BENCHMARKING

TRABAJO 2

Análisis de los Datos

            Definición Personal de como el Proceso de Benchmarking genera valor:

            El Benchmarking es un proceso continuo de establecimiento de Metas, debido a que su propósito es el descubrimiento y comprensión de las prácticas comerciales que ayudarán a que una empresa alcance sus nuevas metas.  Este mejoramiento continuo es un instrumento clave de comparación con otras empresas líderes en el mercado, lo cual va a ocasionar el surgimiento de nuevas Estrategias Gerenciales y este proceso aumentará las brechas positivas y disminuirá las brechas negativas, siendo el resultado final el aumento de Ventajas Competitivas.

            Valoración de algunos Factores Claves de Éxito en la aplicación del Benchmarking:

            La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de la actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.

            La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.

            El ser humano está permanentemente obligado a tomar decisiones. En el plano personal como profesional, su éxito está determinado en parte por sus aciertos o desaciertos. Las organizaciones, como agrupaciones humanas, no escapan a este proceso.

            Conducir bien una organización supone decidir correctamente. Pero la decisión en sí misma es producto de un proceso de reflexión que involucra diversas actividades. Esta reflexión sistemática, ordenada, abarca lo que conocemos como planificación. Entendida así la planificación constituye una herramienta metodológica e instrumental que contribuye a mejorar la calidad de las decisiones. Ahora bien, la estrategia es, en sentido amplio, la filosofía que desde el sistema político se transmite a toda organización, utilizando el pensamiento estratégico, que combina el análisis con la intuición y la creación.

            Así podemos decir que la planificación estratégica dentro de una organización es la herramienta de administración que permite a los ejecutivos enfrentar los negocios de mañana mediante el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos. Además aporta a la empresa muchas otras cosas valiosas, sin embargo, la más importante es desarrollar la capacidad para enfrentar el cambio (el cambio de los negocios de hoy a los de mañana).

        Análisis de la posición de diversos autores:   

        Según: Marta González, ROBOTIKER-TECNALIA: Factores críticos de éxito

         http://revista.robotiker.com/articulos/articulo80/pagina1.jsp

        A la hora de seleccionar el proceso hay que tener en cuenta los Factores Críticos de Éxito. Los más comunes son el coste, la calidad y el ciclo de vida del producto. Estos factores servirán para establecer la comparación entre el proceso propio y el de la competencia. Es conveniente rellenar un formulario para cada uno de los factores de éxito considerado en el estudio. Este formulario ayudará a documentar el proceso que hay que estudiar.

        En un primer paso será necesario un análisis exhaustivo del propio proceso, antes de llevar a cabo cualquier contacto con otras empresas. Existen unos factores indicadores del éxito del programa entre los que se destacan:

• Compromiso activo por parte de la Dirección.
• Definición clara de los objetivos que se persiguen.
• Firme convencimiento de aceptar el cambio sugerido por el estudio realizado.
• Esfuerzo continuo.

  Según: Danila Terragno y María Laura Lecuona

  http://www.dinero.com.ve/plandenegocios2.html

  Delineados los objetivos del plan de negocios, y una vez que se ha realizado un análisis general del mercado, comienza el cuerpo central del documento. Partiendo del análisis de la competencia, que puede sistematizarse a través del benchmarking, se establecen las oportunidades que existen en el mercado y los rasgos que van a diferenciar el negocio.

  Con esa información se está en condiciones de redactar el capítulo posterior, que consiste en la enumeración de los factores críticos de éxito.

  Luego, el plan de negocios se convierte en un plan de planes. A lo largo de varios capítulos se detallan el plan de marketing, el plan de recursos humanos y el plan de producción. Cada uno de ellos representa las diferentes ópticas del negocio y permite su visualización.

            Posición Personal:

            Cuando hacemos un estudio de Benchmarking, se integran plenamente a las responsabilidades procesos de trabajo y sistemas de recompensa de una empresa, ésta adquiere la facultad de validar sus objetivos (Generar Valor) y hacer los cambios apropiados en nuestra forma de trabajo y de gerencia, buscando finalmente solucionar los problemas básicos de nuestra empresa.  El Benchmarking es una estrategia que fomenta el trabajo en equipo, lo que ayuda a que las empresas puedan permanecer mas competitivas, eliminando la subjetividad de la toma de decisiones.

            El análisis de los datos, nos muestra las diferencias y los aspectos específicos que deben ser modificados en la empresa, lo cual acarreará una mejora continua y a la larga se convertirán en Ventajas Competitivas.

            Descripción de los Componentes del Sistema Integral de Medición en el Proceso del que se es Co-dueño:

            En mi área de desempeño, realizamos un constante monitoreo en los procesos que desempeñamos en el día a día.  Hay personas encargadas de llevar las estadísticas y controles en general.  Todos los procesos (Mantenimiento de las aeronaves, Cumplimiento de las misiones y apoyos, disponibilidad de pilotos, Calificaciones de los pilotos y técnicos, etc.), cuentan con unos sistemas de medición específicos; a través de controles estadísticos diarios manejamos y evaluamos la operatividad y disponibilidad de las aeronaves, así como la efectividad de los trabajos del personal técnico y de la capacidad de respuesta del departamento de mantenimiento en cuanto a los suministros de los repuestos necesarios.  De igual forma se llevan controles diarios en el departamento de personal en cuanto a la disponibilidad de nuestros pilotos y tripulantes ya que esto es un factor fundamental para cumplir con las actividades que nos asigne el Comando superior.   El departamento de operaciones del escuadrón, lleva los controles operacionales de todos los vuelos que se realizan mensualmente y también mantiene un control en cuanto a los adiestramientos, exámenes físicos y operacionales de todo el personal.

         Análisis de la posición de cinco (05) autores:

        1)    Sistema Automatizado para Medición del Espesor de una Película Delgada durante su Fabricación. Por: Germán Comina, B.Sc. y Juan Rodríguez, Ph.D ; Laboratorio de Películas Delgadas, Facultad de Ciencias, Universidad Nacional de Ingeniería, Lima-Perú.

        http://digital.ni.com/worldwide/latam.nsf/web/all/837B6C172A3B9BD586256B5F0065BB2F

        Se ha diseñado y construido un sistema capaz de medir el espesor de una película delgada durante su depósito.  El proceso de adquisición y el análisis de datos se realizó con un programa hecho íntegramente en LabVIEW. Se obtuvo un valor de espesor al final del proceso bastante cercano al medido con un microscopio electrónico de barrido y con un espectrofotómetro.
 

        2)    Un Enfoque Amigable con el Usuario para Describir la Incertidumbre en las Mediciones en las Normas de la Industria Tom Kegel, 8/24/2005, CIATEQ 

        http://espanol.ceesi.com/pubs_uncertainty.aspx

        En tanto que existen varias normas bien redactadas, los detalles de los análisis de incertidumbres siguen siendo difíciles de aplicar a los sistemas de medición de flujo de fluidos. En un intento por ayudar a los usuarios con los análisis de incertidumbres de la medición de flujo, se emprende un enfoque diferente para que se proponga incluirlo en varias normas Norteamericanazas basadas en la industria. Estas normas son publicadas por la ASME (Sociedad Norteamericana de Ingenieros Mecánicos), la AGA (Asociación Norteamericana del Gas) y por la API (Institutito Norteamericano del Petróleo). El enfoque está basado en la construcción de conceptos de análisis de incertidumbres a través de una serie de ejemplos que van aumentando gradualmente de complejidad. Este documento comenta el método propuesto para describir los análisis de incertidumbres con un énfasis en el apoyo de la industria energética de los Estados Unidos.

        3)     CAM2 Software, http://www.faro.com/LA/Products/CAM2_Software.asp

        La familia de software CAM2 FARO satisface las diversas necesidades de los fabricantes en cuanto a soluciones de medición asistida por computadora (CAM2). Este software está pensado para ejecutarse en una plataforma estándar Windows® NT y adaptado a las necesidades de cada etapa del proceso CAM2, desde la ingeniería hasta la medición y el control de todo el proceso. En cualquier aplicación de fabricación o diseño, la familia de software CAM2 FARO le permite medir, analizar y generar informes sobre datos 3D de piezas o conjuntos usando un FaroArm o una amplia gama de dispositivos CNC o de medición coordinada manual (CMM).

        4)    Elaine Welsh (Reino Unido), Trabajando con datos.

        http://www.qualitative-research.net/fqs-texte/2-02/2-02welsh-s.htm

        Este artículo evaluará la forma en la que un programa de análisis de datos cualitativos, Nvivo, puede usarse en el proceso de análisis de datos. El programa de análisis computarizado de datos cualitativos (CAQDAS) ha sido empleado como ayuda del investigador en su investigación a fin de ayudarlo en su búsqueda de un cuadro preciso y transparente de los datos, al mismo tiempo que provee una auditoría del proceso de análisis de los datos como una totalidad, lo cual es algo que ha estado faltando en los recaudos de la investigación cualitativa. Este artículo comparará técnicas manuales en el análisis de datos cualitativos provenientes de transcritos de entrevistas, con el uso de Nvivo.

        5)    Averiguación y Análisis de Datos para la Reforma Educacional, por Howard H Wade.

        http://eric.uoregon.edu/publications/digests/spanish/digest153.html

        Tanto ciudadanos como planificadores, que forman parte del nuevo sistema de responsabilidades, esperan que los colegios justifiquen el valor y la efectividad de sus programas. Los consejos de los colegios, por su parte, rutinariamente piden ver los datos que utilizan los administradores para guiar a los colegios en la toma de decisiones. Los consejos, también son cuidadosos, saben que la asignación de los fondos federales y estatales a menudo requieren evidencia documentada, saben que los programas de los colegios llevan a mejoras verificables en el logro de los alumnos (Holocomb 1999).  El presente Digest subraya los tipos de datos más útiles para llevar el proceso de mejoramiento del colegio, los pasos que deben ser tomados para recolectarlos y analizarlos, la función de los administradores al guiar el proceso de reforma determinada por la tendencia de los datos, y los resultados que pueden esperarse.

            Establecimiento de la Brecha.

            Primero determinaremos cual de los procesos o actividades de soporte de la empresa serán comparadas por Benchmarking.  A través de entrevistas informales hechas por mi persona a un grupo variado de personas que laboran en mi área de trabajo, aunado a mi experiencia y criterio personal he concluido en que los procesos o actividades a comparar con otras empresas para alcanzar el éxito competitivo son: la capacidad de mantenimiento de nuestras aeronaves, el adiestramiento de nuestro personal técnico, la formación de nuevos pilotos, el bienestar de nuestro personal, el sistema de adquisición y abastecimiento de repuestos (capacidad logística).  El resultado de estas comparaciones determinará las brechas positivas o negativas de la organización.

            El monitoreo del desempeño de los procesos y análisis de brechas se debe hacer clasificando primero las empresas con las que se va a realizar la comparación, de allí podremos establecer nuestro proceso interno y su funcionamiento, pudiendo determinar a través de entrevistas y un análisis FODA los aspectos fundamentales que debemos atacar.  Todas las empresas aplican estrategias gerenciales que buscan asegurar la calidad resultante de su producto.  En el caso de la Aviación Naval se siguen las políticas gerenciales de nuestro Comandante, que se basan específicamente en el Bienestar de nuestro personal, teniendo siempre claro y presente los valores de responsabilidad, disciplina, respeto, dignidad, lealtad, justicia y profesionalismo.

            Para realizar una comparación del proceso interno, debe contarse fácilmente con datos e información y no existir problemas de confidencialidad.  Los datos y la información pueden ser tan amplios como se desee, a través de este primer paso se podrán descubrir diferencias de interés al igual que la centralización de los temas críticos que deben ser atacados con prioridad para mejorar la competencia con otras empresas.

    Unidades de Medida: 

    1 --- Malo

    2 --- Regular

    3 --- Bueno

    4 --- Excelente.

            Esta comparación nos muestra brechas tanto positivas como negativas en el desempeño de las funciones, lo que nos da como resultado las diferencias existentes entre el desempeño interno de nuestra empresa y las otras empresas bien sea para mejor o peor, es decir, hay aspectos donde nuestra empresa está bien fortalecida y otros en los cuales debemos aplicar técnicas y estrategias gerenciales para mejorar y desarrollar nuestra capacidad competitiva.

            Entendemos por una brecha negativa, que la indicación de las operaciones o prácticas de las otras empresas con las cuales nos comparamos son superiores a las nuestras.  Mientras que una brecha positiva es todo lo contrario, ya que las prácticas y operaciones de nuestra empresa son mejores que las externas.  

            Según nuestro análisis y observando el proceso interno de nuestra empresa podemos determinar que las brechas negativas mas relevantes que poseemos son la gran deficiencia en la formación de nuestros aviadores navales (pilotos), al igual que la capacidad logística de abastecimiento de los equipos y repuestos.

            Propuesta de la Acción para cerrar la Brecha / Sobrepasarla.

            Ya determinada cuales son las deficiencias que poseemos actualmente en nuestra empresa, debemos trazarnos unas metas específicas para poder cerrar esas brechas y superarlas.   Inicialmente en nuestro caso haríamos los que se puede llamar una reunión de altos gerentes, donde aplicando los conocimientos y experiencias que poseemos se busquen las soluciones y estrategias mas adecuadas para este caso. 

            Es importante destacar que el proceso de formación de pilotos en nuestro comando se inicia con un proceso de selección que se lleva a cabo anualmente con las promociones de oficiales que se gradúan en ese año.  Posteriormente que son seleccionados pasan a formar parte de nuestro personal y realizan un Curso Básico de Aviación Naval, donde se les enseña toda la parte teórica de los procesos y conocimientos básicos que debe tener todo aviador naval.  Una vez culminada esta etapa comienza un largo proceso de espera para realizar su formación práctica bien sea para volar avión o helicóptero, es aquí donde poseemos una gran brecha negativa ya que dependemos de los cupos existentes en otros institutos o escuelas de formación.  Todo esto implica también una gran inversión económica pues es bastante costosa la hora de vuelo tanto de avión como de helicóptero.  Es decir, No es fácil formar un piloto! como podemos observar se requiere de tiempo, recursos y un poquito de suerte!!

            Por otra parte tenemos la brecha negativa de la deficiencia de abastecimiento logístico, donde destacamos todos los repuestos y paquetes de inspección necesarios para mantener operativas nuestras aeronaves, al igual que los equipos necesarios para dotar de uniformes tipo braga de vuelo, cascos, guantes, chalecos de supervivencia, botas y otros; a todo nuestro personal.  De por sí todo estos es bastante costoso y la mayoría de los equipos son importados, de allí la problemática de los recursos (dólares) necesarios y el bajo presupuesto que poseemos para cubrir este problema.

            Entre las metas mas importantes que nos debemos trazar son:

            1. Adquirir aeronaves de adiestramiento que puedan cumplir la misión de formar nuestros pilotos, tanto en la parte de ala fija (avión) y ala rotatoria (helicópteros).

            2. Tomar como ejemplo los planes de formación de las instituciones que tienen sus procesos bien fortalecidos y aplicarlos en nuestro comando.

            3. Realizar una mejor planificación para cubrir las necesidades de formación de pilotos acumuladas y atrasadas, ya que existen muchas promociones de oficiales que están a la espera de su proceso de formación como aviadores navales.

             4. Realizar un buen estudio en la parte logística y de finanzas, para cubrir las necesidades existentes en la parte de abastecimiento de equipos de vuelo y repuestos.  Es decir, sincerarnos y solicitar que nos aumenten los recursos y las partidas de dinero correspondientes a estos aspectos, planteando con sinceridad nuestra situación actual para de esta manera aumentar nuestra capacidad de respuesta operativa con la sociedad.

            Para mejorar nuestra competencia con otras empresas, y basándonos en los resultados del cuadro anterior donde se muestran las comparaciones con otras organizaciones, nuestro comando ha iniciado un proceso de adquisición de aeronaves de adiestramiento para la formación inicial de nuestros aviadores navales.  Es importante destacar que las otras escuelas de formación, a pesar de tener una escuela bien formada y estructurada, también poseen sus deficiencias, sobre todo porque necesitan aumentar su capacidad logística para mantener la operatividad de sus aeronaves y poder continuar cumpliendo su misión de formar pilotos.

            De allí se deduce que a mediano plazo, nuestro Comando bajo las estrategias que se están planteando y adelantándonos a nuestra problemática presente y futura, posee una tendencia a superar las otras empresas en este aspecto y llegar a formar muy pronto los pilotos de ellos.  Es decir, las aeronaves de ellos van en decadencia y ya tienen la problemática de que no se dan abasto para cubrir sus necesidades internas, mientras que nosotros ya empezamos hace tiempo el proceso de adquisición de aeronaves para de esta manera consolidar nuestra escuela de formación de pilotos.

            En cuanto a la problemática logística, poco a poco bajo gestiones de nuestro Comando y los gerentes que poseemos, hemos empezado a cubrir los déficit existentes en este aspecto, aplicando estrategias específicas en cuanto a un mejor control de nuestros medios, o sea, no utilizar o emplear los medios con que contamos  sin una planificación previa de mantenimiento y operatividad, pues si usamos lo que poseemos y no medimos las consecuencias de que necesitaremos repuestos y equipos para mantener operativas nuestras aeronaves, estas irán en decadencia y llegará el día que se paren por mala administración y déficit logístico.  Al igual que se ha mejorado la dotación de uniformes y equipos a todo el personal, pues como se ha acumulado bastante gente y no se habían tomado estas medidas con antelación, ahora es un proceso lento y difícil el cubrir todas las necesidades al mismo tiempo, es por ello que se esta buscando aumentar nuestros ingresos y nuestras dotaciones ya que si queremos crecer, debemos hacerlo organizadamente y en todos los aspectos.

            Como he mencionado anteriormente, se han tomado las Acciones necesarias para atacar nuestras brechas, claro está, sabíamos que existían pero no le habíamos dado el grado de importancia que se merecían.

            La base de todos los procesos está en una buena planificación, es por ello que hemos hecho énfasis en este aspecto en cuanto a la toma de nuestras decisiones y el control diario del mantenimiento de nuestras aeronaves.  Existe un programa de mantenimiento que se cumple cabalmente, y gracias a la mejor administración en el empleo de nuestros medios podemos tener un mejor control de los procesos, sobre todo de las fechas y períodos en que va a entrar en mantenimiento alguna aeronave, lo que nos da la holgura y facilidad de buscar con anterioridad y mantener en reserva los repuestos y suministros necesarios para cubrir esas inspecciones.  De igual manera sucede en la parte de nuestro personal, ahora se esta planificando anualmente cuanto personal debe ingresar a formar parte de nuestra organización y esto ayuda de sobremanera a la planificación en cuanto a la adquisición de uniformes y equipos de vuelo. 

            Claro está que traemos estas brecha negativa desde hace tiempo y no es fácil cerrarlas de un día para otro, ya que por ser un proceso bastante costoso se convierte en una solución a mediano plazo, pero lo importante es que identificamos el problema y estamos tomando las acciones necesarias y aplicando las estrategias adecuadas para solucionarlos lo mas pronto posible, de manera tal de cerrar todas las brechas posible que podemos encontrar y realizar un monitoreo y una supervisión constante (aplicación constante del  Benchmarking) en los procesos de nuestra empresa y de esta manera convertirnos en una organización mucho más competitiva y eficiente a nivel del mercado nacional e internacional.  Todos los integrantes de esta organización tenemos presente y somos partícipes de aplicar en todo momento, en todas nuestras labores y nuestros trabajos del día a día el lema que nos ha hecho crecer y ser cada día mejores... "Eficiencia y Constancia".

    Bibliografía:

• Olay, Raúl.  "Benchmarking".  Publicación digital (CD).  TRAIN4YOU, Caracas 1998-2004.