Planificación...Trabajo 1

TEMA: LA PLANIFICACIÓN

INTRODUCCIÓN

La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de la actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un arbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización.

LA PLANIFICACIÓN

La planificación, bajo el enfoque estratégico, es concebida como un proceso mediante el cual los decisores en una organización, analizan y procesan información de su entorno interno y externo, evaluando las diferentes situaciones vinculadas a la ejecutoria organizacional para prever y decidir sobre la direccionalidad futura.

En gran parte de las definiciones que los autores plantean en torno a la planificación, se encuentran las siguientes características mas o menos comunes:

La planificación es una metodología para la toma de decisiones.

La planificación intenta optimizar el logro de los objetivos.

La planificación trata de hacer coherente los objetivos con la disponibilidad de recursos y necesidades.

La planificación es reflexión del presente para convertirla en reflexión sobre el futuro.

La planificación es un proceso social.

La planificación es un esfuerzo deliberado de cambiar una situación que resulta insatisfactoria.

La planificación intenta elegir racionalmente las alternativas que mejor se ajustan a los valores de quien las elige.

La planificación es un componente del proceso de gestión, entendiendo por gestión la conducción del funcionamiento y desarrollo de un sistema, sea este una organización o parte de ella y los procesos que involucra. La gestión, y por ende, la planificación se relacionan con el gobierno de los sistemas. De allí que la planificación tiene como finalidad facilitar el gobierno de las organizaciones estableciendo la direccionalidad que las mismas deben asumir en el futuro y encauzando el esfuerzo colectivo en la dirección trazada. La planificación se convierte en un instrumento de gestión, de negociación y de control organizacional. En ese sentido, el plan permite orientar la toma de decisiones, por cuanto contiene una serie de decisiones programadas a ejecutar en el futuro. Al plantearse los objetivos y la trayectoria a seguir producto de la búsqueda de consenso entre actores, el plan permite comunicar las expectativas y aspiraciones de grupos e individuos en la organización. Finalmente, el plan señala metas e indicadores que se convierten en referencias o standard para el control de la gestión.

En términos de proceso, los diferentes autores plantean el mismo integrado por varias etapas, algunas de tipo secuencial otras incorporando la retroalimentación de etapas. Todos los autores coinciden en señalar que el proceso se inicia con un diagnóstico, estudio o investigación de la situación o realidad a planificar. Posteriormente se pasa a una etapa de programación, elaboración o formulación de alternativas que se discuten y deciden colectivamente para pasar después a una etapa de ejecución o aplicación y control. Por último, una vez que se ejecuta el plan se procede a su evaluación. En resumen, el proceso se plantea en las siguientes etapas:

Diagnóstico, estudio o investigación de la realidad.

Programación, elaboración o formulación.

Discusión y decisión.

Ejecución o aplicación.

Control.

Evaluación.

Tal como se muestra el conjunto de etapas, las mismas se solapan con otros procesos administrativos. La ejecución o aplicación del plan corresponde mas al proceso de dirección que toma como insumo los aspectos formulados para ser llevados a cabo. El control es un proceso relacionado con la planificación pero contiene su propio método y la evaluación es un mecanismo de control. De allí que, en este caso, solo se aceptan como etapas del proceso de planificación el diagnóstico, la programación, la discusión y las decisiones de las opciones que formarán parte del plan.

El proceso se puede resumir en dos grandes fases que incorporan la comunicación y las decisiones respectivas. Esas fases son la de análisis y la de diseño. En la primera fase, el equipo que planifica define los problemas que deben ser resueltos, los describe, establece las relaciones entre estos, los diagrama para comunicarlos en forma de síntesis, los jerarquiza y selecciona nudos críticos. Una vez se llega a acuerdos sobre lo que se debe resolver se procede a diseñar objetivos y estrategias de resolución. El objetivo se refiere a la situación global que se estima alcanzar al final del plan y la estrategia se presenta como la combinación de recursos, procedimientos y trayectoria a seguir desde la situación presente a la situación objetivo definida.

Para Peter Drucker (1999) el paradigma simplemente son los SUPUESTOS BÁSICOS mediante los cuales los tomadores de decisiones, asumen como una REALIDAD por no decir que lo asumen como una verdad inmutable. El enfoque sistémico de las organizaciones, es un nuevo paradigma que rompe verdades tradicionales, apunta a la formulación racional y correcta de la estrategia organizacional. Mucho se sataniza a los sistemas organizacionales “cerrados”, estos fueron un paradigma para su tiempo ya que respondieron adecuadamente a su entorno, lograron sus objetivos ; ¿o acaso las organizaciones como la Ford, los fabricantes de máquinas de escribir, la iglesia cristiana, etc no lograron con sus objetivos bajo los sistemas “cerrados” donde operaron ?. Lo que sucede es que el entorno en que operaban era estables y si sucedían cambios dentro de los supersistemas (entorno) eran irrelevantes como para afectar al conjunto del sistema de las organizaciones. Pero el no haber considerado las estrategias de acuerdo al entorno la Ford casi fue destruido por sus competidores, el no haber sabido guiarse de acuerdo a los cambios del entorno los fabricantes de máquinas de escribir fueron destruidos y desplazados.

En la era actual las variables del entorno donde operan las organizaciones se han vuelto más cambiante, que exigen organizaciones dinámicas, que respondan rápidamente a la variabilidad del medio, a fin de superar los límites de la supervivencia. La variable del entorno que mas ha impactado sobre las organizaciones y han obligado a cambiar sus paradigmas son las tecnología de información y comunicaciones TICs. El gran muro ha sido derribado, las organizaciones jerárquicas son curiosidades del pasado, sobre sus escombros se levantan hoy las nuevas organizaciones. La organización nueva que ha renacido hoy es abierta e interconectada y la tecnología posibilitante son las TICs. En la nueva realidad la competitividad empresarial o nacional solo puede ser lograda mediante las organizaciones abiertas, interconectadas y globalizadas. La ventaja competitiva que tanto sueñan los líderes de empresa sólo puede ser alcanzado a través de las TICs, debido que la tecnología de Información crea y agrega valor a la empresa.

Inicialmente calificada «planificación de desarrollo» se utiliza desde los comienzos de los sistemas nacionales de planificación y fue impulsada en la región de manera decisiva por la Comisión Económica para América Latina y el Caribe(CEPAL) y por el Instituto Latinoamericano y de Planificación Económica y Social (ILPES), ambos organismos internacionales de la ONU.

La planificación normativa centra su aplicación en cómo resolver el problema en la elección de técnicas, el problema de las técnicas y el problema de la priorización entre objetivos, haciendo un uso eficiente de los recursos en torno a las decisiones. Estructura un método de programación sobre la base de una serie de principios:

a.- Dado que en los objetivos el criterio debe ser minimizar la utilización de los recursos o lo contrario, la normalización de los instrumentos y las metas de normalización es la forma de dar solución a los problemas de la elección de técnicas y al problema de las prioridades.
b.- La norma para determinar la designación de recursos es la asignación máxima de producto obtenido por unidad de recurso empleado, dada las combinaciones apropiadas y posibles de recursos para obtener el producto.

La planificación social es el uso de las teorías y métodos de la planificación para mejorar los indicadores tomando en cuenta las difrentes escalas geográficas y los diferentes grupos sociales. Partiendo de la premisa de que un sistema social consiste de una infra-estructura material, una estructura social y una super-estructura, la planificación social es el uso de las teorías y métodos de la planificación para alterar con un fin específico algún elemento del sistem social. Es importante destacar que los objetivos de la planificación, así como la capacidad de llevar a cabo dicha planificación, son a su vez delimitados por el sistema social.

La Planificación Estratégica corresponde a uno de los enfoques de la planificación, tanto como la planificación prospectiva y la planificación normativa. La planificación estratégica es un planeamiento no normativo, basado en la participación de los agentes económicos y sociales, que tienen como denominador común dar una respuesta adecuada a los nuevos elementos socioeconómicos y de los que se preven que generen cambios sustanciales en el futuro inmediato de las ciudades, como un concepto resumido de autores.

La Planificación Estratégica es un proceso de evaluación sistemática de la naturaleza de un negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias.

Es una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las organizaciones e instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el máximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones.

Establecer la dirección a seguir por la empresa y sus unidades de negocio

Examinar, analizar y discutir sobre las diferentes alternativas posibles

La Planificación facilita la posterior toma de decisiones

Supone mayores beneficios y menores riesgos

1.- ¿Dónde estamos hoy?
Análisis de la Situación
Análisis del Entorno
Análisis Interno
Análisis de la Competencia

3.- ¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir?
Comprender el Mercado
Comprender la Competencia Negocio
Diseñar las Estrategias apropiadas

A la hora de realizar una Planificación Estratégica se deben evitar cometer errores "típicos" como, por ejemplo:
* Dedicar mucho tiempo a la descripción de la empresa en lugar de analizar el mercado, la competencia o la posición competitiva.
* La omisión de objetivos mensurables.
* Negligencia en el análisis del mercado.
* No determinar con precisión quienes son "todos" los competidores reales y potenciales, limitando el análisis a los competidores en cuota.

La Planificación es un elemento esencial del éxito en los negocios, pero muchas empresas no la aprovechan efectivamente para guiar sus actividades de negocio. Algunas de las razones principales incluyen mezclar los aspectos básicos o cotidianos del negocio con actividades de futuro, Misiones y Visiones vagas, mal uso o no uso de la data, y falta de monitoreo y seguimiento del progreso. Cada empresa debería evaluar su propio proceso de planificación y determinar si está siendo utilizado en forma efectiva. Si el proceso de planificación no está generando los resultados deseados, entonces el proceso debería cambiarse o mejorarse.

Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a la planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes. Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.