UNIVERSIDAD
YACAMBÚ
ESPECIALIZACIÓN
EN GERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ASIGNATURA
GERENCIA
EL CAMBIO Y SU GESTIÓN
Introducción.
v Descripción de la actividad.
v Estructura
organizativa.
v Tecnología.
v La Gente.
v Los Procesos.
v Impulsos.
v Frenos.
v Intimidades.
v Factores Externos.
v Motor del Cambio.
Infografía.
Introducción.
Con
la intención de documentar una de las actividades prevista para la cátedra de
Gerencia en esta especialización, se ha preparado este informe que recopila en
sus aspectos más relevantes las actividades de las cuales soy co-partícipe o co-dueña dentro de
la gerencia que a bien tengo integrar, en la
Institución para la cual laboro. En
ese sentido es importante destacar, que
actualmente nos encontramos en un proceso de transición entre lo que ayer
resultaba procesos meramente manuales a procesos hoy en día automatizados,
concretamente de sistemas de información desarrollados bajo plataforma web.
v
Descripción de la actividad.
Desde
1973, el Instituto Universitario Experimental de Tecnología “Andrés Eloy
Blanco” (IUETAEB), ha recibido a miles de estudiantes. Antes como Ciclo Básico Superior –primero y
segundo semestres- de las Universidades Lisandro Alvarado, Pedagógica y Politécnica,
y desde 1986 como institución pública universitaria con carreras terminales de pregrado. En sus 32
años de servicios a la colectividad regional y nacional, constante y
permanentemente ha formado profesionales universitarios bajo la concepción de
un individuo integral capaz de dar respuesta a su entorno. Hoy en día se prepara y fortalece para
proseguir su labor socioeducativa para así continuar forjando ciudadanos y
ciudadanas útiles a la sociedad venezolana.
Dentro
del IUETAEB, se encuentra el Departamento de Control de Actividades Académicas,
y allí las Unidades de: Admisión, Evaluación del Rendimiento
Estudiantil, y de Registro y Control. A
mi cargo se encuentra la Unidad de Admisión, por lo cual las actividades a
describir corresponderán a esta instancia, y al respecto se mencionan las
funciones ejercidas por la misma, a saber:
Ø
Ejecutar las políticas institucionales en materia de
admisión estudiantil.
Ø
Planificar,
ejecutar, coordinar, supervisar y controlar el proceso de
inscripción estudiantil.
Ø
Realizar el registro de estudiantes, retiros,
equivalencias, convalidaciones y
traslados.
Ø
Asesorar a los estudiantes en el proceso de
inscripción, en cuanto a su prosecución
en función al plan de estudio de la especialidad.
Ø
Participar en el diseño y selección de los instrumentos y
procedimientos que de deben aplicar para la admisión de estudiantes.
Ø
Tramitar las solicitudes de convalidación y equivalencia
ante la instancia competente.
Ø
Participar en el proceso de aplicación de
Ø
Velar por el cumplimiento de reglamentos y disposiciones
relativas a ingreso, convalidación, equivalencia,
régimen de permanencia y de evaluación.
Ø
Presentar la información requerida por las diferentes
dependencias de
v
Estructura.
La estructura organizativa del
Departamento de Control de Actividades Académicas, así como también de la
Unidad de Admisión, formalmente está estructurada de la forma que a
continuación se presenta. Es importante
indicar, que aún cuando no se refleja en este organigrama estructural, la
Unidad de Admisión cuenta a su disposición con un desarrollador de sistemas
adscrito a la Unidad de Informática, instancia asesora de los sistemas de
información para todo el IUETAEB (ver organigrama del Departamento).
v
Tecnología.
Equipos, Sistemas, Mecanismos para el manejo manual; entre otros.
La
Unidad de Admisión del Departamento de Control de Actividades Académicas,
cuenta con los recursos técnicos siguientes: 2 computadores con monitor, teclado
y Mouse (uno de ellos con conexión a
Internet) y 1 regulador de voltaje de 600
VA, así como también, de una extensa vitrina que funge como archivo físico
temporal donde se resguardan los expedientes académicos de los alumnos,
mientras éstos son entregados al archivo central del Departamento. De igual forma comparte con las demás
unidades que integran esta oficina, los equipos mencionados a continuación: Servidor Hp Net Server E800; Quemador
CD externo HP 9600 series; Switch Cisco 2950; Impresora HP Laser
Jet 5000N; Impresora laser Epson; y un UPS 1000 AVR 800 VA.
El
sistema empleado para las diversas actividades que realiza la Unidad de
Admisión, se denomina “Sistema de Gestión Académica del Departamento de Control
de Actividades Académicas” (SGA), y en el cual se encuentra diseñado un módulo
correspondiente a Admisión donde se registran las transacciones
siguientes: preinscripción e inscripción
de alumnos nuevo ingreso; solicitudes de ingreso o censo de los bachilleres no
asignados por el Consejo Nacional de Universidades (OPSU); secciones de clases de los nuevos alumnos;
datos personales y académicos.
En
la introducción se señaló la transición de procesos manuales a automatizados
bajo plataforma web, por cuanto de los cuatros procesos realizados por la
Unidad de Admisión:
inscripción alumnos nuevos, convalidación de estudios, reingresos,
y equivalencias; tanto sólo hace un semestre se sistematizaron los tres
primeros mientras que equivalencias actualmente se efectúa su recepción y
procesamiento de forma totalmente manual.
v
La Gente.
El equipo de trabajo
que conforma la Unidad de Admisión, está integrado por: mi persona como Jefa de la Unidad, profesional
universitaria egresada en el área de Información y Documentación; auxiliar
docente en las cátedras de Conservación y Restauración de Documentos, Sistemas
de Almacenamiento y Recuperación de la Información I; y Sistemas de Almacenamiento y Recuperación de
la Información II. Me acompañan en este
equipo dos secretarias. La primera de
ellas, además de las funciones propias de una secretaria, funge como mi
asistente a quien delego mayores responsabilidades e inclusive toma de
decisiones, ella tan sólo posee cursos en su área de especialización más no es
profesional universitaria, pero cuenta con una amplia trayectoria laboral
(aproximadamente 15 años trabajando en Admisión). La otra, Técnico Superior Universitaria,
apenas hace 7 meses se produjo su contratación, y actualmente la entrenamos en
las funciones propias de esta dependencia.
Ambas poseen experiencia en el manejo de equipos computarizados, y
escasamente manejan los servicios que proporciona la gran red; sin embargo,
personalmente me ocupo de su formación en este campo a través de prácticas
conducidas y de cursos preparados a tal fin.
Respecto del carácter,
personalmente me defino y me definen como una persona amable, paciente con una
alta capacidad para trabajar bajo presión, y con gran ética laboral. De igual forma, mi equipo de trabajo lo
caracterizo con un alto perfil ético, honesto de gran disposición hacia el
trabajo arduo y gran espíritu de colaboración.
Todas dispuestas a dar lo mejor de si para hacer de nuestro trabajo lo
mejor posible.
Merece especial
atención nuestro desarrollador de sistemas, quien estando adscrito a la Unidad
de Informática, nos ha acompañado y continuará haciéndolo en este reto de virtualizar los procesos que realizamos. Posee dos títulos universitarios, uno de
ellos como Técnico Superior en Informática,
y actualmente cursa la Licenciatura en Administración en la Mención de
Informática.
v
Los Procesos.
Para todos y cada uno de los
procesos siguientes, el primer paso se efectúa a través de la convocatoria por
prensa regional y nacional en el país.
De igual forma, y a través de nuestra página web http://www.iuetaeb.tec.ve/caa verifica los requisitos y recaudos
establecidos para cada uno de ellos. Es
importante indicar que la página efectúa parte de los procesos en línea, en
las fechas que se habiliten a tal fin, por lo cual en estos momentos ella
no está disponible para algunos procesos.
De igual forma me
permito señalar, que la descripción de los procesos se realizó narrativamente
por la simplicidad en su ejecución por parte de los usuarios externos.
Ø
Admisión e inscripción de
alumnos nuevo ingreso. Se realiza en dos
fases, la primera de ellas a través de nuestra página web http://www.iuetaeb.tec.ve/caa desde la cual el bachiller llena un
formulario con sus datos personales y académicos, ofreciéndole la opción de
imprimir la convocatoria personalizada
de su inscripción, y en donde además se le indica la fecha, lugar y hora para
formalizarla. La segunda, consiste en la
entrega física de su documentación (recaudos de inscripción) para conformar su
expediente académico, y cambio recibe su planilla de inscripción indicándole
las asignaturas, sección, horario y aula de clase. Si los documento están debidamente en regla,
según se detalla en nuestra página web,
se reciben sus documentos y se firma y sella la planilla de
inscripción. Posteriormente, los
expedientes son archivados temporalmente en la Unidad de Admisión para
confrontarlos con la data personal y académica registrada por los bachilleres
en la primera fase. De existir
diferencias de información, se procede a corregir de acuerdo al documento
físico entregado por el estudiante.
Ø
Convalidación de estudios. Básicamente está relacionado con el cambio de
especialidad formulado por los estudiantes ya inscritos en la Institución,
previo cumplimiento de los requisitos establecidos a tal fin. El procedimiento al respecto es el siguiente: a través de nuestra
página web http://www.iuetaeb.tec.ve/caa en el enlace “Admisión”, el bachiller
verifica los requisitos mínimos solicitados, y mediante esta misma página
efectúa su solicitud llenando un formulario contentivo de dos campos: cédula de identidad y número de comprobante
bancario. El propio sistema valida el
cumplimiento de tales requisitos y automáticamente realiza el cambio de carrera
solicitado. Las salidas de este proceso
son dos: una
opcional donde el estudiante podrá imprimir –si así lo desea- la constancia de
cambio de carrera, y la otra, la convocatoria para su inscripción.
Ø
Reingresos. Proceso vinculado a la reincorporación de los
estudiantes a la especialidad cursada en nuestra Institución. Al igual que la convalidación de estudios, el
mismo se realiza a través de nuestra página web http://www.iuetaeb.tec.ve/caa donde suministra los datos siguientes: cédula
de identidad y comprobante bancario.
Ofrece una salida de impresión opcional: la convocatoria para su inscripción.
Ø
Equivalencias de estudios. Por ser este proceso aún manual, se
describirá paso a paso su ejecución, a saber:
1.
El aspirante a ingresar por
equivalencia acude a la taquilla 6 del Departamento de Control de Actividades
Académicas, para consignar los
documentos solicitados a tal fin.
2.
Se verifica el cumplimiento de
los requisitos y se revisa los documentos consignados.
3.
Si la solicitud fuera aceptada
por cumplir los requisitos, se le extiende constancia de recepción y
convocatoria para la respuesta a su solicitud.
En caso contrario, los documentos son regresados inmediatamente al
solicitante.
4.
Las solicitudes aceptadas, son
desglosadas y clasificadas para su envío a las áreas y/o departamentos
correspondiente a la especialidad solicitada.
5.
Se recibe de las áreas y/o departamentos
académicos, el veredicto correspondiente.
6.
Se envía a la Coordinación de
la Comisión de Equivalencia, el o los veredictos de todas y cada una de las
solicitudes recibidas.
7.
La Comisión de Equivalencia
remite al Consejo Directivo, el informe preliminar de las asignaturas aprobadas
por las áreas y/o departamentos.
8.
El Consejo Directivo del
IUETAEB, recibe y aprueba los informes.
9.
Se recibe del Consejo Directivo
las equivalencias o informes de equivalencias aprobadas.
10. Se elabora la certificación de ingreso por equivalencia, y se envía
nuevamente a la Comisión de Equivalencias para su firma.
11. Se convoca a los aspirantes autorizados para ingresar por equivalencia,
para la consignación de sus documentos.
12. Se recibe y revisa otros documentos personales y académicos para
conformar su expediente.
13. Se efectúa el registro electrónico en el SGA.
14. Se le informa de la fecha, lugar y hora para su inscripción conjunta con
los alumnos regulares de la Institución.
v
Impulsos.
Diversos son los
motivos que impulsaron y continúan impulsando estas transformaciones. De todos ellos, considero como el más
relevante mi esencia como docente, por cuanto resulta en gran medida
contradictorio que siendo una facilitadora de
conocimientos, impida que alguien los adquiera formalmente en una institución
universitaria, si éste fuera su proyecto.
De igual manera, mal podría llamarme profesional de la información y
documentación, sino colocará al servicio de un colectivo mis capacidades para
mejorar y hacer más fluidos los procesos. Otros elementos que contribuyen a las
mejoras, son los siguientes: contribución al fortalecimiento
de Gobierno Electrónico; avance en la lucha contra el cobro del cupo
universitario; avance en la disminución de la intermediación para el ingreso a
la Institución; mejora en la fluidez de los procesos académico-administrativos;
optimización del recurso humano adscrito a la Unidad.
v
Frenos.
En el informe
anterior sobre “Liderazgo”, mencioné en parte una de las grandes dificultades
que se confronta en esta Institución, y que en consecuencia redunda en los
objetivos corporativos como lo es la centralización de la toma de decisiones,
por cuanto los distintos proyectos (de automatización y virtualización) han
sido concebidos, elaborados y diseñados desde la Unidad. Sin embargo, su implementación y ejecución
han sido elevadas y debatidas en el
Consejo Directivo para su aprobación. De
igual forma, cada vez que se concibe un proyecto similar debe enviarse a esa
instancia para su visto bueno. Ello por supuesto limita mejorar aún más
nuestros procesos, por la lentitud con que se abordan las decisiones.
Esta situación es
latente en otras instancias, de las cuales la Unidad depende para su
funcionamiento. Los insumos para
realizar su trabajo están centralizados y excesivamente burocratizados,
impidiendo así que en algunas circunstancias haya capacidad de respuesta
oportuna y efectiva. De igual forma, la
no presencia e integración a tiempo completo de un
desarrollador de aplicaciones web para Admisión o por lo menos para el
Departamento de Control de Actividades Académicas, limita de igual manera la
optimización de nuestros procesos.
v
Intimidades.
Una de las situaciones que se
presenta con frecuencia, y en general en la Institución, son aquellas derivadas
del resguardo de su respectiva parcela, es decir, el elemento integrador entre
las distintas áreas y departamentos de nuestra organización con una misma
visión, misión y principios escasamente
es considerado. Para mi, docente
prestada a las lides administrativas, ha generado
conflictividad encontrar la inexistencia de equipos multidiciplinarios
y heurísticos, con propuestas dirigidas a ofrecer respuestas sinérgicas, tan
sólo defensores de sus respectivas dependencias administrativas, pero nada
integradoras.
v
Factores Externos.
Elementos al medio ambiente (interno y externo a la organización) que
afectan la actividad.
Ø
Internos: casi inexistencia
de una cultura digital tanto en usuarios internos como externos; bajo manejo de
las herramientas teleinformáticas por parte del personal; falta de formación en
lo que respecta al rol del nuevo servidor público en el marco de las leyes
promulgadas (ley de délitos informáticos, ley de
simplificación de los trámites administrativos, decreto con fuerza de ley de la
función pública, entre otras); déficit
de personal particularmente en lo que respecta a desarrolladores web; falta de
una infraestructura física y tecnológica adecuada.
Ø
Externos:
el déficit presupuestario presente en nuestra Institución constituye
el elemento perturbador para darle continuidad a los proyectos y propósitos de
la Unidad de Admisión, llegándose inclusive a señalar la eliminación de dos de
las secciones creadas en el semestre anterior. Ello disminuye la capacidad de respuesta para
quienes aspiran a ingresar a la educación superior venezolana.
v
Motor del Cambio.
De igual manera en el trabajo anterior sobre “Liderazgo”,
mencioné algunas medidas conducentes a mejorar la gestión
académico-administrativa, totalmente coherentes con las posibles estrategias
para gestionar un cambio. Las mismas se
amplían a continuación.
Ø
Descentralización de la toma de decisiones, donde la
comunidad universitaria participe con sus propuestas y proyectos para que sus
procesos se tornen más fluidos, menos burocráticos, y sinérgicos con impulso de comunidades de
trabajo.
Ø Transitar hacia nuevas formas de organizar el conocimiento
que vaya más allá de la mera acumulación de información, a partir de su sistematización
y procesamiento, especialmente cuando impera
la diversificación y multiplicación de los nuevos medios (multimedia e
hipermedia).
Ø
Alfabetización y formación de
los usuarios en lo que se ha denominado “cultura digital”, para el manejo
eficiente y efectivo de las herramientas teleinformáticas.
Ø
Establecimiento de alianzas con instituciones impulsoras del gobierno
electrónico, tales como: Ministerio de Ciencia y Tecnología, Ministerio de
Comunicación e Información, Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y la
Tecnología, entre otros.
Infografía.
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Dirección de admisión y control de estudio. Este documento está vinculado a los procesos de
admisión e ingreso que realiza la Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado” (UCLA), institución universitaria ubicada en
Barquisimeto, Estado Lara. A través de
la misma los estudiantes aspirantes a ingresar a esa casa de estudios
superiores, pueden informarse respecto
de los procesos y/o procedimientos establecidos por dicha universidad para
cursar las diversas carreras impartidas en ella. Es
importante señalar que la diferencia respecto de los procesos que realiza la
Unidad de Admisión del IUETAEB, vía Internet, en esta página de la UCLA, sólo
contempla las opciones de ingreso para nuevos estudiantes, más no así para
aquellos alumnos ya inscritos y que aspiran a reincorporarse a la Institución
o a efectuar cambios de carreras. Disponible
en: http://www.ucla.edu.ve/secretaria/dirace/IndexRegistroIns.asp |
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|
Estudiar en la Universidad Simón Bolívar. Página que ofrece amplia información sobre
la Universidad, tal como:
su filosofía de gestión, guía estudiantil, mecanismos de
ingreso, requisitos y recaudos de inscripción. A través de esta página estructurada en
forma líneal, el estudiante de esta casa de
estudios superiores o de quien desee ingresar a la misma, puede obtener una
panorámica de la dinámica en la cual puede desenvolverse como los grupos parauniversitarios organizados dentro de la misma
universidad, y de cómo interactuar con los mismos. De igual forma, el usuario consultor de
esta página tiene acceso a la información relacionada con los distintos
servicios que ofrece la universidad, tales como: becas y ayudas estudiantiles;
transporte; comedor y servicio médico-estudiantil. Disponible en: http://www.usb.ve/estudiar/pregrado.html |
Nilda López de Segarra
Febrero/2006
