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ANÁLISIS
EL BACK OFFICE DE
UNA INTRANET CORPORATIVA
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Resumido
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La Intranet no sólo es contenido y
comunicación interna. La otra cara de la moneda, la que no es
visible al usuario, implica sendos desarrollos de software y
hardware, manejos de bases de datos, sistemas de seguridad y
servidores web aplicados internamente. Todo esto para que los
diversos departamentos de una compañía, especialmente el de
RR.HH. puedan potenciarla.
Una de las razones más
importantes por la cual las empresas instalan una Intranet
corporativa es para permitir a sus empleados trabajar mejor
juntos, centralizar la información recopilada en bases de
datos y hacerla accesible desde diversos puestos de trabajo u
otros puntos externos autorizados.
Cuando se diseña un
proyecto de Intranet hay diversas áreas involucradas:
comunicaciones, diseño, sistemas. En general, la forma de
entregar el contenido estará dada por la utilidad de sus
usuarios. Sin embargo, detrás de todo contenido existen
robustos sistemas de bases de datos que se acceden a través de
la Intranet, según sean sus requerimientos. En este aspecto,
una buena Intranet no sólo incluye noticias de la empresa y
comunicación interna, sino acceso a plataformas de Recursos
Humanos como vacaciones, planillas, certificados médicos,
liquidación de remuneraciones y e-learning, entre
otros.
La plataforma de Intranet adquiere aún mayor
importancia cuando en ella están incluidas aspectos claves del
negocio como manejo de inventario de productos, administración
de ventas e incluso transacciones con clientes y proveedores
externos. Por tanto, para un buen aprovechamiento del
contenido y de las aplicaciones de una Intranet se hace
esencial una alta disponibilidad y el manejo de transacciones
seguras, accesibles y soportadas bajo un robusto desarrollo
tecnológico basado por lo general en servidores
web.
Uno de los mayores problemas de la gestión de la
información interna de las empresas es la variedad de
plataformas y sistemas informáticos existentes en cualquier
organización, y los problemas para compartir información entre
ellos. La gran ventaja de Internet es que da cabida a todo
tipo de equipos, fabricantes, redes, tecnologías y medios
físicos de transmisión. Con estas premisas, una idea muy
interesante es utilizar las tecnologías de Internet dentro de
una organización.
Cómo funciona una
Intranet
Las Intranets están basadas en la
arquitectura cliente / servidor. El software cliente, un
navegador para Web, se ejecuta en un PC local, y el software
servidor (webserver) en una Intranet anfitriona. Una Intranet
se compone frecuentemente de un número de redes diferentes
dentro de una empresa que se comunica con otra mediante el
protocolo TCP/IP.
Entre las aplicaciones más comunes
están las que permiten a la gente comunicarse entre ellas vía
e-mail y tablones de mensaje públicos, colaborar en la
producción, informarse de noticias internas y llenar
formularios. La mayoría del software que se utiliza es
estándar y los programas personalizados se construyen
frecuentemente usando el lenguaje de programación de Java y el
de guión de CGI.
Al igual que en Internet, la pieza
clave de la Intranet es la World Wide Web, en donde en este
caso, la información de la empresa esté accesible sólo a los
miembros de la organización. La mayoría de las Intranets
tienen que conectarse a bases de datos que fueron creadas con
anterioridad. A menudo, esta información está alojada en
software y hardware que usan tecnologías antiguas. Lo que se
debe hacer en estos casos es agrupar todo a formato HTML, es
decir, el usado para desplegar páginas web.
Según
diversos estudios, actualmente el costo de un usuario de
Intranet oscila entre los US$20 y US$50. Debido a esta razón,
la mayoría de las empresas grandes poseen proyectos en esta
área. Conocido es, por ejemplo, el caso de la Intranet del
Estado de Chile, la cual desde sus inicios (1999) tuvo como
objetivo reunir las redes internas de todas las reparticiones
del Gobierno a lo largo del país. Su desarrollo y
estructuración ha requerido una tarea titánica y no tanto por
la comunicación entre los diversos nodos, sino, justamente por
el tema de reunir todo el backoffice de las entidades
estatales en un área común que pueda conversar sin
problemas.
Total disponibilidad
Cualquier
desarrollo de una Intranet debe tomar en cuenta los siguientes
puntos:
Fácil adaptación y configuración a la infraestructura
tecnológica de la empresa.
Disponibilidad en todas las plataformas
informáticas.
Posibilidad de integración con las bases de datos internas
de la empresa.
Rapidez de respuesta a los requerimientos del
usuario.
En cuanto al último punto, el de la rapidez,
cabe mencionar que la Intranet es un gestor de información al
que los empleados acceden en busca de soluciones puntuales.
Desde el momento en el que se produce esta interacción, se
convierte en un vehículo comunicacional. Ahora bien, no hay
que confundir los dos términos: información y comunicación. La
base de cualquier comunicación está en un esquema muy
sencillo:
entrada ---> procesamiento --->
salida.
Tomando en cuenta esto, una Intranet tiene que
ser rápida. Esta afirmación que puede parecer inocentemente
lógica, implica una serie de aspectos en la configuración
tecnológica y gráfica. Para empezar, la interfaz gráfica de la
Intranet debe ser liviana y cargarse rápidamente.
Hay
que tener en consideración que la Intranet facilita un proceso
de comunicación (de ida y vuelta). Por eso la velocidad de
respuesta en el caso de que una web pese mucho se duplica. Del
mismo modo, hay que procurar diseñar frames simples: tablas
con pocos datos, muy específicos e intuitivos, dado que cuanto
más datos tenga la web, más tardará en cargarse.
Por
otra parte, los servidores de la Intranet, tanto el servidor
web como el de base de datos, deben estar capacitados para
soportar los diferentes clicks que contra él se estén
llevando. Es decir, debe adaptarse a las necesidades de la
organización y a los hábitos de uso de la Intranet que en la
misma se crean.
Es de perogrullo indicar que una
solución óptima para acelerar los tiempos de respuesta es
emplear routers profesionales, tema que será explicado un poco
más adelante en este análisis.
Otro punto importante en
cuanto a la capacidad de estar 100% disponible es tomar en
cuenta qué sucede cuando la Intranet comienza a sobrepasar un
cierto tamaño o se extienden por varias localizaciones
geográficas, lo que implica que se haga complicado manejarla
como una sola red. Para resolver el problema, la Intranet se
puede subdividir en varias subredes. O sea, subsecciones de
una Intranet que las hacen más fáciles de
administrar.
De las bases de datos a la
información
En principio, cualquier aplicación de
red es aplicable a una Intranet. Pero debido al ancho de banda
limitado (esto es una limitación de cualquier WAN), las
mejores aplicaciones son las llamadas transaccionales, las
cuales se desarrollan a través de transacciones discretas, y
no de las interactivas, en las cuales existe una interacción
permanente entre el usuario y el programa.
Las
experiencias de Intranet realizadas en diferentes
organizaciones revelan que los contenidos informativos
accesibles a través de los mismos responden, en general, a las
siguientes áreas:
a) Acceso a directorios
internos: búsqueda de teléfonos, direcciones, agendas y
programaciones, entre otros.
b) Acceso a las
bases de datos de la empresa.
c) Publicación de
documentos internos: informes económicos, listas de precios,
publicaciones y manuales de producto. Distribución de
aplicaciones.
d) Creación de aplicaciones
sencillas de trabajo en equipo.
Según estos
requerimiento, las principales áreas de una empresa que están
incluidas en las bases de datos de una Intranet son las
siguientes:
1. Contabilidad: Mediante una
Intranet se pueden integrar las funciones contables y
financieras del día a día. Por ejemplo, capturar datos
contables, los cuales son utilizados por determinados
programas que son accesibles mediante Web. También, la
Intranet puede ser un medio para que la información contable
esté disponible para los usuarios internos. Otras aplicaciones
en este ámbito son:
Dar a conocer las políticas contables de la
empresa.
Tramitar cuentas de gastos.
Informar sobre clientes que presentan problemas y estado
de pagos.
2. Marketing: Mediante una
Intranet se puede informar al personal de ventas sobre
productos (precios, promociones, características), su
disponibilidad y los plazos de entrega. Además, es un
excelente medio para un "servicio de postventa" para los
clientes.
3. Producción: La Intranet, al
ser una parte de la red interna de una compañía, también sirve
para trabajar colaborativamente, por lo cual se deben
implantar software para dicho requerimiento.
4.
Recursos Humanos: La tecnología y el backoffice detrás
de una Intranet son elementos bastante interesantes para el
departamento de RR.HH. de las grandes corporaciones, ya que
permite intercambiar información con los empleados de forma
rápida y accesible.
A primera vista, se puede apreciar
que es una excelente herramienta, por ejemplo para la
publicación de boletines informativos, foros, eventos, álbumes
fotográficos y en general una gran cantidad de información que
va muy de la mano con las comunicaciones internas.
Sin
embargo, una buena implantación y conversación con las bases
de datos del departamento de RR.HH. permite aplicaciones más
críticas como la canalización de información confidencial,
entrega de certificados, liquidación de remuneraciones e
incluso planes de formación a través de la Intranet.
Es
en esta área en donde la Intranet se hace más poderosa,
tomando en cuenta los objetivos internos al interior y
comunicacionales de una
organización.
Seguridad
Las Intranets
requieren varias medidas de seguridad para evitar los ataques
externos e internos a la información. Estas políticas incluyen
una combinación de hardware y software que proporcionan el
control del tráfico; la encriptación y las contraseñas
para convalidar usuarios; y las herramientas del software para
evitar y curar de virus, bloquear sitios indeseables y
controlar el tráfico.
El término genérico utilizado
para formar una barrera de seguridad es el
firewall (cortafuegos), que es una combinación
de hardware y software que controla el tipo de servicios
permitidos hacia o desde la Intranet. Los servidores
sustitutos son otra herramienta común utilizada para construir
un firewall. Un servidor sustituto permite a los
administradores de sistemas seguir la pista de todo el tráfico
que entra y sale de una Intranet.
Otro factor clave en
el diseño de la seguridad de una Intranet son los sistemas
de autentificación o de gestión de identidades que se
emplean para asegurar que cualquier persona que quiera acceder
a un recurso sea realmente la persona que dice ser. Los
sistemas de autentificación normalmente utilizan nombres de
usuario, contraseñas y sistemas de encriptación.
Lo que
hace la encriptación es crear algoritmos mediante
combinaciones numéricas para que sólo alguien con acceso a
códigos específicos pueda descifrar y comprender la
información. La encriptación se emplea también cuando se
envían datos entre Intranets en Redes VPN.
Los sistemas
de contraseñas en un sistema e autentificación eficaz, debe
ser una de las políticas más importantes, ya que por lo
general estos password constituyen la primera y tal vez única
manera de autentificación y, por tanto, la única línea de
defensa contra ataques. Éstas establecen quién asignará la
contraseña, qué longitud debe tener, a qué formato deberá
apegarse, cómo será comunicada, etc.
Otra manera de
asegurarse de que las personas impropias o los datos erróneos
accedan a la Intranet es usar un router para
filtrar. Este es un tipo especial de router que examina la
dirección IP y la información de cabecera de cada paquete que
entra en la Intranet y sólo permite el acceso a aquellos
paquetes que tengan direcciones u otros datos, como e-mail,
que el administrador del sistema ha decidido previamente que
pueden acceder a la Intranet.
En conclusión las
Intranets permiten a los empleados trabajar en grupo, acceder
a información personal y corporativa y en un segundo paso, a
mantener comunicación con clientes y proveedores, generando
aplicaciones que sirvan para el negocio. Esto puede sonar muy
bien. Incluso, con un buen diseño y un atractivo trabajo de
contenido la Intranet puede ser un ejemplo de modernidad para
la empresa. Pero detrás de la cara visible, está la cara
oculta, la arquitectura que soporta al contenido, clave
esencial para que tenga un buen funcionamiento y sea un
verdadero beneficio y apoyo a la empresa, más que un cuadro
ornamental del
computador.
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