TRABAJO FINAL DE BALANCED SCORECARD

Profesor: Ángel Olivera

 

Integrantes:

 

Jehut Donadelli

María Alejandra Nuñez

Audra Caruso

Dorylis Rodríguez

 

 

EVALUACIÓN DE SOFTWARE PARA IMPLEMENTAR SISTEMAS BSC EN LAS ORGANIZACIONES

 

El software seleccionado (Visión Empresarial BSC), implementa el sistema de gestión estratégico a través de la metodología de Balanced Scorecard, ayudando a la organización a conseguir un enfoque y alinear a sus equipos directivos, unidades de negocio, recursos humanos, medios tecnológicos y también sus recursos financieros, con la estrategia de la organización. Entre algunos de los beneficios que ofrece este software se pueden mencionar:

 

. Permite visualizar los encadenamientos causa efecto, entre OBJETIVOS ESTRATEGICOS de nivel corporativo y los múltiples objetivos que se derivan en los niveles operativos funcionales de la organización, a través de los Mapas Estratégicos.

. Permite manejar múltiples Indicadores asociados o no, a los Objetivos Estratégicos de la Compañía. Maneja indicadores de Resultado e Indicadores de Medio o Drivers.

. Facilita la descripción de los indicadores de gestión, incluyendo fórmulas, unidades de medida, frecuencia de reporte, responsables de las metas y de los reportes, plazo para el cumplimiento de la meta, historia del cumplimiento de la meta (ficha u hoja de vida del indicador).

. Utiliza un sistema de semáforos, que de acuerdo a su política empresarial, por medio de colores le indica el estado del indicador frente a la meta.

. Permite formular planes estratégicos, tácticos y operativos en cascada, facilitando el despliegue de la planeación estratégica. E igualmente hacerle seguimiento y evaluación de la gestión.
. Permite el Análisis Multidimensional OLAP, al registrar información estructurada, tales como resultados por sucursales, por productos, por cliente, por vendedor, entre otros y posteriormente hacer consultas en línea consolidando dicha información por las dimensiones configuradas.

La solución permite elaborar un mapa estratégico con todos los elementos propios de este modelo de gestión, permitiendo observar la empresa de manera global por medio de sus perspectivas apoyando así la toma de decisiones necesarias para seguir el rumbo correcto. Desde el mapa estratégico es posible visualizar el valor, el semáforo y la tendencia de los objetivos e indicadores, así como las relaciones causa efecto entre los mismos.

 

Permite ponderar los indicadores para calcular el valor de los objetivos, ponderar los objetivos para calcular el valor de las perspectivas y ponderar las perspectivas para calcular el valor del BSC. Como método alternativo, permite valorar el estado de los objetivos con base al mínimo estado de sus métricas, el estado de las perspectivas con base el mínimo estado de sus objetivos y ponderar el BSC con base al mínimo estado de sus perspectivas.

 

 

 

 

 

 

 

ANÁLISIS FUNCIONAL DEL SOFTWARE VISIÓN

EMPRESARIAL BSC

 

 Las funciones principales de esta herramienta, se muestran a continuación:

 

Despliegue del Balanced Scorecard

 

Permite visualizar el balanced scorecard en las diferentes unidades de negocios o departamentos de una misma organización, mediante una matriz que muestra los indicadores clasificados por perspectiva.

 

 

 

 

Información de la variable

 

La hoja de vida de cada variable está disponible para todos los usuarios del sistema.

 

Esta facilita la descripción de los indicadores de gestión, incluyendo fórmulas, unidades de medida, frecuencia de reporte, responsables de las metas y de los reportes, plazo para el cumplimiento de la meta e historia del cumplimiento de la meta entre otros. Además contiene un campo descriptivo que permite incluir la información relacionada con cada uno de los componentes.

 

A un mismo indicador es posible asociar varias metas si la empresa así lo requiere (valor real, valor planeado anual, valor ajustado, etc.).

 

 

Análisis de datos

 

VISION EMPRESARIAL® utiliza un sistema de semáforos, que de acuerdo a su política empresarial, por medio de colores le indica el estado del indicador frente a la meta.

 

 

 

 

Drill Down (desglose de componentes)

 

Esta función permite navegar hasta la raíz de las variables componentes del árbol de indicadores y encontrar el estado de las mismas y que influyen en el comportamiento del indicador que se esta analizando.

 

Es posible navegar por el indicador y sus componentes en forma gráfica visualizando sus datos históricos y su tendencia. Facilita dicha presentación grafica en múltiples formatos (líneas, barras, etc.,) y proyecta comportamientos y resultados esperados a partir de información real e histórica.

 

 

Documentación

 

El responsable del dato de un indicador puede documentar el por qué de su comportamiento y a su vez los demás usuarios están habilitados para iniciar una discusión (comentarios y foros de discusión) que complemente y contribuya a una mejor interpretación del mismo. A cada comentario pueden asociarse archivos adjuntos que complementen la información. Toda esta información queda almacenada y disponible para una adecuada gestión del conocimiento.

Mejora Continua

 

Con base al estado o tendencia de los indicadores del sistema, permite generar acciones correctivas y preventivas, documentar sus causas, asignar responsables de la ejecución y responsable del cierre, hacerle seguimiento al estado de las acciones correctivas y adjuntarle documentos que complementen el detalle de dicha acción. Todo esto soportado en un flujo definido para la identificación, aprobación y ejecución de dicha mejora. VE permite registrar, documentar y hacer seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que se deriven del comportamiento de los indicadores del sistema.

 

Planes de Acción o Iniciativas Estratégicas

 

Permite visualizar planes estratégicos y operativos en cascada y asignarle responsables a cada uno de ellos, facilitando el despliegue de la planeación estratégica e igualmente hacerle seguimiento y evaluación de la gestión de los mismos.

 

Con los planes de acción se hace seguimiento a cada tarea del plan, permitiendo que cada responsable documente su avance particular y el dueño del plan consolide y gestione el proyecto.

 

El sistema recuerda los planes y tareas del cual es responsable el usuario, clasificados de acuerdo al estado de la tarea (atrasadas, en desarrollo, próximas a realizar, y otros), el responsable de cada tarea documenta el avance (gestión del conocimiento).

 

 

 

Entre otras funciones de este Software, se pueden mencionar las siguientes:

 

Mis responsabilidades, el cual ofrece a cada usuario un menú personalizado con los componentes del BSC de los cuales es directamente responsable.

 

Presentaciones personalizadas, son diseñadas de acuerdo a la información requerida por el cliente.

 

Niveles de seguridad, para el acceso a los diferentes elementos que conforman el software de acuerdo al perfil del usuario y requisitos del cliente.

 

Árbol de entradas manuales personalizadas, para el ingreso de los datos. Las entradas de datos manuales se configuran en el orden en que mejor se le facilite al usuario de acuerdo a la disponibilidad de su información.

 

Reportes personalizados, permite configurar reportes personalizados con base a indicadores seleccionados por el usuario.

 

 

ANÁLISIS TÉCNICO DEL SOFTWARE VISIÓN EMPRESARIAL BSC

 

Amigable para el usuario

 

Su excelente interfase visual ofrece al usuario una navegación sencilla e intuitiva logrando un alto grado de utilización del software e involucramiento por parte de todos los usuarios de la empresa. Permite acceder fácilmente a cualquiera de los distintos elementos de la estructura: desde las unidades de negocio, pasando por las perspectivas y el detalle de cada uno de sus objetivos e indicadores hasta observar los valores y semáforos de los mismos.

 

Ambiente Web Intranet / Internet : 100% WEB ENABLED

 

VISION EMPRESARIAL es una solución 100% web enabled, lo cual le permite acceder a la información relevante de su empresa en el momento en que lo necesite y sin importar el lugar en donde se encuentre.

 

Todas las funcionalidades administrativas y de usuario pueden ser consultados desde la intranet o desde Internet (si se tiene habilitado el servidor).

 

Integración con otros sistemas

 

Permite la integración directa con las bases de datos de sus diferentes sistemas de información externos (contable, financiero, comercial, y otros) para extraer la información necesaria en la documentación del sistema. La recuperación de datos externos es automática y no requiere acción alguna por parte del usuario o administrador.

 

A través de la tecnología JDBC es posible establecer conexión con gran número de motores de bases de datos y acceder a otras fuentes de datos tabulares como hojas de cálculo y archivos planos, incluso desde ambientes heterogéneos.

 

El agente JDBC (desarrollado en tecnología JAVA) programa automáticamente sus tareas de recuperación de datos de acuerdo a la información almacenada en las variables del sistema de Gestión. De acuerdo a esta programación se conecta a las fuentes externas de  información y recupera los valores correspondientes para almacenarlos en la Base de Datos de Visión Empresarial.

 

Requerimientos Técnicos, para la instalación del software Visión Empresarial BSC

 

SERVIDOR DE DATOS:

 

Bases de Datos VE : Oracle 7.3 / 8i / 9i, SQL Server 2000

 

SERVIDOR DE APLICACIONES:

 

Requerimientos mínimos de HW / SW:

 

· 512 MB de RAM, 50* MB en disco, procesador con 1 GHz de velocidad.

· Sistema Operativo: Windows NT 4.0 (Service Pack 6.0a como mínimo) /

Windows 2000 o 2003 Server / Linux (kernel 2.4)

· Servidor web: Tomcat 5.0.25 o sup.

· Aplicaciones: Java 1.4.2 o Sup.

 

* Este espacio es solo para la aplicación. Las características óptimas del Servidor dependen de la dedicación y carga actual (Web, BD, otras Aplicaciones). Para la asignación de espacio en Disco se deberán tener en cuenta archivos y documentos a publicar.

 

CONECTIVIDAD:

 

·  Fuentes externas : Archivos planos generados por el cliente con la información a subir automáticamente a VE.

· Protocolo: TPC/IP de Microsoft

· Integración: Vía JDBC con aplicaciones externas.

 

CLIENTE:

 

Requerimientos mínimos HW/SW:

 

· Computador o Portátil con 128 MB de memoria RAM, 30 MB de disco duro libres y 500 Mhz procesador.

· Sistema Operativo: Windows 95 / 98 / 2000 / XP / Linux (kernel 2.4).

· Browser: Internet Explorer 6.0.28 / Mozilla 1.7.3 / FireFox 1.0.

 

 

 

ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SOFTWARE VISION EMPRESARIAL BSC

 

El control y seguimiento de los indicadores de gestión, mediante el uso de fórmulas, unidades de medida, responsables de las metas, plazos para su cumplimiento, entre otros, es de gran importancia puesto que permitirá la alineación continua con los objetivos estratégicos de cualquier organización.

 

El costo asociado a la implementación de este sistema automatizado, puede considerarse como secundario; sin embargo, la decisión de invertir en éste, dependerá del resultado de la evaluación de factibilidad económica para la empresa, del tamaño y complejidad de la misma. De igual modo, se considera que invertir en este tipo de sistemas automatizados, es de incalculable valor para la productividad del negocio.

 

 

EVALUACIÓN DEL SOFTWARE VISIÓN EMPRESARIAL BSC PARA SU IMPLEMENTACIÓN EN LA GERENCIA DEL DISTRITO NORTE

 

La misión, visión y objetivos estratégicos de la Gerencia del Distrito Norte están claramente definidos, y estos últimos están enfocados con las cuatro (4) perspectivas del Balanced Scorecard, por lo cual sería relativamente fácil implantar este tipo de software pues ayudaría a mantener un mejor control en las actividades y procesos medulares, habilitadores y de apoyo que hacen vida dentro de la Gerencia.

 

Gran parte de los problemas que afronta cualquier organización, están referidos a la normalización de sus procesos y a la comunicación entre las diferentes unidades operativas o del negocio. Observamos que este software Visión Empresarial, ofrece un mismo método para realizar el control de las actividades, dando a cada organización la suficiente flexibilidad para adecuar el sistema a los requerimientos de los usuarios, obteniendo siempre el mismo resultado y presentación de manera que la información generada pueda ser analizada e interpretada bajo un mismo esquema y con mayor rapidez.

 

Por otra parte, el sistema es de fácil acceso, dado que se puede ingresar a él a través de la intranet o Internet. Adicionalmente, posee una excelente interfase visual logrando un alto grado de utilización del software, de modo que los usuarios puedan familiarizarse rápidamente con el uso del mismo, lo que contribuye a su utilización en los diferentes niveles de la organización (técnico, operativo y administrativo)

 

 

RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN EXITOSA  DEL SOFTWARE VISIÓN EMPRESARIAL BSC EN LA GERENCIA DEL DISTRITO NORTE

 

  • Adoptar la plataforma tecnológica requerida para la instalación del sistema.

 

  • Coordinar el adiestramiento que será impartido por personal especializado en el manejo de software, a fin de que sus conocimientos sean difundidos al equipo técnico de la empresa.

 

  • El equipo técnico deberá ingresar la información inicial al sistema con la asesoría y el apoyo del personal especializado, realizando así la prueba piloto del mismo, para su posterior aplicación.

 

  • Difundir la misión, visión y objetivos estratégicos en todos los niveles de la organización, e involucrar a todo el personal de la empresa en la consecución de los mismos.

 

  • Preparar un módulo de adiestramiento para difundir e implementar el software en la Gerencia del Distrito Norte, para cumplir con los objetivos estratégicos.

 

  • Designar a una organización dentro de la Gerencia del Distrito Norte, que sea responsable de la implementación del software y de su seguimiento en el resto de la organización.

 

 

 

ANÁLISIS DE LOS ARTICULOS DE LA INVESTIGACIÓN EN INTERNET

 

1. Diseño e implementación de un BSC

http://www.igt.cl/site/servicios_detalle.asp?SID=144&const_tipo=1&const_idioma=1

 

En este artículo se plantea que la construcción del BSC de una empresa usa como base el Plan Estratégico, estableciendo una estructura coherente de objetivos e indicadores para los distintos niveles organizacionales. Esto permite llevar la Estrategia a la Acción, considerando en el diseño ámbitos relevantes, por ejemplo: Financiero, Procesos de Negocio Interno, Clientes y Aprendizaje y Conocimiento. Por ejemplo, en Chile, la Clínica Santa María cuenta hoy con un sistema de gestión basado en información fidedigna y oportuna, soportado en un sistema informático de vanguardia, el cual sirve de plataforma de comunicación y colaboración entre las áreas médica y administrativa de la organización. Asimismo, el  Banco Estado desarrolló este sistema de gestión estratégico, el cual le permitió alinear a sus principales gerencias con los objetivos estratégicos definidos por la institución y lograr una medición periódica del grado de avance y retroalimentación organizacional sobre el proceso.

 

 

2. El  Mapa del Tesoro

http://www.udd.cl/prontus_udd/site/artic/20050722/pags/20050722142254.html

 

En este artículo se destaca la metodología del BSC como una de las prácticas de gestión más importantes y revolucionarias de los últimos 75 años, la cual ha permitido a las organizaciones traducir su estrategia en acción y monitorear este proceso desde los mandos superiores hasta los niveles inferiores. Se destaca el caso de la compañía de petróleo Mobil, que tras 2 años de aplicación, en 1995 logró dejar atrás el último lugar que ocupaba en rentabilidad entre sus pares y pasó a ser la número uno con beneficios 56% superiores a la media del sector. Asimismo, se describen los éxitos de grandes compañías de Chile que han decidido aplicar el BSC, algunas con aplicación de software y otras en vías de implementación: Codelco, Metro, CCU, Watt's, BCI, Gasco, Sodimac, Salcobrand, Laboratorio Chile, Chilectra, Embotelladora Andina y Siderúrgica Huachipato.