EL CAMBIO Y SU GESTIÓN

 

Autora: Jehut Donadelli

 

 

1.      Descripción de la Actividad en la que son co - dueños

 

Cuadro de texto: " Establecer y mantener la certificación de la calidad del  proceso de producción de petróleo y gas del Distrito Norte, mediante la dirección, asesoría y acompañamiento orientado a la estandarización y normalización de sus procesos e incremento de su productividad y alineación con el negocio" 
.

La organización a la cual pertenezco actualmente se denomina Gerencia de Certificación Distrito Norte, perteneciente a la Gerencia del Distrito Norte - División Oriente de Petróleos de Venezuela, la misión de esta gerencia es:

 

Esta misión se logrará mediante la implementación, certificación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma COVENIN ISO 9001:2000.

 

La función que cumplo actualmente es Coordinadora de la Gerencia de Certificación Distrito Norte y las responsabilidades asociadas al puesto son las siguientes:

ü      Coordinar, asesorar, monitorear e impulsar la implementación, certificación  y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Dtto Norte.

ü      Coordinar  y apoyar el Proceso de Auditorías Internas de la Calidad del Distrito Norte.

ü      Proponer estrategias que apoyen la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad del Distrito Norte.

       Participar en la elaboración de la estrategia de ejecución para la implementación del SGC.

       Mantener informada a la Gerencia de Certificaciones Distrito Norte, sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad de las organizaciones.

       Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente a todos los niveles de la Organización.

 

5.      Procesos

 

La información correspondiente a los procesos de la organización se considera confidencial puesto que se considera de interés estratégico, para su divulgación se requiere de la autorización de la máxima autoridad de la organización, sin embargo se presentará una ilustración del proceso de la Gerencia de Certificación Distrito Norte, la cual es una organización staff que depende directamente de la Gerencia del Distrito Norte:


 

6.      Tecnología

 

Las tecnologías utilizadas por la corporación están orientadas al área operativa y el área administrativa, para la primera se usan sistemas automatizados que coadyuvan al control y monitoreo de los pozos productores de petróleo y gas, control de las operaciones en las estaciones de flujo, patios de tanques, salas de bombas entre otros. La comunicación interna y externa es a través de correo electrónico, memorándum y radios. En el área administrativa y financiera se utiliza el Sistema de Administración de Proveedores (SAP) y para las labores del personal usamos microcomputadoras y laptop, conectados a una red para acceso a internet.

En nuestra organización los recursos tecnológicos que utilizamos son los siguientes: microcomputadores y laptop bajo ambiente Window XP, equipos para proyección de videos, flash memory, lotus note, SAP, CIBET, Sistema de Información para el Control de Proyectos (SINCOP), Internet, Intranet de PDVSA entre otros.

 

 

7.      Estructura

 

Para proveer información de la  estructura organizativa de la Gerencia de Certificación, es necesaria la aprobación de la Gerencia del Distrito, pero para efectos académicos expondré globalmente la conformación del organigrama; En primer lugar se encuentra la Gerencia del Distrito Norte a la cual están adscritas 28 gerencias, excluyendo a la organización a la cual pertenezco ya que es una organización staff. A continuación se muestra gráficamente:


 

La Gerencia de Certificación está conformada por una máxima autoridad (gerente), una secretaria, un asesor interno, un asesor externo, un supervisor de planificación gestión y presupuesto y a éste último le reportan, un administrador de documentos, un administrador de servicios logísticos, y un administrador de personal, además existen 8 coordinadores quienes reportan directamente al Gerente de Certificación Distrito Norte y una de ellas lo representa mi persona, estos coordinadores trabajan directamente con 32 puntos focales pertenecientes a las organizaciones que hacen vida en el Distrito para lograr la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.  Seguidamente se presenta el modelo de relaciones entre esta gerencia y el resto de las organizaciones:


8.      Gente

 

El equipo del cual formo parte está conformado por profesionales universitarios y técnicos superiores universitarios, actualmente funcionamos como una organización unida, con un alto compromiso hacia el logro de un objetivo común que es el mejoramiento de nuestra gestión como empresa. Por ser una organización relativamente pequeña en comparación con otras, la comunicación es efectiva y se facilita la posibilidad de crear mayor afinidad entre nosotros. Existen personalidades que pueden tener diferencias de criterios, sin embargo usamos la persuasión  para convencer a quien no tiene la razón.

 

Durante mi experiencia en la industria petrolera he trabajado con diferentes equipos y considero que en el que estoy actualmente existen muy buenas relaciones interpersonales y un nivel bien distribuido de experiencia y conocimiento.

 

9.      Frenos

 

Es importante señalar que esta organización tiene su origen en la necesidad de impulsar a las organizaciones del Distrito Norte hacia la estandarización y normalización de sus procesos, por lo cual el personal debe orientar todos sus esfuerzos en motivar al personal hacia el logro de este objetivo.

Para nadie es un secreto que la lucha en contra de los paradigmas organizacionales y la implementación de nuevos modelos, es frenada por algunas de las siguientes barreras:

-         Falta de tiempo para dedicar a las tareas de calidad

-         Falta de participación de los empleados

-         Resistencia al cambio

-         Falta de preparación del personal en materia de calidad

-         Resistencia a asumir nuevas responsabilidades

 

 Estos son los frenos que comúnmente se encuentran en las organizaciones a la hora de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad.

En el equipo se tienen algunas debilidades internas que pueden disminuir nuestro impulso como organización y estas son:

ü      Brechas de conocimientos técnicos en los procesos medulares, habilitadores y de apoyo del Distrito.

ü      Desconocimiento de normas corporativas, debido a su gran extensión.

ü      Jerarquización y priorización de actividades (Los esfuerzo tienden a diluirse por la cantidad de actividades por hacer)

 

10. Impulsos

 

Los elementos que hacen posible la mejora continua de nuestro equipo son los siguientes:

ü      Equipo multidisciplinario y con experiencia en gestión de procesos  y gestión de la calidad.

ü      Alto Compromiso del equipo para el logro de cambios.

ü      Confianza mutua, solidaridad y lealtad.

ü      Capital humano joven dispuesto a afrontar retos.

ü      Actitudes para trabajar en equipo.

ü      Disposición a aprender.

ü      Motivación por el logro de los objetivos.

ü      Personal con alta adaptación a los cambios.

ü      Documentación técnica en los principales procesos medulares del negocio.

 

Además la Gerencia del Distrito Norte se encuentra altamente comprometida con la Implementación del Sistema de Gestión de Calidad, lo cual se convierte en un impulso y una gran oportunidad para que el equipo contribuya a:

ü      Transformar estructuras, y normalizar procesos, criterios  y procedimientos con la participación de la gente.

ü      Promover la formación de un trabajador integral y comprometido.

ü      Fortalecer el cumplimiento de los objetivos de producción.

ü      Contribuir con la consolidación de una organización más eficiente con una mejor gestión

 

11. Intimidades

 

Afortunadamente en esta gerencia no se presenta ningún tipo de relación por afinidad o consanguinidad e insisto en nuestra fortuna debido a las complicaciones que traen las relaciones sentimentales dentro de las organizaciones, generando en ocasiones conflictos de interés.

 

12. Factores Internos y Externos que afectan nuestra actividad

 

Los factores internos que afectan nuestra actividad es la falta de un espacio físico en el que podamos tener mayor contacto entre los miembros del equipo, puesto que estamos ubicados en un mismo edificio pero en diferentes áreas dificultando en ocasiones la comunicación. Carencia  de conocimientos técnicos asociado a los procesos medulares, habilitadores y de apoyo de la gerencia.

 

Entre los factores externos tenemos: los cambios frecuentes en la estructura organizativa lo cual afecta de manera considerable nuestra gestión puesto que las personas son transferidas de un lugar a otro retrasándose así los procesos.

El Clima organizacional de incertidumbre generado por los cambios en la estructura organizativa.

 

 

 

 

13. Motor del Cambio

 

Las estrategias que ayudarán a la gestión del cambio son las siguientes:

 

-         Realizar un diagnostico en las organizaciones  que provea resultados a fin de mejorar el clima organizacional.

-         Propiciar la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad orientado a normalización y estandarización de los del Distrito Norte.

-         Actualización de normas y procedimientos con la participación de la gente.

-         Establecimiento de indicadores de gestión confiables para medir el desempeño de los  procesos.

-         Elaboración de un Plan de Adiestramiento al personal.

-         Elaboración de un Plan Maestro de ejecución de actividades que se ajuste a los objetivos de la organización.

 

14. Análisis de los artículos

 

 

a) http:// www.gestiopolis.com/canales3/ger/eros.htm El toque de Eros: Las relaciones sentimentales en las organizaciones

 

Este artículo plantea los efectos de las relaciones sentimentales sobre el ambiente laboral, y explica como las organizaciones suelen deshumanizarse negando la posibilidad de que surjan relaciones de pareja entre personas que trabajan en el mismo lugar. Expone la normalidad de este tipo de situación entre seres humanos puesto que la mayor parte de día permanecemos en el trabajo, limitando así la oportunidad de socializar. Explica que la orientación de esto no debe ser prohibir las uniones de parejas, la inteligencia de las organizaciones está en conducir al personal al mantenimiento de una postura acorde a los principios de la empresa en este tipo de casos.

 

b) http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/quesorgani.htm ¿Qué son las organizaciones?

Este autor cita diferentes definiciones de lo que son las organizaciones y como concepto general se puede decir que  éstas  son un conjunto de personas que se agrupan de manera sistemática y ordenada para alcanzar un objetivo común. Es la forma más apropiada de llevar a cabo una actividad siguiendo procedimientos, normas y métodos discutidos y aceptados por todos los miembros de la sociedad, asociación o grupo.