GERENCIA
AUTOR:
Frank Robles
Descripción
de
ACTIVIDAD
Actualmente me desempeño como Jefe del departamento
de contabilidad. Las actividades que realizo son el supervisar y monitorear
todo lo referente a los procesos contables y velar por el fiel cumplimiento de
los controles administrativos. Además suministro mensualmente la información a
la gerencia referente a los resultados financieros, variaciones de costos y
gastos respecto al presupuesto, y cualquier otra información financiera o
contable que sea requerida.
PROCESOS
Procesos a
Monitorear
Registro de toda la documentación de compras: Verificación del documento
recibido, revisión de los soportes correspondientes, y de los niveles de
aprobación de adecuados a cada caso. Monitoreo del ciclo desde su registro
hasta su correspondiente cancelación.
Emisión de facturas: Revisión de la correcta emisión
del documento, niveles de aprobaciones adecuadas. Monitorio del ciclo desde su
emisión hasta su cobro.
Revisión de Inventarios. Coordinación de los
inventarios físicos realizados mensualmente.
Impuestos: Coordinador y responsable del
pago de las obligaciones mensuales y anuales. Cálculo de la proyección fiscal.
Activos Fijos: Revisión del cálculo de la
depreciación mensuales de los activos y, las adiciones o desincorporaciones.
Análisis de los
Estados Financieros
Al cierre de cada mes, se
analizan los estados financieros y se determinan las variaciones significativas
de costos, se evalúan las posibles causas y se elabora el informe respectivo a
la gerencia. Adicionalmente se analizan las variaciones significativas (margen
de 5%) respecto de los gastos respecto al presupuesto y se elabora el informe
correspondiente a la gerencia.
ESTRUCTURA
Todo el personal que labora en nuestra área está plenamente
identificado con la misión y visión de la organización. Desde el gerente del
departamento, que es nuestro coordinador general, el cual orienta, y coordina
conjuntamente con los supervisores la aplicación de las medidas como el
suministro, manejo y control de la información, que conducen al mejoramiento
continuo de los procesos. De ahí los supervisores nos encargamos de monitorear
el trabajo y conducir a los analistas al logro de los objetivos. Todos tenemos
un gran sentido de pertenencia y de responsabilidad. Cada uno conoce y realiza
su trabajo con la seriedad, eficiencia y eficacia que se requiere y siempre
buscando mantener buenas relaciones dentro de nuestra área y con los demás departamentos.
En cuanto al grado de instrucción del personal, somos profesionales
universitarios a excepción de dos Técnicos Superiores, y un estudiante que se encuentra en los
últimos años de su carrera. El gerente posee varios estudios a nivel
internacional, y diversos postgrados, además cuenta con una experiencia de más
de 20 años en el campo laboral. Los supervisores, estamos actualmente cursando
estudios de postgrado, y tenemos experiencia dentro del campo laboral de más de
10 años.
TECNOLOGIA
Hardware: Actualmente nos encontramos en una etapa de
actualización tecnológica, con la finalidad de optimizar los procesos, y
mejorando la capacidad de respuesta y obtención de la información. Se esta
reemplazando progresivamente los 20 PC por equipos Compaq Pentium 4 y se
reemplazó el servidor de Redes y el servidor de Internet.
Software: Se está actualizando el software (ASPEL)
con todos sus módulos: SAE – Administrativo, COI – Contable, y adecuándolos a
los requerimientos actuales. Se están desarrollando nuevas aplicaciones para el
área fiscal (LOGFISCAL), que mejore los controles y permita ajustarlo a los
requerimientos exigidos por los entes gubernamentales.
IMPULSOS
Se ha creado un “sistema de sugerencias” a nivel
general, donde los mismos empleados contribuyen al mejoramiento de la
organización en todos sus niveles. Al final de cada mes se premia la mejor sugerencia, y al final del
año se otorga un premio especial a la mejor sugerencia recibida que haya sido
ejecutada. Se realizan talleres de incentivo al personal, antiestrés y otros.
FRENOS
Aunque no existe una relación familiar entre los
socios u otro personal directivo, sin embargo el hecho de que desde los inicios
de la empresa existiera estrecha relación entre sus directivos, nos limita la
toma de decisiones en muchos aspectos a los que no estamos dentro de ese grupo.
Otra de las principales limitaciones es que la falta de estimulo de algunas
personas para crecer profesionalmente, por la inexistencia de un efectivo plan
de entrenamiento; nos impide ser más efectivos en la aplicación de los nuevos
modelos de gestión. Debido a que no tienen la preparación requerida, su
participación en la implantación de nuevos sistemas es limitada.
INTIMIDADES
Actualmente
solo se presenta un caso en particular, y es que uno de los analistas es
sobrino del gerente de administración, sin embargo la actitud en general, ha
sido bastante profesional y en nada eso ha repercutido en el desempeño de las
funciones del departamento, ni ha afectado al resto del personal.
FACTORES
EXTERNOS
Actualmente uno de los factores que ha incidido
notablemente es la exigencia por parte de los entes gubernamentales, que ha
requerido una importante inversión de tiempo y recursos por parte de la
organización, lo cual ha impedido el desarrollo de otros proyectos que van a
permitir mejorar la gestión y cultura organizacional.
MOTOR
DE CAMBIO
Definitivamente es necesario
mejorar el nivel intelectual del personal, creando efectivos planes de
adiestramiento y capacitación que permita involucrarlos plenamente en el
desarrollo de todos los procesos, para mejorar
todas las actividades del departamento. Por otra parte es importante
promover dentro de los directivos de la organización un ambiente de “equipo y
trabajo en conjunto” que nos permita ante cualquier situación ambigua, a cada
uno aportar soluciones, que al final en mutuo acuerdo, permitan obtener el
mayor provecho para la organización.
INFOGRAFIA
EL CONTROL DE GESTIÓN COMO
HERRAMIENTA FUNDAMENTAL PARA
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%202/control%20de%20gestion.htm
Dentro de este artículo se presenta
el control de gestión como la solución para evaluar de manera permanente las
posibles desviaciones que se presentan actualmente dentro de las
organizaciones, creando instrumentos que le permitan a su núcleo de
operaciones, forjar un conjunto de herramientas que le ayuden a mejorar su
labor frente al conjunto de la empresa.
EL CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL CRITERIOS
PARA LA EVALUACION DEL
DESEMPEÑO
http://ciberconta.unizar.es/LECCION/cgcrite/Criterio.doc
Este importante artículo nos muestra aspectos muy importantes referentes a los criterios de gestión para la evaluación del desempeño como por ejemplo, que en la evaluación del desempeño de una organización intervienen numerosos criterios que de no ser tenidos en cuenta, conducen a conclusiones parcializadas que limitan la iniciativa y las acciones encaminadas al desarrollo integral de la empresa y la colocan en una posición desventajosa ante un entorno que evoluciona más rápido que ella. Se considera que la evaluación del desempeño de la organización debe hacerse con un enfoque multidimensional y medirse a través de los criterios siguientes: Estabilidad, Eficiencia, Eficacia y Mejora del valor, para los cuales si se toma como referencia a estándares normados o planificados, expresarán el nivel de Efectividad de la organización; y si se toma como punto de referencia a la competencia, entonces expresarán el nivel de Competitividad de la organización.
LOS SISTEMAS DE CONTROL DE
GESTION ESTRATEGICA PARA LAS ORGANIZACIONES
http://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistemas-control.shtml
Este es un
trabajo bastante completo que nos muestra entre otras muchas cosas, que el
Control de Gestión es un sistema de información para la toma de decisiones en
el cual es necesario ver los factores que identifican a la organización, a
objeto de poder definir la información clave y de esta manera seleccionar,
procesar y trasmitir a través de los canales formales de comunicación de la
estructura de la organización, la información relevante que le permita a la
gerencia de una empresa u organización tener poder de decisión en tiempo real.