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DEFINICIÓN:
Un presupuesto es un
plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en
valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica
a cada centro de responsabilidad de la organización.
FUNCIONES:
*La principal función de los
presupuestos se relaciona con el Control Financiero de la
organización.
*El control presupuestario es el proceso de
descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados
con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los
logros o corregir las diferencias.
*Los presupuestos pueden
desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la
organización.
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS:
*Son útiles en la mayoría de las organizaciones como:
empresas, agencias gubernamentales, grandes multinacionales y
pequeñas empresas.
*Los presupuestos son importantes porque
ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
*Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de
operaciones de la empresa en límites razonables.
*Sirven
como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la
empresa.
*Cuantifican en términos financieros los diversos
componentes de su plan total de acción.
*Las partidas del
presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de
la empresa.
*Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones
pueden ser detectadas y tratadas al momento.
OBJETIVO DE
LOS PRESUPUESTOS:
*Planear los resultados de la empresa en
dinero y volúmenes. *Controlar el manejo de ingresos y egresos
de la empresa. *Coordinar y relacionar las actividades de la
empresa. *Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS:
Se pueden
clasificar desde diversos puntos de vista:
*Según
flexibilidad. *Según periodo de tiempo que cubren. *Según el
campo de aplicabilidad de la empresa. *Según el sector en el
cual se utilicen.
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I. Según Flexibilidad; pueden ser Rígidos o
Flexibles
*RIGIDOS: son aquellos que se elaboran para un
único nivel de actividad, y no permiten realizar ajustes necesarios
por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno
de la empresa. Este se utilizaba antiguamente en el sector público.
*FLEXIBLES: son los que se elaboran para diferentes niveles
de actividad, y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes
del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la
presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados
y costosos.
II. Según el periodo de tiempo; pueden ser a
corto plazo o a largo plazo
*A corto plazo: son los que se
realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de
operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con
economías inflacionarias.
*A largo plazo: este tipo de
presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que
generalmente adoptan grandes estados y grandes empresas.
III. Según el campo de aplicación en la empresa; pueden ser
de operación o financieros
*OPERACION O ECONOMICOS: tiene en
cuenta la planeación detallada de las actividades que se
desarrollarán en el período siguiente al cual se elaboran, y su
contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre
estos presupuestos se pueden destacar:
1) PRESUPUESTO DE
VENTAS: generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y
productos.
2) PRESUPUESTO DE PRODUCCION: comúnmente se
expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar
este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades
económicas a producir y disponibilidad de los materiales.
3)
PRESUPUESTO DE COMPRAS: es el presupuesto que prevé las compras de
materiales primas y/o mercancías que se harán durante determinado
período. Generalmente se hacen en unidades y costos.
4)
PRESUPUESTO DE COSTO - PRODUCCION: algunas veces esta información se
incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de
producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de
utilidad son adecuados.
5) PRESUPUESTO DE FLUJO DE EFECTIVO:
es esencial en cualquier empresa. Debe ser preparado luego de que
todos los demás hayan sido completados. El presupuesto de flujo
muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital
de trabajo.
6) PRESUPUESTO MAESTRO: este presupuesto incluye
las principales actividades de la empresa. Aglutina y coordina todas
las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como
el "presupuesto de presupuestos".
*FINANCIEROS: en estos
presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el
balance, hay de dos tipos de tesorería y de erogaciones
capitalizables.
a) PRESUPUESTO DE TESORERIA: tiene en cuenta
las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y
valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto
de caja o de flujo de fondos, porque se utiliza para prever los
recursos monetarios que la empresa necesita para desarrollar sus
operaciones. Se formula por cortos periodos, mensual o
trimestralmente.
b) PRESUPUESTO DE EROGACIONES
CAPITALIZABLES: es el que controla las inversiones en activos fijos.
Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto
de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
IV. Según el sector de la economía en el que se
utilizan; pueden ser del sector privado o público
*PRESUPUESTOS DEL SECTOR PUBLICO: son los que involucran
los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos
del estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y
en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de
recursos para gasto e inversiones.
*PRESUPUESTOS DEL SECTOR
PRIVADO: son los usados por las empresas particulares, se conocen
también como presupuestos empresariales, buscan planificar todas las
actividades de una empresa.
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MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si
quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación
sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permiten medir el
grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas
fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que
deben asignarse a las distintas dependencias que directa o
indirectamente ayudan al plan de operaciones. La presupuestación
puede fracasar por diversas razones:
A) Cuando solo se
estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del
momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los
resultados.
B) Cuando no está definida claramente la
responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus
responsables no comprenden su papel en el logro de metas.
C)
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles
jerárquicos de la organización.
D) Cuando no hay un buen
nivel de comunicación, y por tanto se presentan resquemores que
perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de
las metas presupuestarias.
E) Cuando no existe un sistema
contable que genere confianza y credibilidad.
F) Cuando se
tiene la ilusión de control; es decir, que los directivos se confían
de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar
en pro de los resultados.
G) Cuando no se tienen controles
efectivos respecto de la presupuestación.
H) Cuando no se
siguen las políticas de la empresa u organización.
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