PLANIFICACION Y GERENCIA 

EN TIEMPOS DE CRISIS

 

"VER RETOS EN LUGAR DE OBSTACULOS"

DEFINICION DE PLANIFICACION.

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f).

"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).

"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.

"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).

"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).

"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,1987).

En lo personal esta me parece muy adecuada: "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998). Sin embargo, en prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas).

DEFINICION DE CRISIS.

Podemos definir Crisis como "toda situación caracterizada por cambios imprevistos en las variables críticas que regulan su funcionamiento y pérdida de control sobre las mismas, con potencial de generar consecuencias graves al sistema que la sufre".  La planificacion y gerencia en tiempos de crisis es un tema relativamente nuevo que se viene desarrollando con mayor fuerza en los ultimos 10 años, podemos nombrar el caso de Argentina en el cual convergen varios fatores (Politicos, Economicos, Sociales) como uno de los motores que nos motivan a planificar diferentes estrategias a ejecutar en tiempos de crisis y no esperar que las vicissitudes toquen nuestras puertas para comenzar a pensar en que pasos debemos dar para salir del obstaculo que se nos presenta.

 

Para poder hablar sobre la Planificacion en tiempos de Crisis" primero se debe entender que es una crisis.  La palabra crisis viene del griego "crisis" que quiere decir punto decisivo y eso a su vez viene del indo europeo "skeri" que quiere decir cortar, separar.  Teniendo estas 2 definiciones se puede decir que la crisis es  el punto de quiebre, el cual puede ser para mejorar o empeorar.  Es por esto que en chino se escribe de la siguiente forma.

 

Todos hemos tenido crisis en diferentes momentos de nuestras vidas y seguramente asociaremos las etapas que se mencionan en los siguientes parrafos con estos momentos.

ETAPAS DE LA CRISIS.

La crisis la podemos dividir en varias etapas, una etapa inicial conocida como shock la cual tiene 2 fases, la primera es la incredulidad (nunca me espere esto, no lo puedo creer) y una segunda que es la aceptacion. 

Despues viene la segunda etapa que es la incertidumbre. En esta etapa pasamos por varios estados uno de ellos es la ilusión donde creemos que todo se va a solucionar, sin embargo al ver que no ocurre pasamos por la apatia (no nos importa nada) las creencias mágicas (la persona cree que las cosas se arreglarán porque un astrólogo se lo dijo) y finalmente pasamos por el fatalismo, donde llegamos a la conclusion que eso no tiene solucion.

Por ultimo viene la tercera y ultima etapa que es el desenlace, y este puede ser positivo o negativo, muchas veces tiene poco que ver con los sucesos que hayan ocurrido durante la crisis y peor aun con nuestro comportamiento durante la crisis.  Para que el desenlace sea positivo sin importar los hechos acontesidos es necesario derivar un aprendizaje de la crisis la cual puede ser muy útil tanto en lo personal como en el ambiente laboral.

Planificacion en tiempos de Crisis.

La gestión (planificación, dirección, control) de situaciones críticas constituye un área que intenta superar hábitos de dirección puramente reactiva (Improvisación) y sustituirlos por una cultura de la dirección proactiva que se basa en la Planificacion. 

Víctor Frankl decía que " el hombre sólo puede vivir mirando al futuro, y esto puede ser su salvación, aunque algunas veces deba forzar su mente para hacerlo ". Si decidimos pensar racionalmente, en momentos de crisis, superando nuestros estados emocionales, tenemos la oportunidad de visualizar posibilidades a futuro.

Milagros Sanoja, country manager de Sun Microsystems en una entrevista realizada por PCWORLD menciona que siempre han existido variables en nuestro pais que nos imponen nuevos retos y a pesar de las diferentes circuntancias economicas, sociales y politicas que se nos presentan debemos buscar de forma inteligente las estrategias adecuadas para seguir adelante y cumplir nuestros objetivos.  La situacion actual de nuestro pais hace que la planificacion en Sun se realice pensando en muy corto plazo en el sentido de determinar las acciones adecuadas porque no están claros los diferentes escenarios esto es lo que Milagros Sanojas llama Gerencia de Crisis.  Tienes que estar mirando todo el tiempo rápidamente que vas a hacer y no esperar mucho tiempo para tomar las decisiones.

La gestión de la crisis, ante un evento que amenace con destruir o deteriorar seriamente el sistema existente y su capacidad de crear valor, tiene que comenzar por una “observación” (lo más objetiva que sea posible) de las situaciones probables. Este paso esencial en el ciclo de solución de problemas exige, entre otros puntos:

Personalmente trabajo en el area de operaciones de CANTV donde administramos plataformas criticas de la corporacion (Sistema de Recaudacion en Linea de CANTV, Correo de CANTV.NET, etc) y constantemente estamos pensando en puntos de falla en las diferentes plataformas y la forma en que podemos minimizar el impacto al cliente en caso de alguna falla con el fin de tener bien definido el procedimiento a ejecutar para resolver las fallas en el menor tiempo posible, evitando de esta forma trabajar en forma reactiva lo cual crearia insatisfaccion en los clientes que se verian reflejados en un mayor numero llamadas al Helpdesk y por consiguiente ruido negativo para nuestra coordinacion.  Es importante recordar que la planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos, lo cual nos lleva a actualizar continuamente nuestras plataformas, redes y documentacion que permite coordinar los esfuerzos/ recursos y tomar desiciones adaptadas a nuestra realidad  coorporativa.
 

Planificación y niveles gerenciales, los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la organización y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la alta dirección. Los administradores de nivel medio usualmente invierten más tiempo en la planeación que los administradores de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior.

        El tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida que éstos ascienden en la organización. Normalmente los administradores de nivel inferior planean a corto plazo, los administradores de nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado y los administradores de nivel superior planean a un plazo más prolongado.  La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la situación organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.

 

Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas.  La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y en las formas generales para alcanzarlos.  La opción frente a la planificación es la improvisacion, actividad aleatoria, no coordinada e inútil.  Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes pero es importante que estos existan.

 

        Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados obtenidos y los eventos esperados.

 

CONCLUSION.

La planificacion tanto a nivel personal como laboral es un punto que debemos tener en cuenta ya que de esta dependera el exito o fracaso en nuestras vidas, a lo largo de nuestra vida se presentan diferentes momentos que consideramos de crisis los cuales nos pueden llevar tanto al exito como a la derrota el conocer las diferentes etapas de la crisis nos puede ayudar a afrontarla y salir adelante, tambien debemos tomar en cuenta que de acuerdo a nuestra experiencia podemos estar en capacidad de programar actividades a corto, mediano o largo plazo y ajustarla deacuerdo a las diferentes variables de nuestro entorno.  Existen varios reportajes donde nos indican que el fracaso de mas del 60% de los nuevos negocios se presenta por la carencia de estudio y planificacion lo cual nos llama a la reflexion, planificar las actividades orientadas a lograr un objetivo es un paso vital para prevenir llegar a momentos que consideramos de crisis permitiendonos reorientando el rumbo de nuestros recursos en momentos oportunos y ejecutando las actividades/procesos previamente identificados.

Actualmente vivimos en una epoca considerada por mucho de crisis para algunos por causas Economica, Politica y/o Social en la que existe una inestabilidad debemos saber que donde se cierra una puerta otras mil se estan abriendo, no veamos obstaculos en nuestra vida debemos ver nuevos retos que nos ayudaran a crecer y serviran en nuestro desarrollo personal/profesional.