Trabajo Final

Aseguramiento de la Calidad en un Sistema de Información

Los sistemas de información constituyen plataformas de apoyo para el desarrollo de las actividades propias del sistema físico que es cualquier organización. Y este apoyo lo ejercen mediante el desempeño de una serie de funciones que puede resumirse en:

Recogida de datos: o captura de la información que han de procesar, almacenar y distribuir, para lo cual han de conectar con la fuente de suministro de forma estable y fiable.

Evaluación de la calidad y relevancia de los datos: Es decir, filtran la información recogida evitando los errores, las redundancias, las pérdidas, y contrastando la validez de la fuente utilizada.

Manipulación o proceso de los datos: para transformarlos en información útil para los usuarios aplicando los procedimientos más apropiados diseñados por los constructores del sistema de información.

Almacenamiento: Garantizando la seguridad, la disponibilidad y la calidad de la información hasta el momento en que es requerida por el usuario.

Distribución: O transporte de la información que precisa el usuario, cumpliendo los requisitos de lugar y tiempo que aquel requiera.

Presentación: De la información al usuario con el formato más apropiado para su utilización.

Para el desempeño de estas funciones antes mencionadas, y para contribuir al funcionamiento de la organización a la que sirven, los sistemas de información precisan una serie de elementos. Los dos primeros elementos son indispensables ya que justifican la existencia del propio sistema de información, mientras que el resto son instrumentales, ya que sirven de apoyo a éstos y garantizan la calidad de dicho sistema.

Los elementos son los siguientes:

Información; en el sentido más amplio del término, es decir, datos, imágenes y sonido, de forma aislada o en combinación. Sin este elemento el sistema de información no tiene razón de ser.

Usuario/s; que pueden ser de la propia organización como ajenos a ellas. Además no se debe olvidar que estos usuarios son a su vez, elementos de otros sistemas de información (por ejemplo: el empleado del departamento de venta de un proveedor).

Soportes; o conjunto de instrumentos en que se materializa el sistema de información, y que facilitan el desempeño de las funciones mencionadas anteriormente. Estos son:

Sensores; que captan la información lo más cerca del origen, llegando a evaluar su calidad y grado de relevancia por el sistema.

Portadores; que son quienes muestran la información al usuario (el papel de un informe, la pantalla en la que se consulta determinada información.).

Almacenes; donde se mantiene la información, ya procesada o en forma bruta, hasta que es requerida por el usuario.

Difusores; que son los elementos dedicados al transporte de la información desde los almacenes al lugar en que la precisa el usuario.

En la medida en que estos instrumentos han de estar altamente especializados para proporcionar el nivel de calidad de servicio que requiere la organización en que se opera el sistema de información y pueden adoptar múltiples

En un artículo publicado en Internet, la Dra Iliana Cabrera, define el concepto de los indicadores de gestión; donde plantea que los indicadores de gestión son: “la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso. Son un subconjunto de los indicadores, porque sus mediciones están relacionadas con el modo en que los servicios o productos son generados por la institución”.

El valor del indicador es el resultado de la medición del indicador y constituye un valor de comparación, referido a su meta asociada. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que son medios económicos y rápidos de identificación de problemas.

En el contexto de orientación hacia los procesos, un medidor o indicador puede ser de proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que esta sucediendo con las actividades, en el segundo se quiere medir las salidas del proceso.

También se pueden clasificar los indicadores en indicadores de eficacia o de eficiencia. El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se debían hacer, los aspectos correctos del proceso. Los indicadores de eficacia se enfocan en el Qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.

Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad. [Cabrera, 2003].

Los indicadores de gestión se dividen en indicadores financieros y no financieros, entre los indicadores financieros señala los relativos a los costes (unitarios o absolutos), ventas, margen, beneficio, rentabilidad del capital, rendimiento del activo, rotación del capital, rotación del activo, plazo de cobro, disponibilidad financiera, etc.

Entre los indicadores no financieros señala, tanto los cuantitativos como los cualitativos,. Dentro de los primeros hay indicadores como la cuota de mercado, productividad, unidades vendidas y/o fabricadas, unidades defectuosas, horas utilizadas y perdidas, crecimiento de las ventas, fidelidad de los clientes, nuevos clientes, notoriedad de la marca respecto a la competencia, eficacia publicitaria, plazo de entrega, devoluciones; además se pueden manejar indicadores de expectativa comercial como: cartera de pedidos, crecimiento de las ventas de cada producto. Los indicadores no financieros del tipo cualitativos son: iniciativa y creatividad, motivación, formación, fidelidad, capacidad de trabajo en equipo del personal, satisfacción de los distribuidores, clientes o proveedores, imagen externa de la empresa, etc