Universidad Yacambú
 Dirección General de Postgrado
 Especialización en Gerencia Mención: Organización
Análisis e Interpretación de las Organizaciones BSC
 Prof.:Ángel Olivera
 Autores: Zuleyma Polanco, Yal Borges, Luis Marín y Luis García

Trabajo Final

    Constantemente nos encontramos con empresas que deciden  poner en práctica la implementación de un Balanced Scorecard, como la herramienta que permite implementar la estrategia y la misión  a partir de un conjunto de medidas de actuación.  Sin embargo a veces se orientan estos tableros de mando, exclusivamente a monitorear lo que se hace  o al personal que ejecuta, quedando todo lo concerniente a la automatización de los procesos relegado a un segundo plano, es por ello que se decide evaluar el desempeño de un  software desarrollado a partir de la herramienta de construcción de la empresa Microsoft llamada Visual Studio y que por razones estratégicas ha sido llamado Poder 21 SISDAN; para obtener un sistema de evaluación del desempeño, que pudiera convertirse en la pieza fundamental  que al Ejecutivo Nacional le permita evaluar su acción y dirección de gobierno y aplicar los correctivos a tiempo, mejorando notablemente la calidad de respuesta a los ciudadanos.

    Comenzaremos diciendo que un software es la suma total de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de cómputo, por eso se dice que va más allá de los programas de cómputo en sus distintas formas: código fuente, binario o código ejecutable, además de su documentación.
 

El software puede clasificarse en:

Software de base o de sistema: cuyo propósito es facilitar la ejecución de otro software. Entran en esta categoría: sistemas operativos, compiladores, sistemas gestores de bases de datos, etc.

Software de aplicación: que automatiza un sistema de información, es decir, con relevancia para un fin concreto. Entran en esta categoría: procesadores de texto, hojas de cálculo, etc.

    Una vez comprendido esto, se puede evaluar el Software Poder 21-SISDAN, que pretende liberar el tiempo que se dedica a actividades que no agregan valor a la organización y fortalecer el control social de los ciudadanos en los asuntos públicos.

Software: Poder 21-SISDAN

Antecedentes

    Desde hace un año, un equipo de trabajo se dio cuenta de que la cantidad de solicitudes por parte de las comunidades, eran manejadas de forma manual, lo que restaba tiempo y orden al proceso de atención y respuestas, aunado a esto todos los ciudadanos multiplicaban cada uno de esos requerimientos, ya fueran de áreas como salud, educación, vivienda, entre otros; a todos y cada uno de los ministerios encargados o no de procesar dichas solicitudes. 

    Podía suceder que la Presidencia de la República recibía una carta de la comunidad o a título personal, donde se solicitaba una ayuda económica para realizar una operación, al mismo tiempo otra carta igual a esta (de la misma persona) le llegaba al Ministro de Salud y Desarrollo Social y al Vicepresidente de la República.  Fue así como siguiendo la misión conferida constitucionalmente a la Vicepresidencia de la República de coordinar el proceso de formación de las políticas públicas que orientan la acción del Gobierno, que se conforma una comisión técnica para que busque una salida a la problemática planteada. 

    Entonces la tarea fue construir un programa que permite automatizar este proceso y al mismo tiempo lograr  un balance entre el desempeño de la organización día a día y la construcción de un futuro promisorio, cumpliendo así la misión organizacional.
 

Características:

1.-Funcionales:

    Es un espacio para fortalecer el control social de los ciudadanos en los asuntos públicos, a través de la participación de los Contralores Sociales en el registro de las peticiones de la colectividad a la cual pertenecen (requerimientos, sugerencias, consultas y denuncias) vinculados a asuntos sobre los cuales tiene interés (Misión o proyectos aprobados en cada comunidad).

¿Qué permite el Software?

¿Cómo funciona?

El usuario se conecta a través del portal o la línea 0-800

Ver

Se posiciona en el sitio donde dice entrar a la contraloría social cuya imagen es un ojo, hace clip en el icono y se abre una pantalla de autentificación de datos.

El proceso por dentro:

Flujo de información

    Una vez autentificado los datos proceden a realizar su requerimiento y/o ejerciendo control social a los proyectos, todo esto cae de forma instantánea a una bandeja de funcionarios públicos (solucionadores) nacionales y regionales, según sea el caso, que son los encargados de darle respuesta, todo este procedimiento queda respaldado en una base de datos compartida, a la que tienen acceso los funcionarios públicos del Alto Nivel (presidente, vicepresidente, ministros, gobernadores y alcaldes), para poder conocer como están siendo atendidas las peticiones sociales y el control de los proyectos aprobados, esto permite brindar en un ambiente de transparencia y automatización un mejor servicio.

    A cada requerimiento o monitoreo de proyecto, el sistema le asigna un número y un código específico, que dependiendo de la región o el tipo de servicio cae a una bandeja de solucionador.

¿Qué sucede con ese caso numerado?   

Estados de un caso

    Se refiere a las etapas, circunstancias o momentos por los cuales un Caso atraviesa. Se inicia cuando un Contralor Social, registra un caso y tendrá fin, sí y sólo sí, las respuestas de los Solucionadores satisfacen las necesidades de la Comunidad.
    Al ser creado está nuevo, cuando tiene una persona responsable de atenderlo, está asignado, mientras lo documenta y le trata de dar solución está en progreso y finalmente lo cierra al darle la solución, la comunidad puede ver todo este proceso y al obtener la respuesta del mismo, si no está conforme, puede reabrirlo, así el caso queda "marcado" y permite aplicar un correctivo.  También existen los estados de casos pendiente, que quiere decir que está a la espera de una decisión del Alto Nivel y un relacionado, que es un caso que tiene que ser resuelto simultáneamente con otro, por su naturaleza.

¿Que puede ver la comunidad organizada?

R.- Los caso organizados, según la fecha, la razón social y la categoría.

¿Tiene algún tipo de estadísticas?

R.-Si, pueden programarse otras según lo que se requiera.

 

2.-Técnicas:

-Ambiente plataforma web (aplicaciones distributivas), desarrollada bajo la plataforma .net.

-Servidor de aplicación iis (internet, information, server).

-Plataforma windows advanced server.

-Base de datos Oracle.

-Los usuarios necesitan explorador de Internet.

-Servidor de base de datos.

Desarrollo tecnológico

3.-Económicas:

    Como es una aplicación creada a partir de visual studio, el costo por la patente no es del conocimiento de este equipo.

    Sin embargo es importante saber que Poder 21- SISDAN por ser un producto del Gobierno Nacional, está a la disposición de toda la Administración Pública, ya que con su implantación permite el seguimiento estratégico con el consecuente aumento de la eficiencia y eficacia de la gestión gubernamental.

Factibilidad Funcional

Implementación del Software

    Si lo que se busca es tener un sistema de información, que permita la contraloría social a las demandas de las organizaciones sociales. Consideramos que es factible la implementación de esta herramienta tecnológica, lo que será necesario es estudiar las capacidades técnicas de los equipos utilizados, para que los servidores no se vean colapsados; así como los requerimientos funcionales de cada uno de los organismos o instituciones que deseen implementarlo como sistema de servicio y atención a la ciudadanía, dependiendo de la razón social a la que se dediquen.

Recomendaciones para su implementación

Análisis de artículos

Balanced Scorecard

http://www.fmicol.com/BSC.htm

El (BSC) plantea sin duda alguna una manera nueva de administrar y gestionar la estrategia que permite integrar distintos aspectos de la organización. Por otra parte, en el Balance Scorecard es importante la unión de elementos entrelazados que permitan visualizar a la organización como un conjunto en el cuál todos los elementos tales como una red neuronal: nodos (neuronas) que se comunican (sinapsis) alcanzan un objetivo común: la creación de valor. Se puede recalcar que las empresas deben tener claro el enfoque de que quieren lograr para así no perderse en miles de proyectos que al final lo pueden llevar a la bancarrota, ya que una empresa es la única que puede decidir como puede ser percibida por sus clientes, para lograrlo la mejor manera sería la aplicación correcta de estrategias efectivas que funcionen por el porvenir de todos lo que en la misma
laboran y de sus clientes.

¿Como un director de empresa puede destruir rentabilidad y valor?

http://www.tablero-decomando.com/taller/sincronizar.htm

En este interesante articulo se demuestra como resulta de suma importancia que los esfuerzos de una empresa deban encontrarse sincronizados ya que el BSC no sólo le da a la empresa una estructura que expresa su visión y estrategia en términos de objetivos e indicadores concretos, sino que le permite alinear sus metas y objetivos en todos los niveles y ámbitos de la organización a través de la programación de un Software que administre los Indicadores. Es incorporar a las áreas y las personas de todos los niveles hacia la consecución de las metas de la organización.

El BSC en las empresas de hoy en día

http://www.igt.cl/site/servicios_detalle.asp?SID=144&const_tipo=1&const_idioma=1

Aquí se plantea como se puede construir un BSC en la empresa usando como base los Planes Estratégicos, permitiendo llevar la Estrategia a la Acción, considerando en el diseño ámbitos relevantes, por ejemplo: Financiero, Procesos de Negocio Interno, Clientes y Aprendizaje y Conocimiento. Asimismo, el Banco Estado desarrolló este sistema de gestión
estratégico, el cual le permitió alinear a sus principales gerencias con los objetivos estratégicos definidos por la institución y lograr una medición periódica del grado de avance y retroalimentación organizacional sobre el proceso.