UNIVERSIDAD YACAMBÚ

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA MENCIÓN ORGANIZACIÓN

CURSO: SEMINARIO TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

ELABORADO POR: MARÍA ALEJANDRA NUÑEZ SIMANCAS

PROFESORA: MARY ALONSO

 

 

“PLAN ESTRATÉGICO PARA OPTIMIZAR EL DESARROLLO Y LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA DE ALTA COMPLEJIDAD TÉCNICA DE LA GERENCIA DE PROYECTOS MAYORES DEL DISTRITO SOCIAL NORTE DE PDVSA E&P DIVISIÓN ORIENTE”

 

 

CAPÍTULO V

 

Determinación de los Cursos de Acción Estratégicos a seguir por la Gerencia de Proyectos Mayores

 

 

Una vez analizadas los factores del ambiente externo y del ambiente interno que ejercen influencia sobre la Gerencia de Proyectos Mayores, y conocidas la misión, visión y objetivos de dicha organización, se procede a la creación y evaluación de alternativas de estrategias a seguir. El análisis y la selección de las estrategias intentan determinar los cursos alternativos de acción que permitirán a la gerencia lograr su misión y objetivos, así como los pasos que harán avanzar a la organización de su posición actual a una posición deseada en el futuro.

 

De este modo, para la determinación de las posibles estrategias de acción que se pueden aplicar dentro de esta Gerencia, según David, F. R., la técnica de la Matriz de las Amenazas, Oportunidades, Debilidades y Fortalezas (FODA).

 

 

v      MATRIZ DE LAS AMENAZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y FORTALEZAS (FODA)

 

Esta es una herramienta importante que permite generar cuatro tipo de estrategias: estrategias de fortalezas y oportunidades (FO), estrategias de debilidades y oportunidades (DO), estrategias de fortalezas y amenazas (FA) y estrategias de debilidades y amenazas (DA).

 

ü      Estrategias FO: éstas utilizan las fortalezas internas de la organización para aprovechar las oportunidades externas.

 

ü      Estrategias DO: tienen como objetivo mejorar las debilidades internas al aprovechar las oportunidades externas.

 

ü      Estrategias FA: estas estrategias utilizan las fortalezas de la organización para evitar o reducir el impacto de las amenazas externa.

 

ü      Estrategias DA: estas son tácticas defensivas que tienen como propósito reducir las debilidades internas y evitar las amenazas externas.

 

Por consiguiente, la construcción de una Matriz FODA consiste de ocho pasos:

 

  1. Elaborar una lista de las oportunidades externas clave de la organización. (Paso elaborado)
  2. Elaborar una lista de las amenazas externas clave de la organización. (Paso elaborado)
  3. Elaborar una lista de las fortalezas internas clave de la organización. (Paso elaborado)
  4. Elaborar una lista de las debilidades internas clave de la organización. (Paso elaborado)
  5. Establecer la relación entre las fortalezas internas con las oportunidades externas y registrar las estrategias FO resultantes.
  6. Establecer la relación entre las debilidades internas con las oportunidades externas y registrar las estrategias DO resultantes.
  7. Establecer la relación entre las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar las estrategias FA resultantes.
  8. Establecer la relación entre las debilidades internas con las amenazas externas y registrar las estrategias DA resultantes.

 

En la Tabla 1 se muestran los resultados obtenidos de aplicar la Matriz FODA, y en consecuencia, las diversas estrategias que se consideran son las más relevantes para este estudio.

 

 

Fortalezas

Debilidades

 

1. Cultura de trabajo bajo una formación de ética moral y laboral

1. Elaboración de las descripciones de cargo formales de la estructura

 

2. Planificación de los proyectos debidamente formulados

2. Proceso de reclutamiento y captación del recurso humano faltante en la estructura

 

3. Visión integral de los proyectos alineados con el Plan Estratégico del Distrito Social Norte

3. Bajo conocimiento de inform. referente a las Normativas internas y los aspectos legales utilizados en PDVSA

MATRIZ FODA

4. Estructura organizativa formal con unas líneas de autoridad definidas

4. Revisión cuidadosa y detallada de las fases aplicadas a las ingenierías de sus proyectos

 

5. Equipo de trabajo altamente capacitado y competente para el desarrollo de sus actividades

5. Inexistencia de un sist. de información especializado que muestre el avance de los proyectos

 

6. Alta motivación de las distintas unid. organizacionales

 

 

7. Procedimiento estandarizado para el control y la evaluación del personal

 

 

8. Control financiero y presupuestario por parte de la Gerencia de Finanzas

 

Oportunidades

Estrategias FO

Estrategias DO

1. Aumento constante del precio del barril petrolero

1._ Verificar de manera progresiva y exhaustiva los avances físicos y financieros producto de las actividades ejecutadas por las empresas contratistas, a fin de cumplir con la planificación establecida, controlar el tiempo de ejecución, y que los pagos por actividades sean los correctos. (O3, F2, F3, F5)

8._ Contratar consultoras y contratistas sólidas financiera y técnicamente, para desarrollar de manera confiable y segura las distintas fases de las ingenierías asociadas a los proyectos, y ejecutar a cabalidad la construcción de las infraestructuras. (O3, O4, O6, D4)

2. Mayores ingresos por exportación del petróleo

3. Consultoras y contratistas que posean un nivel financiero elevado

4. Impacto positivo para el manejo y aumento en la producción de hidrocarburos

2._ Desarrollar a cabalidad los proyectos de infraestructura que tienen un impacto importante sobre el Plan Estratégico del Distrito Social Norte (DSN), para el aumento en la producción de hidrocarburos, y la mejora de la plataforma tecnológica de las plantas de la Corporación. (O4, F2, F3, F5)

9._ Implantar un sistema de información automatizado que permita llevar el control de los indicadores de gestión asociados a los proyectos y a la GPM en general, con el objeto de evaluar resultados y poder tomar las decisiones derivadas de los mismos. (O4, O7, O8, D5)

5. Recursos necesaros para financiar los planes de desarrollo social a nivel regional

6. Generación de empleos en la región oriental del país

3._ Consolidar la Unidad de Desarrollo Social dentro de la GPM, a fin de promover la ejecución de planes de desarrollo social a nivel regional, en conjunto con el personal de la organización y las empresas contratistas. (O3, O5, O6, F3, F6, F8)

 

7. Desarrollo de nuevas tecnologías, y mejora de infraestructura existente

4._ Conformar una Unidad de Inteligencia Competitiva que permita obtener, evaluar y analizar información de otras empresas del mismo ramo; con el fin de conocer las mejores practicas que utilizan para el desarrollo de proyectos de infraestructura de alta complejidad técnica, así como las tecnologías aplicadas a este tipo de proyectos. (O8, F1, F5, F6)

 

8. Aplicación de Inteligencia Competitiva

 

Amenazas

Estrategias FA

Estrategias DA

1. Cierto nivel de conflictividad social y política en un sector de la población del país

5._ Los equipos de proyecto deben solicitar las requisiciones de compra de equipos mayores y/o materiales con antelación a la Unidad de Procura perteneciente a la GPM; a fin de crear las solicitudes en sistema de acuerdo al cronograma establecido en la planificación de los proyectos. (A4, F2, F8)

10._ Programar cursos y adiestramientos orientados a mejorar el nivel de conocimiento del personal sobre los aspectos jurídicos (leyes, decretos, códigos, entre otros), normativas internas, y el nivel técnico de los mismos; a fin de potenciarlos para optimizar la construcción y ejecución de los proyectos. (A2, A3, D3, D4)

2. Reforzar los conocimientos sobre Leyes y aspectos jurídicos que regulan la construcción de estos proyectos

3. Manejar un control adecuado para la debida preservación del ambiente y de la salud en general

6._ Desarrollar un plan de procura que permita controlar todo el proceso de compra desde la fecha de creación de la solicitud, hasta la fecha de recepción en sitio de los equipos y/o materiales. (A4, F2, F8)

 

4. Entrega oportuna de la procura neces. para la construcción a tiempo de las obras

7._ Controlar de manera exhaustiva y progresiva el proceso de compra de la procura, en conjunto con la Gerencia de Bariven, debido a que este es el ente encargado de la compra directa de los equipos y/o materiales. (A4, F2)

 

5. Suministro de servicios profesionales de gran experiencia técnica, para el desarrollo adecuado de las Ingenierías

 

 

Tabla 1 – Matriz de Amenazas, Oportunidades, Debilidades y Fortalezas (FODA). Fuente: Propia

 

Por último, se aplicará la técnica de la Matriz de la Planeación Estratégica Cuantitativa (MPEC), cuyo principal objetivo es la de determinar el grado relativo de atracción de acciones alternativas posibles. Para la conformación de dicha matriz, es necesario utilizar los resultados de la Matriz EFI, EFE y FODA, a fin de elegir con la mayor objetividad posible las mejores alternativas de estrategias que posiblemente deban aplicarse a la Gerencia de Proyectos Mayores (GPM).

 

v      MATRIZ DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CUANTITATIVA (MPEC)

 

Según David, F. R., la MPEC determina el grado relativo de atracción de diversas estrategias con base en la posibilidad de aprovechar o mejorar los factores de éxito críticos externos e internos. El grado relativo de atracción de cada estrategia entre una serie de alternativas se calcula a través de la determinación del impacto acumulativo de cada factor de éxito crítico externo e interno. Es posible incluir cualquier número de series de alternativas de estrategias en la MPEC y cualquier número de estrategias puede integrar una serie determinada, pero sólo las estrategias de una serie determinada se evalúan relacionando unas con otras.

 

A continuación, se enuncian los seis pasos necesarios para elaborar una MPEC:

 

ü      Elaborar una lista de las oportunidades y amenazas externas, así como de las fortalezas y debilidades internas clave de la empresa en la columna izquierda de la MPEC, información obtenida de las matrices EFE y EFI.

 

ü      Asignar valores a cada factor externo e interno clave, estos valores son idénticos a los de las matrices EFE y EFI.

 

ü      Identificar las alternativas de estrategias obtenidas en la matriz FODA, a ser tomadas en cuenta para su posterior implantación.

 

ü      Determinar los puntajes del grado de atracción (PA), estos valores indican el grado relativo de atracción de cada estrategia en una serie específica de alternativas. Los puntajes del grado de atracción se asignan por medio del examen de cada factor externo e interno clave, uno a la vez, y formulando la pregunta: ¿Afecta este factor la selección de las estrategias? Si la respuesta a esta pregunta es positiva, entonces las estrategias deben compararse en relación con este factor clave. Por consiguiente, a cada estrategia se le deben asignar puntajes que indiquen el grado relativo de atracción de una estrategia sobre las demás, considerando el factor en particular. Los puntajes del grado de atracción varían de 1 = Sin atractivo, 2 = algo atractivo, 3 = más o menos atractivo, hasta 4 = muy atractivo. En caso de que la respuesta a la pregunta anterior sea negativa, quiere decir que el factor clave respectivo no tiene efecto sobre la selección de las estrategias, por lo tanto, no se deben asignar puntajes del grado de atracción a las estrategias de esa serie. Utilizar un guión para indicar que el factor no afecta la selección que se realiza. Se debe aclarar, que si se asigna un puntaje a una estrategia, entonces se debe asignar un puntaje a la otra; si una estrategia recibe un guión, todas las demás deben recibir un guión en la misma línea.

 

ü      Calcular los puntajes totales del grado de atracción, estos se definen como el producto de multiplicar los valores por los puntajes del grado de atracción en cada columna. Los puntajes totales del grado de atracción indican el grado relativo de atracción de cada estrategia. Mientras mayor sea  este puntaje total, más atractiva será la alternativa estratégica.

 

ü      Calcular la suma del puntaje total del grado de atracción, para ello se deben sumar los puntajes totales del grado de atracción de cada columna de estrategias de la MPEC. Esta indica cuál es la estrategia más atractiva en cada serie de alternativas. Los puntajes altos indican estrategias más atractivas; la magnitud de la diferencia entre la suma de los puntajes totales del grado de atracción en una serie de alternativas, indica la conveniencia relativa de una estrategia sobre la otra.

 

Una vez entendidos y ejecutados los pasos para la construcción de la Matriz de la Planeación Estratégica Cuantitativa (MPEC),  se muestran en la Tabla 2, los resultados obtenidos de aplicar esta herramienta, y en consecuencia, el grado de atracción de cada estrategia para el desarrollo óptimo de los proyectos de infraestructura de superficie de la Gerencia de Proyectos Mayores.

 

 

 

Estrat. 1

Estrat. 2

Estrat. 3

Estrat. 4

Estrat. 5

Estrat. 6

Estrat. 7

Estrat. 8

Estrat. 9

Estrat. 10

FACTORES CLAVE

VALOR

PA

PTA

PA

PTA

PA

PTA

PA

PTA

PA

PTA

PA

PTA

PA

PTA

PA

PTA

PA

PTA

PA

PTA

Oportunidades

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Aumento constante del precio del barril petrolero

0,05

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2. Mayores ingresos por exportación del petróleo

0,05

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

3. Consult. y contrat. que posean un nivel financiero elevado

0,10

3

0,3

2

0,2

2

0,2

1

0,1

1

0,1

1

0,1

1

0,1

4

0,4

1

0,1

1

0,1

4. Impacto positivo p/ el manejo y aumento en la producción de hidrocarburos

0,12

3

0,36

4

0,48

2

0,24

2

0,24

1

0,12

1

0,12

3

0,36

2

0,24

3

0,36

2

0,24

5. Recursos neces. para financiar los planes de desarrollo social 

0,10

1

0,1

2

0,2

4

0,4

1

0,1

1

0,1

1

0,1

1

0,1

1

0,1

1

0,1

1

0,1

6. Generación de empleos en la región oriental del país

0,06

1

0,06

3

0,18

4

0,24

1

0,06

1

0,06

1

0,06

1

0,06

3

0,18

1

0,06

1

0,06

7. Desarrollo de nuevas tecnologías, y mejora de infraestructura existente

0,08

2

0,16

4

0,32

1

0,08

3

0,24

1

0,08

1

0,08

2

0,16

2

0,16

1

0,08

3

0,24

8. Aplicación de Inteligencia Competitiva

0,05

1

0,05

2

0,1

1

0,05

4

0,2

1

0,05

1

0,05

1

0,05

1

0,05

3

0,15

2

0,1

Amenazas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Cierto nivel de conflictividad social y política en un sector de la población del país

0,10

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2. Reforzar los conoc. sobre Leyes y aspectos jurídicos que regulan la construcción de estos proyectos

0,05

1

0,05

3

0,15

1

0,05

1

0,05

1

0,05

1

0,05

2

0,10

3

0,15

1

0,05

4

0,20

3. Manejar un control adecuado para la debida preservación del ambiente y de la salud en gener.

0,06

1

0,06

3

0,18

1

0,06

1

0,06

1

0,06

1

0,06

1

0,06

3

0,18

1

0,06

4

0,24

4. Entrega oportuna de la procura neces. para la construcción a tiempo de las obras

0,10

2

0,20

3

0,30

1

0,10

1

0,10

4

0,40

4

0,40

4

0,40

3

0,30

1

0,10

1

0,10

5. Suministro de serv. profesionales de gran experiencia técnica, para el desarrollo adecuado de las Ings.

0,08

2

0,16

2

0,16

1

0,08

1

0,08

1

0,08

1

0,08

1

0,08

4

0,32

1

0,08

1

0,08

Fortalezas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Cultura de trabajo bajo una formación de ética moral y laboral

0,06

1

0,06

1

0,06

2

0,12

4

0,24

1

0,06

1

0,06

1

0,06

1

0,06

1

0,06

1

0,06

2. Planificación de los proyectos debidamente formulados

0,10

4

0,4

4

0,4

1

0,1

1

0,1

4

0,4

3

0,3

4

0,4

1

0,1

2

0,2

1

0,1

3. Visión integral de los proyectos alineados con el Plan Estratégico del DSN

0,10

3

0,30

4

0,40

3

0,30

1

0,10

1

0,10

1

0,10

1

0,10

1

0,10

1

0,10

1

0,10

4. Estructura organizativa formal con unas líneas de autoridad definidas

0,10

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

5. Equipo de trabajo altamente capacitado y competente para el desarrollo de sus actividades

0,10

4

0,40

4

0,40

2

0,20

3

0,30

2

0,20

1

0,10

2

0,20

1

0,10

2

0,20

3

0,30

6. Alta motivación de las distintas unid. organizacionales

0,06

1

0,06

2

0,12

4

0,24

2

0,12

1

0,06

1

0,06

1

0,06

1

0,06

1

0,06

3

0,18

7. Procedimiento estandarizado para el control y la evaluación del personal

0,05

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

8. Control financiero y presupuestario por parte de la Gerencia de Finanzas

0,06

3

0,18

3

0,18

1

0,06

1

0,06

2

0,12

3

0,18

1

0,06

2

0,12

1

0,06

1

0,06

Debilidades

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Elaboración de las descripciones de cargo formales de la estructura

0,06

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2. Proceso de reclutamiento y captación del recurso humano faltante en la estructura

0,10

1

0,10

2

0,20

2

0,20

3

0,30

1

0,10

1

0,10

1

0,10

1

0,10

1

0,10

2

0,20

3. Bajo conocimiento de inform. referente a las Normativas internas y los aspectos legales utilizados en PDVSA

0,06

2

0,12

3

0,18

1

0,06

3

0,18

1

0,06

1

0,06

2

0,12

3

0,18

1

0,06

4

0,24

4. Revisión cuidadosa y detallada de las fases aplicadas a las ingenierías de sus proyectos

0,10

1

0,10

4

0,40

1

0,10

2

0,20

3

0,30

1

0,10

1

0,10

4

0,40

1

0,10

3

0,30

5. Inexistencia de un sist. de información especializado que muestre el avance de los proyectos

0,05

3

0,15

2

0,10

1

0,05

1

0,05

1

0,05

2

0,10

1

0,05

1

0,05

4

0,20

1

0,05

Puntaje total

 

 

3,37

 

4,71

 

2,93

 

2,88

 

2,55

 

2,26

 

2,72

 

3,35

 

2,28

 

3,05

 

Tabla 2 – Matriz de la Planeación Estratégica Cuantitativa (MPEC). Fuente: Propia

 

Del resultado del análisis de la MPEC, se puede decir que el grado de atracción de cada estrategia, nos indica el orden de prioridad obtenido para la evaluación y posible implementación de las estrategias diseñadas para la Gerencia de Proyectos Mayores. Dicho orden de prioridad se muestra a continuación:

 

1)  Estrategia 2: Desarrollar a cabalidad los proyectos de infraestructura que tienen un impacto importante sobre el Plan Estratégico del Distrito Social Norte (DSN), para el aumento en la producción de hidrocarburos, y la mejora de la plataforma tecnológica de las plantas de la Corporación. (4,71)

 

2)  Estrategia 1: Verificar de manera progresiva y exhaustiva los avances físicos y financieros producto de las actividades ejecutadas por las empresas contratistas, a fin de cumplir con la planificación establecida, controlar el tiempo de ejecución, y que los pagos por actividades sean los correctos. (3,37 puntos)

 

3)  Estrategia 8: Contratar consultoras y contratistas sólidas financiera y técnicamente, para desarrollar de manera confiable y segura las distintas fases de las ingenierías asociadas a los proyectos, y ejecutar a cabalidad la construcción de las infraestructuras. (3,35 puntos)

 

4)  Estrategia 10: Programar cursos y adiestramientos orientados a mejorar el nivel de conocimiento del personal sobre los aspectos jurídicos (leyes, decretos, códigos, entre otros), normativas internas, y el nivel técnico de los mismos; a fin de potenciarlos para optimizar la construcción y ejecución de los proyectos. (3,05 puntos)

 

5)  Estrategia 3: Consolidar la Unidad de Desarrollo Social dentro de la GPM, a fin de promover la ejecución de planes de desarrollo social a nivel regional, en conjunto con el personal de la organización y las empresas contratistas. (2,93 puntos)

 

6)  Estrategia 4: Conformar una Unidad de Inteligencia Competitiva que permita obtener, evaluar y analizar información de otras empresas del mismo ramo; con el fin de conocer las mejores practicas que utilizan para el desarrollo de proyectos de infraestructura de alta complejidad técnica, así como las tecnologías aplicadas a este tipo de proyectos. (2,88 puntos)

 

7)  Estrategia 7: Controlar de manera exhaustiva y progresiva el proceso de compra de la procura, en conjunto con la Gerencia de Bariven, debido a que este es el ente encargado de la compra directa de los equipos y/o materiales. (2,72 puntos)

 

8)  Estrategia 5: Los equipos de proyecto deben solicitar las requisiciones de compra de equipos mayores y/o materiales con antelación a la Unidad de Procura perteneciente a la GPM; a fin de crear las solicitudes en sistema de acuerdo al cronograma establecido en la planificación de los proyectos. (2,55 puntos)

 

9)  Estrategia 9: Implantar un sistema de información automatizado que permita llevar el control de los indicadores de gestión asociados a los proyectos y a la GPM en general, con el objeto de evaluar resultados y poder tomar las decisiones derivadas de los mismos. (2,28 puntos)

 

10)   Estrategia 6: Desarrollar un plan de procura que permita controlar todo el proceso de compra desde la fecha de creación de la solicitud, hasta la fecha de recepción en sitio de los equipos y/o materiales. (2,26 puntos)