ESPECIALIZACION EN GERENCIA
MENCION SISTEMAS DE INFORMACION
ASIGNATURA: SEMINARIO DE TRABAJO DE GRADO
El Problema
Elaborado por: Liliana García
Diseño de la Intranet del Centro Refinador
Paraguaná (C.R.P.) en apoyo a la estrategia comunicacional de la Gerencia de
Asuntos Públicos.
Planteamiento del Problema
En la actualidad vivimos en una época en la que la
velocidad de los cambios sociales, tecnológicos y económicos es de tal magnitud
que las grandes empresas de éxito han apostado por nuevos modelos en los que han
incluido a todos los miembros de la organización bajo un denominador común, la
comunicación, en la cual han encontrado una de sus mejores prácticas.
En este sentido, en el desarrollo de las políticas gerenciales de recursos
humanos, financieros, entre otros, la comunicación siempre ha estado presente en
cualquiera de sus formas (horizontal, vertical o mixta). Esto se debe
precisamente por el conocimiento que se tiene del impacto que produce sobre
dichos desarrollos.
Siguiendo este mismo orden de ideas, dentro de las políticas gerenciales de
PDVSA - Centro Refinador Paraguaná (C.R.P.), se encuentra el brindar al
trabajador un clima organizacional cordial y de confianza donde se sienta a
gusto y motivado a lograr un desempeño altamente productivo, entendiendo que una
buena estrategia para lograrlo es promover una comunicación interna efectiva que
permita conocer y satisfacer las necesidades y objetivos de ambas partes.
Para establecer esta comunicación efectiva, es necesario crear canales de
comunicación que permitan que la información que los empleados necesitan para el
correcto desenvolvimiento de su trabajo, fluya dentro de toda la estructura
organizativa de la empresa y la tengan a su alcance en el desarrollo de sus
actividades diarias.
En la actualidad, en la empresa existen múltiples sistemas informáticos y
herramientas de software que manejan la información básica y primaria de cada
negocio, donde los empleados pueden obtener información, tales como: los
manuales de procedimientos de los diferentes procesos que aquí se dan a lugar en
las múltiples organizaciones, los inventarios de activos, el monitoreo de las
variables de control de las diferentes plantas, los indicadores de gestión,
entre otros. Sin embargo, a pesar de que los mismos se encuentran en servidores
públicos, para que el personal pueda accesarlos, deben ser instalados en las
Computadoras Personales (PC’s) de cada empleado por solicitud de los mismos,
esto trae como consecuencia:
El acceso a esta información está limitado a los usuarios que tienen conocimiento previo de la existencia de estas herramientas, dado que no se cuenta con un sitio donde puedan obtener información de las aplicaciones que existen y a que área están orientadas.
Dichas herramientas no son de acceso inmediato, dado que en caso de querer usarlas, el empleado debe generar el requerimiento de instalación a través del Centro de Servicios Integrados de Informática y esperar a que dicho personal realice las instalaciones respectivas.
Sólo pueden ser accesadas desde un
computador que las tenga instaladas.
Por otra parte, la información de interés general para todos los empleados del C.R.P., tales como: visión y misión de la empresa, estructura organizacional, estrategias gerenciales, objetivos y logros organizacionales, nuevas designaciones de personal, adiestramientos planificados por la Gerencia de Recursos Humanos, venta de activos a los empleados, noticias relevantes relacionadas con la empresa, entre otros, es comunicada a los mismos a través de correos electrónicos internos, boletines impresos o publicaciones. Esto conlleva a la siguiente situación:
No existe un medio digital donde los empleados puedan accesar a este tipo de información.
Los empleados que no tienen correo electrónico no les llega la información transmitida por este medio.
Los boletines y publicaciones impresas,
a pesar de que son suministradas en las puertas de entrada y salida de los
edificios administrativos, no llegan a todo el personal, sólo a los que
tienen la oportunidad de tomarlas.
Tomando en cuenta lo anterior expuesto, se
plantea el diseño de una Intranet (red interna de comunicación), que permita
tener de forma centralizada, la información actualizada que compete a todos los
trabajadores del C.R.P., la cual sea de fácil y rápido acceso, desde cualquier
computador personal que forme parte de la Red PDVSA. Así como también, las
aplicaciones y herramientas de software que manejen información de los negocios
principales y que sean de interés colectivo.
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Objetivos
Objetivo General
Diseñar la Intranet del Centro Refinador Paraguaná en apoyo a la estrategia
comunicacional de la Gerencia de Asuntos Públicos.
Objetivos Específicos
Demostrar la necesidad que tiene el Centro Refinador Paraguaná (C.R.P.), de establecer una Intranet que propicie una comunicación efectiva entre la Gerencia y los empleados y que facilite el acceso a la información del momento.
Caracterizar los sistemas de comunicación mediados por las tecnologías de la información y la comunicación.
Diseñar la Intranet del Centro Refinador Paraguaná.
Estudiar la factibilidad de Implantación de la Intranet en el Centro Refinador
Paraguaná.
Justificación
La implantación de una Intranet (Red Interna de Comunicación) en el Centro
Refinador Paraguaná, propicia un mejor clima organizacional dado que optimiza la
comunicación entre todos sus trabajadores y permite que los mismos tengan un
rápido acceso a la información que necesitan para el desarrollo de sus
actividades diarias contando con un soporte que optimiza sus labores. En tal
sentido, el personal sentirá que la empresa lo respalda en su trabajo diario y
le brinda herramientas de capacitación y desarrollo profesional y personal.
Así mismo, dado la posibilidad de actualizar constantemente la información, los
trabajadores podrán ser parte importante en la generación del contenido que allí
se muestre, basados en sus necesidades y experiencias, lo que promovería el
aumento de la identificación de los empleados con la empresa y la motivación a
obtener un mejor desempeño.
Además de lo anteriormente expuesto, en términos generales, con la Intranet del
Centro Refinador Paraguaná, se obtendrían los siguientes beneficios:
Todos lo trabajadores de la empresa podrán tener acceso a la información actualizada, de una forma sencilla y rápida.
Centralización de la información, lo que se traduce en ahorro de tiempo de búsqueda de la misma para los trabajadores.
Se promueve una comunicación eficaz entre la Gerencia y el personal.