Especialidad en Gerencia Mención: Sistemas de Información

GERENCIA

EL CAMBIO Y SU GESTIÓN

Realizado por: Sabrina Díaz                                       Prof. Ángel Olivera

A                                                       Carmen García

A [Principal]  

La Comisión de Registro y Control de Notas FACES:

La Comisión está integrada por dos (02) docentes, ambos con dedicación tiempo completo: Ing. Sabrina Díaz, Ing. Carmen García.

 El objetivo de la comisión es mantener el Control Administrativo en la entrega de Notas durante el Periodo Académico.

 Entre las actividades desarrolladas por esta comisión durante el periodo académico tenemos:

         Elaboración de Formatos de Control de Gestión.

Elaboración de disquetes de registro de notas a los profesores.

Control de Entrega de listados de alumnos a los profesores.

Registro y recepción de notas FACES.

Asistencia a los profesores con respecto a los disquetes de notas.

Entrega y recepción de registros de evaluación y preactas.

Entrega y recepción de actas finales.

Trascripción de registros y actas finales.

Elaboración de actas correctivas.

Recepción y envío de información a Control de Estudio.

Organización de la información enviada a Control de Estudio.

Todas las actividades realizadas por la Comisión son reportadas directamente a La Dirección.

Es importante destacar que la comisión es de carácter temporal puesto que se propone en la Planificación de la Facultad y es aprobada por el Concejo de Escuelas, sin embargo las comisiones están adscritas a la Dirección de FACES.

La estructura de la Dirección se refleja en el siguiente organigrama.

En el proceso que realizamos utilizamos como software principal la aplicación Excel. Tenemos creado una hoja de cálculo denominada REGISTRO PERMANENTE DE NOTAS donde los profesores registran la información de:

Los datos de los estudiantes de la sección y Materia correspondiente. Entre los datos están los nombres y apellidos de los estudiantes y la cedula de identidad.

  Las notas por cortes, los cuales son cuatro cortes para todo el semestre.

  Los porcentajes por cortes de las evaluaciones.

  Las notas de las evaluaciones.

Es importante señalar que este libro presenta cinco hojas principales una por corte, las cuales se encuentran vinculadas entre si, por lo que los datos de los estudiantes se referencia en las otras hojas.

También, para el calculo del acumulado por cortes y la nota final, que es la definitiva, están definidas unas series de formulas. Los porcentajes por cortes son de  22 % para el primer y segundo corte y 28 % para el tercer y cuarto corte.

Para el resguardo de las actas (Acta Final, Registro de Evaluación Permanente y el Acta Final de Evaluación) se guardan copias en carpetas lomo ancho, las cuales se guardan en un escaparate para tal fin.

Por otro lado la Universidad cuenta con un Sistema de Gestión de Control de Estudio, del departamento de Control de Estudio nos envían un reporte denominado Disponibilidad, el cual nos sirve de insumo para realizar las estadísticas de rendimiento estudiantil, que es realizado al finalizar el semestre.

En cuanto a la infraestructura tecnológica, estamos en la Dirección conectados a través de una red local, trabajamos en un terminal que tiene las siguientes características:

  Procesador Pentium IV.

  128 MB de memoria Ram.

  Disco duro de 1 Giga.

  Mouse

Se tiene una impresora láser, el cual es un recurso que es compartido por todos los usuarios de la red.

Estamos distanciados del Departamento de Control de Estudio geográficamente, por lo que nos comunicamos con ellos a través del correo interno de la universidad o por fax.

ESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LA FACULTAD

En la Facultad de Administración y Economía (FACES) conformamos el siguiente grupo: 

Director de FACES (Núcleo Ciudad Guayana): Lic Marcos González, Maestría en Finanzas y Postgrado en Gerencia Educativa. De carácter cambiante, a veces puede estar tranquilo otras alterado por lo que tiende a gritar.

Coordinadora Académica de la Dirección de FACES: Eco. Mildaglis Talavera, Maestría en Finanzas. De carácter tranquilo, bastante calmada, pero muy contundente cuando quiere decir algo que le desagrada, de poco tacto.

Coordinadora de la Tarde: Lic. En Recursos Humanos con Postgrado en Gerencia Educativa. De carácter tranquilo, amable, creativa.

Coordinadora de la Noche: Lic. Migdalia Granadillo, con Postgrado en Gerencia Educativa. De carácter tranquilo, cordial, amable, agradable, proactiva.

Coordinación de Registro y Control de Notas: Ing. Sabrina Díaz y Carmen García. Actualmente realizando estudios en Maestría en Gerencía Mención Sistemas de Información.

Secretaria: Sra. Ydarmis Guerra. De carácter Amable, muy trabajadora y eficiente en su trabajo.

Dentro de los procesos que realizamos en la coordinación están:

Registro de Notas

Al comenzar el semestre creamos para cada docente los archivos de la hoja de cálculo antes mencionada en un disco, por cada sección y materia que se le haya asignado al profesor. Para realizar esto nos guiamos por la Planificación de la Facultad.  

Una vez realizado lo anterior procedemos a entregarle a los docentes el disquete de notas debidamente identificado.

Se les hace entrega, además de esto los listados de los estudiantes considerando las secciones y materias asignadas. 

Los docentes deben entregar a la Comisión de Registro y Control de Notas el disco al culminar cada corte, con los datos de los estudiantes y evaluaciones registrados.

Seguidamente procedemos a almacenarlo en el computador a través de carpetas por profesor que tenemos creadas para tal fin.

Por ultimo procedemos a la impresión  por corte y nota final para hacerle entregar de una copia al profesor y una la reservamos para la comisión. 

Cuando se trata de la nota final, al culminar el semestre, hacemos los pasos 5 y 6 pero también guardamos una copia en una carpeta para los estudiantes.

Control de las Notas

  Cuando se entregan los discos a los docentes estos firman en una carpeta de Control de Entrega. 

  Cada vez que el profesor hace la entrega del disco por corte firma la carpeta de control de Entrega por  Cortes.

Control de Entrega de Acta Final y Registro de Evaluación Permanente

Una vez que finaliza el semestre del Departamento de Control de Estudio nos envían las Actas  Finales y el acta de Registro de Evaluación Permanente por cada docente.

Procedemos a la entrega de dichas actas, para que el profesor con la copia de la nota final de la hoja de cálculo procedan a vaciar los datos.

Cuando el profesor llenan las actas hacen la entrega y deben firmar la Carpeta de entrega de Actas y se van acumulando.

Enviamos carpetas con las actas entregadas a Control de Estudio.

Control de Estudio envía al comenzar el próximo semestre las Actas Final de Evaluación de todos los docentes con las notas ya registradas en el sistema para que las firmen.

Luego son enviadas nuevamente a Control de Estudio.

 Elaboración de Actas Correctivas de Evaluación

Se presenta este caso cuando el estudiante por inconformidad de la nota en una determinada materia realiza un reclamo, en este caso el procedimiento es el siguiente:

El estudiante en una hoja llamada Reclamo escribe el error que según él hay en su nota final.

Seguidamente se canaliza el reclamo. Se busca el acta final para confirmar.

Si procede se habla con el profesor para expresarle el reclamo hecho por el estudiante.

En caso de que el docente confirme que si hubo un error se procede a cambiar la nota del alumno almacenada en la computadora.

Se procede a generar el Acta Correctiva del estudiante y esta es enviada con los soportes a Control de Estudio.

Elaboración del rendimiento Estudiantil

En este informe se discrimina por sección, por materia y carrera, lo que se persigue es determinar los estudiantes aplazados, reprobados   y desertores para realizar la planificación semestral, haciendo una proyección del próximo semestre. De igual manera a través de este reporte se puede determinar la carga horaria de los profesores, es decir la sección (es) y la materia (as) que tiene (n) asignada (s).

Para realizar este proceso se realizan los siguientes pasos: 

En cada hoja de Nota Final esta definido un estadístico, el cual permite determinar la cantidad de estudiantes aplazados, aprobados y desertores.

  Se compara con la disponibilidad  enviada por Control de Estudio.

  Se consolida en un Reporte denominado Rendimiento Estudiantil

Toda esta información es consolidada en EXCEL.

Atención a Estudiantes

Esto se hace cuando:

Los estudiantes desean alguna información de sus notas los atendemos mostrándoles los registros realizados por su profesor. 

Confirmar si algún profesor entrego las notas. 

Inconformidad en las notas. 

Seguimientos de reclamos de notas realizados. 

Elaboración de Reportes

Con las carpetas de control de entrega respectivas se realizan los informes de:

  Entregas por Cortes de los docentes

  Entrega de Actas.

Para mejorar el desarrollo de la Comisión se recomienda:

Una mejor infraestructura física (más espacio), al igual que con mayores recursos tecnológicos (hardware), acorde con el aumento de la matrícula.

  Establecer una política de aumento salarial

  Diseñar una política clara y efectiva de reclutamiento de personal.

  Definición clara de las responsabilidades de los cargos.

  Mejorar los canales de comunicación a través de reuniones mensuales o comunicaciones escritas.

  Establecer lineamientos claros para la asignación de tareas con el objeto de garantizar la efectividad y la calidad del proceso.

La falta de claridad en la asignación de las tareas por parte de la Dirección. Situación que conlleva a poca disposición para hacer las actividades (falta de motivación) y exceso de trabajo para aquellos que son proactivos.

Otro elemento importante para realizar trabajos en grupo es la comunicación si en el estrato más alto no lo hay, que se puede esperar de la parte operativa.

Asimismo, es importante considerar que las comisiones al ser creadas tienen un objetivo el cual puede adaptarse según las exigencias de la Organización pero no tanto para ser “toderas”.

A pesar de que todo el personal es profesional en diferentes áreas, no se mantienen actualizados en referencia a la utilización de paquetes informáticos o uso del computador.

Respecto a la estructura de la organización todos los procesos administrativos se encuentran centralizados, aunados a que no existe una política de dotación de Insumos y política de aumento salarial.

Como no existe un proceso de selección como tal esta presente el “Amiguismo”, muchas veces se contratan a los docentes porque son amigos de las personas encargadas de la entrada de profesores. Fuera de esto no existe alguna otra referencia intima en la Dirección.

Factores Externos

    Las Resoluciones emitidas por el Decanato.

    Los Procesos Administrativos están centralizados

    La Comunicación es solo a la Dirección del Núcleo.

Factores Internos

    Las constantes criticas por el desempeño de la Dirección.

    La Falta de comunicación por parte de las unidades.

    Ausencia de seguimiento y control en los procesos por parte de la Dirección

Dentro de las estrategias que se debería establecer para que se gestione un cambio, consideramos las siguientes:

    Crear canales de comunicación entre el grupo que formamos en la Facultad, que sean efectivos.

   Designar tareas correspondiente a cada quien según las responsabilidades que tiene dependiendo su

       cargo.

    Mejorar el liderazgo por parte de la dirección.

    Crear políticas de incentivos para el personal, no solo económicas sino también técnicas y humanas.

    Crear y cumplir medidas disciplinarias para las entregas tardías de las notas, actas e informes.

    Establecer medidas de puntualidad y asistencia de los profesores que no sea la amenaza.

    Establecerse tiempos reclamos de notas por parte de los estudiantes.

    Desarrollar un sistema automatizado que permita agilizar la tarea de registro de notas y su respectivo

        control.

    Hacer la instalación de red que permita la conexión de la facultad con el Departamento de Control de

        Estudio.

Artículo 1: Políticas y Gestión en la Educación Superior

En esta página se hace regencia a los cambio en gestión que se han realizado en universidades de países como Brasil, Finlandia, Alemania, Reino Unido, Francia. En este articulo se señala que debido a diferentes factores como es el aumento de estudiantes, creación, restricción en el numero de estudiante a ingresar en la universidad, la financiación de las universidad, el hecho de que el país quiera preparar personal especializado para que sea más fácil la ubicación de estos en un puesto de trabajo, entre otras. Se indica la importancia de instituciones sin fines de lucro que financian a las universidades permiten un mayor acercamiento  a la sociedad con estas. Esta ayuda es ajena a los presupuestos que asigna el gobierno.

http://www1.oecd.org/publications/e-book/8903014e5.pdf

Artículo 2: El Papel de la Empresa en la Extensión de la Cultura al entorno social

En este link se destaca la importancia de los procesos de extensión universitaria, ya que a través de estos se puede afirmar que se esta en un proceso universitario formativo y es que uno de los objetivos de este es promover la cultura en la comunidad dentro y fuera de la universidad con el fin de contribuir a su desarrollo cultura. Uno de los cambios que se han dado en estos es la manera de comunicarse, es decir de establecer canales de comunicación de la información que les permitan llegar a la comunidad, promover la cultura, promover a la participación estudiantil en las actividades para tal fin y una mejor estructura de extensión de tal manera que se convierta una herramienta poderosa en la formación de valores. Valores que hacen falta hoy en día se nos damos cuenta de los cambios que han sufrido los países desde los últimos años. Estos son los cambios que se han dado en la gestión de la universidad tratando no solo de hacer un acercamiento a la comunidad y empresas a través del ingreso de los estudiantes  a la universidad sino también integrar a la población a través de la cultura. Pero no solo a la comunidad sino también a las empresas para que sirvan como ente para la difusión cultural fuera del contexto de la universidad.

http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/ger/pepeemuni.htm#conclusiones

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