monografias.com/trabajos12/porquein/porquein.shtml

En esta monografía nos habla muy detalladamente lo que es la Intranet, y todas las ventajas que ofrece a la empresa, representado por el costo de esta red, los beneficios , y todos aquellos procesos que pueden mejorar con el uso de esta herramienta en nuestros puestos de trabajo.