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Costo Total de
Propiedad (TCO)
José Camilo Daccach T. - Marzo 1999
Herramienta para una correcta evaluación del costo de
implementación de una solución de tecnología informática.
Comúnmente
conocido como TCO por sus siglas en inglés (Total Cost of ownership) es
una medida diseñada por el Grupo Gartner a finales de los 70's y
ampliamente difundida a principios de los 80's para evaluar el costo total
en que se incurre al adquirir, inicialmente un sistema de información, y
ahora se utiliza su concepto para todas las compras.
El principio
básico del TCO es que los costos de propiedad de cualquier bien que se
adquieran tienen componentes más allá de los estipulados en el precio de
compra del mismo, costos en los cuales se debe incurrir para garantizar el
funcionamiento correcto del bien o conjunto de bienes, durante la vida
útil del mismo. Esta medida surgió por la necesidad de comparar
equitativamente propuestas que incluyen valores de cobro permanente al
igual que valores de pago único.
En el caso de los sistemas de
información es palpable la diferenciación de los diferentes rubros que se
pueden incluir en la evaluación de los costos totales de propiedad, que de
no ser así, es bien factible se evalúe bajo el concepto de precio inicial
en vez del costo total de la solución.
El TCO mide tanto costos
únicos como costos recurrentes. En este sentido, para el caso de los
equipos de cómputo se considera tanto el valor inicial de las máquinas,
como los valores de mantenimiento de las mismas. Sólo así se puede
realmente evaluar si un equipo por valor de US$1,000, con un año de
garantía es mejor oferta que un equipo de US$1,200 con tres años de
garantía. Para la evaluación correcta, habría que obtener el valor de los
dos años de mantenimiento para el primer equipo y así permitir la
comparación de dos ofertas de servicios iguales. Si el costo del
mantenimiento es de US$200 por año, es claro que la mejor oferta es la
segunda opción, la cual no habría considerado si no manejamos el concepto
del TCO.
En el caso del equipamiento, además de los valores de
mantenimiento, también intervienen otros factores para esta evaluación
como el consumo eléctrico y de acondicionamiento de aire que exigen, el
requerimiento que hagan sobre el tamaño de los escritorios, y el
requerimiento de adecuaciones especiales en la
infraestructura.
Cuando se consideran programas aplicativos se debe
tener en cuenta también el aspecto de mantenimiento, al igual que los
costos de adecuaciones especiales, el valor de las consultorías y el valor
de la capacitación específica para el software aplicativo.
Los
demás componentes de la solución también están sujetos a este tipo de
análisis. De debe incluir la capacitación del Recurso Humano, la
adecuación de infraestructura, el cambio requerido en equipos y programas
actuales, y en general todo lo que se deba hacer al interior de la
compañía para poder implementar y mantener la solución.
Hay que
seleccionar un período apropiado para la proyección de los gastos
recurrentes. Recomendamos utilizar los que legalmente se permitan manejar
para la depreciación de la inversión o la amortización del gasto. En
Colombia, se permite la depreciación mínima a tres años de las inversiones
en soluciones informáticas, lo que permite recomendar utilizar un período
de entre tres y cinco años para la proyección, teniendo en cuenta que por
lo general los primeros 18 meses del proyecto de implementación de la
nueva tecnología no incluyen gastos recurrentes. El horizonte de 5 años
entonces permite incluir los tres autorizados como máxima
amortización.
Es de extrema importancia que las evaluaciones
comparativas se efectúen sobre criterios completos que abarquen entonces
más que el precio de compra estipulado en la cotización y que incluyan
todos los gastos en los cuales se deberá incurrir para poder mantener el
sistema a implementar.
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