Universidad Yacambú

Maestría Gerencia de Finanzas y los Negocios

PLANIFICACION

AUTOR: Irosteira Zapata Rivas

 Conceptos Básicos

Planificar: Es un conjunto de procedimientos mediante los cuales se introduce una mayor racionalización y organización en unas acciones y actividades previstas de antemano.

Actividad: Es la acción que tiene el máximo grado de concreción y especificidad, a través, de la cual junto con otras actividades se realiza un proyecto.

Proyecto: Es un conjunto de actividades concatenadas que constituye la unidad más pequeña que forma parte de un programa, como por ejemplo: una escuela, un puente, un hospital, etc., que puede realizarse con independencia de otros proyectos.

Programa: Hace referencia a una constelación o conjunto de proyectos relacionados y coordinados entre sí: construcción de escuelas, etc., todos ellos como parte de las acciones a realizar para alcanzar las metas y objetivos del plan dentro de un periodo determinado.

Plan: Es el aspecto global de todas las actividades del proceso de desarrollo dentro de un periodo determinado (de ordinario, uno o más años), y pueden ser de corto, mediano y largo plazo. Se trata de un conjunto organizado de fines, objetivos, metas,

 Instrumentos, medios y recursos para lograr el desarrollo de un área determinada (país, región, comunidad) o de un sector (agrícola, industrial, minero, etc.)

Estrategia: Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica. Así mismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos organizacionales.

Organización: La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes.

 Procesos: del latín procesus o procedere, proceso es el conjunto de fases sucesivas de un fenómeno en un lapso de tiempo. Es la marcha hacia un fin determinado.

 

Génesis de la Planificación, en países y en determinados periodos, la planificación fue concebida y utilizada para organizar una economía de guerra, en otros casos lo fue para acelerar la reconstrucción de postguerra y para mantener el equilibrio económico a corto plazo. En los países socialistas correspondió no sólo al propósito de acelerar el desarrollo industrial, sino también a toda la transformación en el sistema político e institucional. La planificación indicativa que está de boga en varios países desarrollados se propone a orientar a largo plazo que permitan racionalizar las inversiones públicas y privadas, y una mayor coordinación a corto plazo que evite desequilibrios en el sistema económico. En Latinoamérica, en la década del 40 se prepararon programas parciales de inversión pública y después de 1950 surgen los primeros organismos de planificación, en 1949 la CEPAL publica el primer Estudio económico de América Latina, otro documento sobre la técnica de programación de desarrollo económico que se podría considerar como el primer esbozo del "modelo de programación de la CEPAL" y el primer manual de planificación elaborado en el continente. En la reunión de punta del Este 1961, y la declaración respectiva que formaliza la alianza para el progreso ponen fin al tabú de la planificación. A partir de entonces se crean organismos de planificación en todos los países que aún no lo tenían en el año 1962 el adiestramiento del personal se intensifica y la planificación viene a ser considerada como el "instrumento fundamental para superar la condición de subdesarrollo". Más recientemente aún, se toma conciencia de que le principal obstáculo para la efectividad de la planificación se plantea en términos de condicionamientos políticos de los planes… Ya que la planificación no es una varita mágica, no basta que los gobiernos acepten y creen organismos de planificación, lo importante es el respaldo político.

 

LA PLANIFICACIÓN, es una función administrativa. Su técnica debe estudiarse dentro de ese contexto. Siempre corresponde a un contexto administrativo, por cuanto:

  • Incluye la selección entre cursos alternativos de acción.
  • Es un instrumento básico para organizar, integrar, dirigir y controlar.
  • Incluye selección de objetivos
  • Incluye selección de medios para alcanzarlos.

 

Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que puedan influir en el logro de los objetivos" (Jiménez 1982)

Objeto de la Planificación, lo constituye la formulación de un diagnóstico, la elaboración de un plan, su ejecución y la evaluación del proceso. Aunque en sentido estricto, la planificación tan sólo concierne la segunda etapa, mediante la formulación sistematizada y coherente de soluciones y propuestas a través de la elaboración d un plan, programa o proyecto, lo cual puede no realizarse sin el diagnóstico y no tiene razón de ser sin la ejecución.

 

DISTINTAS CORRIENTES DE LA PLANIFICACION

Cuando se habla de Planificación existen distintas corrientes:

Planificación Administrativa o Tradicional: Surge como un proceso de administración, vinculado a las ideas desarrolladas por Taylor y Fayol, a partir de la primera revolución industrial, donde se concibe la organización básicamente como un sistema cerrado, va directamente a la programación, por lo cual para ella el plan y el programa son idénticamente iguales.

Planificación Normativa: Establece un modelo de comportamiento que es tomado como la norma. Dicho modelo corresponde a una definición subjetiva que hace el planificador de la realidad, de conformidad con la concepción particular del mundo y de la vida que tenga el planificador. Se plantea como un proceso a través del cual se llega a una decisión "objetivamente" racional.

Una vez establecido el modelo normativo, se realiza un análisis de la realidad actual, tomando en cuenta el comportamiento de las variables fundamentales, de esta manera se estaría haciendo un análisis o diagnóstico de la situación futura, conocida como pronóstico. Se compara ese pronóstico con el modelo normativo y se determinan cuáles serían las discrepancias entre el cuadro pronosticado y el modelo, a partir de allí, se establecen las condiciones para programar las actividades y tareas que al realizarse, tal como son programadas, lograrán que las variables claves den los resultados establecidos en el modelo normativo. La planificación normativa, ha constituido un fracaso más o menos rotundo donde quiera que ella se ha aplicado, cuyos resultados no han sido lo más satisfactorios.

Planificación Estratégica: Concibe a la organización como un sistema abierto, al aceptar que se está en un contorno inestable, por tanto incierto y cambiante, se hace necesario un sistema de organización, para dar respuestas eficientes a los cambios que se operan en el contorno. Se define como la formula, ejecución y evaluación de acciones que permitirán que una organización logre sus objetivos. Es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación estratégica se encuentran los siguientes conceptos:

  • Estrategia,
  • Administración estratégica,
  • Y como formular una estrategia.

 

Administración Estratégica: Es el proceso que se sigue para que una organización realice la planificación estratégica y después actué de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administración estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a) formulación de la estrategia; b) implantación de la estrategia; c) medición de los resultados de la estrategia y d) evaluación de la estrategia.

Como formular una estrategia: Es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes: ¿Cuales son los propósitos y los objetivos de la organización?, ¿Adónde se dirige actualmente la organización?, ¿En que tipo de ambiente esta la organización? y ¿Qué puede hacerse para alcanzar en forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro?

La Planificación Estratégica:

  • Se adopta la lógica de sistemas, el cual visualiza la totalidad con todas sus dimensiones como una unidad integrada por el conjunto de elementos o subsistemas. Se relega la lógica cartesiana a la programación.
  • Concibe y acepta al entorno como altamente cambiante; por tanto, con alta incertidumbre.
  • Utiliza la estrategia para disminuir o anular la incertidumbre y al llegar a la certidumbre, poder programar.
  • Concibe a la organización como un sistema abierto.

 

PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

El proceso de planificación incluye diez pasos principales. Para cumplir con estos pasos es necesario reseñar diferencias teóricas en cuanto a la misión, estrategias, objetivos, metas, políticas, programa, entre otros.

Formular objetivos generales y específicos: Los objetivos pueden definirse como aquellas cosas que queremos alcanzar en un periodo de tiempo con determinados recursos. Tiene la función de ser orientadores en las acciones que se realizaran y, al final, se convertirán en un elemento útil para la evaluación.

Análisis F.O.D.A.: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas: Este paso es clave en la planificación estratégica porque nos va a permitir conocer cuales son los principales problemas con los que nos enfrentamos y a partir de los cuales deberemos buscar las soluciones especificas.

La identificación de fortalezas y debilidades o de oportunidades y amenazas en nuestro trabajo requiere de un análisis realista. En el se basaran luego la estrategia con las que se intentara revertir la situación apuntalando al logro de los objetivos propuestos.

En el análisis de las fortalezas y debilidades se deberán tener en cuenta los recursos humanos, tecnológicos, financieros, físicos y organizacionales. Será necesario analizar cada uno por separado para determinar en cuales nos vamos a apoyar. La detención de las debilidades servirá para elaborar las estrategias de planificación.

Se requerirá creatividad a la hora de evaluar los recursos y no agotar las posibilidades en un mismo en el contexto más cercano. Este es uno de los desafíos de la planificación

Los recursos humanos son las personas con las que trabajamos y las potencialidades y debilidades que ellos y nosotros tenemos en la tarea.

Los recursos tecnológicos son aquellos elementos con los que contamos para realizar mejor nuestro trabajo.

Cuando podemos contar con ellos nos fortalecen, cuando no, significan verdaderos puntos débiles. Ej. Muestras, miniaturas, catálogos, revistas, etc.

Los recursos físicos incluyen, en este caso, los lugares físicos o virtuales donde nos movemos para ofrecer nuestros productos. Ej.: círculo de amistades, eventos, stands, exposiciones, ferias, certámenes, viajes al interior, etc.

Por recursos financieros entendemos el monto económico de dinero con el que contamos y que puede ser requisito para la expansión del trabajo. Ej.: dinero para el viaje y estadía en el interior.
Los recursos organizacionales tienen que ver con las condiciones que brinda el elaborador de los productos y que incluyen conceptos variados como calidad, presentación, garantía, imagen comercial e institucional, posibilidad de capacitación, premios e incentivos de venta, clima de trabajo, responsabilidad empresarial, etc.

El segundo paso en este análisis es el estudio de las oportunidades y las amenazas e implicará conocer muy bien qué cosas estarán jugando en contra de lo que queremos lograr. Estos obstáculos pueden ser muchos y variados. Por otro lado, hay que estar muy atento para descubrir las oportunidades.

Una vez finalizado este análisis, funcionará como diagnóstico de nuestra situación y desempeño de trabajo. Deberá ser realizado con la mayor objetividad para que las estrategias que se planteen sean realmente superadoras de los problemas que existen.

Formulación de estrategias. Es necesario buscar una estrategia para cada debilidad y amenaza, teniendo en vista los objetivos planteados inicialmente. Habrá una estrategia para cada carencia, grande o pequeña y se tendrán tantas como sea necesario para lograr los objetivos propuestos.

Plantear actividades. Es el momento de realizar una lista de actividades para poner en marcha las estrategias y obtener los objetivos. Hay que tener en cuenta el orden cronológico ya que, como es obvio, algunas acciones dependen del resultado de las anteriores. También se debe ser cuidadoso con la administración de los recursos.

Responsables. Una vez terminada la lista de actividades, es necesario nombrar a los responsables de llevar a cabo cada una. Cuando la planificación es grupal, se pueden dividir las tareas asegurándose de que realmente se cumplan.

Lugar. Es importante delimitar dónde se realizará cada actividad. Esto nos ayudará a tener claro donde nos movemos y para qué específicamente planificamos esa actividad en ese lugar.

Tiempo. El tiempo es una variable fundamental, no sólo en una planificación sino en toda nuestra vida, por lo que debemos aprender a controlarla y manejarla para obtener los mejores resultados en el menor tiempo. No olviden que el tiempo es dinero. A cada actividad se le deberá asignar un tiempo, un día, una fecha.

Recursos. Luego de fijada la actividad, se deberá pensar qué recursos serán necesarios para llevarla adelante. Como vimos, esos recursos podrán ser humanos, físicos, tecnológicos, etc. Será necesario, además, contar con ellos con anticipación para tener seguridad de que dicha actividad será una realidad.

Ejecutar actividades. Es llevar a la práctica todo lo programado. Esto le da sentido a todos los pasos que antes realizamos y asegura una buena puesta en práctica. Si se cumple con los requisitos de esta planificación se comprobará que ésta trasciende el papel donde se escribió y logra transformaciones en nuestro trabajo.

Evaluación. La evaluación es un proceso de medición que ayuda a contestar preguntas como ¿Qué se está haciendo?, ¿Qué se hizo? , ¿Qué se podrá hacer? Generalmente se cree que la evaluación es lo último, cuando lo hecho, hecho está. Pero no es así, o por lo menos no debería serlo. Debe ser un proceso constante que acompañe y que ayude a la reflexión sobre lo que se está haciendo. Esto permitirá cambiar sobre la marcha cuando se ve que algo no anda bien.

Los resultados de una evaluación siempre enriquecen y permiten retroalimentar una próxima planificación, en donde se tendrán en cuenta los aspectos positivos y negativos que se evaluaron. Se perderá gran parte del beneficio de haber planificado ya se pierde la oportunidad de aprender el hecho.

PLANIFICAR, EJECUTAR Y EVALUAR = RESULTADO POSITIVO

 

Conclusiones

Ante la fuerte competitividad que se vive en los negocios, no puede dejarse al azar el rumbo o dirección de una empresa. Hoy más que nunca se requiere que quienes trabajan en una organización conozcan claramente hacia donde deben dirigir sus esfuerzos.

La nueva preponderancia del análisis del medio ambiente para el proceso de la planificación estratégica no es ni un capricho ni un accidente fortuito. No es más que un reflejo de la realidad: La importancia creciente de los factores externos para el éxito del negocio. Además de esforzarnos por mejorar la metodología y la disciplina de nuestros pensamientos, también debemos tener una idea clara y realista de lo que puede hacer por nosotros. El análisis del medio ambiente está concebido para ayudarnos a hacer frente a un mundo lleno de incertidumbre. De igual forma debe pensarse ó esperarse que vaya a eliminar esa incertidumbre. Sin embargo, si logramos aprender a usar esta herramienta como debe ser, podemos esperar, con mucha razón, que esa inevitable incertidumbre resulte más manejable.

 

 

Bibliografía

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