El Cambio y su Gestión

Descripción de Actividad

Laboro en la  Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora,  en el núcleo que esta ubicado en, Guanare; desempeño mis labores específicamente en la Coordinación de Extensión, como encargada del proceso de sistematización de la inscripción de los bachilleres de nuevo ingreso, e igualmente como coordinadora operativa de las actividades de municipalización en las que está enmarcada la universidad.

Nuestra actividad consiste en Planificar , Dirigir , Coordinar y Controlar el desarrollo, mantenimiento e implementación de los proyectos de municipalización de los diferentes núcleos de la organización, manejar la información el hardware y el software, así como también la administración y mantenimiento de la Plataforma tecnológica del departamento.

Estructura

Parte del Organigrama, mostrando el personal del Departamento de Sistemas que participa en el proceso.

Tecnología

La infraestructura tecnológica de la Universidad, juega un papel importante en cada uno de los procesos que llevan a cabo.

La Organización no cuenta con una plataforma tecnológica distribuida en toda sus infraestructura física, solamente cuenta con un laboratorio de computación y uno de internet.

Servidor: HP Doble procesador NC 2000, con aplicaciones de Windows, y Visual Basic

Estaciones de Trabajo: PCs IBM Pentium II, PCs IBM Pentium III,

Infraestructura LAN: Lan Fast Ethernet 100 Mbps bus.

La Gente

Vice Rector: Ingeniero en Recursos Naturales Renovables, Planificar, coordinar y supervisar la implementación, operación y funcionamiento de las actividades administrativas y educativas del núcleo Guanare de la UNELLEZ.

Asesor: Licenciado, asesorar a la universidad en la coordinación y efectuar la programación de las modificaciones, correcciones y/o mejoras a los procesos de municipalización.

Coordinador Extensión: Ingeniero en Recursos Naturales Renovables, encargado de todas y cada una de las  actividades extensionistas del núcleo, y coordinador principal del proceso de municipalización y Misión Sucre en la UNELLEZ Guanare.

Coordinadora de Sistematización: Ingeniero en Informática, atender a los usuarios en lo referente a uso , manejo y manteniendo de los equipos de computación, sistematización de las actividades de inscripción de los bachilleres de nuevo ingreso y coordinar las actividades operativas de la municipalización de la universidad y de la Misión Sucre.

Soporte Técnico: TSU, o pasante encargado de realizarlas actividades administrativas y de manejo de los sistemas asignadas por la Coordinación de Sistemas

Proceso

Vice-Rector:

• Atender las solicitudes efectuadas por los profesores de la universidad, y manejo de las actividades educativas y administrativas del núcleo Guanare.

• Analizar los requerimientos planteados por los usuarios, a fin de diseñar y/o actualizar los sistemas de municipalización.

• Supervisar la entrega de los listados a los departamentos, en el plazo establecido.

• Coordinar y supervisar el adiestramiento del personal en el manejo de equipos y sistemas existentes.

• Elaborar normas y procedimientos para el manejo de la información y verificar su cumplimiento por parte de los usuarios.

A quien reporta: Rector  Universidad

A quien supervisa: Asesor Municipalización, Coordinador de Extensión.

Asesor y Coordinador de Extensión:

• Efectuar actualizaciones de los sistemas de información de la municipalización, de acuerdo a las necesidades de los mismos.

• Efectuar correcciones a los programas a fin de ajustarlos a nuevas requisiciones de los usuarios.

• Procesar y distribuir los listados y reportes solicitados por los municipios.

A quien reporta: Vice-Rector

A quien supervisa: Coordinadora de Sistemas

Coordinadora de Sistemas:

• Asistir a los usuarios a fin de solucionar problemas con el manejo de los equipos de computación y el sistema operativo.

• Efectuar mantenimientos preventivos a los equipos de computación

• Efectuar los mantenimientos de software a los equipos de los usuarios

• Instalar los equipos y/o periféricos a los equipos de computación.

• Instalar los programas y/o sistemas operativos en los equipos de los usuarios

A quien reporta: Asesor y Coordinador de Extensión
A quien supervisa: Personal de Soporte Técnico

Soporte Técnico:

• Asistir a los usuarios a fin de solucionar problemas con el manejo de los equipos de computación y el sistema operativo. Y Actividades asignadas por la coordinación de la que depende.

Impulsos

La capacitación y entrenamiento del personal en nuevos métodos y tecnologías específicas, la adquisición de nuevos equipos acorde con la realidad tecnológica y la reingeniería de los niveles jerárquicos impulsarán el mejoramiento en los procedimientos y mejorarán la calidad a la hora de realizar una actividad y mas que todo la iniciativa propia.

Frenos

• La falta de presupuesto para dotar a la Universidad de los laboratorios y/o equipos de computación necesarios para proceder a realizar un verdadero proceso de sistematización de las actividades administrativas y educativas de la Universidad

• La poca capacitación por parte de las autoridades al personal en cuanto al manejo y sistematización de la información. 

Intimidades

• El descontento o incomodidad del personal antiguo con el de nuevo ingreso, reflejado quizás en la capacidad demostrada por este último;

• Descontento por la poca o casi nula dotación de equipos y material POP para el normal desenvolvimiento de las actividades del departamento

Factores Externos.

Factores Internos de la Organización:

• Las sucesivas situaciones que día a día se desarrollan dentro de la organización que desmotiva a sus trabajadores.

• Las constantes fallas o faltas en el presupuesto.

Articulos en la Web

Artículo 1: Taller de Inducción en Procesos

http://www.oocities.org/es/antonio_j_davila/doc/tip.doc

La Secretaría de Controlaría y Desarrollo Administrativo del Gobierno Mexicano desarrollo este documento con la intención de crear sinergia en los procesos administrativos de las áreas de Innovación y Calidad con los usuarios del área de Control y Evaluación, a fin de mejorar los procesos, optimizar los recursos, entre otras actividades.

Artículo 2: Proceso y Flujograma

http://www.gruposaludgtz.org/proyecto/pass-gtz/calsap/Documents/Procesos.pdf

Enlace a un archivo con formato .PDF relacionado con Procesos y Flujogramas, abarcando la definición, características, descripción, identificación de áreas problemáticas y cuellos de botella, fases para elaborar un flujograma, entre otras.