Planificación Prospectiva

 

Universidad "Yacambú"

Especialización en Gerencia en Sistemas de Información

Cátedra: Planificación

Profesor: Msc. Ludwig Vera

Autor: Ing. Carmen Quijada

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Una época turbulenta es una época peligrosa, pero su mayor peligro es la tentación de negar la realidad

P. Drucker

 

 

 

Planificación, Estrategias Vs Planificación prospectiva (Visión Hacia el Futuro)

Introducción

El gran reto al cual se enfrentan las organizaciones, hoy en día es convertir su estrategia en realidad, alcanzar sus metas, lograr ser lo que quieren ser. En resumen, el mayor desafío de una empresa es lograr resultados efectivos; teniendo en cuenta que en un mundo tan cambiante la disposición de lo preciso para atender las insuficiencias  (previsión); dirigir el esfuerzo (de distintas disciplinas y recursos) a obtener los resultados requeridos, conocer la probabilidad de ocurrencia de los eventos futuros (pronóstico) - desde distintas perspectivas;  preparando la aplicación de criterios conocidos en otros similares para extraer conclusiones que ayuden en la toma de decisiones (proyección), son basados en resultados para el futuro.

Por ello, es un arte establecer una estrategia, que permita a una organización seguir ofreciendo sus servicios de calidad, donde el cliente pueda vivir una experiencia única (a través de la creatividad con la cual se desempeñan las organizaciones para captar la atención del cliente hacia el producto o servicio que ofrecen); manteniendo así a las empresas dentro de la competitividad, disponiendo de tecnología  práctica precisa y eficiente. Llevando a las organizaciones ha darse a la tarea de interesarse por conocer lo que sucederá de acuerdo a las posibles decisiones tomadas en el pasado y como afectarán el futuro (prospectiva).

A modo ilustrado, podemos dar un ejemplo práctico - de prospectiva y estrategias - "la banca electrónica", si bien es cierto para muchos clientes resulta imposible dirigirse a un banco a realizar una transacción, (ya sea por las extensas colas, condiciones de trabajos, entre otras) la banca electrónica ha sido una de las mejores estrategias de muchos bancos, (que en un principio se basó en pruebas de ensayo y error, reduciendo así la incertidumbre), no solo por la diversidad de plataformas tecnológicas, sino  de  la diversidad de servicios que ofrecen.

Visto de ésta manera, se puede dar inicio a un tema muy particular como lo es la prospectiva, el cual está íntimamente ligada con la planificación, y planificación estratégica; ya que éstos se enfocan a partir de decisiones presentes para mejorar situaciones futuras, basándose en experiencias pasadas (con cierto grado de semejanza o iguales, de una misma empresa o de sus competidores), enfrentando situaciones nuevas de forma original (creativa), reduciendo así el grado de incertidumbre, y el riesgo asociado a la aplicación de una estrategia.

Partiendo de la premisa anterior, se puede dar una definición formal de lo que es la prospectiva según la opinión de distintos autores:

El Instituto de prospectiva estratégica  (1999) define, la prospectiva como:

"Una disciplina con visión global, sistémica, dinámica y abierta que explica los posibles futuros, no sólo por los datos del pasado sino fundamentalmente teniendo en cuenta las evoluciones futuras de las variables (cuantitativas y sobretodo cualitativas) así como los comportamientos de los actores implicados, de manera que reduce la incertidumbre, ilumina la acción presente y aporta mecanismos que conducen al futuro aceptable, conveniente o deseado."

Alanis, Antonio (2000), expresa:

"Se puede apuntar que lo constituyen ideas sobre el futuro y el diseño de estrategias para resolver problemas del presente; pero también para prevenir la presencia y desarrollo de escenarios nocivos para el desarrollo de la sociedad. Así, los conceptos de previsión, anticipación y acción intencionada forman parte de la primera triada para situar conceptualmente a los estudios de prospectiva."

Para Serra, Jordi (2004), la prospectiva es:

"La prospectiva es la ciencia que estudia el futuro para comprenderlo y poderlo influir. Aunque de hecho es, paradójicamente, una ciencia sin objeto que se mueve entre la necesidad de predecir lo que puede ocurrir y el deseo de inventar el mejor futuro posible. Porque aunque el devenir no puede predecirse con exactitud, si podemos imaginar nuestro mañana preferido. Y los últimos suspiros del siglo veinte son un buen momento para ello."

Los estudios de la prospectiva identifican, anticipan y proyectan las tendencias interdisciplinarias, utilizando métodos interactivos y participativos, a fin de forjar una visión estratégica que no resulte ficticia sino que reconozca y explique sus implicaciones de manera correcta en las decisiones y acciones que se tomen en el presente.

Particularmente el autor opina, que la prospectiva mira hacia los distintos escenarios de forma metódica y abierta (desde el mundo exterior e interior de la organización), que estudia el futuro probable, que está dado bajo mucha incertidumbre (ya que éste no se conoce con certeza), analizando posibles impactos de reiterados estudios (dentro de cualquier ámbito) sobre un fenómeno y su comportamiento; además de ello tomando la previsión de los riesgos que pudiesen ocurrir en una situación la cual, pueda considerarse como la mas ideal para la organización. A continuación se refleja el siguiente gráfico (N° 1) algunos elementos presentes en la prospectiva:

Planificación Estratégica

Figura N° 1. Elementos presentes en la prospectiva y la planificación estratégica

Fuente: El Autor (2008)

A modo ilustrado, en la figura anterior, se puede apreciar que las 5P (predicción, pronóstico, previsión, prospectiva y proyección) definidas así por El Instituto de prospectiva estratégica  (1999, P. 1), contribuyen en la obtención de los mejores resultados, y que su semejanza radica fundamentalmente en  lograr una decisión eficaz y a la vez eficiente, enfocadas al futuro, disminuyendo así la incertidumbre y las consecuencias asociadas. Ahora bien, éstas aportan resultados de un modo diferente y con un grado de eficacia distinto; y que contribuyen en anticiparse a posibles escenarios a través de estrategias que vayan empapadas de prospectiva.

De manera que, para dar un esbozo de lo que es cada uno de estos elementos y su característica particular, se tomará en cuenta la opinión de Di Maio, Alberto(2008) citado por El prisma, para definir cada uno de los elementos presentes en un proceso de planeación prospectiva:

  • La Predicción: Analizar por revelación, ciencia o conjetura algo que ha de suceder. Debe basarse en teorías deterministas y presentar enunciados no sujetos a controversias que intentan ser exactos respecto a lo que sucederá en el futuro. Emplea para ello, tanto la lógica como el sentido común. En las predicciones se podrían explicar las razones o causas del comportamiento de un determinado evento; si se predice algo se puede decir porqué. Prácticamente no usamos este método en Ingeniería. Son ejemplos conocidos, el oráculo de Delphos, los Horóscopo etc.
  • La Previsión: Ver con anticipación. Conocer, conjeturar por algunas señales o indicios lo que ha de suceder También es determinista. Da una idea de los sucesos probables a los cuales será necesario adaptarse, conduciendo a decisiones inmediatamente ejecutables. Es un intento de resolver ese futuro probable e iniciar acciones en el presente para cubrir, anticipadamente, los problemas que pudieran surgir en el futuro inmediato. El Mantenimiento Preventivo es un ejemplo en Ingeniería.
  • La Proyección o Extrapolación de Tendencias: Idear, trazar o proponer un plan y los medios para la ejecución de algo. Aplicar conclusiones obtenidas de un campo a otro. Averiguar el valor de una magnitud para valores de la variable que se hallan fuera del intervalo es que dicha magnitud es conocida.
  • El Pronóstico: Se refiere a un enunciado condicionado al desarrollo de eventos futuros generalmente probables. El pronóstico representa juicios razonados sobre algún resultado particular que se cree el más adecuado para servir de base a un programa de acción. El presupuesto económico de una empresa, que veremos más adelante en detalle, es un ejemplo, también lo es el Pronóstico del tiempo.

DESCOMPOSICIÓN DEL ANÁLISIS PROSPECTIVO:

Si bien es cierto, el análisis prospectivo puede descomponerse en los siguientes pasos:

Según Di Maio, Alberto (2008):

1. Cuadro de Situación. Análisis de la situación actual, que permitirá caracterizarla en sus posibilidades presentes,
2. Desarrollo de la actitud prospectiva, que buscará definir y acotar al futuro probable,
3. La reflexión prospectiva, que confrontará a ese futuro probable con la situación actual a fin de establecer los cambios en función de ese futuro
4. La programación prospectiva, que articulará las acciones y operaciones a realizar para transformar la situación real en la propuesta desarrollada en el futuro probable (deseado).

Uno de los retos que establece el análisis prospectivo es que define situaciones y circunstancias que no conocemos.

Dentro de este orden de ideas, se puede decir que la estrategia es gestión de la acción y la prospectiva es el pensamiento introspectivo (tomando en cuenta la definición de variables cualitativas y cuantitativas), pero existe una similitud entre ellas, la cual es pronosticar el futuro para actuar sobre éstas bases; por ello surge un concepto basado en la interacción de todos los elementos antes mencionados [1] llamada la PROSPECTIVA ESTRATÉGICA.

Prospectiva Estratégica:

La prospectiva estratégica, se define de la siguiente manera:

Para Gabiña (1995)

“Las imágenes del futuro que queremos alcanzar diseñarán el escenario apuesta y las acciones y objetivos consecuentes determinarán nuestra estrategia”

Serra, Jordi (1995), expresa:

“Mientras la prospectiva puede tener un cierto efecto euforizante de pensar que todo el posible; la estrategia puede llevar a un cierto atonía derivada de un excesos de “realismo” (o más bien, pesimismo) en las propias capacidades. La combinación de los dos elementos proporciona un equilibrio muy idóneo para afrontar la realización de proyectos de futuro.”

López, Julio (2003) opina que:

"Para realizar estas tareas se requiere un pensamiento estratégico anticipador, que se adelante a los acontecimientos en vez de adaptarse, y que posea capacidad de respuesta frente a las variaciones del entorno lo que facilita una correcta elección de opciones estratégicas."

En contraste con lo anteriormente expuesto, se puede decir que la prospectiva estratégica va a depender de cuan eficiente sea el manejo y desarrollo de las estrategias, y la reflexión sobre ésta gestión (prospectiva); cabe destacar que un factor poco factible dentro de estos procesos es el de la incertidumbre, a mayor grado de desconocimiento menor posibilidades de conseguir el éxito existe.

Por ello la incertidumbre se define como la falta de información o incluso la no existencia  de acuerdos sobre lo que se sabe o lo que podría saberse. Ahora bien, ¿Qué hacer con ella?, ¿Cómo manejarla?, y ¿Puedo evitarla?

Primeramente, se debe orientar el grado de incertidumbre hacia la determinación de factores que permitan analizar como es o será la situación que se desconoce; manejándola de acuerdo a la realidad que se presente por medio de herramientas diseñadas para generar una visión de lo que será el comportamiento, e interacción con el ambiente deseado; no se puede evitar la incertidumbre (por el constante avance vertiginoso de las tecnologías de la información); más si reducirla a través de los distinto métodos que nos ofrece la planificación estratégica.

MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN PROSPECTIVA PARA LA TOMA DE DECISIONES

Es extensa la cantidad de métodos diseñados por los prospectivistas, adaptados a situaciones puntuales, los cuales han tenido impactos tanto positivos como negativos en el desarrollo de actividades y tomas de decisiones para la organización, dentro de este contexto podemos recalcar los siguientes métodos definidos por distintos autores que abarcan situaciones cotidianas desde distintas puntos de vista y los cuales han sido claves en el desarrollo práctico de las estrategias:

Según, Alanis, Huerta(2000) citando a Godett, Michell (1999):

Entre los métodos más usados se destacan el de Escenarios, el Delphi, el Morfológico, el Mactor, el del Análisis Estructural y el Ábaco de Reignier.

Para observarlo de una manera más práctica, a continuación se les presenta el siguiente cuadro comparativo de las características más resaltantes de cada método:

Cuadro N°1. Comparación en cuanto características, ventajas, desventajas y métodos

  Método de Escenarios Método Delphi Método de Análisis Morfológico Método Mactor Método de Análisis Estructural El Abaco de Reignier
Características Representa el futuro de un sistema o de un proceso.

Se elabora con base en información coherente, pertinente y verosímil.

 

Analiza las convergencias de opiniones en torno a un problema o tema de interés común.

Es apropiado cuando se pretende consensar un conjunto de ideas y reflexiones para la planificación del trabajo organizacional a mediano y largo plazo.

Explora la estructura y funciones de un sistema u organización.

Descompone el sistema en subsistemas o partes más importantes

Utilizado para el estudio de los objetivos, las motivaciones y las relaciones de fuerza que subsisten en los grupos.

Éste método puede usarse para la solución de conflictos; principalmente donde los actores se han agrupado en torno a proyectos diferentes.

Es una herramienta para la estructuración y organización de ideas.

Puede ser utilizado para ayudar en la reflexión y en la toma de decisiones, para montar un proyecto de planificación prospectiva.

Es un método útil para obtener información en torno a conceptos, planteamientos o soluciones de problemas.

Su propósito es reducir el margen de incertidumbre perseguido por todos los métodos usados en la planificación prospectiva.

Ventajas   La certeza de que se lograron consensos sólidos sobre el tema de interés La versatilidad de su aplicación, ya que puede ser aplicado a diversos sistemas y situaciones Saber cuáles son las áreas donde se sitúa la fuerza de los actores en los conflictos. El estímulo de la reflexión; que permite que los integrantes vean más allá de la apariencia estructural del sistema. Este método permite hacer un análisis rápido y didáctico de un problema, facilita la intercomunicación y el debate en los grupos y equipos de trabajo, pero no se busca en primera instancia el consenso sino el intercambio de ideas.
Desventajas   El costo de su aplicación, pues se sustenta en el envío por correo para eliminar las inducciones del entrevistador. Puede generar el caos en la elección de los vínculos y en las relaciones de los mismos. Resistencias de los actores para develar, de manera directa, sus objetivos y estrategias, por lo que es necesario realizar un análisis indirecto de sus expresiones y comportamientos. La subjetividad con que se pueden determinar las variables internas y externas.

Las matrices de datos cruzados se mezclan variables que son portadoras de una gran fuerza de influencia con otras de poca relevancia, por lo que el problema técnico se sitúa en la capacidad de reflexión y la sensibilidad del equipo para separarlas para su estudio adecuado.

Reside en el hecho de que le resta protagonismo al líder, pues son los miembros del grupo quienes más participan y exponen sus puntos de vista.

Fuente: El Autor (2008), citando a Alanis, Huerta

En opinión personal, cada uno de estos métodos enfoca su perspectiva a un punto específico dentro de la organización, partiendo desde los futuros probables, tomando en cuenta las sugerencias de los integrantes del grupo de trabajo, estudiando la estructura de la organización, todos enfocados hacia el logro de los objetivos, disminuyendo el grado de incertidumbre; manteniendo a los entes organizativos en el margen de la competitividad establecidas por la sociedad dentro del ramo al cual pertenecen.

CASO DE ESTUDIO:

Tema: Diseño de enfoque sistémico al proceso de equivalencias de la coordinación de ingeniería de mantenimiento industrial, Universidad Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo El Tigre.

Cabe considerar que, el procedimiento de elaboración de estudios técnicos no se ha manejado de manera adecuada, a causa de existir duplicidad de información, y datos erróneos en las fichas académicas, inclusive extravío de documentos necesarios para la tramitación de la equivalencia del alumno; lo cual trae como consecuencia el vaciado en múltiples ocasiones de un mismo expediente y que el estudiante no pueda inscribir una materia en la sección planificada, perdiendo así la posibilidad de cursar materias que le permitirán avanzar un semestre. La razón de esta investigación radica  en el diseño de un enfoque de sistema que permita a la dirección de ingeniería determinar, cual es el punto critico del proceso de equivalencias, a partir de una serie de alternativas determinar cual seria el sistema ideal y así proponer mejoras a esta problemática existente.

Por otra parte, este trabajo de investigación está enfocado hacia la formulación de estrategias, dividiendo a si las posibles soluciones en escenarios que posteriormente serán evaluadas para así, determinar cual de los logros fue alcanzado en ésa evaluación; el enfoque de sistemas visualiza la organización (en éste caso institución de educación superior) como un todo, analizando todos los entes internos y externos que interactúan directa o indirectamente con la institución, para luego, evaluar las condiciones de implementar una estrategia a una situación puntal, sus posibles impactos y resultados que ayudarán enormemente en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

Desde otra perspectiva podemos resaltar que, los tipos de métodos prospectivos que se implementarán para el desarrollo de los objetivo es el de escenarios, y el análisis morfológico; ya que se enfocan básicamente en la estructuración de posibles soluciones a la situación actual, tomando la organización como un todo y descomponiendo cada uno de las partes más criticas en el problema.

CONCLUSIONES

Dada la situación tan cambiante de la cultura organizativa, la creatividad se ha vuelto un arte para aquellos que tratan de que el cliente viva una experiencia inigualable, que supere sus expectativas; se pudo evidenciar que para que todo ésto ocurra debe existir una linealidad entre la estrategia, los posibles escenarios y la prospectiva, gestionando la acción de manera eficiente para lograr el objetivo y mantener el estatus competitivo e innovador dentro del mercado económico.

Sumado a ello, puede decirse que los pronósticos, predicción, proyección, prevención y prospectivas son elementos que estás íntimamente relacionados hacia la búsqueda de resultados.

Particularmente se puede decir, que los métodos que implementa la prospectivas son herramientas fundamentales en el desarrollo del que hacer diario de las organizaciones, las cuales permiten mirar distintos puntos de vista de una organización, en cuanto a su estructura, grupos de trabajo, escenarios y ambientes a desarrollar proyectos, en pro del buen desenvolvimiento de las actividades rutinarias de las empresas.

Dentro de este orden de ideas, la incertidumbre es un factor predominante en toda organización, que va a depender de la falta de información con respecto a una actividad en especial, y que genera en la mayoría de los grupos inseguridad, impidiendo avanzar hacia un nuevo nivel en el proceso de búsqueda hacia la "excelencia" (logro de los objetivos, innovaciones), tomando en cuenta que lo mas recomendable es: "Afrontar las situaciones con responsabilidad  y creatividad."

Finalmente, de acuerdo al "Diseño de enfoque sistémico al proceso de equivalencias de la coordinación de ingeniería de mantenimiento industrial, Universidad Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo El Tigre", se implementará el método de escenarios y el método de análisis morfológico, por tomar éstos a la organización como un todo, creando subsistemas de los puntos más críticos del proceso a estudiar, diseñando escenarios de posibles soluciones, de los cuales se seleccionará el que permita solucionar el inconveniente actualmente perenne en la institución.

BIBLIOGRAFÍA

  • Claret, Arnoldo (2007). "Como hacer y defender una tesis". Editorial Texto C.A., Caracas Venezuela.

  • Hill Charles; Jones Gareth (1996). " Administración Estratégica". Editorial Mc Graw Hill, Bogotá Colombia.

  • KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. "Administración: Una perspectiva global". Mc Graw Hill. México D.F. 1994.

  • Nordhaus Samuelson (2006). " Economía". Editorial Mc Graw Hill, D.F. México.

  • Instituto de Prospectiva Estratégica, "Aproximación al Futuro". [En línea]; en: prospecti.es; Dirección URL: http://www.prospecti.es/document/prospect.doc (Consulta 15 de octubre de 2008)

En este enlace encontrará temas referentes a la prospectiva, su aproximación al futuro; relación con la estrategia, y la planificación.

El Dr. Alanis Antonio, refleja su punto de vista acerca de la prospectiva, sus métodos y enfoques.

El siguiente enlace, realizar una presentación breve de la prospectiva estratégica, su concepto, enfoques y metodologías, y asimismo proponemos una guía de investigación para construir escenarios para el desarrollo endógeno competitivo como orientación para el actual proceso de descentralización que ha iniciado el país el 1 de enero del presente año con la formación de los Gobiernos Regionales.

En el siguiente enlace se da un esbozo particular del autor acerca de los elemntos presentes en un proceso de planeación prospectiva.

[1] Predicción, pronostico, previsión, planificación, estrategias, innovación, y creatividad, son parte de los elementos que interactúan alrededor de la planificación estratégica y la prospectiva.

 

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