El término TCO (Total Cost of Ownership) no es ya extraño para ciertas empresas mexicanas, pero desgraciadamente sí lo es para las PyME y para muchos consumidores de artículos de tecnología, lo cual es una lástima.

Este concepto define el costo real de un activo; para hacerlo más comprensible, tomemos el ejemplo de una computadora: muchos empresarios consideran el valor de compra como el único factor de costo para un equipo de cómputo y, con base en ello, deciden cuál marca y opciones adquirir. El TCO nos permite determinar el costo REAL de ese equipo, desde su proceso de compra hasta cuando es desechado.

Desarrollemos el ejemplo: el contador de la empresa elabora una solicitud de cotización para su nueva computadora, la llena y especifica qué configuración satisfará sus necesidades, la pasa al departamento de compras y éste, a su vez, solicita cinco cotizaciones, las recibe, evalúa y decide por un proveedor.

Para un empresario común, hasta aquí no ha invertido nada, aunque pensar así es un error. Muchos consideran que sólo “gastan” cuando pagan o emiten un cheque; sin embargo, veamos qué se ha invertido hasta este paso: el tiempo del contador, que seguramente se asesoró de qué equipo solicitar. Es claro que invirtió tiempo y eso lo paga la empresa; elaborar la requisición y pasarla a compras también fue un proceso que generó costos.

El hecho de que compras solicite cotizaciones y las evalúe genera costos, como los de las llamadas telefónicas, papel de fax, energía eléctrica, tóner, tiempo... son más gastos que no se reflejan como tales en un estado financiero; aparecen como gastos de operación y nadie, en forma aparente, contabiliza lo que se gasta en procesos tan simples.

Todo este proceso de pre-compra ya generó un gasto; entonces, el hecho de seleccionar equipo y proveedor tiene un costo, más o menos difícil de cuantificar y reflejar, pero al fin y al cabo es un costo. Esta etapa es la de planeación y adquisición del TCO, y no termina todavía: por fin llega el equipo, se recibe en almacén, se recibe la factura y se pasa a cuentas por pagar, activos fijos, contabilidad; se le entrega al contador y se deja la caja ahí.

Aquí termina el proceso de compra y tenemos ya un costo determinado. Se saca el equipo de la caja y se instala; personal de sistemas configura el equipo y lo deja en condiciones de trabajar; éste se da de alta en la red local y se deja en condiciones de operación. El contador solicita que se le traspase información, se le instalen programas, etc., y posiblemente hasta solicite una capacitación “light”.

Éste fue el proceso de implementación. El trabajo de las personas que instalaron el equipo, lo configuraron, traspasaron la información y dieron de alta la computadora en la red, entre otras tareas, tiene un COSTO, lo mismo que los sueldos, herramientas, programas, utilerías, cables, etc., aunque éstos ya estuvieran en la empresa.

Luego el contador opera el equipo y lo usa a diario. Posiblemente necesite algún servicio o alguna orientación, necesita que eliminen un virus, que configuren algún nuevo programa. Ésta es la fase de operación y mantenimiento y también tiene un costo.

Debe considerarse que el equipo consume energía eléctrica y ésta cuesta; generar calor, el aire acondicionado o el ventilador de esa oficina también cuestan. Ésta es la fase de operación, que también implica costos.

Pasan los años y el equipo ha acumulado -aparte de su adquisición- otros costos que en su momento nadie evaluó. El TCO me permite asegurar que al paso de tres años los costos derivados del proceso de compra y adquisición, implementación, mantenimiento y servicio superan casi en relación de 2 a 1 al costo de compra; esto es, el costo de compra de un equipo de este tipo significa entre el 30% y el 40% de la inversión total efectuada en el mismo.

Y falta considerar el costo de deshacernos del equipo, lo que también cuesta, pues implica quitarlo físicamente del escritorio, llevarlo a la bodega, darlo de baja de la red, etc. (éstos también son factores de costo que normalmente no son evaluados). Es por esto que cuando un vendedor de equipo de cómputo es profesional, no ofrecerá el equipo más barato; deberá proponer a su cliente el equipo que incluya componentes y herramientas que le ayuden a disminuir el costo de implementación, de mantenimiento y soporte, así como de desecho del equipo.

Los empresarios deberían ser un poco más analíticos y no dejarse llevar sólo por el precio de la etiqueta. Éste es un problema que ocurre en nuestro medio con una frecuencia verdaderamente asombrosa. Todos, aquí en Jalisco, siempre compran lo más barato, aunque sea lo más caro al transcurrir el tiempo.

Un ejemplo determinante: un servidor Dell Power Edge 6650 puede tener dos fuentes de poder de 900 watts cada una, y a plena carga el servidor consumirá 1,800 watts; un IBM xSeries 360 equivalente consumirá -con sus tres fuentes de poder- 1,110 watts a carga total; un HP similar, el DL 580, consume 1,600 watts. Estos equipos están diseñados para operar sin ser desconectados por largos periodos de tiempo, a veces años.

¿Imagine cuánto impactará cada servidor en su recibo de la CFE? Le aseguro que es un costo que su comprador no tomó en cuenta. ¿Cuál es el servidor de más bajo costo, que no el más barato? El Dell. Si lo opera tres años, ¿será el que menos recursos demande? Casi seguro que no, pues consume 62% más que el IBM xSeries, mientras que el HP demanda un 44% más de energía. La opción entonces ya no será sólo por el equipo que cueste menos, sino por el que consuma menos, sea más eficiente, etc.

En este punto podemos evaluar situaciones un poco dejadas de lado por casi todos nosotros; incluso, podrían parecer subjetivas para algunos. Si el equipo consume más energía se calienta más, requerirá de más aire acondicionado y mantenerlo operando costará más dinero.