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Implementar y actualizar a Microsoft Office 2000
Soluciones de Microsoft TechNet para la Educación
Octubre, 1999
Este documento sobre soluciones identifica las cuestiones
clave que las instituciones educativas deben considerar al
planear una implementación de Office 2000.
| Planear su proyecto de implementación
de Microsoft Office 2000 |
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Debido a que las instituciones educativas deben maximizar
los recursos y minimizar los costos, los gerentes de
informática en las escuelas se enfrentan a un conjunto de
retos. Los presupuestos limitados se traducen en que las
instituciones educativas deben apoyarse más en el hardware y
software heredado que en los entornos corporativos. Esto a su
vez restringe al personal de informática en las instituciones
educativas en el mantenimiento de una mezcla heterogénea de
tecnologías, que hace más compleja una implementación.
En muchas instituciones, la habilidad de implementar nuevas
soluciones, como Microsoft® Office 2000, podrían ser
limitadas. Las actualizaciones de software y hardware pueden
tomar lugar sólo durante períodos de descanso relativamente
breves en el calendario académico. Esto puede ser crítico al
implementar Microsoft Office 2000 tan rápidamente como sea
posible. Y cuando el tiempo es limitado, la planeación
detallada es esencial.
Un plan exitoso toma en cuenta factores clave, que
incluyen:
- El alcance y metas del esfuerzo de la implementación
- El presupuesto y otros recursos que serán necesarios
- El soporte de los administradores y colegas
- Cuestiones de seguridad – por ejemplo, cómo resguardar
las computadoras de las aulas de los atentados de los
estudiantes, ya sea deliberados o de otra índole
Para ayudarle a crear un plan de proyecto que conduzca a
una implementación exitosa, Microsoft desarrolló el Project Planning
Workbook for Office 2000¹.
El libro de trabajo incluye información técnica detallada para
cada fase de la implementación de Office 2000. El Project
Planning Workbook además incluye el Office 2000 Deployment
Template, una plantilla de Microsoft Project 98 que simplifica
el esfuerzo de planeación y mejora un plan directo y exitoso
para implementar Office 2000.
| Pasos para una implementación exitosa
de Office 2000 Deployment |
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Identificar visión, alcance y metas
Visión del proyecto
La visión que usted articula para el proyecto de
implementación influenciará a todas las otras decisiones que
hará durante el proceso de implementación. La visión del
proyecto se basará en una cantidad de factores relacionados
con la cultura de su entorno y cómo se maneja un cambio
normalmente. Por ejemplo, ¿cómo la institución maneja el
equilibrio entre especificar y dar soporte a un escritorio
estándar comparado con el garantizar a los usuarios la
flexibilidad para personalizar – y mantener – sus propios
escritorios? Una vez que su visión de la implementación sea
claramente definida, encontrará más fácil comprometer a la
facultad, personal, administradores y estudiantes en le
proceso de decisión; asegurar que cada quien alcanzado por
esta implementación haya sido bien informado y así sea más
probable su participación entusiasta en el esfuerzo de
implementación cuando llegue el momento.
Alcance del proyecto
¿Cuánta gente se verá afectada por las estrategias que
usted defina para este proyecto de implementación de Office
2000? ¿Su proyecto de implementación cubrirá a todo el
profesorado en toda la institución en entre los diversos
campus? ¿Todos los estudiantes y maestros estarán en un solo
sitio? Los estudiantes y el profesorado en un o más
departamentos académicos?
Por ejemplo, un colegio de mediano tamaño con 3,500
computadoras portátiles y 1,500 computadoras de escritorio
podrían adoptar el siguiente calendario para implementar
Office 2000 en todos los sitios del campus.
Para esta fecha....
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Implementar Office 2000 en
todo....
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Diciembre
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Laboratorios
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Enero 15
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Oficinas administrativas
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Abril 1
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Aulas
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Metas del proyecto
Definir sus objetivos claves para esta implementación,
incluyendo las principales etapas. Por ejemplo:
- Estandarizar el juego de herramientas de escritorio en
todo el sitio
- Proporcionar la facilidad de mantenimiento y soporte a
todos los sitios
- Minimizar el impacto en la productividad de
maestros/profesorado
- Término exitoso del curso de un semestre, o durante el
receso de verano
| Organizar equipos de trabajo para el
proyecto y definir los roles |
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Una vez que haya definido su visión, alcance y metas para
el proyecto de implementación, necesita organizar un equipo de
trabajo para la planificación del proyecto. Proporcionar a los
miembros del equipo con las herramientas y autoridad que
necesitan para planear y llevar a cabo el proceso de
implementación. Un equipo de planificación es crítico en
cualquier implementación de gran escala, ya sea si usará
herramientas de administración de software o llevará a cabo la
implementación manualmente. Su equipo deberá incluir un grupo
representativo de administradores, profesores, estudiantes y
personal administrativo que estará usando Office 2000 y que
puede ayudar a comunicar a sus colegas lo que respecta al
proceso de implementación.-
Para cada área del proyecto, identifique el personal clave
que generalmente es responsable para las actividades normales
relacionadas con la etapa del proyecto. Por ejemplo, su equipo
podría incluir algunos o todos esos roles: un administrador de
redes, un administrador de seguridad, representantes de
desarrollo/consultoría para aplicaciones personalizadas, un
administrador de mensajería, un administrador de Intranet, un
administrador de Systems Management Server, personal de
entrenamiento, personal de helpdesk y proveedores de
soluciones como sean necesarios para ayudar en las cuestiones
de implementación o migración. En instituciones más pequeñas,
una persona podría representar muchos roles; en instituciones
mayores, algunos del personal de informática podrían ser
requeridos para un rol único.
| Definir los requisitos para instalar y
actualizar Office 2000 |
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Requisitos del sistema
En mayor grado, su entorno actual dictará su plan de
implementación. Al planear su implementación de Office 2000,
es crítico entender su configuración actual de hardware y
software.
- ¿Qué versiones del sistema operativo planea mantener
simultáneamente? Cada versión tiene un conjunto separado de
requisitos a satisfacer de software y hardware.
- Investigar las configuraciones actuales del hardware en
su entorno y determinar qué máquinas son capaces de ejecutar
Office 2000. para una lista de los requisitos mínimos, vea
Microsoft
Office 2000 Resource Kit.
- Determinar la configuración mínima requerida para
ejecutar Office 2000 junto con otras aplicaciones estándar
en su entorno.
- Considerar los recursos de redes, servidores disponibles
y otros elementos relacionaods ocn la red que podrían
impactar sus planes de implementación.
Determinar qué parámetros personalizar
Microsoft Office 2000 incluye más de 1,500 parámetros
personalizables para el usuario — desde el color del fondo en
Microsoft Word a los formatos de archivos por defecto en cada
aplicación. Para mantener la consistencia y minimizar los
costos de soporte, podría encontrar ventajoso estandarizar
algunos de estos parámetros de usuario, ya sea en todo el
campus o para más de un departamento académico.
Al planear su implementación,
determine qué parámetros
personalizables adoptar en todo el campus, como
configuraciones adicionales para archivos, parámetros para
opciones, parámetros para menús y barra de herramientas
personalizables y parámetros de servidor por defecto para
instalación y mantenimiento. También necesitará definir una
estrategia para implementar parámetros personalizables para
los departamentos individuales.
Por ejemplo, en Harlingen, Texas, la propiedades del
monitor en el panel de control se bloquean en varios
laboratorios, para evitar que los usuarios alteren la
apariencia de las aplicaciones de Office 2000. En las aulas,
sin embargo, el departamento de informática desea otorgar a
los profesores y estudiantes la máxima flexibilidad sobre cómo
usan sus aplicaciones, así que esas propiedades de monitor se
mantienen abiertas para que los usuarios las personalicen como
deseen. Consulte "Harlingen,
Texas School District Motivates Students and Reduces TCO by
Standardizing on Microsoft Office 2000" para más detalles.
Las directivas del sistema son una característica de
Microsoft Windows que permite a los administradores de redes
implementar los parámetros del usuario siempre que alguien
inicie la sesión desde cualquier parte de la red. En el caso
de Office 2000, las directivas del sistema son muy útiles en
la implementación de estrategias de coexistencia de archivos,
implementado Ayudas y alertas personalizables, implementado
parámetros para macro virus y la compatibilidad del año 2000 y
crear parámetros personalizables como plantillas y ubicaciones
para archivos por defecto.
Instalar y ejecutar el Kit de Recursos de Office 2000
El Microsoft
Office 2000 Resource Kit proporciona información integral
sobre los requisitos, estrategias
de actualización y técnicas para implementar, dar soporte
y mantenimiento a Office 2000 en su entorno. El Office 2000
Resource Kit fue creado para administradores, técnicos de
helpdesk y profesionales de sistemas de información. El
Office 2000 Resource Kit incluye un extensivo conjunto de
herramientas, incluyendo convertidores, utilerías, archivos de
ejemplo, vínculos a sitios Web y documentación para ayudarle a
dar un soporte completo a sus usuarios de Office 2000.
Puede instalar la mayoría de las herramientas básicas y
documentos de soporte al usar un programa integrado de
instalación Setup. El programa de Office 2000 Resource Kit
está disponible en el CD ROM que acompaña al libro
Microsoft Office 2000 Resource Kit. Además puede
obtener como download el programa del sitio de download
de Office 2000 Resource Kit.
Después de haber instalado el Office 2000 Resource Kit,
llevará a cabo estos pasos:
- Instalar una versión administrativa de Office 2000 en el
servidor de red o un punto de instalación administrativa
(una ubicación para instalación de red que contendrá todos
los archivos requeridos para la instalación de Office 2000).
- Desde el punto de instalación administrativo que acaba
de crear, instale Office 2000 en una computadora de prueba y
use las aplicaciones del Asistente para crear parámetros de
usuario personalizados.
Después de haber creado todos los parámetros
personalizados, salga de Office y use el Office
2000 Profile Wizard para crear un archivo (.OPS) Office
Profile Settings que captura los cambios que ha hecho.
- Use el Office
2000 Custom Installation Wizard para crear un archivo
(.MST) Custom Installation Transform File (.MST), que
contiene todos los cambios de la instalación estándar de
Office 2000. Comunique al Custom Installation Wizard dónde
encontrar el archivo .OPS que contiene los parámetros
personalizados de la aplicación del usuario.
El paquete de instalación original de Windows (archivo
.MST) nunca se altera – todos los cambios toman lugar en el
archivo (.MST) de transformación. Puede crear un archivo
:MST diferente para cada escenario de instalación que
necesite. Cuando se instala Office 2000, los parámetros
personalizados en el archivo .MST están distribuidos a todas
las computadoras designadas.
- Use Microsoft Systems Management Server para crear el
paquete de Microsoft Office. El Microsoft Office 2000
Resource Kit incluye un conjunto de archivos (.PDFs) de
ejemplo de la definición de paquetes para cada configuración
de producto de Office 2000. Cada paquete define qué se
instala, la secuencia de comandos a ejecutar al instalar el
software, el servidor que es la fuente y los sistemas
operativos que le interesan.
Abra el archivo .PDF que desea personalizar y cree una
selección de instalación para cada configuración en su
entorno personalizado.
Para mayor información sobre la creación y uso de archivos
de definición de paquetes, vea "Deploying
Office 2000 with Systems Management Server"¹.
Puede hacer el download de archivos adicionales de
definición de paquetes y encontrar instrucciones sobre cómo
usarlos en el sitio Web del Office
2000 Resource Kit.
Las instituciones que llevan instrucción bilingüe tendrán
especial interés en MultiLanguage
Pack de Microsoft Office, que permite a los individuos
cambiar el idioma de la interfaz del usuario y el sistema de
Ayuda en forma dinámica.
| Estrategias de migración |
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Antes de actualizar a Office 2000, debe determinar si
necesitará convertir los archivos existentes, así como los
macros y programas personalizados. Esté preparado para hacerse
las siguientes preguntas:
- ¿Qué archivos, macros, convertidores y programas
personalizados existentes deben usarse con el nuevo
software? ¿Qué pasos adicionales se requieren usar con
Office 2000?
- ¿Existen aplicaciones de otras compañías con las que
necesitará interoperar Office 2000?
- ¿Cómo y cuándo los estudiantes, profesorado y personal
administrativo serán entrenados en Office 2000? ¿Cómo afecta
esto a al migración de documentos y computadoras a Office
2000?
Planeación para un entorno mixto
Si todos los estudiantes y profesorado que posiblemente
compartiría los archivos no hacen la transición a Office 2000
al mismo tiempo, debe planear cómo trabajarán juntos durante
la implementación. Asegúrese que entiende cómo comparten los
archivos los estudiantes, maestros y otras personas, así como
con quienes los comparten. También deseará considerar estos
factores:
- El periodo de tiempo en que los usuarios deberán
coexistir en diferentes versiones
- La versión de Office con la que necesitan coexistir
- Si su institución ha implementado un medio sencillo para
implementar y cambiar los parámetros del usuario, como las
directivas del sistema.
- Si los convertidores o visores que permite abrir o ver
archivos de Office 97 ya han sido implementados a aquellos
usuarios que cuentan con el software anterior
- Si los usuarios que no son de Office necesitan editar
los archivos o simplemente verlos e imprimirlos
Si va a tomar algún tiempo migrar una escuela completa, un
departamento académico o una unidad administrativa, considere
implementar una estrategia coexistente que a) haga que todos
guarden los archivos en formatos usados por una versión de
Office implementada anteriormente o b) implementar
convertidores para que todos permanezcan con el software
anterior.
| Estrategias de instalación |
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Con Microsoft Office 2000, cuenta con varias opciones
relacionadas con la instalación:
- Ejecutar desde una máquina local. El software se
instala en el disco duro local de la computadora. Esta
opción proporciona el mejor rendimiento y menores cuestiones
de red, como el ancho de banda o tiempo de inactividad.
Además es la mejor opción para computadoras portátiles.
- Ejecutar desde la fuente. El software se ejecuta
desde la fuente, que puede ser un CD ROM o un servidor de
red. Este método requiere menos espacio en el disco en la
computadora local y reduce la carga al administrar las
actualizaciones. Al usar el servidor como la fuente requiere
más recursos de red, incluyendo el espacio de disco en el
servidor y el ancho de banda y depende de que la red esté
accesible todo el tiempo.
- Instalar la primera vez que se usa . Una
característica o componente no se instala hasta el primer
intento de usarlo en la computadora local.
- No disponible . La característica o componente no
están disponibles del todo.
Puede implementar Microsoft Office 2000 y muchas otras
aplicaciones al crear paquetes de Systems Management Server y
distribuirlos a los clientes seleccionados.
| Estrategias de prueba |
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Disponga aparte de un espacio física para un laboratorio de
prueba donde probará el proceso de implementación de Office
2000. Adquiera el hardware y software que necesita para
simular su entorno de computación en la institución en el
laboratorio. Si sus sitios ya están usando Systems Management
Server, puede consultar su base de datos de Systems Management
Server para obtener esta información.
Si su institución usa múltiples plataformas de redes (por
ejemplo, una mezcla de Windows NT®, LAN Manager y NetWare),
asegúrese de probar en todas las plataformas de uso. Si
implementará Office 2000 en múltiples sitios que están
separados físicamente, asegúrese de simular el vínculo más
débil de un sitio a otro en el laboratorio.
| Estrategias de implementación |
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Para minimizar el impacto en los estudiantes, profesorado y
personal administrativo, considere una implementación en
fases, en la cual un departamento instala Office 2000 y
reporta al gerente de proyectos las cuestiones que encontró
durante las implementación.
Generalmente, debería evitar implementar todas las
instalaciones de Office 2000 en forma simultánea para evitar
el flujo de la red con mucho tráfico y el agobiar a los
servidores de distribución de Systems Management Server. Una
implementación gradual deja un razonable ancho de banda en la
red para los negocios de cada día y equilibra la carga
potencial de soporte tanto para el equipo de implementación y
helpdesk. Dependiendo de las necesidades de su
institución, podría seleccionar implementar Office 2000 por
sitio, por edificio, por departamento o por segmento de red.
Después de encargarse de las consideraciones previas a la
implementación, esta puede continuar sobre un periodo de
semanas o meses, hasta que toda la instalación base haya sido
actualizada con éxito.
Podrá desear que estén disponibles programas modestos de
entrenamiento para educar a los usuarios sobre las nuevas
características que están disponibles en Office 2000. Algunas
instituciones han adoptado programas tipo "entrenar al
entrenador", en los que un grupo selecto de conocedores de
tecnología se capacitan primero y luego ayudan a sus colegas a
conocer el software. get up to speed.
| Recursos |
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Además del Microsoft Office 2000 Resource Kit, puede usar
los siguientes recursos para ayudarle a prepararse en la
implementación y mantenimiento de Office 2000.
Systems
Management Server es un producto de Microsoft
BackOffice® que permite administrar computadoras en la red
desde una ubicación central. Lleva a cabo operaciones como el
inventario de hardware/software, distribución e instalación de
software y el compartir aplicaciones de la red mientras
proporciona utilerías de diagnóstico de monitoreo de la red y
funcionalidad remota de helpdesk.
El sitio Web de
Microsoft Office sirve como gateway a docenas de
sitios especializados que se encargan de soluciones,
estrategias y cuestiones de soporte para la familia de
productos de Microsoft Office.
Microsoft
TechNet incluye un servicio disponible de suscripción
en un disco compacto por parte de Microsoft que contiene la
información técnica más reciente, controladores
complementarios y parches, utilerías, documentos estratégicos,
service packs, kits de recursos y muchas otras herramientas
esenciales para instalar y mantener los productos de
Microsoft. El sitio Web de TechNet contiene información
extensiva sobre planeación, evaluación, implementación,
mantenimiento y soporte para una variedad de sistemas de
informática.
El sitio Office
Developer presenta artículos, herramientas y
sugerencias para creación de soluciones programables al usar
Microsoft Office 2000. Muchos temas se enfocan en las
tecnologías de acceso a datos, automatización y desarrollo de
aplicaciones al usar los componentes de Office 2000 y Visual
Basic® for Applications. El sitio también proporciona
downloads gratuitos para los controles, utilerías y
demostraciones.
Visite la página para contactar un Microsoft
Certified Solution Provider como un recurso adicional.
| Apéndice |
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Herramientas disponibles en el Office 2000 Resource
Kit
Office 2000 Custom
Installation Wizard (CIW)
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Personaliza la forma en que
los individuos instalan Office 2000 en sus computadoras.
Usted puede seleccionar qué características de la
aplicación instalar, dónde instalarlas y cómo debe
ejecutarse la instalación. El Custom Installation Wizard
puede incluir parámetros personalizados de usuario que
se crean con el Office Profile Wizard.
Puede
configurar e implementar Office 2000 en todas las formas
que requiera.
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Office 2000 Profile Wizard
(OPW)
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Crea una apariencia estándar
para Office 2000 en todos sus componentes en toda la
institución educativa.
El Profile Wizard ayuda a crar
y distribuir un perfil de usuario predeterminado,
incluyendo ubicaciones estándar para archivos y
plantillas. Puede predefinir opciones de modo que los
usuarios no tengan que personalizar sus parámetros.
También puede cambiar los valores predeterminados para
que coincidan con las necesidades de la institución o
para asegurar que los usuarios tengan acceso a las
plantillas compartidas. Al implementar un perfil de
usuario estándar, todos los usuarios inician con la
misma configuración de Office.
También puede usar el
Profile Wizard para ayudar a hacer una copia de
seguridad o restaurar los parámetros definidos por el
usuario de una computadora a otra.
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Office 2000 Removal
Wizard
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Elimina los componentes
innecesarios u obsoletos de versiones instaladas
previamente de Office y aplicaciones relacionadas con
Office.
Puede usar el Removal Wizard para aplicar un
nivel detallado de control sobre qué archivos eliminar y
cuáles retener. Por ejemplo, si está haciendo una
actualización gradual a Office 2000, puede usar el
Removal Wizard para eliminar las versiones instaladas
previamente de las aplicaciones específicas que elija
actualizar.
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Office 2000 Custom
Maintenance Wizard (CMW)
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Puede utilizar el Custom
Maintenance Wizard para cambiar las características
después de implementar Office 2000.
El Custom
Maintenance Wizard proporciona implementaciones de
aplicaciones de Office 2000 y da soporte al
mantenimiento continuo de Office 2000.
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System Policy Wizard y
Plantillas
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El Microsoft Office 2000
Resource Kit incluye una versión actualizada del System
Policy Editor y un conjunto de archivos de plantillas de
directivas del sistema para cada una de las aplicaciones
de Office 2000. Cada plantilla contiene parámetros para
todas las opciones configurables para la aplicación.
Puede editar las plantillas para cambiar los parámetros
predeterminados y evitar que los usuarios cambien
ciertos parámetros.
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Ayuda personalizada y
alertas
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Personaliza el Office 2000
Answer Wizard de modo que los estudiantes y maestros
pueden llevar a cabo consultas en lenguaje sencillo
sobre los temas existentes de Ayuda, temas de ayuda
personalizados e información en vivo del sitio Web.
Puede además personalizar los avisos de alerta para
agregar un vínculo en un mensaje de error a cualquier
URL válido. Por ejemplo, un vínculo a una página Web de
soporte que muestre qué servidores e impresoras están
inactivas y sugiere otras impresoras para conectarse
(con instrucciones completas o la automatización para
llevarlo a cabo).
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¹ También publicado en el
Enterprise Planning Workbook for Office 2000.
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Planear su proyecto de
implementación de Microsoft Office 2000