Trabajo 2
Intranets, Buscadores, Páginas Amarillas y Groupware
Subtema: GROUPWARE
Así que, ¿qué es GroupWare? "El Groupware" o también llamado "Trabajo Colaborativo" es un software que en particular permite a las organizaciones comunicar, colaborar y coordinar procesos clave de negocios. El GroupWare es tan atractivo porque permite a las empresas crear un acervo del conocimiento experto y una memoria de la organización para luego compartir este conocimiento y experiencia.
El concepto "Groupware" es la convergencia de lo que en años anteriores se consideraban tecnologías independientes: como la mensajería, la conferencia y los flujos de información dentro de una organización o entre diferentes organizaciones. Poniendo el concepto en tres planos diferentes: la comunicación, la coordinación y la colaboración, podemos decir que Groupware es una herramienta que ayuda a los individuos a trabajar juntos en un modo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas de organización tradicionales, proporcionando:
•Comunicación con colegas a través de correo electrónico.
•Colaboración en grupos de trabajo a través de un espacio de trabajo virtual.
•Coordinación de procesos estratégicos rediseñando la estructura del proceso de negocios para comunicar y crear mecanismos de colaboración así como implementar políticas bien definidas en la empresa.
Groupware también se define como la tecnología usada para comunicar, cooperar, coordinar, resolver problemas, competir y negociar, en fin para facilitar el trabajo de grupos, a través de redes de computadoras y los servicios inherentes en las mismas, tales como: e-mail, transferencia electrónica de archivos, grupos de noticias, conversaciones electrónicas, hipertextos, grupos de discusión, etc.
2. Características:
Al implantar la tecnología del Groupware pueden considerarse diferentes plataformas tecnológicas tales como:
INTEGRACIÓN A INTERNET:
Se ofrece acceso a bases de datos documentales, páginas web que permiten interrelacionarse con base de datos, objetos vinculados o incrustados, imágenes, voz/sonido y video, control de versiones, monitoreo de cambios a un documento.
AMBIENTES INTEGRADOS DE DESARROLLO:
Los miembros de un grupo de trabajo, ubicados en sitios dispersos geográficamente, accesan un ambiente virtual donde se ofrecen bases de datos con recursos y materiales vitales para la realización de sus actividades. Los mismos utilizan dichos recursos y materiales mediante actividades de inclusión, modificación, consulta y los actualizan a través del proceso de replicación.
INTEGRACIÓN POR SISTEMAS DE MENSAJERÍA:
La mensajería provee a los usuarios con las siguientes ventajas: flujos de información entre diferentes clientes de correo, consulta de correo usando browsers (Internet Explorer, Netscape, Spin, etc.), colaboración entre grupos de trabajo. Existen diversos productos que ofrecen soluciones automatizadas para implantar el trabajo en grupo colaborativo, tales como: Lotus Notes, Microsoft Outlook y Groupwise de Novell.
Al trabajar en forma colaborativa los resultados de los proyectos se reflejan de una forma exitosa y coherente gracias al aporte de cada miembro del grupo, ya que el trabajo en grupo es la mejor vía para la realización de un proyecto determinado.
¿Cómo aplicar el GroupWare?
Sistemas Estratégicos
GroupWare es una plataforma poderosa para desarrollar sistemas estratégicos. Un sistema estratégico ayuda a coordinar las actividades de una organización para lograr sus metas de negocio. Permite a las empresas ser proactivas, compartir el conocimiento y trabajar en grupo en formas que las hagan más competitivas.
Los sistemas estratégicos de GroupWare son aplicaciones adelantadas que ayudan a tomar decisiones y a cumplir las metas organizacionales. Por ejemplo, un sistema estratégico permite al usuario dar seguimiento a las actividades de la competencia, tener acceso a la información de productos y supervisar el avance del ciclo de ventas con sus clientes.
Rediseño de los procesos de negocios.
La competencia globalizada obliga a las organizaciones a cambiar constantemente sus estructuras y prácticas para adaptarse al entorno cambiante. "Reingeniería" es el término popular que describe hoy estos esfuerzos para adecuar la organización y poder enfrentar los nuevos retos.
El trabajo de reingeniería corporativa comienza por las metas del negocio, continúa por los procesos en uso para lograr dichos objetivos y se detiene a cada paso para preguntarse el por qué de cada uno de ellos.
Si las respuestas a estas preguntas no están específicamente ligadas al logro de las metas del negocio, el proceso se rediseña, el trabajo se redefine o el departamento completo puede reestructurarse, consolidarse o, incluso, eliminarse.
El Groupware
responde a los principales Retos que un negocio requiere hoy en día.
Es así como por medio del uso de esta tecnología cada persona o empresa
logra:
1. Hacer que la tecnología mantenga
comunicados a todos los integrantes de una corporación, sin importar barreras
geográficas o de tiempo.
2. Hacer que la tecnología provea una manera efectiva de diseñar y de
evolucionar las prácticas de acción productivas para la corporación (Políticas y
Procedimientos).
3. Estas prácticas constituyen la fuerza motriz de una organización y se pueden
referir a la operación y administración o al proceso mismo del negocio.
4. Hacer que la tecnología permita a la organización capitalizar conocimientos,
experiencias, creatividad e iniciativa de los individuos.
5. Hacer que esta tecnología promueva una cultura de compromiso a través de los
procesos de la corporación.
6. Permitir generar diagnósticos de los procesos para apoyar acciones efectivas
que ofrezcan un valor agregado a la corporación.
De esta manera cada corporación logra
capitalizar esta evolución mediante diversos mecanismos:
• Recolectando la Información que
generan.
• Almacenándola.
• Generando diagnósticos.
• Administrándola.
• Armando planes de acción alrededor de esta información.
• Implantando los planes de acción.
• Dando un seguimiento detallado de cada instancia.
• Recolectando de nuevo la información.
• Retroalimentando los procesos.
3. Ventajas que ofrece la Tecnología para el GROUPWARE:
En forma general,
la tecnología ofrece innumerables ventajas en todos los ámbitos del saber como:
Facilita el acceso a recursos e información de proyectos relacionados con el
área de estudio, ya sea bajo la modalidad de hipertexto o bajo la modalidad de
grupos de noticias.
Permite y facilita la comunicación, la hace más rápida, clara y persuasiva.
Reduce costos y tiempo de transporte de los miembros del grupo.
Permite nuevos modos de comunicación, tales como: intercambios anónimos e
interacciones estructuradas a través de software de reuniones a distancia,
chateo y video conferencia.
4. Desventajas que se pueden presentar al utilizar Tecnologías para
el GROUPWARE:
Entre las desventajas podemos mencionar:
Diferencias en los niveles de experiencia y
conocimiento de tecnologías por parte de los miembros en los equipos de trabajo.
Puede que algunos de los miembros tengan dificultades para utilizar y entender
ciertas tecnologías.
En el uso de tecnologías puede haber éxito para un grupo y puede ser fracaso
para otros.
El trabajo en grupo puede generar retraso debido a la falta de tecnologías.
5. Clasificación:
Los Elementos Fundamentales del GroupWare
El GroupWare combina tres elementos fundamentales:
1. Una base de datos de documentos
distribuida, confiable y escalable. Este modelo centrado en la base de datos da
a los usuarios la habilidad de conjuntar, compartir y administrar una gran
variedad de documentos vitales para llevar a cabo la operación del negocio.
2. Un sistema integrado de mensajería para enviar y recibir correo electrónico y
para mover documentos a través de un flujo de trabajo o workflow.
3. Un ambiente de desarrollo para crear rápidamente aplicaciones estratégicas
portables y escalables, las cuales extienden la información basada en documentos
y la información estructurada.
Las herramientas de comunicación y colaboración o Groupware son un arreglo o integración, porque están compuestas básicamente, por tres subsistemas: uno, que permite el diseño gráfico de diagramas que representan los flujos de trabajo y herramientas; otro, que realiza el flujo de trabajo o parte de él (workflow), apoyado en los diagramas y menús, así como en en los SGBD o Data Warehouse, y que garantiza la coherencia de funciones y tareas, así como la administración y supervisión; y un tercero, o subsistema de comunicación, que incluye una interfaz que puede adaptarse al perfil de cada usuario, grupo y organización, y que comprende desde el simple uso del correo electrónico hasta una herramienta integral para la comunicación y el trabajo en grupo, como son los portales corporativos.
6. Conclusiones
GroupWare ya superó la etapa de la curiosidad explosiva de una moda pasajera. Al combinar conceptos de administración de grupos de trabajo con tecnologías de cómputo en ambientes cliente/servidor, el GroupWare automatiza todas aquellas tareas rutinarias que son práctica recurrente en todas las organizaciones.
El conocimiento experto, entendido como aquel que se genera como resultado del trabajo realizado por una persona o grupo de personas en una organización, es el activo más valioso de ésta. Hasta ahora este conocimiento experto se perdía cuando estas personas cambiaban de organización. En la actualidad el GroupWare fomenta la creación del acervo de conocimiento de la organización capitalizando la experiencia acumulada para compartirla.