AUDITORIA DE SISTEMAS

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Auditores y Asesores en Contabilidad y Sistemas.

 MOTIVACIÓN

 

El propósito de esta guía es el de conocer y entender que la Auditoría de Sistemas es la verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad  y presentar recomendaciones.

 

CAPITULO I.  AUDITORIA DE SISTEMAS

 

OBJETIVO:  Una vez desarrolladas las diferentes actividades de la presente guía el alumno en formación estará en capacidad de identificar claramente que es, para que sirve, como y porque se utiliza la Auditoría de Sistemas. Se considera logrado el objetivo si el alumno logra definir, como y porque se utiliza y el campo de acción de la Auditoria de Sistemas.

 

TEMAS:

 

1. AUDITORIA DE SISTEMAS.   (8 Horas)

- Generalidades

- Conceptos de Auditoría de Sistemas

- Tipos de Auditoría de Sistemas

- Objetivos de las Auditoría de Sistemas

- Justificativos para efectuar una Auditoría de Sistemas

- Características de la Auditoría de Sistemas

- Papel de Auditoría de Sistemas

- Alcance de la Auditoría de Sistemas

 

  

APOYO DOCUMENTAL DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS

 

  1. GENERALIDADES.

 

A finales del siglo XX, los sistemas informáticos se constituyeron en las herramientas más poderosas para materializar uno de los conceptos más vitales y necesarios para cualquier organización empresarial, los Sistemas de Información de la Empresa.

 

La Informática hoy, esta subsunida en la gestión integral de la empresa, y por eso las normas y estándares propiamente informáticos deben estar, por lo tanto, sometidos a los generales de la misma. En consecuencia las organizaciones informáticas forman parte de lo que se ha denominado el “Management” o Gestión de la empresa. Cabe aclarar que la Informática no gestiona propiamente la empresa, ayuda a la toma de decisiones, pero no decide por si misma. Por ende, debido a su importancia en el funcionamiento de una empresa, existe la Auditoría Informática.

 

El termino de Auditoría se ha empleado incorrectamente con frecuencia ya que se ha considerado como una evaluación cuyo único fin es detectar errores y señalar fallas. A causa de esto, se ha tomado la frase “Tiene Auditoría” como sinónimo de que, en dicha entidad, antes de realizarse la Auditoría, ya se habían detectado fallas.

 

La Auditoría es un examen crítico que no implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un organismo.

 

La palabra Auditoría viene del latín auditorius y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de oír y revisar cuentas, pero debe estar encaminado a un objetivo especifico que es el de evaluar la eficiencia y eficacia con que se esta operando para que, por medio del señalamiento de cursos alternativos de acción, se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan, o bien mejorar la forma de actuación.

 

El auditor informático ha de velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz Sistema de Información. Para la realización de una Auditoría Informática eficaz, se debe entender a la empresa en su más amplio sentido , ya que una universidad, un Hospital son tan empresa como una sociedad anónima. Todos utilizan la Informática para gestionar sus negocios de forma rápida y eficiente con el fin de obtener beneficios económicos y reducción de costos.

 

2. CONCEPTOS DE AUDITORIA DE SISTEMAS:

 

A continuación detallamos algunos conceptos de Auditoría de Sistemas:

 

3.Es el examen y evaluación de los procesos del Área de procesamiento automático de datos (PAD) y de la utilización de los recursos que en ellos intervienen, para llegar a establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de los sistemas computarizados en una empresa y presentar conclusiones y recomendaciones encaminadas a corregir las deficiencias existentes y mejorarlas.

 

4.Es la verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia.

 

5.Es la actividad dirigida a verificar y juzgar información

 

6.Es el proceso de recolección y evaluación de evidencia para determinar si un sistema automatizado:

 

1.Daños

2.Salvaguarda de los activos

3.Uso no autorizado

4.Robo

5.Mantiene integridad de Información

6.Los datos los emite completa, oportuna y confiables

7.Alcanza metas

8.consume recursos

9.Utiliza los recursos adecuadamente

10.Eficientemente en el proceso de la información

 

a)Es el examen o revisión de carácter objetivo (independiente), critico (evidencia), sistemático (normas), selectivo (muestras) de las políticas, normas, practicas, funciones, procesos, procedimientos e informes relacionados con los sistemas de información computarizados, con el fina de emitir una opinión profesional (imparcial) con respecto a:

 

1.Eficiencia en el uso de los recursos informáticos

2.Validez de la información

3.Efectividad de los controles establecidos

 

3. TIPOS DE AUDITORIA.

 

Desde el punto de vista de informática la podemos clasificar así:

 

a) Auditoría Informática de Explotación

b) Auditoría Informática de Desarrollo de Proyectos o Aplicaciones

c) Auditoría Informática de Sistemas

d) Auditoría Informática de Comunicación de Redes

e) Auditoría de la Seguridad Informática

 

Auditoría Informática de Explotación. La explotación Informática se ocupa de producir resultados, tales como listados, archivos soportados magnéticamente, ordenes automatizadas, modificación de procesos, etc. Para realizar la explotación Informática se dispone de datos, las cuales sufren un transformación y se someten a controles de integridad y calidad. (Integridad nos sirve a nosotros; la calidad es que sirven los datos, pero pueden que no sirvan; estos dos juntos realizan un información buena.

 

Auditoría Informática de Desarrollo de Proyectos o Aplicaciones. La función de desarrollo de una evaluación del llamado Análisis de Programación y sistemas. Así por ejemplo una aplicación podría tener las siguientes fases:

 

b) Prerrequisitos del usuario y del entorno

c) Análisis Funcional

d) Diseño

e) Análisis orgánico (Preprogramación y Programación)

f) Pruebas y

g) Explotación.

 

Todas estas fases deben estar sometidas a un exigente control interno, de lo contrario, pueden producirse insatisfacciones del cliente, insatisfacción del usuario, altos costos, etc. Por lo tanto la Auditoría deberá comprobar la seguridad de los programas, en el sentido de garantizar que el servicio ejecutado por la maquina, los resultados sean exactamente los previstos y no otros (El nivel organizativo es medido por los usuarios, se da cuenta el administrador Ej. La contabilidad debe estar cuadrada.

 

Auditoría Informática de Sistemas.  Se ocupa de analizar la actividad que se conoce como técnica de sistemas, en todos sus factores. La importancia creciente de las telecomunicaciones o propicia de que las comunicaciones, líneas y redes de las instalaciones informáticas se auditen por separado, aunque formen parte del entorno general del sistema. (Ej. Auditar el cableado estructurado, ancho de banda de una red LAN)

 

Auditoria Informática de comunicación y Redes.  Este tipo de Auditoría deberá inquirir o actuar sobre índices de utilización de las líneas contratadas con información sobre tiempos de uso, deberá conocer la topología de la red de comunicaciones, ya sea la actual o la desactualizada. Deberá conocer cuantas líneas existen, como son, donde están instaladas, y sobre ellas hacer una suposición de inoperatividad Informática. Todas estas actividades deben estar coordinadas y dependientes de una sola organización. (Debemos conocer los tipos de mapas actuales y anteriores, como son las líneas, el ancho de banda, suponer que todas las líneas están mal, la suposición mala confirmarlo).

 

Auditoría de la Seguridad Informática. Se debe tener presente la cantidad de información almacenada en el computador, la cual en muchos casos puede ser confidencial, ya sea individuos, las empresa o las instituciones, lo que significa que se debe cuidar del mal uso de esta información, de los robos, los fraudes, sabotajes y sobre todo de la destrucción parcial o total. En la actualidad se debe también cuidar la información d los virus informáticos, los cuales permanecen ocultos y dañan sistemáticamente los datos.

 

4. OBJETIVOS GENERALES DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS.

 

Podemos considerar los siguientes:

 

1.Buscar una mejor relación Costo - beneficio de los sistemas automáticos o computarizados diseñados e implementados por el PAD.

2.Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados.

3.Asegurar una mayor integridad, confidencialidad de la información mediante la recomendación de seguridades y controles.

4.Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios par lograr los objetivos propuestos.

5.Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones.

6.Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización.

7.Seguridad, Utilidad, confianza, Privacidad, y Disponibilidad en el ambiente informático.

8.Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información.

9.Decisiones de inversión y gastos innecesarios

10.Capacitación y educación sobre controles en los sistemas de información

 

5. JUSTIFICATIVOS PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA.

 

a) Aumento considerable e injustificado del presupuesto del PAD (Departamento de Procesamiento de Datos)

b) Desconocimiento en el nivel directivo de la situación informática de la empresa

c) Falta total o parcial de seguridades lógicas y físicas que garanticen la integridad del personal, equipos e información

d) Descubrimiento de grandes efectuados con el computador

e) Falta de planificación informática

f) Organización que no funciona correctamente, falta de políticas, objetivos, normas metodología, asignación de tareas y adecuada administración del recurso humano.

g) Descontento general de los usuarios por incumplimiento de plazos y mala calidad de los resultados

h) Falta de documentación o documentación incompleta de sistemas que revela la dificultad de efectuar el mantenimiento de los sistemas en producción.

 

6. CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS.

 

La información de la empresa y para la empresa, siempre importante, se ha convertido en un activo Real de la misma, como sus stocks o materias primas si las hay. Por ende, han de realizarse inversiones informáticas. Del mismo modo, los sistemas informáticos han de protegerse de modo global y particular: A ello se debe la existencia de la Auditoría de Seguridad Informática en general, o a la Auditoría de Seguridad de alguna de sus áreas, como pudieran ser Desarrollo o Técnica de Sistemas.

 

Cuando se producen cambios estructurales en la informática, se reorganiza de alguna forma su función: Se esta en el campo de la Auditoría de Organización Informática.

 

Estos tres tipos de Auditoría engloban a las actividades auditoras que se realizan en una Auditoría parcial. De otra manera: cuando se realiza una Auditoría del área de Desarrollo de Proyectos de la Informática de una empresa, es porque en ese desarrollo existen, además de ineficiencias, debilidades de organización, o de inversiones, o de seguridad, o alguna mezcla de ellas.

 

Síntomas de Necesidad de una Auditoría Informática: Las empresas acuden a las Auditoría externas cuando existen síntomas bien perceptibles de debilidad. Estos síntomas pueden agruparsen en clases:

 

b) Síntomas de descoordinación y Desorganización:

- No coinciden los objetivos de la informática de la compañía y de la propia compañía

- Los estándares de productividad se desvían sensiblemente de los promedios conseguidos    habitualmente. ( Puede suceder con algún cambio masivo de personal, o en una reestructuración fallida de alguna área o en la modificación de alguna norma importante.)

 

c) Síntomas de mala imagen e insatisfacción de los usuarios:

- No se atienden las peticiones de cambios de los usuarios. (Ej. Cambios de software en los terminales de usuario, refrescamiento de paneles, variación de los ficheros que deben ponerse diariamente a su disposición, etc.)

- No se reparan las averías de hardware, no se resuelven incidencias en plazos razonables. El usuario percibe que esta abandonado y desatendido permanentemente.

- No se cumplen en todos los casos los plazos de entrega de resultados periódicos. Pequeñas desviaciones pueden causar importantes desajustes en al actividad del usuario, en especial en los resultados de aplicaciones criticas y sensibles.

 

d) Síntomas de debilidades económico - financiero:

- Incremento desmesurado de costos

- Necesidad de justificación de inversiones informáticas (La empresa no esta absolutamente convencida de tal necesidad y decide contrastar opiniones)

- Desviaciones presupuestarias significativas

- Costos y plazos de nuevos proyectos (deben auditarse simultáneamente a desarrollo de proyectos y al órgano que realizo la petición).

 

e) Síntomas de inseguridad: Evaluación de riesgos

- Seguridad Lógica

- Seguridad Física

- Confidencialidad (Los datos son de propiedad inicialmente de la organización que los genera. Los datos de personal son especialmente confidenciales)

- Continuidad del servicio. Establece la estrategias de continuidad entre fallo mediante planes de contingencia.(

- Centro de proceso de datos fuera de control. Si tal situación llegara a percibirse, sería prácticamente inútil la Auditoría. El síntoma debe ser sustituido por el mínimo indicio.

 

7. PAPEL DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS.

 

La Auditoría nace como un órgano de control de algunas instituciones estatales y privadas. Su función es estrictamente económico - financiero, y los casos inmediatos se encuentran en los estrados judiciales y las contrataciones de contadores expertos por parte de bancos oficiales.

 

La función de Auditoría debe ser absolutamente independiente; la Auditoría contiene elementos de análisis, de verificación y de exposición de debilidades y deficiencias. Aunque pueden aparecer sugerencias y planes de acción para eliminar las deficiencias y debilidades antes dichas; estas sugerencias plasmadas en el informe final reciben el nombre de recomendaciones.

 

Las funciones de análisis y revisión que el auditor informático realiza, puede chocar con la psicología del auditado, ya que el auditor tiene la necesidad de realizar sus tareas con racionalidad y eficiencia. La reticencia del auditado es comprensible y, en ocasiones, fundada. El nivel técnico del auditor es a veces insuficiente, dada la gran complejidad de los sistemas, unidos a los plazos demasiados breves de los que suelen disponer para realizar su tarea.

 

El auditor solo puede emitir un juicio global o parcial basado en hechos y situaciones incontrovertibles, careciendo de poder para modificar la situación analizada por él mismo.

LA AUDITORIA INTERNA Y AUDITORIA EXTERNA.

 

La Auditoría Interna es la realizada con recursos materiales y personas que pertenecen a la empresa auditada. Los empleados que realizan esta tarea son remunerados económicamente. La Auditoría interna existe por expresa decisión de la empresa, o sea, que puede optar por su disolución en cualquier momento.

 

La Auditoría Externa es realizada por personas afines a la empresa auditada; es siempre remunerada. Se presume una mayor objetividad que en la Auditoría Interna, debido al mayor distanciamiento entre auditores y auditados.

 

La Auditoría Informática Interna cuenta con algunas ventajas adicionales muy importante respecto de la Auditoría Externa, las cuales no son tan perceptibles como en las auditorías convencionales. La Auditoría Interna tiene la ventaja de que puede actuar periódicamente realizando revisiones globales, como parte de su Plan Anual y de su actividad normal.  Los auditados conocen estos planes y se habitúan a las Auditorías, especialmente cuando las consecuencias de las recomendaciones habidas benefician su trabajo.

 

En una empresa, los responsables de informática escuchan, orientan e informan sobre las posibilidades técnicas y los costos de tal Sistema. Con voz, pero a menudo sin voto, informática trata de satisfacer lo más adecuadamente posible aquellas necesidades.

 

La empresa necesita controlar su informática y esta necesita que su propia gestión esté sometida a los mismos procedimientos y estándares que el resto de aquella. La conjunción de ambas necesidades cristaliza en la figura del auditor interno informático.

 

En cuanto a empresas se refiere, solamente las más grandes pueden poseer una Auditoría propia y permanente, mientras que el resto acuden a la Auditoría externa. Puede ser que algún profesional Informático sea trasladado desde su puesto de trabajo a la Auditoría Interna de la empresa cuando está existe. Finalmente la propia Informática requiere de su propio grupo de Control interno, con la implantación física en su estructura, puesto que si se ubicase dentro de la estructura Informática ya no sería independiente. 

 

Una empresa que posee Auditoría Interna puede y debe en ocasiones contratar servicios de Auditoría externa, Las razones para hacerlo suelen ser:

 

Necesidad de auditar una materia de gran especialización. ( No hay capacidad Interna)

Contratar algún informe interno. (Recomendaciones internas que chocan con la opinión generalizada de la propia empresa.

Servir como mecanismo protector de posibles auditorias externas decretadas por la misma empresa.

Aunque la A.I. sea independiente del Depto de Sistemas, sigue siendo la misma empresa, por lo tanto, es necesario que se le realicen Auditor

 

La Auditoría Informática, tanto Externa como Interna, debe ser una actividad exenta de cualquier contenido o Matiz ”Político” ajeno a la propia estrategia y política general de la empresa. La función auditora puede actuar de oficio, por iniciativa del propio órgano, o a instancias de parte, esto es, por encargo de la dirección o cliente.

 

8. ALCANCE DE LA AUDITORIA INFORMATICA.

 

El alcance de la Auditoría expresa los limites de la misma. Debe existir un acuerdo muy preciso entre auditores y clientes sobre las funciones, las materias, y las organizaciones a auditar.

 

A los efectos de acotar el trabajo, resulta muy beneficioso para ambas partes expresar las excepciones del alcance de la Auditoría, es decir cuales materias, funciones u organizaciones no van a ser auditadas.

 

Tanto los alcances como las excepciones deben figurar al comienzo del informe final.

 

Las personas que realizan la Auditoría han de conocer con mayor exactitud posible los objetivos a los que su tarea debe llegar. Debe conocer los deseos y pretensiones del cliente de forma que las metas fijadas puedan ser cumplidas.

 

EL alcance ha definir con precisión el entorno y los limites en que va a desarrollar la Auditoría Informática, se complementa con los objetivos de esta. El alcance ha de figurar expresamente en el informe final, de modo que quede perfectamente determinado no solamente hasta que puntos se ha llegado, sino cuales materias fronterizas han sido omitidas. Ej. Se someterán los registros grabados a un control de integridad exhaustivo?, Se comprobara que los controles de validación de errores son adecuados y suficientes?, La indefinición de los alcances de la Auditoría compromete el éxito de la misma.

 

 

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