Universidad de Yacambu

Maestría: Gerencia de las Finanzas y de los Negocios

Gerencia de Recursos Humanos.

 Profesor: Clíver Sánchez

 

Participante: Lic. Maryeli M.  Argüello P.

      Lic. Hernán León

 
Trabajo No. 2

 

El Diseño y Análisis de Puestos

 

Actividad 1. Revisión Teórica sobre el proceso de Diseño y Análisis de Puestos.

 

 

Descripción de Cargos.

 

Para lograr un buen análisis y diseño de cargo hay que pasar por el proceso de Diseño Organizativo, el cual los directivos construyen, evalúan y modifican la organización formal con el propósito de facilitar la realización de las tareas o actividades necesarias para la consecución de los objetivos establecidos, de manera eficaz y eficiente. Se basa en la información disponible respecto a puestos de trabajo que constituyen la esencia misma de la productividad de la organización.

La descripción de cargos consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás, el análisis de cargos estudia y determina todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para realizarlo de la mejor forma. 

 

 

Figura No. 1

 

 

Análisis de puesto.

 

                                                            

Uno de los retos más importantes a los que se enfrenta el directivo o propietario de cualquier negocio es determinar cuáles serán las funciones y actividades que se deben asignar a cada puesto de trabajo, ya que de una acertada distribución de éstas dependerá el grado de eficiencia del mismo. La herramienta administrativa que nos ayuda a hacerlo de manera relativamente sencilla es la técnica conocida con el nombre de "Análisis del Puesto", la cuál además nos permite identificar la importancia relativa de cada puesto en la organización y las características físicas y sicológicas que deben poseer las personas que los ocupen. Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales.

A continuación se muestra los elementos que conforman la descripción y el análisis del puesto:

Figura No. 2

 

Métodos de descripción y análisis de puestos.

Los métodos que mas se utilizan en la descripción y el análisis de puestos son:

Método de observación directa. Es uno de los métodos mas utilizados, tanto por ser el más antiguo como por su eficiencia. El análisis del puesto se efectúa observando al ocupante del puesto, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos anota los datos clave de sus observación en la hoja de análisis de puestos. Es mas recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos.
Se aconseja que este método se aplique en combinación con otros para que el análisis sea mas completo y preciso.

 

Características:

1.      El analista de puestos recolecta los datos acerca de un puesto mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante de este.

2.      La participación del analista de puestos en la recolección de la información es activa; la del ocupante es pasiva.

Ventajas

Desventajas

§         Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de puestos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.

§         No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus labores.

§         Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.

§         Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica del análisis de puestos (qué hace, cómo lo hace y porqué lo hace).

 

§         Costo elevado porque el analista de puestos requiere invertir bastante tiempo para que el método sea completo.

§         La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite obtener datos importantes para el análisis.

§         No se recomienda aplicarlo en puestos que no sean sencillos ni repetitivos.

 

Método del cuestionario. Tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, habilidades, conocimientos y niveles de desempeño necesarios en un puesto especifico.

 

Características:

 

  1. La recolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de análisis del puesto, que llena el ocupante o su superior.
  2. La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva; la del ocupante es activa.

 

Ventajas

Desventajas

§         Los ocupantes del puesto y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión mas amplia de su contenido y de sus características, además de que participan varias instancias jerárquicas.

§         Este método es el mas económico.

§         También es el que mas personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de puestos y devuelto con relativa rapidez. Esto no ocurre en los demás métodos.

§         Es ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

§         No se recomienda su aplicación en puestos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.

§         Exige que se planee y se elabore con cuidado.

§         Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

 

 

 

 Método de la entrevista. Consiste en recoger los elementos relacionados con el puesto que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno, ambos, juntos o por separado. El analista visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle información relevante sobre algún puesto. La entrevista puede basarse en el cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto.

Características:

  1. La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del puesto, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
  2. La participación del analista y del ocupante del puesto es activa.

Ventajas

Desventajas

§         Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor.

§         Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.

§         Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.

§         No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.

 

§         Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.

§         Puede generar confusión entre opiniones y hechos.

§         Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla.

§         Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del ocupante del puesto.

 

 

 

Método mixto. Se recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones eclécticas de dos o mas métodos para tener el mayor provecho posible. Los mas utilizados son:

§         Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto). Primero el ocupante responde el cuestionario y después presenta una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.

§         Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente). Para profundizar y aclarar los datos obtenidos.

§         Cuestionario y entrevista (ambos con el supervisor).

§         Observación directa y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente).

§         Cuestionario y observación directa (ambos con el ocupante del cargo).

§         Cuestionario y observación directa (con el supervisor y con el ocupante del puesto

 

  Etapas en el análisis de puestos.

Un programa de análisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:

 

Etapa de Planeación. Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de puestos, es casi una fase de oficina y de laboratorio. La planeación del análisis de puestos requiere de algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse dependiendo de la situación en que se encuentre la definición de los puestos en la empresa. Los pasos de la planeación son:

1.      Determinación de los cargos que van a describirse, examinarse e incluirse en el programa de análisis, sus características, su naturaleza, su tipología, etc.

2.      Elaboración del organigrama de puestos y de la posición respectiva de los puestos en el organigrama. Al colocarse un puesto en el organigrama, se obtienen los aspectos que siguen.

3.      Elaboración del cronograma del trabajo, especificando por donde se iniciará el programa de análisis, el cual podrá comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores o viceversa; o empezar en las intermedias.

4.      Elección del (de los) método (s) de análisis que va (n) a aplicarse. Los métodos más adecuados se escogen según la naturaleza y las características de los cargos que han de analizarse, por lo general, se eligen varios métodos de análisis, pues los cargos difícilmente presentan naturaleza y característica semejantes. La elección recaerá en los métodos que presenten las mayores ventajas o, al menos, las menores desventajas en función de los cargos que van a analizarse.

5.      Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis sobre la base de dos criterios.

a.       Criterio de generalidad: Los factores de especificaciones deben estar, de alguna manera presentes en la totalidad de los puestos que se analizaran o al menos en el 75% de ellos, para que puedan cotejarse las características ideales de los ocupantes, por debajo de ese porcentaje el factor desaparece y deja de ser adecuado para la comparación.

b.      Criterio de variedad o diversidad: Los factores de especificaciones deben variar según el cargo, es decir no pueden ser constantes o uniformes; el factor de instrucción básica necesaria por ejemplo responde al criterio de generalidad, pues todos los puestos exigen cierto nivel de instrucción o escolaridad, y también responde el criterio de diversidad ya que todos los puestos requieren grados diferentes de escolaridad, desde la primaria, incompleta o completa, hasta la educación superior.

 

6.      Dimensionamiento de los factores de especificaciones. Determinar su puesto o limite de variación ( amplitud de variación ) dentro del conjunto de puestos que se pretende analizar. La amplitud de variación corresponde a la distancia comprendida entre el limite inferior (mínimo) y el límite superior (máximo) que un factor puede abarcar con relación a un conjunto de puestos. Un factor se dimensiona solo para adaptar el instrumento de medida que el realmente es en relación con el objetivo que se pretende medir. En lo fundamental, los factores de especificaciones constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar un puesto. Se hace necesarios dimensionarlos para establecer que segmentos de su totalidad servirá par analizar determinado conjunto de puestos. El factor de especificaciones educación básica necesaria, por ejemplo cuando se aplica a puestos por horas no calificados, podrá tener un límite inferior (alfabetización ) y uno superior ( educación primaria completa) diferentes de cuando se aplica a cargos de supervisión. En este caso el límite inferior y el superior son bastantes elevados.

7.      Gradación de los factores de especificaciones. Consiste en transfórmalos de variable continua ( que pueda asignársele cualquier valor a lo largo de su amplitud de variación) en variable discreta o discontinua (que pueden asignársele solo determinados valores que representan segmentos o franjas de su amplitud de variación). Un factor de especificaciones se gradúa para facilitar y simplificar su aplicación . Por lo general, el número de grados de un factor de especificaciones se sitúa entre cuatro, cinco o seis. En consecuencia, cada factor podrá tener cuatro, cinco o seis grados de variación, en vez de poseer n valores continuos.

 

 

Etapa de Preparación. En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo.

  1. Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de puestos que conformarán el equipo de trabajo
  2. Preparación del material de trabajo
  3. Disposición del ambiente ( informes a la dirección, gerencia, supervisión y a todo el personal incluido en el programa de análisis de puestos)
  4. Recolección previa de datos ( nombres de los ocupantes de los puestos; elaborar una relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc utilizados por los ocupantes de los puestos).

La etapa de preparación puede ser simultanea a la etapa de planeación.

 

 

Etapa de ejecución. En esta fase se recolectan los datos relativos a los puestos que van a analizarse y se redacta el análisis.

  1. Recolección de los datos sobre los puestos mediante el(los) método(s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato)
  2. Selección de los datos obtenidos
  3. Redacción provisional del análisis hecha por el analista de puestos
  4. Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique
  5. Redacción definitiva del análisis del puesto
  6. Presentación de la redacción definitiva de análisis del puesto, para la aprobación ( ante el comité de puestos y salarios o al ejecutivo o al organismo responsable de su oficialización en la empresa).

 

 

Actividad 2.

 

Estudio puesto 1: Participante Hernán León.

 

           Empresa:  Consejo Nacional Electoral (C.N.E.)

 

Organigrama.

 

Perfil del puesto.

 

Estudio puesto 2: Participante Maryeli Argüello

 

Empresa: Universidad Nacional Abierta.

 

Organigrama.

 

Perfil del puesto.

 

Análisis

 

En relación al tema en estudio, ambas instituciones posee una estructura organizativa, la cual indica al Analista de Cargos las funciones y requerimientos necesarios al realizar un estudio de cargos. Contiene la descripción y el análisis de puestos, la cual se describe en la figura No. 2.; posee perfiles de los cargos desarrollados por estudios anteriores de puesto. Para la creación de nuevos cargos, aplican el Método Mixto para establecer las nuevas funciones, requerimientos, destrezas, habilidades y conocimiento que se deberán  cumplir en el nuevo cargo o puesto a crear.

 

 

 

Conclusión.

 

A lo largo de esta investigación, se ha plasmado como la descripción y el análisis de puestos es la forma que la Empresa guía al personal a desarrollar  sus actividades de acuerdo a las funciones establecidas para cada cargo, lo que lo llevará a cumplir las metas de cada departamentos y así lograr los objetivos generales de la Empresa.

 

 

Infografía.

 

Auditoria de recursos humanos: Función: descripción de puestos.

http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyZVVAAyyCOOBjmbO.php

 

Sistemas de Análisis de Puestos.

http://www.e-estrategia.com.ar/ediciones/edicion0037/administracion.asp

 

Análisis y Diseño de Puestos.

http://www.southlink.com.ar/vap/disenio.htm

 

Análisis, Descripción y Diseño de Puestos.

http://www.gestiopolis.com/dirgp/rec/anadesdis.htm

 

Administración de recursos humanos.

http://www.monografias.com/trabajos11/rrhh/rrhh.shtml

 

Diseño Organizativo, Análisis, Diseño y Valoración de Puestos de Trabajo.

http://www.uv.es/revuelto/PresetDGP/Present4DGP.pdf

 

 

 

1