Descripción: Determinar las Entidades y Relaciones para el desarrollo de una Base de Datos para el Sistema Automatizado de Compras a través de la intranet de la Universidad Nacional Experimental "Francisco de Miranda". |
Introducción: El sistema Automatizado de Compras a través de la intranet de la Universidad Nacional Experimental "Francisco de Miranda", constituye una herramienta fundamental para la automatización de los procesos administrativos en el área de compras, para fines didácticos se desarrollará específicamente el proceso de requisición de materiales.
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Proceso de Requisición de Emisión y Procesamiento de Requisiciones de Materiales: Este proceso permitirá controlar las solicitudes de las requisiciones de materiales, con el fin de registrar los datos necesarios para efectuar la compra de los bienes requeridos por las diferentes áreas o dependencias de la UNEFM.
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Entidades Identificadas: Descripción de las Entidades Identificadas Proveedor: Es la persona natural ó jurídica debidamente registrada en el sistema de la UNEFM, que provee a la institución de un suministro o material especifico. Los datos que se deben registrar de esta entidad son: código del proveedor, nombre del proveedor, dirección, teléfono, email, nombre del representante legal de la empresa, cargo del representante legal de la empresa , fax, cuidad, estado, país, apartado, código postal, siglas de la empresa , fecha de inscripción, especialidad del material que suministra , número de registro, tomo de registro, folio de registro, código de contacto Requisición: Documento interno que da inicio al proceso de adquisición de un material, ó equipo para la reposición del inventario. Los atributos de esta entidad son: código de la requisición, fecha de requisición, código de la dependencia ó unidad solicitante, lugar de entrega, prioridad, uso del material y equipo, especificaciones técnicas. Dependencia: Es la dependencia ó unidad solicitante que realiza el requerimiento. Los atributos de esta entidad son: código de la dependencia, descripción de la dependencia, código del tipo de la dependencia, ubicación física y siglas. Detalle de la requisición: Almacena la información de los distintos renglones de la requisición (c/u de los materiales que solicitan en la solicitud de requisición de materiales), entre sus atributos se encuentran: código de la requisición, renglón, cantidad, descripción, unidad de medida, disponibilidad.
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Relaciones existentes:
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Anexo: Entrevista realizada al Jefe del Departamento de Compras de la UNEFM. 1.-Porque la necesidad de automatizar el proceso de Requisición de materiales? La necesidad surge de la gran cantidad de solicitudes de materiales que recibe el departamento de compras y los tiempos de respuestas que estas generaban, con la automatización del proceso se busca reducir el tiempo de respuesta y que se cumplan todos los estándares procedimentales que exige la universidad para la realización del proceso. 2.-Explique brevemente cuales son los pasos que describen el proceso de requisición de materiales? La dependencia solicitante hace la solicitud de materiales, en este caso el solicitante debe describir detalladamente en la requisición de materiales todos los datos que se le piden en el formato de requisición; luego el administrador de la dependencia realiza el análisis correspondiente de las cotizaciones, se valida la disponibilidad presupuestaria, si esta es suficiente y todo esta correcto en la requisición se procede a la emisión de la misma para el departamento de compras. 3.-Que información se requiere para elaborar una requisición de materiales? Es indispensable contar con los datos del Proveedor, cual es la unidad solicitante, la prioridad de la solicitud, cantidad requerida, descripción técnica y comercial del material, unidad de medida, uso del material y equipo, prioridad de la compra. También se debe anexar planos si se considera necesario . 4.- Que necesidades se podrían satisfacer con la automatización del proceso? Satisfacer los requerimientos de las dependencias en el área de Solicitud de suministro de materiales, puesto a que se llevaría de manera organizada, y en un tiempo previsto de acuerdo al tipo de requerimiento hecho por la dependencia, atendiendo las solicitudes de requerimiento por la prioridad de la misma. 5.-Importancia de la implementación del proceso? Tiene como principal importancia estandarizar un método que asegure la inclusión de los datos en cada ítem del formato respectivo, y de la información técnica y comercial necesaria para efectuar la compra de los bienes requeridos por las diferentes áreas y dependencias de la UNEFM. |
Infografía Base de datoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datosModelado conceptual de bases de datos relacionales: El modelo E/R http://elies.rediris.es/elies9/5-1.htm Base de datos http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml Metodología de diseño de base de datos |