PLANIFICACION
La planificación es el
proceso mediante la cual se decide la direccionalidad
de las organizaciones. Se fijan objetivos futuros y se trazan trayectorias para
la consecución de tales objetivos. También, la planificación permite el
equilibrio entre la organización y su entorno, procurando responder
eficientemente a las demandas ambientales a partir de un flujo constante de
información. Las organizaciones no son entes inertes a los cambios del entorno,
a través de acciones planificadas las mismas intentan generar cambios en ese
ambiente, a fin de que este modifique su situación
La planificación, bajo
el enfoque estratégico, es concebida como un proceso mediante el cual los
directivos en una organización, analizan y procesan información de su entorno
interno y externo, evaluando las diferentes situaciones vinculadas a la
ejecutoria organizacional para prever y decidir sobre la direccionalidad
futura.
Existen tantos planes a
largo y medio plazo como objetivos se puedan distinguir. Puesto que todo
objetivo debe nacer, más o menos directamente, de una estrategia, la
planificación estratégica es la elaboración de las fases primeras de los planes
principales. Todo plan empieza siendo una idea y acaba siendo un hecho: esta es
su función.
Para entender un poco
más este tema, se detallan a continuación una serie de definiciones
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar
dichas metas" (Stoner,1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la
organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos
futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un
plan",(Sisk,s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado
para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).
"La planificación se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de
decidir antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene
que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick,
1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde
queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos
requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay
que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).
"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de
acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el
objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan
realizarse y escoger la mejor.
"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un
futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos
y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez,
1982).
"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al
futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales".(Terry,1987).
En prácticamente todas
las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes
importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los
medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas).
Implica además un proceso de toma
de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización
(representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para
lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres
características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar
acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional:
futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos
necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.
En general, las organizaciones tienen
características comunes. Señala Dessler, que las
mismas pueden ser resumidas en las siguientes:
a) son
unidades sociales con un propósito
b) están
formadas por personas que llevan a cabo tareas diferenciadas y coordinadas que
les permiten contribuir a los propósitos organizacionales y
c)
tienen uno o más administradores que cumplen tareas de planeación, dotación,
organización, dirección y control del personal, las tareas y los resultados.
Una
organización consiste en un conjunto de unidades diferenciadas con relación a
la naturaleza de las tareas que en cada unidad se ejecutan, esto es, existe una
división del trabajo. Estas unidades se mantienen con arreglo a una jerarquía
en el sentido que el responsable de una unidad reporta a un responsable de
mismo alto nivel en la organización. Es a este nivel de unidades diferenciadas
que se formula el plan operativo.
El
número y naturaleza de las unidades organizacionales así como su nivel de
autonomía depende de la situación respecto al ambiente en el cual la
organización se desenvuelve. Esta adaptación a la situación ambiental puede ser
explicada en términos de diferenciación e integración. La necesidad de
diferenciación al interior de las organizaciones está relacionada a la
incertidumbre y fluctuaciones que ocurren en el entorno, en otro sentido, un
gran número de unidades y una mayor variedad de funciones que éstas desempeñan,
demandan la necesidad de integración del trabajo de estas unidades separadas.
Una organización efectiva será, por tanto, aquella que su estructura responde a
las características ambientales, su nivel de diferenciación es consistente con
la complejidad de su entorno y su integración es apropiada al nivel de
diferenciación.
Dado
que las organizaciones están constituidas por personas, las organizaciones en
si mismas, no poseen objetivos. Los "objetivos organizacionales" se
refieren generalmente a objetivos de la alta gerencia. Por tanto, se debe
distinguir entre los objetivos que la alta gerencia pretende alcanzar de los
objetivos de los otros participantes en la organización (trabajadores,
empleados, etc); estos poseen sus propios objetivos
personales que desean lograr; estos objetivos personales están relacionados con
la satisfacción de sus propias necesidades. Es difícil que ocurra una perfecta
congruencia entre los objetivos individuales y los objetivos organizacionales.
La
participación de las personas en el logro de los objetivos fijados se mueve
entre la cooperación y el conflicto. Un esfuerzo gerencial significativo se
refiere a mantener un balance apropiado entre las fuerzas que crean conflicto y
las que crean cooperación. Algunos conflictos no solo son inevitables, sino
también deseables. El conflicto resulta la competencia entre participantes para
la promoción de otras formas de necesidades no satisfechas
Características de la planificación
Planificando conseguimos lo siguiente:
Establecer la dirección a seguir por la empresa y sus unidades de
negocio
Examinar, analizar y discutir sobre las diferentes alternativas
posibles.
Supone mayores beneficios y menores riesgos
1. ¿Dónde estamos hoy?
Análisis de
Análisis del Entorno
Análisis Interno
Análisis de
2. ¿Dónde queremos ir?
Objetivos y Metas a largo
plazo
3. ¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir?
Comprender el Mercado
Comprender
Diseñar las Estrategias apropiadas
El
Análisis de Problemas en
Los
problemas constituyen el primer insumo del proceso de planificación. Se
planifica a fin de que la presencia de estos problemas sea controlada,
minimizada o prevista por los actores que gobiernan los procesos
organizacionales. Sin problemas la planificación se hace innecesaria.
Al
planificar basándose en problemas se procura la concentración del esfuerzo
institucional en los asuntos que obstaculizan los procesos organizacionales y
que afectan negativamente los productos que como res-puesta se provee al
entorno.
El
análisis de la realidad que se pretende intervenir a través de un proceso
planificado de acciones se descompone en varias etapas secuénciales:
identificación de los problemas, descripción del mismo, de sus causas y
efectos, la jerarquización de causas, la diagramación
y la selección de nudos críticos
Por qué fracasan las
planificaciones estratégicas
En general, las planificaciones estratégicas fracasan
por dos tipos de razones: estrategia inapropiada y pobre implementación. La
estrategia puede ser inapropiada debido a:
·
recogida
inapropiada de información
·
no se ha
entendido la verdadera naturaleza del problema
·
es incapaz de
obtener el objetivo deseado
·
no encaja los
recursos de la organización con el entorno o no es realizable.
Una estrategia puede ser
implementada de forma pobre debido a:
·
sobreestimación
de los recursos y habilidades
·
fracaso de
coordinación
·
intento poco
efectivo de obtener el soporte de otros
·
subestimación de
los recursos de tiempo, personal o financieros necesarios
·
fracaso en
seguir el plan establecido.
Conclusiones
La alta gerencia debe formar una visión de hacia donde se necesita
dirigir a la organización, proporcionando así una dirección a largo plazo y con
esto establecer la misión, para transformar la misma en objetivos específicos
de resultado, establecer metas y fijar políticas, creando con esto la base para
el establecimiento de las estrategias y los planes de acción coherentes que
produzcan los resultados deseados.
Una vez desarrollado todo esto,
debe implantar y poner en práctica la estrategia seleccionada de manera
eficiente y eficaz, evaluando periódicamente los resultados, para realizar si es necesario las correctivos en la misión, los objetivos, la
estrategia ó en el mecanismo de implantación.
Las organizaciones deben
tener claro que las estrategias deben ser establecidas a largo plazo y de
manera gradual, buscando metas claras y ambiciosas, pero adaptadas a la
realidad, es decir utilizar metas a largo plazo, que centren la atención de
toda la organización en el objetivo a conseguir y las metas a medio plazo, que
aseguren el avance del camino elegido
Debe hacerse notar que ni la planificación
estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea
efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que
nunca debe terminar en una organización; debe ser vigilada periódicamente,
revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los
eventos.
Bibliografía
Dillon, Leonor.
"Planificación". Publicación digital (CD). TRAIN4YOU,
Caracas 2004.
Infografía
http://www.oocities.org/luibar.geo/Planification.html#Introducción%20a%20la%20planificación
http://personales.com/venezuela/merida/gepsea/plapro.htm. Este artículo
habla de la planificación como proceso
http://ricoveri.ve.tripod.com/ricoverimarketing2/id76.htmlEste
artículo habla del proceso de Planificación estratégica en la organización
http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_estrat%C3%A9gica
Este artículo explica como la
estrategia
analítica es el proceso de desarrollo e
implementación de planes para alcanzar propósitos y objetivos
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/No10/planificacionestrat%C3%A9gica.htm
Este artículo trata de
Última
actualización: 04/08/06
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