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La necesidad de las
empresas por ganar terreno y presencia en los mercados
internacionales en donde las decisiones se ven afectadas por el
crecimiento de las alternativas informáticas a escoger, la
complejidad de las empresas, la competencia y los costos mayores que
produce el cometer errores además de una mayor incertidumbre en el
futuro, a traído como consecuencia la creación y evolución de
diferentes sistemas que apoyen a los tomadores de decisiones en su
labor, de una manera acertada y en tiempo oportuno.
Es por ello que las
palabras que actualmente están siendo utilizadas dentro de las
empresas para lograr soluciones a sus problemas de integración y
control internos son sistemas de información empresarial (ERP por
sus siglas en ingles) ¿pero qué es?, ¿en qué beneficia a las
empresas?, ¿quiénes pueden implementarlo y utilizarlo?. Estas son
algunas de las preguntas que a lo largo de este artículo se irán
respondiendo.
Comenzaremos por definir un
sistema ERP como un conjunto de aplicaciones de software que
permiten a las empresas automatizar e integrar las diferentes
operaciones que se presentan en el día a día (contabilidad,
programación de producción, recursos humanos, finanzas,
distribución, servicios, correo electrónico, etc.) en donde sus
funciones están relacionas entre sí; este tipo de sistemas se
caracterizan por su modularidad, integración, universalidad,
estandarización e interfaces con otras aplicaciones; enfocado
principalmente a optimizar las operaciones del "back office" de las
empresas permitiéndoles evaluar, implementar y gestionar más
fácilmente su negocio.
Tomando en cuenta la
definición anterior es posible identificar algunos puntos clave que
componen a un sistema ERP:
- Automatización.
- Integración de procesos.
- Interrelación de las funciones.
- Modularidad.
- Transformación de datos en información
útil.
- Facilidad de consulta y
análisis.
El objetivo principal es
satisfacer los diferentes requerimientos de información de la
empresa tanto interna como externa para lograr un mejor manejo
empresarial, eficiente, con datos precisos, en tiempo y veraces de
fácil comprensión y manipulación; permitiéndole a los ejecutivos y
analistas de información tomar decisiones para realizar las acciones
pertinentes y definir las estrategias a implementar en el
futuro.
Anteriormente las grandes
compañías adquirían sus sistemas a precios que sobrepasaban el
millón de dólares y tenían que someterse a una dolorosa y costosa
implementación que parecía no terminar nunca, los proveedores se
aprovechaban de la situación y una vez que tenían al cliente éste
prácticamente no podía dejarlos jamás ya que sus operaciones
dependían cada vez más de los sistemas.
Actualmente los sistemas
ERP no son solamente para los corporativos que son capaces de
absorber inversiones millonarias ya que las PYMEs también pueden
sacarle provecho si se tiene una adecuada planeación y un poco de
paciencia; podemos decir que hoy en día los sistemas ERP son para
todos, ya existen diferentes compañías que están especializadas en
tratar de satisfacer las necesidades de la pequeña y mediana
industria en donde tienen aplicaciones específicas para cada ramo
industrial en donde solo se necesita realizar unos pocos ajustes
para dejarlo casi perfecto para la empresa además de que también
cuentan con planes de financiamiento accesibles y proporcionan todos
los servicios de asesoría y soporte al cliente.
Entre las principales
razones que justifican el por qué deben las empresas invertir en un
sistema ERP podemos encontrar:
- Se reduce la incertidumbre con
respecto a la veracidad de la información, es decir todas las
áreas de la empresa manejan la misma información integrada, no
existen diferentes sistemas departamentales que hacen que pueda
haber datos corruptos y que ponen en duda la veracidad de la
información y por lo tanto ponen en peligro la toma de
decisiones.
- Mejora considerable en la comunicación
interdepartamental permitiendo tener un mayor conocimiento de lo
que esta sucediendo en la empresa.
- Se elimina la duplicidad de
información, se cuentan con datos más robustos produciendo
información más confiable.
- Se hace más eficiente la integración
de los procesos comerciales.
- El acceso a tecnología de clase
mundial.
- El aumento de la productividad es
inminente gracias a la automatización de los procesos y la
integración del negocio.
Se debe tener en cuenta que
al implementar un sistema ERP no todo va a ser "color de rosa"
dentro de la empresa, es necesario realizar una adecuada selección
en donde se tenga la seguridad de que existe un compromiso tanto por
parte de los proveedores de soluciones como por parte de los
integrantes de la empresa, entre los principales puntos que se deben
tener en cuenta para lograr una adecuada implementación
son:
- Se debe realizar un análisis detallado
de la situación actual de la empresa así como plantearse los
objetivos que se quieren lograr con la implantación del sistema,
contando con el apoyo total de la dirección pues no se debe tomar
el proyecto como exclusivo del área de sistemas.
- Tener un estricto cuidado en la
elección de la herramienta y proveedor seleccionados ya que si
estos no son los adecuados para el tamaño y tipo de giro de su
empresa el tratar de realizar la implementación de un ERP puede
ser una pesadilla muy costosa y larga.
- Se debe de tener en cuenta que la
implementación no termina solo con la puesta en marcha del ERP, se
deben considerar los cambio y adecuaciones que son indispensables
para personalizar y ajustar el sistema a los procesos comerciales
por lo que es muy difícil el lograr especificar exactamente el
costo y tiempo que tomara la implementación; entre menos cambios
se requieran hacer el sistema será más rápidamente implantado y a
menor costo, por lo que se recomienda escoger un sistema que se
adapte lo más posible a la actividad de la empresa.
- Se debe realizar una adecuada campaña
informativa dentro de la empresa para que los empleados logren
asimilar el cambio de la mejor manera posible, el tomar conciencia
de que los empleados son una parte vital del éxito en la
implementación del sistema dará una perspectiva diferente a los
administradores del proyecto.
- Se debe contar con un líder de
proyecto, aunque el proyecto es de toda la empresa, es necesario
tener un líder que conozca perfectamente la empresa, que sea capaz
de tomar decisiones, resolver conflictos, coordinar esfuerzos y
delegar tareas. El líder de proyecto y los directivos deben estar
totalmente comprometidos con el objetivo que se quiere alcanzar
con el proyecto.
- Es conveniente eliminar las
situaciones burocráticas para lograr una inmediata solución de
problemas.
- Es necesario contar con una adecuada
capacitación para el personal y eliminar al máximo la rotación de
personal, la retención de personal capacitado y comprometido es
una necesidad.
- Las aplicaciones para los usuarios
finales deben de hacer un proceso interno de manejo de información
transparente para el usuario, ya que no todos los usuarios de esos
sistemas son expertos ni tienen por que serlo, este tipo de
sistemas son utilizados tanto por directivos y ejecutivos como por
las personas que realizan la diaria operación de los procesos, en
donde todos en su medida requieren tener información que les ayude
a la toma de decisiones.
Se debe de pensar en que
estrategias deben de implementarse para lograr una adecuada
implementación de los sistemas ERP, en donde se tenga el interés
principal de que el sistema tenga éxito y que cumpla con los
objetivos que la empresa esperaba, se deben de estudiar
detalladamente las necesidades reales de la empresa, los recursos
tanto tecnológicos como de presupuesto con los que cuenta y dejar
bien en claro que es lo que podrá realizar el sistema y que no,
además de saber las necesidades de tiempo de implementación y
funcionamiento que se tienen. Podemos encontrar dos tipos de
estrategia para llevar a cabo la implementación de un sistema
ERP.
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Estrategia
tradicional |
Estrategia
acelerada |
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La empresa liderea y
ejecuta el proyecto con el apoyo de una empresa
consultora. |
La empresa supervisa
el proyecto y éste es ejecutado por una empresa
consultora. |
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Se realiza una
revisión de los procesos actuales, se define un modelo
funcional y tecnológico de empresa a ser implementado que
responde al plan de negocios actual y futuro. |
Se utiliza un modelo
existente de empresa que se basa en las mejores prácticas
mundiales probadas. Generalmente existe un desfase de tiempo
entre el modelo escogido y la última versión del
producto. |
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El modelo de negocios
que se desarrolla es único, esta basado en el tipo de
industria y sugiere las mejores prácticas de la misma, refleja
la estrategia de la gerencia de alto nivel y se desarrolla
considerando todos los recursos que existen en la cadena de
valor de la empresa. |
El modelo de negocios
que se elige, ejecuta las mejores prácticas que se han
obtenido de las empresas líderes del sector, permite
seleccionar algunas variables que tienden a reflejar la
estrategia de la gerencia de alto nivel y no permite tanta
personalización a la realidad de la empresa. |
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Al liderar el
proyecto la empresa se involucra totalmente en el mismo, esto
trae un sinnúmero de ventajas y permite lograr un nivel
adecuado de autonomía futura para modificar el sistema que
respondan a los cambios del mercado. |
La empresa comparte
el riesgo de implantación con el socio tecnológico
seleccionado. Esto permite minimizar las situaciones
imprevistas durante el proyecto, lo cual ocasiona menos
desvíos en los esfuerzos, tiempos y presupuestos.
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La empresa debe
asignar los mejores recursos que tiene al proyecto para lograr
los objetivos. Esto trae cierto riesgo operativo durante el
proyecto, adicional al riesgo propio del mismo. |
No se obtiene el
grado de autonomía adecuado, lo cual establece una dependencia
con el proveedor. Esto incrementa el costo de mantenimiento
del sistema. |
Los ERP ofrecen muchas
ventajas a y ahorros significativos a las empresas, pero es muy
importante medir correctamente estos ahorros ya que en algunos casos
la implementación de este tipo de herramientas es muy costosa si no
se tiene un plan bien definido de que es que lo se que quiere lograr
y cuales son los recursos para hacerlo.
Esta claro que es muy
importante adaptarse a los cambios y avances tecnológicos a la
brevedad posible para que las empresas sean competitivas y tengan
crecimiento e internacionalización pero, no por querer entrar rápido
a la era tecnológica deben aventurarse y entrar de lleno y con
inversiones mal planeadas y proyectos mal estructurados, ya que la
empresa corre el riesgo de fracasar con inversiones que podrían
causar un daño considerable en la estabilidad de la
empresa.
Conclusión
La implementación de
sistemas ERP ya no es un sueño imposible para la PYMEs, ahora se ha
convertido en una realidad palpable en donde cualquier empresa que
tiene el deseo de mejorar e integrar sus procesos internos puede
hacerlo, actualmente las empresas pueden contar con información
suficiente que les permita hacer una selección correcta para la
implementación de herramientas tecnológicas que los apoyen a seguir
creciendo y demostrando que no solo las grandes multinacionales son
los que merecen la atención de los proveedores de herramientas, y
para muestra basta con decir que compañías de la talla de SAP esta
poniendo un gran esfuerzo para lograr que sus productos entren a
competir en la PYME.
Los proveedores de
herramientas tecnológicas se han dado cuenta de que la PYME tiene un
gran futuro y que depende de ellos el poder ofrecer soluciones que
puedan adaptarse a las necesidades de este segmento de mercado ya
que muchos proveedores ya están enfocados a prestar sus servicios
ofreciendo herramientas en precios moderados con financiamientos
flexibles e incluso la renta de herramientas lo que hace que la
implementación sea casi inmediata con una inversión mínima y con
resultados visibles en muy poco tiempo.
Los sistemas ERP traerán
consigo no solo las ventajas de la automatización e integración de
los procesos y todo lo bueno que el sistema puede hacer por la
empresa, también traerá una resistencia al cambio, una nueva manera
de hacer negocios, una reigeniría dentro de la empresa; en sí lleva
a cambiar las formas de trabajo y de organización dentro de la
empresa por lo que es necesario estar preparados para enfrentar de
manera positiva estos cambios y sobre todo hacer de este nuevo
proyecto un esfuerzo corporativo en donde todos los integrantes de
la empresa se sientan parte del cambio.
Es importante recalcar que
en muchas de las herramientas tecnológicas, y esta no es una
excepción, el éxito de su implantación y aceptación depende
principalmente del recurso humano con el que cuenta la empresa,
además del nivel del compromiso que tenga la alta dirección hacia el
proyecto sin olvidar una adecuada planeación e información para toda
la empresa haciéndoles saber el avance del proyecto, las etapas en
las que cada área estará involucrado haciendo especial énfasis en
los beneficios que el éxito del proyecto traerá para toda la
organización.
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